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Alles über legitime Betriebsausgaben

Steuerlich absetzbare Betriebsausgaben? Ein Thema, das viele von uns nur allzu gerne ihrem Steuerberater überlassen. Kein Wunder, denn die Liste der absetzbaren Ausgaben ist schier endlos und enthält gleichsam unzählige Sonderregelungen. Und dann ändert sie sich auch noch ständig. Beinah wenig überraschend also, was manche Leute alles versuchen, als Betriebsausgabe geltend zu machen … aber dazu später mehr.

Aber was genau sind absetzbare Betriebsausgaben? 

Absetzbare Betriebsausgaben sind zumeist wesentliche Betriebskosten, die Ihr Unternehmen tagein, tagaus am Laufen halten. Diese Art von Kosten werden nicht als Teil des steuerpflichtigen Gewinns Ihres Unternehmens betrachtet. Folglich müssen auch keine Steuern auf diese Ausgaben gezahlt werden. Zumindest in der Theorie. Denn …

 … Achtung: Nicht jede Anschaffung, die Sie tätigen, kann als steuerlich absetzbare Ausgabe verbucht werden. Manchmal kann sie es nur teilweise.

Ja, die Sache ist kompliziert. Ein Grund mehr für uns die wesentlichen absetzbaren Kosten einmal genauer zu beleuchten. 

Absetzbare Betriebsausgaben (die fast jedes Unternehmen hat)

Per gesetzlicher Definition sind Betriebsausgaben „Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind“.

Also schauen wir uns doch einfach mal ein paar dieser Aufwendungen genauer an.

Personalkosten

Egal, ob es sich um die Gehaltsabrechnung von Vollzeit-, Teilzeit- oder Freelance-Mitarbeiter*innen handelt.

Betriebliche Versicherungen

Verschiedene Arten von Unternehmensversicherungen gelten als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben: von der Berufshaftpflichtversicherung über die Hausratversicherung bis hin zur Betriebshaftpflichtversicherung und Arbeitgeberhaftpflichtversicherung. 

Betriebssteuern

Dazu zählen beispielsweise Umsatzsteuer und Kfz-Steuern, aber auch Körperschaftssteuer, Lohnsteuer, Kapitalertragssteuer, Grundsteuer, Grunderwerbssteuer und der Solidaritätszuschlag.

Bürokosten & Büromaterial

Dazu gehören alle Ihre Kosten für Miete, Wasser, Strom, Internet, Software, Reinigung etc im Büro. Und natürlich auch sämtliches Büromaterial (Schreibtisch, Drucker, Papier, aber auch Fachbücher und Fachzeitschriften etc).

Geschäftsreisen

Auf Geschäftsreisen, die eindeutig beruflich motiviert sind, kann der Verpflegungsmehraufwand bzw. die jeweilige Verpflegungspauschale und Kilometerpauschale angesetzt werden. Mehr dazu finden Sie hier.

Kosten rund um ein Firmenfahrzeug

Solange das Fahrzeug zu rein beruflichen Zwecken genutzt wird, sind auch alle mit ihm verbundenen Kosten absetzbar.

Werbeaufwendungen

Die Art und Weise, wie Sie Ihr Unternehmen bewerben, ist ebenfalls steuerlich absetzbar – sei es durch Anzeigen in sozialen Medien, einer Zeitung oder auf einer riesigen Plakatwand an der Autobahn.

Zu Werbungskosten zählen übrigens auch:

  • Beiträge an Berufsverbände
  • Finanzierungskosten, also alle Aufwendungen zur Kreditbeschaffung (bspw. Provisionen, Grundbucheintragungen, Zinsen, ein Disagio)
  • Fortbildungs- und Schulungskosten
  • Umzugskosten

Dienstleistungen

Dies beinhaltet sämtliche Beratungskosten, wie etwa Buchhaltungs-, Anwalts- und Steuerberatungskosten.

Was zählt zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben?

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben sind alle persönlichen Ausgaben, egal, ob es sich um eine neue Villa, ein Rennpferd oder ein schickes Kostüm handelt. Diese Art von Anschaffungen können leider nicht als Geschäftsausgaben geltend gemacht werden – es sei denn, Ihr Unternehmen nimmt als Superheld verkleidet an Pferderennen teil.

Aber wir können uns schon denken, dass Sie es gerne ein bisschen genauer wissen wollen. Es folgt ein kurzer Überblick über die im Einkommensteuergesetz festgelegten Betriebsausgaben, die nicht absetzbar sind (siehe EStG  § 4 Absatz 5 und § 12):

1. Geschenke, die den Wert von 35, 00 EUR übersteigen.

2. Unangemessene Bewirtungskosten, also Kosten, die nicht branchenüblich sind, in keinem Verhältnis zu Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Umsatz stehen, die nicht zwingend notwendig sind (ja, hier gibt es durchaus Argumentationsspielraum).

3. Verpflegungsmehraufwendungen, die über die gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschale hinausgehen.

4. Fahrtkosten, die über die gesetzlich vorgeschriebene Kilometerpauschale hinausgehen.

5. Luxuriöse Aufwendungen, insbesondere Aufwendungen für Jagd oder Fischerei, für Segel- oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen. 

6. Schuldzinsen und andere Geldstrafen wie Verwarnungsgelder etc.

7. Die Gewerbesteuer ab 2008

8. Der Erwerb einer Domain (wobei Hosting- und Providergebühren wieder absetzbar sind).

Kuriose Betriebsausgaben? Ja, klar – die gibt es auch!

Während viele Unternehmen oftmals die gleichen oben erwähnten Betriebsausgaben absetzen, gibt es natürlich auch von Branche zu Branche Unterschiede. Und dann gibt es noch einige wirklich kuriose Betriebsausgaben.

Eine Certify-Studie, die zwischen 2013 und 2018 durchgeführt wurde, deckte einige eher fragwürdige Betriebsausgaben auf … und ja, diese wurden tatsächlich als solche genehmigt. 

Aber es gibt auch solche Ausgaben, die dann doch nicht durchgingen … wie etwa ein 6.500,00 USD (ca. 5.450,00 EUR) Hubschrauberflug zur Arbeit. Die Begründung des Angestellten, dass er schnell „zu einem Kundentreffen kommen musste“ war wenig überzeugend. Auch eine Hotelrechnung über 10.000,00 USD (ca. 8.400,00 EUR) und die Gebühr für eine Flugänderung wurden verweigert, nachdem ein Mitarbeiter ein Loch in die Wand geschlagen und einen Flug umgebucht hatte, weil er den ursprünglichen verpasst hatte, während er im Gefängnis war. 

Ein Hemd für 70,00 EUR, das ein Unternehmen einen Mitarbeiter kostete 

Im Laufe der Jahre haben wir einige Horrorgeschichten über den Umgang mit Unternehmensausgaben gehört. Denn gruselig wird es oftmals vor allem dann, wenn das Unternehmen über keine Ausgabenrichtlinie verfügt.

Eine dieser Geschichten stammt von Steve Parks, dem CEO von Convivio.  

Alles, was er im Koffer hatte, war Strandbekleidung. Die einzige Chance, an ein Hemd vor dem Meeting zu kommen, war eines am Flughafen für 70,00 EUR zu kaufen. Er rettete das Geschäft und fügte das Hemd seiner Spesenabrechnung hinzu. Aber sein Manager wollte das Hemd nicht als Spese anerkennen. Sie stritten sich und er verbrachte die nächsten Monate damit, die 70,00 EUR in verschiedenen Spesenabrechnungen zurückzufordern ... aber letztendlich führte das nur dazu, dass er das Unternehmen am Ende verließ.“

Was wir daraus lernen?

Nun vielleicht sollten wir einige dieser Beispiele in unserer Ausgabenrichtlinie aufgreifen: Hubschrauberflug zur Arbeit nicht o.k.! 70,00 EUR für das Hemd eines Teammitglieds, das zum Wohle des Unternehmens seinen Urlaub abbricht? O.k.!

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Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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