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Einen Betrieb zu führen, kann ziemlich anstrengend sein. Unternehmer:innen müssen schließlich die unterschiedlichsten Herausforderungen bewältigen. Eine dieser Herausforderungen ist das Absetzen der Betriebsausgaben. Das kann ein nerviges Thema sein. 🤦‍♀️ Trotzdem ist es allemal lohnenswert, sich genauer mit betrieblich veranlassten Ausgaben zu befassen. Betriebsausgaben lassen sich nämlich steuerlich absetzen. 😏 Dadurch haben Sie am Ende des Geschäftsjahres mehr Geld in der Tasche. 💸

Das klingt gut? Dann schauen Sie sich gerne diesen Artikel an. Wir zeigen Ihnen, was es mit Betriebsausgaben auf sich hat und wie Sie sie korrekt absetzen. Los geht's!

So, jetzt haben Sie zumindest schon mal eine grobe Vorstellung vom Thema. Ab geht’s ans Wesentliche. 💪

Was sind Betriebsausgaben überhaupt?

Bei Betriebsausgaben handelt es sich um betriebliche Kosten, die den Gewinn mindern. Diese können Sie steuerlich geltend machen. Doch viele Unternehmer:innen lassen sich diese Betriebskosten bisher noch gar nicht abziehen   – oder zumindest nicht in voller Höhe! Sie sollten daher wissen, was es zu berücksichtigen gilt. Fangen wir am besten mit einer kleinen Definition an. 🤓

Betriebsausgaben: die EStG-Definition

Laut dem Einkommensteuergesetz (EStG) sind Betriebsausgaben alle Ausgaben in Geld oder Geldeswert, die durch Ihr Unternehmen veranlasst wurden. Genauer gesagt sind es die Kosten, die Ihr Unternehmen aufwenden muss, um seinen betrieblichen Zweck zu erfüllen. Bei manchen Aufwendungen ist ganz klar, dass sie für betriebliche Zwecke getätigt werden; z.B. bei Ausgaben für Personal, Material oder die Miete für Büroräume. Diese Betriebskosten lassen sich daher vollständig abziehen. Andere Kosten lassen sich hingegen nur teilweise absetzen, beispielsweise Reisekosten oder Mietwagen.
Ob die Geschäftsausgaben mit tatsächlichen, sachlichen oder wirtschaftlichen Gründen zusammenhängen – das ist im Grunde egal. Für die steuerliche Bewertung ist viel wichtiger, ob es sich um angemessene, notwendige, übliche oder zweckmäßige Betriebsausgaben handelt.💲

Werbungskosten und Betriebsausgaben: Worin liegt der Unterschied?

Noch immer werden die Begriffe Werbungskosten und Betriebsausgaben häufig simultan verwendet. Das ist aber so nicht richtig: Werbungskosten sind Kosten, die Ihnen durch Ihre Arbeit entstehen. Sie mindern die Steuerlast der Arbeitnehmer:innen . Betriebliche Kosten hingegen sind die Kosten, die für den Betrieb aufgewendet werden. Sie fallen dem Unternehmen aufgrund der betrieblichen Tätigkeit an. 

Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?

Betriebsausgabe ist nicht gleich Betriebsausgabe: Viele Unternehmer:innen haben Probleme damit, bestimmte Ausgaben richtig einzuordnen. Glücklicherweise gibt es „nur“ fünf verschiedene Arten von Geschäftsausgaben. Hier haben Sie sogar doppelt Glück. Wir haben sie Ihnen nämlich auch gleich aufgelistet ✅:

  • Abzugsfähige Betriebsausgaben
  • Nicht abziehbare Betriebsausgaben
  • Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben
  • Vorweggenommene Betriebsausgaben
  • Nachträgliche Betriebsausgaben

Wenn Sie die Besonderheiten dieser Ausgaben kennen, können Sie leichter steuerliche Vorteile geltend machen. Damit Ihnen das gelingt, haben wir die verschiedenen Betriebsausgaben genauer recherchiert und listen Ihnen nun einige Beispiele auf. 🤩

Abzugsfähige Betriebsausgaben

Am interessantesten sind die abzugsfähigen beziehungsweise vollständig abzugsfähigen Betriebsausgaben. Dabei handelt es sich um alle Ausgaben, die ausschließlich betrieblichen Zwecken dienen. Sie sind somit sofort und in voller Höhe abzugsfähig. Manche lassen sich auf den ersten Blick erkennen, andere vielleicht erst auf den zweiten. Wir haben Ihnen einfach mal ein paar beispielhaft aufgelistet:

  • Abschreibungen ✍
  • Bankgebühren 🏦
  • Beratungskosten 🗨
  • Betriebliche Steuern 💰
  • Fachliteratur 📚
  • Materialkosten 🖊️
  • Personalkosten 👥
  • Raumkosten 🏗
  • Reparaturen 🔨
  • Weiterbildungskosten 🆙

Aber Vorsicht: Selbst bei vollständig abzugsfähigen Betriebsausgaben gibt es Ausnahmen! Es kann sein, dass der Ansatz begrenzt ist. 😮 Das ist immer dann der Fall, wenn die Betriebsausgaben in Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen. Ein gutes Beispiel dafür wäre ein häusliches Arbeitszimmer, da ein solches zwar Raumkosten verursacht, aber auch privat genutzt wird. 🏡

Sie wollen mehr über absetzbare Betriebsausgaben erfahren? Unser Artikel über legitime und so mancherlei kuriose Betriebsausgaben hält noch einige weitere spannende Inhalte zum Thema bereit! 🕺🏿 

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Nicht abziehbare Betriebsausgaben sind nicht annähernd so erfreulich wie abziehbare Betriebsausgaben, denn bei diesen bleiben Sie blöderweise auf den Kosten sitzen. 🤦‍♀️
Trotzdem ist es gut zu wissen, was zu den nicht abzugsfähigen Geschäftsausgaben gehört. Schauen wir uns also einige Beispiele an:

  • Ausgaben ohne Benennung der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers ❌
  • Erstmalige Berufsausbildungskosten 👶
  • Geldstrafen 💸
  • Lebensführungskosten 🌈
  • Nicht abzugsfähige Steuern 🙄

Interessant sind hier hauptsächlich Ausgaben ohne Benennung der Zahlungsempfängerin oder des Zahlungsempfängers. Noch immer gibt es viele Unternehmer:innen, die einen Beleg erstellen und dabei wichtige Angaben vergessen. Das sollte Ihnen besser nicht passieren. Andernfalls werden Sie sich im Nachhinein ärgern, wenn das Finanzamt Ihre Rechnung nicht akzeptiert.

Beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben

Beschränkt oder teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben kennzeichnen sich dadurch, dass sie nur im Rahmen vorgegebener Höchstbeträge geltend gemacht werden können. Sie müssen also auch selbst in die Tasche greifen – zumindest anteilig. Zu den beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören:

  • Bewirtung 🍷
  • Geschenke 🎁
  • Häusliche Arbeitszimmer 🏡
  • Gewerbesteuer💲
  • Verpflegungsmehraufwand 🥪

Was heißt das denn jetzt aber in der Praxis? 🤔

Unsere Gesetzgebung geht davon aus, dass bei bestimmten Ausgaben auch ein privater Anteil bezahlt wird. Sehen wir uns etwa die Bewirtungskosten an. Hier geht die Gesetzgebung von 30 Prozent Privatanteil aus. Sämtliche Bewirtungskosten sind also nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar. Allerdings können Sie die Vorsteuer aus den gesamten Bewirtungskosten abziehen. Ganz zu schweigen von Ausgaben für Annehmlichkeiten wie kleinere Speisen oder Getränke, die aus Höflichkeit Gästen, Kund:innen oder Mitarbeitenden angeboten werden. Diese Ausgaben sind in vollem Umfang absetzbar. Auch Trinkgelder lassen sich absetzen, wenn Ihnen die Bedienung eine entsprechende Quittung ausstellt. Wie Sie sich jetzt aber sicherlich denken können, gibt es nicht nur in puncto Bewirtungskosten einige Besonderheiten. Auch bei anderen Ausgaben gibt es Ausnahmen und gesonderte Regelungen. Bei beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben sollten Sie daher immer die Augen offen halten, um so die ein oder andere Ersparnis geltend machen zu können. 😎👍

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Vorweggenommene Betriebsausgaben fallen bei einer Gründung an. Ein Unternehmen auf die Beine zu stellen, kostet schließlich auch Geld. Unternehmer:innen können unter anderem Kosten für Eröffnungswerbung, Fahrten, Messebesuche, Startinvestitionen und Weiterbildungen geltend machen. Aber aufgepasst! Das Finanzamt erkennt die Ausgaben nur dann als vorweggenommene Betriebsausgaben an, wenn ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit der künftigen Tätigkeit erkennbar ist. Gründen Sie also ein Marketingunternehmen und fahren dann zu einer Messe für die neuesten Studiengänge, werden Sie die anfallenden Kosten nicht zurückbekommen. 🤧

Nachträgliche Betriebsausgaben

Wie der Name es erahnen lässt, sind nachträgliche Betriebsausgaben Ausgaben, die nach der Schließung eines Unternehmens anfallen. Diesbezüglich gilt es insbesondere Schuldzinsen zu nennen. Sie sind eine der wenigen Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen können, ohne dass eine unternehmerische Tätigkeit vorliegt. 💼

Einkommensteuer und Umsatzsteuer als Betriebsausgabe? 

… In diesem Fall kommt es darauf an. Jetzt wird es wohl etwas komplexer. Aber wir geben uns Mühe, Ihnen alles so einfach wie möglich darzulegen. 🧐

Prinzipiell können auch Steuern als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Das ist aber nicht immer möglich und im Endeffekt ist die Art der Steuer entscheidend. Werfen wir dafür am besten einen Blick auf die Einkommens- und Umsatzsteuer. 👀

Einkommensteuer als Betriebsausgabe?

Die Einkommensteuer ist wie die Erbschafts-, Kirchen- und Schenkungssteuer nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig. Als Einzelunternehmer:in oder Gesellschafter:in einer Personengesellschaft können Sie jedoch die Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer anrechnen. 💪
Eine weitere Besonderheit zeigt sich bei Spenden. Als Kapitalgesellschaft können Sie diese oft als Betriebsausgabe geltend machen. Sind Sie hingegen selbstständig oder als Personengesellschafter:in tätig, besteht diese Möglichkeit nicht. Allerdings können Sie die Spenden als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzen. 🥳

Umsatzsteuer als Betriebsausgabe?

Im Gegensatz zu der Einkommensteuer haben Sie bei der Umsatzsteuer mehr Glück, denn Gewerbetreibende und Kleinunternehmer:innen können sie als Betriebsausgabe absetzen. Die Umsatzsteuer kann einfach als Vorsteuer abgezogen werden. 👯‍♂️

Geschäftsausgaben richtig trennen und Ärger mit dem Finanzamt vermeiden

Probleme mit dem Finanzamt? Es gibt sicher schönere Vorstellungen. Damit der Stress mit dem Finanzamt auch zukünftig nur ein Albtraum bleibt, sollten Sie immer darauf achten, dass Sie alle Geschäftsausgaben richtig trennen. Aufwendungen, die nur Ihrer privaten Lebensführung dienen, gelten nicht als Betriebsausgaben. Sie können diese also nicht geltend machen und sollten es auch nicht versuchen. 🤺
Bei gemischten Kosten wird es jedoch schnell unübersichtlich. Hier gilt: solange eine Mischveranlassung von unter zehn Prozent vorliegt, muss sie nicht beachtet werden. Alles, was über diese Grenze hinausgeht, müssen Sie trennen. Achtung❗:
Die Aufteilung sollte dabei objektiv, leicht verständlich und einwandfrei sein. Ist das Finanzamt anderer Meinung, sind die vollständigen gemischten Kosten nicht absetzbar.

Sie haben Lust, noch tiefer ins Thema Rechnungswesen einzutauchen? Dann werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel zum Thema Kostenrechnung und werden Sie zum Profi der Kosten- und Leistungsrechnung!

Betriebsausgabenpauschalen: Leider nur für bestimmte Berufsgruppen!

Es muss nicht immer kompliziert sein. Diese Berufsgruppen genießen eine Sonderstellung und können bei der Steuererklärung einfach eine Betriebsausgabenpauschale absetzen:

  • Hauptberuflich selbstständige Journalist:innen 👩‍💼
  • Hauptberuflich selbstständige Schriftsteller:innen 📚
  • Nebenberuflich tätige Künstler:innen🎨, Schriftsteller:innen📚 und Wissenschaftler:innen👩‍🔬
  • Nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten 🔍
  • Hebammen 🤱
  • Tätige in einer Kindertagesstätte 🧒

Hauptberufliche Journalist:innen oder Schriftsteller:innen können 30 Prozent der betrieblichen Gewinne (maximal 2.455,00 Euro) absetzen. Nebenberufliche Künstler:innen, Schriftsteller:innen und Wissenschaftler:innen sowie nebenamtliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten hingegen nur 25 Prozent (maximal 614,00 Euro). Bei Hebammen sind es 25 Prozent (maximal 1.535,00 Euro). Tagesmütter und -väter können monatlich 300,00 Euro pro Kind absetzen. Allerdings nur dann, wenn die Tätigkeit weder im Haushalt der Eltern noch in kostenlos von Dritten zur Verfügung gestellten Räumen erfolgt.

Betriebsausgaben von der Steuer absetzen: So geht’s

Sie möchten durch eine Betriebsausgabe Steuern sparen? Da sind Sie sicher nicht alleine. Im Grunde ist das Ganze gar nicht so schwer. Sie setzen sich einfach mit Ihrem Steuerberater zusammen und übermitteln alle wichtigen Informationen an das Finanzamt. Dabei ist natürlich wichtig, dass Sie die Betriebsausgaben nachweisen können. Hier kommen Belege ins Spiel – für jede einzelne Buchung und Rechnung.

Belege sind das Zauberwort

Wahrscheinlich haben Sie schon mal von dem buchhalterischen Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gehört. Das ist auch gut so, denn in Deutschland gibt es eine Aufzeichnungspflicht. Wenn Sie Ihre Betriebsausgaben von der Steuer absetzen möchten, müssen Sie alle Belege aufbewahren. Andernfalls können Sie Ihre Angaben nicht beweisen. Nicht selten resultiert das in einer Schätzung durch das Finanzamt und eine solche fällt oft negativ aus. Sie verlieren also möglicherweise einen Haufen Geld. Bewahren Sie daher alle Belege gut auf! Ein Beleg kann etwa ein Kassenbon, eine Rechnung oder eine Quittung sein.

Sie haben keinen Originalbeleg? Schlecht, kann aber passieren. In solchen Fällen gibt es mit dem Eigenbeleg als Notbeleg eine Lösung. Einen Eigenbeleg erstellen Sie – wie der Name vermuten lässt – einfach selbst. Wichtig ist, dass alle relevanten Informationen enthalten sind, darunter Zahlungsempfänger:in, die Art der Aufwendung, das Datum der Aufwendung, die Kosten, der Grund für den Eigenbeleg und selbstverständlich die Unterschrift, denn die gehört in unserer bürokratischen Welt nun mal dazu. 🤓

Noch nicht genug von Eigenbelegen? Schauen Sie sich unseren Blogbeitrag zum Thema Eigenbeleg hier genauer an.

Belege bei gemischten Ausgaben: Ohne wird es kompliziert

Gerade bei gemischten Ausgaben sind Belege ein absolutes Muss.❗ Andernfalls kann das Finanzamt die Betriebsausgaben nicht von den privaten Ausgaben trennen. Ein solcher Fall würde beispielsweise dann vorliegen, wenn Sie eine Geschäftsfeier veranstalten, aber auch – einfach, weil Sie es möchten – private Gäste einladen. Das ist zwar vollkommen in Ordnung, aber in diesem Fall handelt es sich um eine gemischt betrieblich und privat veranlasste Veranstaltung. Die Aufwendungen müssen entsprechend getrennt werden. 👥🧾

Belege für Geschenke: Unbedingt aufbewahren!

Dass Angelegenheiten wie beispielsweise ein Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden müssen, dürfte Ihnen klar sein. Trotzdem sollten auch kleinere Dinge wie Geschenke auf keinen Fall vernachlässigt werden, da sie sich unter Umständen von der Steuer absetzen lassen. 🎁 Prinzipiell sind Geschenke für  Geschäftspartner:innen abzugsfähig. Toll, oder? Sie müssen jedoch zwei Dinge beachten: Zum einen darf es pro Jahr und Person nur ein Geschenk mit einem Maximalwert von 35,00 Euro inklusive der nicht abziehbaren Umsatzsteuer sein, zum anderen sind nur bestimmte Geschenke abzugsfähig. Bevor Sie losstürmen und Ihren liebsten Geschäftspartner:innen eine Freude machen, sollten Sie sich also informieren. 😉

Digitale Belegerfassung mit Pleo: Es kann so einfach sein

Sie wissen jetzt endlich, wie Sie Ihre Betriebsausgaben absetzen können, die ganzen Belege und die Buchhaltung bereiten Ihnen aber Kopfschmerzen? Keine Sorge, denn mit der digitalen Belegerfassung von Pleo haben wir die richtige Lösung parat. Dank der verschiedenen Funktionen von Pleo Pocket bekommen Sie alles, was Sie für eine smarte Ausgabenverwaltung brauchen. Wie wäre es zum Beispiel mit virtuellen Firmenkarten zur Verwaltung der Ausgaben Ihrer Teams oder einer Funktion zum Einscannen von Belegen? Auch das Trennen von privaten und geschäftlichen Ausgaben ist dank Pleo kein Problem. Kopfschmerzen adé – mit Pleo! 😌

Nie wieder manuelle Prozesse dank dieser 9 Digitaltools

Franziska Engel-Ulrich

Marketing Manager Germany

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