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Buchungsbeleg: Was Sie über Belege und ihre Aufbewahrung wissen müssen

Juli 31, 2024 13 min read Geschrieben von Elias Sammy Belaoucha

Buchungsbelege sind für Ihre Buchführung unverzichtbar. Lernen Sie, worauf es beim Umgang mit Belegen ankommt und wie Ihnen digitale Lösungen helfen.

Buchungsbeleg: Was Sie über Belege und ihre Aufbewahrung wissen müssen | Pleo Blog

18:18

„Keine Buchung ohne Beleg“ – diesen Spruch zitiert die Buchhaltung bestimmt auch in Ihrem Unternehmen gerne und oft. Auch wenn der Spruch Ihre Mitarbeitenden die Augen verdrehen lässt; das Zitat muss für eine ordentliche Buchhaltung befolgt werden.

Doch was ist ein Buchungsbeleg, welche Informationen muss er enthalten und muss sich Ihr Unternehmen auch in Zukunft noch mit Papierbergen quälen?

In diesem Artikel erfahren Sie alles rund ums Thema Buchungsbeleg – und auch darüber, wie Sie sich die Ablage der Eigen- und Fremdbelege in Zukunft vereinfachen können.

Das Wichtigste auf einen Blick: 💡

Ein Buchungsbeleg enthält alle vorgeschriebenen Daten über einen Geschäftsvorfall, um die korrekte Buchung und Transaktion eines Betrags nachzuweisen.
Externe Buchungsbelege sind Belege, die nicht vom Unternehmen selbst ausgestellt werden.
Interne Belege werden innerhalb des Unternehmens erstellt. Diese richten sich meist an Kunden.
Aufbewahrungsfristen zu den Belegen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) festgelegt.
Gehen Buchungsbelege verloren, ist das Finanzamt zu einer Schätzung der Betriebsausgaben berechtigt. Dies kann zu hohen Steuerzahlungen führen.
Für manche Ausgaben, wie z. B. Trinkgeld oder Briefporto, wird kein Beleg erstellt. Um diese Kosten trotzdem als Betriebsausgaben kenntlich zu machen, können Sie Eigenbelege in Form von Notbelegen erstellen.
Smarte und papierlose Alternativen von Pleo helfen Ihnen, damit in Zukunft kein Beleg mehr verloren geht. Denn die Ablage von Buchungsbelegen funktioniert heute auch digital!

Was ist ein Buchungsbeleg? – Definition

Ein Buchungsbeleg ist ein Dokument, das alle wichtigen und vorgeschriebenen Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Belege können also Quittungen oder Rechnungen sein. Der einzelne Beleg kann als eine Art Beweisurkunde angesehen werden und zeigt an, dass eine Buchung stattgefunden hat und die Transaktion in korrekter Summe vorgenommen wurde.

In Unternehmen gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Jede Transaktion muss sachgemäß dokumentiert werden.

Die gesetzlichen Vorschriften über den Inhalt und die Aufbewahrungsfristen der Belege finden sich in mehreren Paragrafen im HGB und in der Abgabenordnung (AO).

Ihr Unternehmen erhält entweder externe Belege von Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen (Fremdbelege) oder es stellt interne Belege (Eigenbelege) für Kund:innen und die Mitarbeitenden aus. Bis jetzt hat sich der Gesetzgeber noch keine Formvorschriften für Eigenbelege ausgedacht.

Als ausstellendes Unternehmen müssen Sie nur die allgemeinen Mindestangaben für Belege beachten. Der richtige Umgang mit Buchungsbelegen ist wichtig, damit Ihre Monatsabschlüsse stimmen. Wie dies gelingt, erklären wir im weiteren Verlauf dieses Ratgebers genauer.

Welche Arten von Buchungsbelegen gibt es? – Übersicht

Die generelle Unterscheidung zwischen externen Belegen und internen Belegen beschreibt den Ursprungs des jeweiligen Belegs – außerhalb des Unternehmens oder innerhalb des Unternehmens. Doch aus welchen Prozessen trudeln diese Belege jeweils in Ihrer Buchhaltung ein?

Diese Arten von Buchungsbelegen gibt es:

Externe Buchungsbelege Beispiele

Interne Buchungsbelege Beispiele

Rechnungen von Lieferant:innen, auch als Eingangsrechnungen bezeichnet
erhaltene Gutschriften
Frachtbriefe
Lieferscheine
Quittungen bei Barzahlung
Kontoauszüge und andere Bankbelege
Postbelege
Kassenbons und andere Kassenbelege
Auftragszettel
Schecks und Wechsel
Kreditkartenabrechnungen
Steuerbelege und Steuerbescheide
Schreiben und Verträge, die eine Zahlung oder Anzahlung auslösen

Rechnungen an Kund:innen, auch Ausgangsrechnungen genannt
Gehaltslisten und Lohnabrechnungen
Kassenjournale
ausgestellte Quittungen
ausgehende Gutschriften
Entnahmebelege für Kasse, Inventar oder Material
Spesenquittungen
Reiseabrechnungen
Storno-Anweisungen
Fahrtenbücher
Belege über Umbuchungen und Ausbuchungen
Nachweise über Privateinlagen und Privatentnahmen
Notbelege

Was sind externe Buchungsbelege bzw. Fremdbelege? – Definition

Jeden Tag landen unzählige externe Belege auf den Schreibtischen der Buchhaltungsabteilungen in den Unternehmen. Diese Belege werden auch Fremdbelege genannt.

Es handelt sich um Dokumente, die nicht von dem Unternehmen selbst ausgestellt werden. Darum sehen die Unterlagen unterschiedlich aus und können verschiedene Formate, Schrifttypen, Logos und Farben haben.

Fremdbelege gehen als Originalbelege per Post oder per E-Mail ein. Damit ein Versand per E-Mail möglich ist, muss der oder die Empfänger:in dieser Versandart zustimmen. Die Mitarbeitenden müssen die Belege sichten, prüfen, sortieren und den entsprechenden Kostenstellen zuordnen. Anschließend wird die Zahlung veranlasst oder zum Zahlungstermin vorgemerkt. Abschließend werden die Belege vorschriftsgemäß archiviert.

Das Finanzamt zieht die Belege Ihres Unternehmens als Grundlage der Prüfung Ihrer Betriebsausgaben heran. Die Prüfung findet im Rahmen des Vorsteuerabzugs oder als eine der gefürchteten Betriebsprüfungen statt.

Die Angestellten des Finanzamts erkennen in der Regel sämtliche Fremdbelege an, außer es handelt sich um offensichtliche Scheinrechnungen. Scheinrechnungen sind Rechnungen, die Geschäftspartner:innen aus Gefälligkeit ausstellen, ohne die aufgeführte Ware oder Dienstleistung erbracht zu haben.

Was sind interne Buchungsbelege bzw. Eigenbelege? – Definition

Interne Belege sind Dokumente, die im eigenen Unternehmen ausgestellt werden. Darum werden die Belege auch Eigenbelege genannt. Die Unterlagen sind sowohl für die Kund:innen als auch für die Belegschaft gedacht.

Im Fall der Eigenbelege ist es Ihr Buchhaltungsteam, das die Belege ausstellt und an ihre jeweiligen Empfänger, z. B. Geschäftspartner:innen, Zulieferer:innen und Kund:innen, versendet.

Eigenbelege können Sie auch als Ersatzbelege ausstellen, wenn Sie für einen Geschäftsvorgang, z. B. ein Geschäftsessen, keine Rechnungen erhalten haben. Jedoch müssen Sie glaubhaft nachweisen können, warum Sie keinen Fremdbeleg für die betreffende Transaktion haben bzw. nicht zu viele Eigenbelege für fehlende Fremdbelege ausstellen.

So wie externe Buchungsbelege müssen Sie auch sämtliche interne Buchungsbelege archivieren, um dem Finanzamt gegenüber Ihre Transaktionen glaubhaft zu machen.

Eine vorgeschriebene Form für die Gestaltung von internen Buchungsbelegen gibt es nicht. Sie müssen bei der Erstellung Ihrer Eigenbelege lediglich darauf achten, dass er allen inhaltlichen Anforderungen entspricht.

Was muss ein Beleg enthalten?

Während Buchungsbelege wie Rechnungen und Quittungen erst einmal formlos sind, gibt es dennoch einige inhaltliche Anforderungen, die Buchungsbelege erfüllen müssen. Das dient in erster Linie dazu, dass das Finanzamt Ihre Betriebsausgaben zuverlässig anhand der Belege überprüfen kann.

Die folgenden Inhalte sind auf Buchungsbelegen sind notwendig, damit diese gültig sind und vom Finanzamt akzeptiert werden:

Eindeutige Belegnummer

Belegdatum

Angaben zu Aussteller:in und Empfänger:in

Rechnungsbetrag

Währung/ Fremdwährung

Menge

Beschreibung des Geschäftsvorfalls

So einfach können Sie einen Eigenbeleg erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung + kostenlose Vorlage 📝

Sie lieben Rechnungsformulare in Regenbogenfarben? Sie möchten Papier sparen und Lieferscheine im Format DIN A5 ausstellen? Alles kein Problem, denn in Deutschland müssen Sie keine Formvorschriften bei der Gestaltung Ihrer Belege beachten. Ein formloses Schreiben mit allen notwendigen Informationen über den Geschäftsvorfall reicht aus.

Eine Sache ist jedoch unverzichtbar: Die Eigenbelege müssen die oben genannten Mindestangaben für Belege enthalten, damit das Finanzamt die Unterlagen auch anerkennt. Haben Sie diese Informationen gesammelt, sind Sie bereit, Ihren Eigenbeleg zu erstellen.

Die Erstellung eines Eigenbelegs erfolgt ganz einfach in diesen 4 Schritten:

Fremdbelege prüfen: Für jede ausgehende Transaktion erhalten Sie i. d. R. einen Fremdbeleg. Prüfen Sie bei der Buchführung also, ob dieser vorhanden und vollständig ist.

Informationen sammeln: Für jede eingehende Transaktion und fehlende Fremdbelege für eingehende Transaktionen erstellen Sie Eigenbelege. Tragen Sie dafür die geforderten Informationen zusammen (s. o. → “Was muss ein Beleg enthalten?”).

Eigenbelege erstellen: Laden Sie unsere kostenlose Vorlage für Buchungsbelege herunter. Befüllen Sie die Vorlage mit den gesammelten Informationen.

Eigenbelege archivieren: Sind die Eigenbelegen sachgemäß erstellt, können Sie diese archivieren. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Belege nicht irgendwie, sondern GoBD-konform und fristgerecht aufbewahren (siehe → “Keine Buchung ohne Beleg: Das müssen Sie bei der Aufbewahrung von Buchungsbelegen beachten”).

Keine Buchung ohne Beleg: Das muss die Buchhaltung bei der Aufbewahrung von Buchungsbelegen beachten

Buchungsbelege dürfen nicht nach Belieben ausgestellt und aufbewahrt werden. Um einer Prüfung des Finanzamts standzuhalten, müssen sie neben den oben beschriebenen inhaltlichen Voraussetzungen auch strengen Auflagen zur Aufbewahrung gerecht werden.

Diesen Anforderungen muss die Aufbewahrung Ihrer Buchungsbelege laut GoBD-Richtlinien zur Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen entsprechen:

Prüfspur sicherstellen: Um dem Sprichwort „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden, müssen alle Geschäftsvorfälle innerhalb Ihres Unternehmens lückenlos geordnet sein. Daher müssen Sie die Prüfspur Ihrer Buchungsbelege von Ihrer Buchhaltung bis hin zur Abrechnung der Mehrwertsteuer sicherstellen, also deren Richtigkeit und Echtheit prüfen.

Zeitnahe Prüfung und Buchung: Laut GoBD muss Ihre Buchhaltung Buchungsbelege direkt nach dem Eingang und in chronologischer Reihenfolge erfassen. Eingangsrechnungen müssen Ihre Buchhaltung innerhalb von 8 Tagen nach Eingang des Beleges im Buchhaltungssystem erfassen.

Auf Vollständigkeit achten: Bei der Bearbeitung von internen und externen Belegen müssen die Mitarbeitenden in der Buchhaltung die Buchungsinformationen auf dem Beleg notieren. Das geschieht bei Papierbelegen manuell und bei digitalen Buchungsbelegen direkt am PC.

Fristgerecht aufbewahren: Alle Buchungsbelege müssen von Ihrer Buchhaltung gesammelt und gemäß den neuen Aufbewahrungsfristen digital archiviert werden. Seit dem 01. Januar 2025 wurden viele Fristen in der Bundesrepublik von zehn auf acht Jahre gekürzt. Die jeweiligen Fristen zur Aufbewahrung finden Sie in der AO in § 147 oder dieser Übersicht der IHK München.

Richtige Kontierung: Sachbearbeiter:innen tragen die Kontonummern, die von dem Buchungsvorgang betroffen sind, von Hand auf Papierbelegen bzw. direkt am PC oder Laptop bei digitalen Belegen ein. Bei der Kontierung von Rechnungen gilt der Grundsatz „Buche immer Soll an Haben“. Wenn die Buchung bestimmte Kostenstellen oder Kostenträger betrifft, werden diese auf den Unterlagen vermerkt. Bei der Buchung muss der vorgeschriebene Buchungssatz beachtet werden.

Digitale Verwaltung von Buchungsbelegen: Verwalten Sie Ihre Unterlagen in elektronischer Form, um Ihren Arbeitsaufwand zu verringern. In vielen modernen Buchhaltungssoftwares gibt es die Möglichkeit, sich wiederholende Buchungen, wie z. B. Mieten, Leasingraten, Versicherungsbeiträge und Ratenzahlugen automatisch auszufüllen. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Software den GoBD-Bestimmungen entspricht.

Was sind Notbelege? – Definition

Im Geschäftsleben gibt es immer wieder Ausgaben, für die kein Beleg erstellt wird. Sie geben dem Kellner bei einem Geschäftsessen ein üppiges Trinkgeld? Die Parkuhr will bei einem beruflichen Termin gefüttert werden? Sie müssen abends noch einen eiligen Brief verschicken und kaufen die Briefmarke am Automaten?

Um diese Kosten trotzdem als Betriebsausgaben geltend zu machen, können Sie Eigenbelege als Notbelege ausstellen. Damit das Finanzamt diese Belege akzeptiert, müssen Sie nachweisen, dass Sie für die Ausgaben keinen Fremdbeleg beschaffen konnten.

Versuchen Sie jedoch, wann immer es möglich ist, einen Fremdbeleg zu bekommen.

Ein Ersatzbeleg sollte immer die Ausnahme sein.

Wenn nur ein Notbeleg die einzige Lösung ist, muss er unbedingt diese Angaben enthalten:

Welcher Betrag wurde bezahlt?
An wen wurde das Geld gezahlt? Am besten geben Sie den oder die Empfänger:in mit Namen und Adresse an.
Wann erfolgte die Zahlung?
Was wurde bezahlt? Hier führen Sie die Art der Ware oder Dienstleistung an, die Sie erhalten haben.
Gibt es Zeug:innen, die die Zahlung bestätigen können?
Warum hat der oder die Zahlungsempfänger:in keinen Beleg ausgestellt?
Wer hat den Notbeleg ausgefüllt? Hier sollten Name, Datum und Unterschrift der Personen stehen, welche den Beleg ausstellen.

Belege verloren? Was nun? 🆘

Wir alle kennen es: Man bewahrt jeden einzelnen Zettel auf, aber der richtige Beleg ist im entscheidenden Moment doch nicht auffindbar. Wenn Belege verloren gehen oder aus Versehen vernichtet werden, sollten Unternehmen versuchen, eine Kopie von dem Ausstellenden zu erhalten.

Falls das nicht möglich ist, kann eine nachlässige Buchhaltung teuer werden. Im absoluten Ausnahmefall kann auch hier ein Notbeleg ausgestellt werden, wenn der Beleg nicht mehr auffindbar ist.

Solche sieht sich das Finanzamt bei Beträgen über 150 € besonders genau an und Sie sollten darauf achten, dass alle oben genannten Informationen enthalten sind.

Wenn Unternehmen die Rechnungen nicht vorlegen können und kein Notbeleg ausgestellt wurde, kann das Finanzamt die Betriebsausgaben schätzen. Das geht in den meisten Fällen nicht gut für die Firma aus und der Betrieb muss hohe Steuern zahlen.

Achten Sie bei der Ausstellung von Notbelegen auf eine saubere Dokumentation, um einer Steuerschätzung des Finanzamtes zu entgehen.

Darum sollten Papierbelege direkt nach Eingang abgeheftet und sicher vor Wasser, Feuer und Diebstahl aufbewahrt werden. Da ist es mit digitalen Belegen schon einfacher: Immerhin gehen diese Belege nicht ganz so einfach verloren und können auch sonst schwer zerstört werden.

Darum sollten Sie digitale Belege ausstellen und buchen

Sie sind die Papierstapel leid und haben keinen Platz mehr für immer mehr Aktenordner und Schnellhefter? Dann gehen Sie mit der Zeit und führen Sie elektronische Belege in Ihrem Unternehmen ein. Denn: Während früher Buchungsbelege in Papierform üblich waren, geht der Trend heute klar zur digitalen Belegerfassung.

Digitale Belege helfen Ihnen dabei, menschliches Versagen beinahe komplett auszumerzen und zuverlässig zu prüfen, zu erstellen und zu buchen. Dank Cloud-Speicherlösungen können Sie sich außerdem sicher sein, dass Ihr Archiv sicher ist – sicherer als jeder Aktenschrank.

Insbesondere jetzt, da im B2B-Bereich bereits die E-Rechnungspflicht greift, ist es für Sie höchste Zeit, auf digitale Belege umzusteigen. Seit dem 01. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen nämlich dazu verpflichtet, sich im B2B-Geschäft auf die Ausstellung elektronischer Rechnungen einzustellen. Übergangsregelungen gelten. Moderne Softwarelösungen wie Pleo Invoices machen Ihnen den Umstieg leicht.

Digitale Belegerfassung mit Pleo: Die einfache Lösung für papierlose Quittungen 💻

Wollen Sie Ihre Buchhaltung glücklich machen? Wir wissen, wie! Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung und sparen Sie so Ihren Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit, indem Sie Pleo Invoices mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpfen.

Nützliche Werkzeuge wie Pleos Belegscanner helfen Ihnen und Ihren Mitarbeiter:innen dabei, sämtliche Buchungsbelegen einzuscannen, sobald sie anfallen. Das bedeutet: Weniger Archivierungslücken, weniger Notbelege und mehr Kapazitäten für Wichtiger.

Ausgaben und Belege können Sie nach der Erfassung ganz einfach mit der Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl synchronisieren. Denn egal ob DATEV-Buchungsbelege, Xero, Lexoffice, Sage und viele mehr … Pleo versteht sich mit (beinahe) allen Buchhaltungssoftwares!

Diese Vorteile bietet Ihnen die digitale Belegerfassung mit Pleo:

➡️ Automatisches Vorkontieren

➡️ Dateneinblicke und Analyse

➡️ Papierbelege einfach hinzufügen

➡️ Produktiveres Gestalten der Arbeitszeit

➡️ Zeitersparnis und geringere Kosten

➡️ Sichere Aufbewahrung und Archivierung der Buchungsbelege

Sie sind neugierig? Dann schauen Sie doch gern auf unserer Produktseite zur Buchhaltungsintegration vorbei, wie Sie mit Pleo Ihre DATEV-Belege online verwalten können und starten Sie eine kostenfreie Testversion.

Fazit

Buchungsbelege sind das A und O einer guten Buchführung. Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen reibungslose Prozesse, um die saubere Erstellung und Archivierung von externen und internen Buchungsbelegen zu gewährleisten.

Achtung: Auch wenn für die Belege selbst keine Form gilt, müssen Sie darauf achten, dass wichtige Informationen enthalten sind und die Archivierung GoBD-konform geschieht.

Pleo Invoices gibt Ihren Mitarbeiter:innen einen leicht bedienbaren Belegscanner an die Hand, mit dem nied wieder ein Buchungsbeleg verloren geht. Dank vieler nützlicher Schnittstellen lässt sich Pleo zudem in jeden bestehenden Prozess integrieren, ohne dass es zu Problemen kommt. Steigen Sie noch heute auf Pleo um!

FAQs

Was gilt als Buchungsbeleg?

Als Buchungsbelege gelten papierliche und digitale Nachweise, die eine geschäftliche Transaktion nachweisen. Wollen Sie diese Transaktionen steuerlich geltend machen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Belege über die nötigen Informationen verfügen.

Was sind Buchungsbelege nach § 147 AO?

Der Gesetzestext zu §147 AO legt fest, dass sämtliche steuerrelevante Buchungsbelege für mindestens acht Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese neue Aufbewahrungsfrist gilt seit dem 01. Januar 2025, schließt aber keine Belege aus Betriebsabrechnungen ein.

Wie erstelle ich einen Buchungsbeleg?

Erstellen Sie einen Buchungsbeleg, indem Sie unsere kostenlose Vorlage für Buchungsbelege herunterladen und ordnungsgemäß ausfüllen. Senden Sie diese anschließend, wenn nötig an den zahlungspflichtigen Empfänger.

Welche 3 Belegarten gibt es?

Generell wird zwischen externen Belegen, internen Belegen und Notbelegen unterschieden. Externe Belege werden Ihnen zugesandt, interne Belege versenden Sie und Notbelege ersetzen die Ersteren.

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