In dynamischen Unternehmen fallen tagtäglich Ausgaben an zahlreichen Stellen an. Ob für Unterkünfte auf Geschäftsreisen, die Verpflegung im Außendienst oder neues Material im Büro, Mitarbeitende geben ständig Geld aus, um einen optimalen Betrieb zu gewährleisten.
Da sich diese Transaktionen kaum im Detail überprüfen lassen, und wenn überhaupt erst im Nachhinein, braucht es eine Ausgabenpolitik, die Transaktionen schon vor der Ausführung in geregelte Bahnen lenkt. Und das Herz davon? Die Ausgabenrichtlinie.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ausgabenrichtlinien für Ihr Unternehmen erstellen und wie Sie deren Einhaltung gewährleisten.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist Ausgabenpolitik? Definition
Sowohl in der Makroökonomie als auch in der Mikroökonomie spielt die sogenannte Ausgabenpolitik eine tragende Rolle bei der Steuerung von Ausgaben. In der Mikroökonomie ist sie dafür zuständig, die Ausgaben von Mitarbeitenden in einem Unternehmen zu regeln.
Die Ausgabenpolitik (in der Mikroökonomie) nutzt Ausgabenrichtlinien, um die Ausgaben von Mitarbeitenden in geregelte Bahnen zu lenken und mit den Unternehmenszielen zu vereinen.
Die Ausgabenpolitik, auch Spesenpolitik genannt, stellt anhand von Regeln, Kontrollen und Berichterstattung sicher, dass die Ausgaben im Unternehmensalltag den Unternehmenszielen entsprechen. Das wichtigste Werkzeug der Ausgabenpolitik ist dabei die sogenannte Ausgabenrichtlinie.
Was ist eine Ausgabenrichtlinie? Definition
Als Herzstück der Ausgabenpolitik bündelt die Ausgabenrichtlinie alle Richtlinien, zu deren Einhaltung Mitarbeitende bei der Tätigung von Ausgaben verpflichtet sind. Sie gibt klar und verständlich an, wieviel Mitarbeitende ausgeben dürfen, wie, wofür und wie die Erstattung erfolgt.
In ihrer traditionellen Form wurden Ausgabenrichtlinien bzw. Spesenrichtlinien in Papierform ausgegeben oder als PDF-Datei geteilt. Moderne Lösungen erlauben, direkt über die Ausgabenmanagement-Software oder die Firmenkarten-App auf die Richtlinien zuzugreifen.
Wozu braucht es Ausgabenpolitik und Ausgabenrichtlinien?
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens wird Ihr Team irgendwann arbeitsbezogene Ausgaben tätigen.
Ob es sich um Lunch mit Kunden, einen Konferenzbesuch, eine Schulung, ein Onlinetool oder schlicht Kaffeebohnen für den täglichen Bürobedarf handelt – Ihre Mitarbeiter:innen werden eines Tages eine Entscheidung darüber treffen müssen, welcher Betrag "ok" ist, zum Wohle des Unternehmens ausgegeben zu werden, und welcher nicht.
Wenn Sie nicht gerade wie Netflix eine Mitarbeiterkultur bedingungslosen Vertrauens und vollständiger Transparenz anstreben, dann ist eine wasserdichte Ausgabenpolitik für Sie also nicht nur ein weiteres, nettes Dokument im Intranet, sondern schlicht unerlässlich.
Mit einer Ausgabenpolitik organisieren Sie eine Reihe von Prozessen und Regeln, die festlegen, wie Ihre Mitarbeiter:innen Unternehmensgelder ausgeben können.
Ins Detail zu gehen, lohnt sich dabei! Ungereimtheiten und Lücken in Ihrer Ausgabenpolitik können zu Unbehagen, Unzufriedenheit der Mitarbeiter:innen, Unproduktivität und schlimmstenfalls Tür und Tor zum Ausgabenbetrug öffnen.
Ihre Ausgabenpolitik sollte Teams in die Lage versetzen, selbst finanzielle Entscheidungen zu treffen. Die Ausgabenrichtlinien sollten klar benennen, was erlaubt ist und was nicht.
Eine gut durchdachte Ausgabenpolitik tut genau das Gegenteil: Sie sorgt für höhere Einhaltungsquoten der Ausgabenrichtlinien, steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen und erspart Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Verwirrung rund um Spesenabrechnungen aller Art.
Die passenden Maßnahmen lohnen sich. Finden Sie heraus, welche Vorteile es mit sich bringt, die Unternehmensausgaben gekonnt zu steuern.
7 Bestandteile einer guten Ausgabenrichtlinie
Die Ausgabenrichtlinie sollte einer klar verständlichen Struktur folgen, sodass Mitarbeitende, ob digital oder nicht, sofort die richtige Sektion für ihre Ausgabe bzw. die Antwort auf ihre Frage finden. Dies sind die wichtigsten Bestandteile einer vollständigen Ausgabenrichtlinie:
- Geltungsbereich:Für welche Mitarbeitenden bzw. Abteilungen ist die jeweilige Ausgabenrichtlinie relevant?
- Ausgabentypen: Welche Ausgaben sind erstattungsfähig und welche nicht? Gängige erstattungsfähige Ausgaben sind Unterkünfte, Verpflegung und Transport.
- Budgets & Limits: Wieviel dürfen Mitarbeitende bzw. Abteilungen höchstens ausgeben? Meist werden Budgets nach Abteilung und Limits nach Posten geregelt.
- Dokumentation: Inwiefern sind Mitarbeitende dazu verpflichtet, Belege aufzubewahren? Wann und in welcher Form müssen sie eingereicht werden?
- Freigabe: Welche Ausgaben sind ohne explizite Freigabe möglich? Wann bedarf es dem grünen Licht eines Vorgesetzen?
- Erstattung: Ist die Einreichung eines Belegs für die Erstattung ausreichend? Muss zusätzlich ein Erstattungsantrag eingereicht werden?
- Strafen: Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Richtlinien?
Achtung: Bei der Erstellung einer Ausgabenrichtlinie ist nicht ausreichend, schlicht alle Informationen in einem Dokument zu bündeln. Sie müssen auch darauf achten, dass die wiedergegebenen Informationen verständlich sind und Widersprüche vermeiden.
3 Kennzeichen einer effektiven Ausgabenrichtlinie
Um neben der Vollständigkeit auch die Verständlichkeit Ihrer Ausgabenrichtlinien sicherzustellen, sollten Sie darauf achten, dass Ihre Richtlinie die folgenden Kriterien erfüllt. Eine gute Ausgabenrichtlinie sollte…
- so kurz wie möglich,
- unmissverständlich,
- weder zu streng, noch zu flexibel,
- auf den Punkt gebracht sein
- und regelmäßig aktualisiert werden.
Oft geschehen Verstöße gegen Ausgabenrichtlinien nicht aus böser Absicht, sondern wegen der unterschiedlichen Wahrnehmung von Ausgaben zwischen Angestellten und Finanzabteilung. Schließen Sie diese Lücke durch Klarheit, Kontext und Weiterbildung.
10 Tipps & Tricks für die Erstellung einer erfolgreichen Ausgabenpolitik
Zwar gibt es nicht die eine, massentaugliche Anleitung zur Etablierung einer erfolgreichen Ausgabenpolitik, aber es gibt Komponenten, die immer wichtig sind, unabhängig von der Form oder Größe Ihres Unternehmens.
Anbei verraten wir Ihnen zehn Best Practices, die Sie bei der Erstellung Ihrer Ausgabenrichtlinien berücksichtigen sollten, um Missverständnisse, Konflikte und Verstöße vorzubeugen:
1. Gleiches Recht für alle
Eines ist klar: Es wird wahrscheinlich weniger Probleme geben, wenn Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Ausgabenpolitik als fair empfinden.
Eine faire Ausgabenpolitik nimmt der Versuchung, Richtlinien zu missachten, den Wind aus den Segeln.
Was in der Theorie leicht klingt, ist in der Praxis aber oft nur schwer umzusetzen: Ausnahmen und Vorzugsbehandlungen schleichen sich schneller ein, als allen lieb ist (besonders in stark wachsenden Unternehmen).
Ein Mangel an Transparenz – und sei er noch so gering – sorgt oft für Missmut, was wiederum das Missachten der Richtlinien viel wahrscheinlicher macht. Ihr Kollege hat einen teuren Flug genehmigt bekommen? Dann sollte das für Sie doch auch funktionieren, oder?
Schaffen Sie deshalb entweder klare Hierarchien – von Unternehmensführung über Abteilungsleitung bis zum Angestellten – oder binden Sie einfach jeden an dieselben Regeln.
2. Mitbestimmung fördern
Lassen Sie Ihre Belegschaft bei der Gestaltung der Ausgabenpolitik mitwirken. Verstöße gegen Richtlinien werden so nochmals sehr viel unwahrscheinlicher.
Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden nach ihrer Meinung und berücksichtigen Sie diese. Nimmt Ihr Team am Entstehungsprozess teil, wird das Endresultat als etwas selbst Erarbeitetes erachtet – und nicht als ein von oben aufgezwungenes Regelwerk (dessen Inhalt mitunter für Mitarbeiter:innen gar keinen Sinn ergibt).
Laden Sie Ihr Team zum gemeinsamen Brainstorming ein. Wir sind uns sicher, dabei werden eine Menge Faktoren für Ihre individuelle Ausgabenpolitik ans Licht kommen, die Ihnen alleine entgangen wären.
Am Ende lassen Sie Ihren finalen Entwurf von den Mitarbeiter:innen einfach gegenchecken. Bleiben Sie offen für weitere Vorschläge und glauben Sie uns: Ihre eigene Bereitschaft zur Kooperation zahlt sich am Ende doppelt aus.
3. User first
Wissen Sie, was der Hauptgrund dafür ist, dass Arbeitnehmer gegen Ausgabenrichtlinien verstoßen? Sie verstehen sie schlicht nicht.
Nehmen Sie also Abstand von obskurer, schwer verständlicher Sprache beim Ausformulieren Ihrer Ausgabenpolitik. Letztendlich spielt es keine Rolle, wie fair Ihre Richtlinien sind, wenn niemand sie lesen will oder versteht.
Sie wollen klar und deutlich zum Ausdruck bringen, dass es Ihrem Unternehmen wichtig ist, wie Mitarbeiter:innen Gelder ausgeben.
Machen Sie sich frei von jeglichem Jargon und kommen Sie direkt auf den Punkt.
Ein gutes Formulierungsbeispiel: "Abendmahlzeiten dürfen X € nicht überschreiten." Je spezifischer, desto besser. Außerdem gilt: Übertreiben Sie es nicht mit den Regeln. Zu viele Regeln wirken häufig demotivierend, sorgen für Verwirrung und untergraben somit alle Ihre Bemühungen.
4. Knausern war gestern
Gestalten Sie Ihre Ausgabenrichtlinien lieber nicht zu streng. Andernfalls laufen Sie Gefahr, den Unmut der Mitarbeiter:innen auf sich zu ziehen. Überdies werden strenge Regeln weniger motiviert befolgt als milde.
Es hilft, sich bewusst zu machen, dass Ihr Ziel nicht nur darin besteht, die Kosten niedrig zu halten. Sie wollen auch sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter:innen produktiv und motiviert an Unternehmenszielen beteiligen. Ihre Belegschaft soll sich geschätzt fühlen.
Zu viele und zu strenge Regeln sind kontraproduktiv.
Fragen Sie sich einfach selbst: Was brauchen Sie, um in einem wichtigen Meeting die beste Version Ihrer selbst zu sein? Ein billiger Flug am Morgen, der Ihnen in der Nacht zuvor wertvollen Schlaf raubt, ist es sicherlich nicht. Was für Sie gilt, gilt auch für Ihre Mitarbeiter:innen. Und umgekehrt.
Natürlich mag es kosteneffektiv erscheinen, nur die billigsten Ausgabenoptionen zu decken. Kurzfristig ist es das auch. Aber langfristig beeinflusst Knausern an den falschen Stellen die Beziehung zu Ihrem Team nachhaltig negativ. Und unglückliche Teams sind für keinen Arbeitgeber erstrebenswert.
5. Immer und überall verfügbar
Ausgabenrichtlinien sind nicht effektiv, wenn nicht leicht und schnell auf sie zugegriffen werden kann. Mitarbeiter:innen sollten alles zur Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens im Moment zur Hand haben, in dem sie Antworten benötigen.
Stellen Sie also sicher, dass Ihre Belegschaft auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf die Richtlinien haben.
Ganz gleich, ob Sie Ihr Dokument zur Ausgabenpolitik ins Intranet hochladen oder einen übersichtlichen One-Pager erstellen, den die Mitarbeiter:innen auf dem Smartphone immer bei sich tragen. Die Hauptsache ist, dass Ihre Ausgabenpolitik gelesen werden kann: immer und überall.
6. Bilden & Weiterbilden
Ausgabenrichtlinien sind wie lebende, atmende Organismen. Sie entwickeln sich ständig weiter und wachsen und verändern sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen.
Veraltete Ausgabenrichtlinien können dabei katastrophale Folgen haben. Sie führen zu unnötigen oder gar ungenehmigten Ausgaben, die sich häufen können. Ansonsten wird eine überholte Politik von Mitarbeiter:innen weniger respektiert und schlimmstenfalls einfach ignoriert.
Ernennen Sie stattdessen einen Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens, der die Richtlinien regelmäßig überprüft. Bei regelmäßiger Pflege und Aktualisierung der Richtlinien wird es sicherlich jedes Jahr Änderungen gegenüber dem Vorjahr geben
Teilen Sie einmal im Jahr die neueste Fassung Ihrer Richtlinien mit allen Mitarbeiter:innen.
Klären Sie dabei nicht nur über die neuen Regelungen auf, sondern schaffen Sie ein Verständnis darüber, wie diese Maßnahmen zum Unternehmenserfolg beitragen und zeigen Sie Wege, diese Regelungen möglichst leicht zu befolgen.
7. Schaffen Sie Anreize
Wir haben bereits betont, wie schädlich es sein kann, zu harsche Regeln und Sparmaßnahmen. Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie nicht auf Ersparnisse setzen können. Ganz im Gegenteil.
In den Ausgaberichtlinien zu sehr auf Sparmaßnahmen zu pochen, kann schnell den Eindruck erwecken, dass Sie Ihre Mitarbeitenden nicht wertschätzen. Ihnen aber wiederum ein Stück vom Kuchen anzubieten, wenn sie die günstigere Option buchen, ist eine Win-Win-Situation.
Schaffen Sie Anreize für Angestellte, Budgets nicht komplett aufzubrauchen, oder Ausgabenlimits nicht komplett auszuschöpfen, indem Sie Ihnen einen Anteil des übrigen Mittel als Bonus auszahlen. Das kann mittels eines Festbetrages oder in Form eines Prozentsatzes geschehen.
8. Schubladendenken erwünscht!
Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben. Mit dem Festlegen von Ausgabenkategorien machen Sie die Besonderheiten Ihrer Ausgabenpolitik für alle ersichtlich. Kategorisieren Sie beispielsweise in Unterkünfte, Verpflegung und Transport und Büro- und IT-Bedarf
Legen Sie Ausgabenlimits je nach Kategorie fest. Beugen Sie auch hier eventuell aufkommender Verwirrung vor und bleiben Sie so konkret wie möglich, indem Sie etwa ganz bestimmte Beträge für alltägliche Ausgaben festlegen.
Die klare Definition von Kostenkategorien hilft auch bei der Untergliederung der Ausgabenrichtlinie und erlaubt ein schnelles Durchsuchen des Dokumentes. Muss ein Geschäftsreisender etwas last minute ein Hotel umbuchen, kann er rasch nach der Unterüberschrift "Unterkunft" suchen und hat alle Infos parat.
Ihre Ausgaben sind atypisch und widersetzen sich einer Kategorisierung? Dann legen Sie einen Betrag für Aufwandsentschädigungen pro Tag (oder gar pro Woche) fest. Die Methode "pro Tag" hilft ebenso gut dabei, vor einer Geschäftsreise Erwartungen zu formulieren.
9. Das Einmaleins der Methodik
Einer der letzten (dafür aber essenziellen) Schritte ist es, zu entscheiden, wie Ihr Team Spesen- und Reisekostenabrechnungen einreichen soll bzw. auf welche Weise Ihre Mitarbeiter:innen pünktlich entschädigt werden.
Stellen Sie klar, welche Dokumente zur Erstattung von Kosten von Nöten sind. I. d. R. werden für die Erstattung Originalbelege und ein Erstattungsantrag angefragt. Legen Sie außerdem fest, wie viele Tage nach einer Ausgabe Mitarbeiter:innen Belege einreichen können. Werden es 30, 45 oder 60 Tage sein?
Vollständige Unterlagen brauchen Sie nicht zuletzt für Ihre Steuererklärung. Nur so kann das Finanzamt nachvollziehen, dass alle entstandenen Ausgaben rechtmäßig sind (und nicht etwa privat).
By the way: Mit einer Komplettlösung für Unternehmensausgaben werden Spesenbelege automatisiert erfasst und Rückerstattungen können sogar ganz vermieden werden. Deshalb haben wir die 8 besten Ausgabenmanagement-Softwares für Sie getestet.
10. Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser
Traditionell scheuten Unternehmen davor zurück, ihren Mitarbeitenden überhaupt Zugang zu den finanziellen Mitteln des Unternehmens zu geben. Und selbst wenn sie sich zu diesem Schritt wagten, ging das i. d. R. mit strengen Kontrollen einher. Das ist allerdings nicht hilfreich – aus zwei Gründen.
Einerseits öffnen zu häufige bzw. strenge Kontrollen erneut die Debatte um die Wertschätzung der Mitarbeitenden. Andererseits schaden sie dem Betrieb bei wachsender Ausgabenfrequenz zunehmend. Ständiges Warten auf grünes Licht behindert Prozesse im ganzen Unternehmen und kann den Unternehmenszielen mehr schaden als Mehrausgaben.
Schaffen Sie deshalb eine Grundlage für mehr Vertrauen, statt Ihre Mitarbeitenden ständig zu kontrollieren. Teilen Sie neben klaren Richtlinien auch smarte Tools und schaffen Sie Echtzeit-Einblicke, sodass Ihre Mitarbeitenden auch ohne Rücksprache wissen, wie es um Budgets steht.
Erhöhen Sie die Mitarbeiter-Autonomie gezielt, um bessere finanzielle Entscheidungen zu fördern.
Teilen Sie, wo immer möglich, die Verantwortung über die finanziellen Entscheidungen. Je mehr Verantwortung Ihre Mitarbeitenden bei der Entscheidungsfindung fühlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie ihre Ausgaben mit Bedacht tätigen.
Ausgabenkontrolle vs. Mitarbeiter-Autonomie. In unserem aktuellen Editorial gehen wir im Detail darauf ein, wie Sie eine Balance zwischen Kontrolle und Autonomie schaffen und Ihre Ausgaben effizienter gestalten.
Ausgaben automatisch verwalten mit Pleo
Als Nr. 1 Ausgabentool in Europa hat Pleo selbstverständlich auch die passende Lösung für das Ausgabenmanagement in petto. Mithilfe von Pleo Rückerstattungen können Sie nämlich nicht nur Ausgabenrichtlinien erstellen und teilen, sondern direkt an der Wurzel anpacken.
Mithilfe von Pleo Firmenkarten integrieren Sie Ausgabenrichtlinien, Budgets und Ausgabenlimits direkt in Ihre Workflows. Statten Sie Ihre Mitarbeitenden mit zweckgebundenen Firmenkreditkarten für Geschäftsreisen und Projekte aus und überwachen Sie sämtliche Ausgaben in Echtzeit über das Dashboard.
Und wenn doch einmal eine Erstattung notwendig ist? Mithilfe des Pleo Belegscanners können Mitarbeitende ihre Spesenbelege sofort hochladen und anschließend ihre Rückerstattung beantragen. Je nachdem, wie es gerade um Ihren Cashflow steht, können Sie die Erstattung sofort freigeben oder bis zum nächsten Gehalt warten.
Fazit
Effektive Ausgabenpolitik gelingt nicht dank ellenlanger Ausgabenrichtlinien und ständiger Kontrollen, sondern dank gezielter Regelung und geteilter Verantwortung. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Spesenrichtlinien vor allem darauf, verständliche und eindeutige Richtlinien zu schaffen, bei denen Mitarbeitende unmissverständlich verstehen: Sie sind ein wichtiger Teil des Unternehmens.
Bauen Sie persönliche Kontrollen durch Vorgesetzte ab und setzen Sie stattdessen auf geteilte Verantwortung. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden das Zepter in die Hand und schaffen Sie Anreize dafür, Geld im Namen des Unternehmens zu sparen. Und die Kontrolle? Die lassen Sie ganz einfach im Hintergrund über die Pleo-App laufen.
FAQs
Was sind Ausgabenrichtlinien?
Bei den Ausgaberichtlinien handelt es sich um ein wichtiges Steuerungsinstrument der unternehmerischen Ausgabenpolitik. Sie bündeln sämtliche Regelungen für die Ausgaben von Mitarbeitenden in einem Unternehmen.
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Bei der Reisekostenrichtlinie handelt es sich um eine Sonderform der Ausgabenrichtlinie, die speziell auf die Kosten zugeschnitten ist, die auf Geschäftsreisen anfallen. Sie deckt etwa Regelungen zu Ausgaben für Unterkünfte, Verpflegung und Transport ab.
Was ist ein Beispiel für eine Ausgabenpolitik?
Ein typisches Beispiel für die Ausgabenpolitik ist die Senkung von Kosten im Angesicht einer unsicheren Wirtschaftslage oder Liquiditätsengpässen. Dies kann durch strengere Richtlinien oder durch Sparanreize geschehen.
