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Digitalisierte vorbereitende Buchhaltung

Je größer Ihr Unternehmen, desto höher und vielfältiger Ihre Ausgaben – und desto größer die Herausforderung, die Kontrolle über alle Unternehmensausgaben zu behalten. 

Aber keine Sorge: Neben smarten Helfern, wie den richtigen Ausgabenverwaltungstools, nimmt Ihnen auch eine erfolgreiche Ausgabenpolitik ein gutes Stück der Arbeit ab.

Wozu braucht es Ausgabenpolitik und Ausgabenrichtlinien?

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens wird Ihr Team irgendwann arbeitsbezogene Ausgaben tätigen.

Ob es sich um Lunch mit Kunden, einen Konferenzbesuch, eine Schulung, ein Onlinetool oder schlicht Kaffeebohnen für den täglichen Bürobedarf handelt – Ihre Mitarbeiter werden eines Tages eine Entscheidung darüber treffen müssen, welcher Betrag "ok" ist, zum Wohle des Unternehmens ausgegeben zu werden, und welcher nicht.

Wenn Sie nicht wie Netflix eine Mitarbeiterkultur bedingungslosen Vertrauens und vollständiger Transparenz anstreben, dann ist eine wasserdichte Ausgabenpolitik für Sie also nicht nur ein weiteres, nettes Dokument im Intranet, sondern schlicht unerlässlich.

Mit einer Ausgabenpolitik organisieren Sie eine Reihe von Prozessen und Regeln, die festlegen, wie Ihre Mitarbeiter Unternehmensgelder ausgeben können.

Ins Detail zu gehen, lohnt sich dabei! Ungereimtheiten und Lücken in Ihrer Ausgabenpolitik können zu Unbehagen, Unzufriedenheit der Mitarbeiter, Unproduktivität und schlimmstenfalls Tür und Tor zum Ausgabenbetrug öffnen.

Eine gut durchdachte Ausgabenpolitik tut genau das Gegenteil: Sie sorgt für höhere Einhaltungsquoten der Ausgabenrichtlinien, steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und erspart Ihrem Unternehmen Zeit, Geld und Verwirrung rund um Spesenabrechnungen aller Art.

Merke: Ihre Ausgabenpolitik sollte Mitarbeiter in die Lage versetzen, selbst Entscheidungen im Namen des Unternehmens treffen zu können. Die Ausgabenrichtlinien sollten klar benennen, was erlaubt ist (Abendessen und ein Glas Wein), und was nicht (Abendessen, ein Glas Wein und drei Cocktails).

Wie genau Sie eine Ausgabenpolitik erfolgreich etablieren und konkrete Ausgabenrichtlinien erstellen? Gut, dass Sie fragen.

Die drei Kennzeichen einer guten Ausgabenrichtlinie

Ihre Ausgabenrichtlinie entsteht in Anlehnung an Ihre Ausgabenpolitik und sollte zunächst einmal ...

  • so kurz wie möglich,
  • unmissverständlich,
  • und auf den Punkt gebracht sein.

Zutaten einer erfolgreichen Ausgabenpolitik

Zwar gibt es nicht die eine, massentaugliche Anleitung zur Etablierung einer erfolgreichen Ausgabenpolitik, aber es gibt Komponenten, die immer wichtig sind, unabhängig von der Form oder Größe Ihres Unternehmens.

Schauen wir uns diese Komponenten einmal an ...

1. Gleiches Recht für alle

Eines ist klar: Es wird wahrscheinlich weniger Probleme geben, wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Ausgabenpolitik als fair empfinden. Eine faire Ausgabenpolitik nimmt der Versuchung, Richtlinien zu missachten, den Wind aus den Segeln.

Was in der Theorie leicht klingt, ist in der Praxis aber oft nur schwer umzusetzen: Ausnahmen und Vorzugsbehandlungen schleichen sich schneller ein, als allen lieb ist (besonders in stark wachsenden Unternehmen).

Ein Mangel an Transparenz – und sei er noch so gering – sorgt oft für Missmut, was wiederum das Missachten der Richtlinien viel wahrscheinlicher macht.

Ihr Kollege hat einen teuren Flug genehmigt bekommen? Dann sollte das für Sie doch auch funktionieren, oder?

2. Mitbestimmung fördern

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Gestaltung der Ausgabenpolitik mitwirken. Verstöße gegen Richtlinien werden so nochmals sehr viel unwahrscheinlicher.

Wir empfehlen, die Mitarbeiter, sobald Sie Ihren ersten Entwurf schreiben, um deren Meinung zu bitten. Nimmt Ihr Team am Entstehungsprozess teil, wird das Endresultat, als etwas selbst Erarbeitetes erachtet – und nicht als ein von oben aufgezwungenes Regelwerk (dessen Inhalt mitunter für die Mitarbeiter gar keinen Sinn ergibt).

Also los! Laden Sie Ihre Mitarbeiter zum gemeinsamen Brainstormen ein. Wir sind uns sicher, dabei werden einen Menge Faktoren für Ihre individuelle Ausgabenpolitik ans Licht kommen, die Ihnen alleine entgangen wären.

Am Ende lassen Sie Ihren finalen Entwurf von den Mitarbeitern einfach gegenchecken. Bleiben Sie offen für weitere Vorschläge und glauben Sie uns: Ihre eigene Bereitschaft zur Kooperation zahlt sich am Ende doppelt aus. 

3. User first

Wissen Sie, was der Hauptgrund dafür ist, dass Arbeitnehmer gegen Ausgabenrichtlinien verstoßen?

Sie verstehen sie schlicht nicht.

Nehmen Sie also Abstand von obskurer, schwer verständlicher Sprache beim Ausformulieren Ihrer Ausgabenpolitik. Letztendlich spielt es keine Rolle, wie fair Ihre Richtlinien sind, wenn niemand sie lesen will oder versteht. In jedem Fall wollen Sie klar und deutlich zum Ausdruck bringen, dass es Ihrem Unternehmen wichtig ist, wie Mitarbeiter Gelder ausgeben.

Machen Sie sich frei von jeglichem Jargon und kommen Sie direkt auf den Punkt. Ihr Anliegen so explizit wie möglich zu machen, vermeidet Verwirrung.

Ein gutes Formulierungsbeispiel: "Abendmahlzeiten dürfen X € nicht überschreiten." Je spezifischer, desto besser.

Denken Sie daran, dass es Ihre Mitarbeiter leicht haben sollen, auch auf die Schnelle, Antworten auf konkrete Fragen zu finden.

Außerdem gilt: Übertreiben Sie es nicht mit den Regeln. Zu viele Regeln wirken häufig demotivierend, sorgen für Verwirrung und untergraben somit alle Ihre Bemühungen.

4. Knausern war gestern

Gestalten Sie Ihre Ausgabenrichtlinien lieber nicht zu streng. Andernfalls laufen Sie Gefahr, den Unmut der Mitarbeiter auf sich zu ziehen. Darüber hinaus werden strenge Regeln weniger motiviert befolgt als milde.

Es hilft, sich bewusst zu machen, dass Ihr Ziel nicht nur darin besteht, Kosten niedrig zu halten. Sie wollen auch sicherstellen, dass sich Ihre Mitarbeiter produktiv und motiviert an Unternehmenszielen beteiligen. Zu viele und zu strenge Regeln sind folglich kontraproduktiv.

Um es ein bisschen konkreter zu machen: Ihre Mitarbeiter sollen sich geschätzt fühlen.

Dementsprechend ist es auch Tabu, Mitarbeiter beispielsweise zu Flügen in den frühen Morgenstunden zu drängen.

Fragen Sie sich einfach selbst: Was brauchen Sie, um in einem wichtigen Meeting die beste Version Ihrer selbst zu sein? Ein billiger Flug am Morgen, der Ihnen in der Nacht zuvor wertvollen Schlaf raubt, ist es sicherlich nicht.

Was für Sie gilt, gilt auch für Ihre Mitarbeiter. Und umgekehrt.

Natürlich mag es kosteneffektiv erscheinen, nur die billigsten Ausgabenoptionen zu decken. Kurzfristig ist es das auch. Aber langfristig beeinflusst Knausern an den falschen Stellen die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern nachhaltig negativ. Und unglückliche Mitarbeiter sind für keinen Arbeitgeber erstrebenswert.

5. Immer und überall verfügbar

Ausgabenrichtlinien sind nicht effektiv, wenn nicht leicht und schnell auf sie zugegriffen werden kann. Mitarbeiter sollten alles zur Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens in dem Moment zur Hand haben, da sie Antworten benötigen.

Stellen Sie also sicher, dass Mitarbeiter auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf die Richtlinien haben. Ganz gleich, ob Sie Ihr Dokument zur Ausgabenpolitik ins Intranet hochladen oder einen übersichtlichen Onepager erstellen, den die Mitarbeiter auf dem Smartphone immer bei sich tragen. Die Hauptsache ist, dass Ihre Ausgabenpolitik gelesen werden kann: immer und überall.

6. Bilden & Weiterbilden!

Machen Sie unternehmenspolitische Bildung zum integralen Bestandteil der Einarbeitung eines jeden Mitarbeiters. Testen Sie während dieses Prozesses das Verständnis des Mitarbeiters für interne Besonderheiten. So stellen Sie sicher, dass Sie auch neue Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot zu holen.

Betonen Sie ruhig bei jeder Gelegenheit den Zweck und die Vorteile Ihrer Ausgabenpolitik.

Teilen Sie einmal im Jahr die neueste Fassung Ihrer Richtlinien mit allen Mitarbeitern. Auf diese Weise bleiben alle auf dem neuesten Stand. Bei regelmäßiger Pflege und Aktualisierung der Richtlinien, wird es sicherlich jedes Jahr Änderungen gegenüber dem Vorjahr geben.

Denn letztendlich sind Ausgabenrichtlinien wie lebende, atmende Organismen. Sie entwickeln sich ständig weiter und wachsen und verändern sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen.

Als Sie Ihre Ausgabenrichtlinie das letzte Mal angefasst haben gab es Uber oder Airbnb noch nicht?

Die regelmäßige Aktualisierung Ihrer Ausgabenrichtlinie ist mehr als nur Beschäftigungstherapie! Denn veraltete Ausgabenrichtlinien können tatsächlich katastrophale Folgen haben.

Sie führen zu unnötigen oder gar ungenehmigten Ausgaben, die sich häufen können. Darüber hinaus wird eine überholte Politik von Mitarbeitern weniger respektiert und schlimmstenfalls einfach ignoriert.

Wer nimmt schon einen Haufen veralteter Regeln ernst? Eben.

Lassen Sie Ihre Richtlinie also nicht in der Schreibtischschublade versauern. Ernennen Sie stattdessen einen Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens, der die Richtlinien regelmäßig überprüft. 

Und: Nachdem alle die neueste Version gelesen haben, lassen Sie die aktuellsten Richtlinien einfach von allen unterschreiben.

Ist Ihnen dieses Vorgehen zu krass?

Machen Sie sich und den Mitarbeitern klar, dass es nicht darum geht, mit Waffe am Kopf in eine bestrafende Unternehmenspolitik gezwängt zu werden, sondern vielmehr dafür zu sorgen, dass sich alle als ein stimmberechtigter Teil der Unternehmenspolitik sehen. 

7. Lokale & lukrative Partnerschaften

Ist Ihr Volumen an Unternehmensausgaben ziemlich hoch? Dann könnte es sich für Sie lohnen, Partner- und Bonusprogramme von Hotels, Airlines, Reisebüros, Lieferanten & Co zu recherchieren. Unternehmensrabatte sind für regelmäßige Kunden keine Seltenheit. Machen Sie anschließend Nägeln mit Köpfen. Eine bevorzugte Fluggesellschaft auszuwählen und diese in Ihren Ausgabenrichtlinien festzuhalten, ist wichtiger als Sie zunächst vielleicht denken.

Je größer Ihr Buchungsvolumen, desto besser ist Ihre Verhandlungsgrundlage, tolle Rabatte für Mitarbeiter zu ergattern.

Aber es gibt auch noch andere, ganz grundsätzliche Dinge, über die es sich nachzudenken lohnt:

Gestatten Sie Ihren Mitarbeitern, in einem Fünfsternehotel zu übernachten? Darf Ihr Vertriebsteam nur Economy fliegen? Übernehmen Sie nur die Kosten von Öffis oder sind Ubers und Taxis auch ok?

Wie Sie sich auch entscheiden … all das sind wichtige (spesen-)politische Entscheidungen.

Denken Sie auch daran, dass es je nach Region und Land große Preisunterschiede geben kann. Halten Sie Regeln also flexibel genug, um auf alle Gegebenheiten reagieren zu können.

Speziell für Ausgaben auf Geschäftsreisen gilt: Es ist nicht immer leicht, herauszufinden, wie "normal und notwendig" eine Ausgabe ist.

Ein Grund mehr, eine Ausgabenpolitik zu etablieren, die Mitarbeiter dazu befähigt, selbst angemessene Kostenentscheidungen zu treffen.

8. Schubladendenken erwünscht!

Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben.

Mit dem Festlegen von Ausgabenkategorien machen Sie die Besonderheiten Ihrer Ausgabenpolitik für alle ersichtlich.

Kategorisieren Sie beispielsweise in Reisen, Lebensmittel, Büro- und IT-Bedarf.

Ein Vorschlag zur Ermittlung dieser Kategorien:

Listen Sie jede Ausgabenkategorie auf, die Ihnen einfällt. Legen Sie dann jeweils Ausgabenlimits fest. Beugen Sie auch hier eventuell aufkommender Verwirrung vor und bleiben Sie so konkret wie möglich, indem Sie etwa ganz bestimmte Beträge für alltägliche Ausgaben festlegen.

Sprich: 50 € pro Tag für Essensausgaben oder 20 € für Mittagessen und 30 € für Abendessen.

Für Unternehmensausgaben gibt es keine Einheitssätze! Nutzen Sie diesen Fakt als Vorteil und stimmen Sie Ihre Ausgabenpolitik auf Ihre individuellen Mitarbeiterphilosophie ab. Nehmen Sie sich die Zeit, herauszufinden, welche Politik zu Ihnen und konkreten Kontexten passt.

Ihre Ausgaben sind atypisch und widersetzen sich einer Kategorisierung?

Dann bleiben Sie doch einfach bei nur einem expliziten Betrag für Aufwandsentschädigungen pro Tag (oder gar pro Woche).

Die Methode "pro Tag" hilft ebenso gut dabei, vor einer Geschäftsreise Erwartungen zu formulieren. Hauptsache im Kopf des Mitarbeiters gibt es keine Fragezeichen dazu, mit wie viel Geld er haushalten muss.

9. Das Einmaleins der Methodik

Einer der letzen (dafür aber überaus wichtigen) Schritte ist es, über eine Methodik zu entscheiden, wie Ihr Team Spesen- und Reisekostenabrechnungen einreichen soll bzw. auf welche Weise Ihre Mitarbeiter pünktlich entschädigt werden.

Wollen Sie eine automatisierte Ausgabenmanagementsoftware verwenden? … Oder wollen Sie mit Formularen bzw. Excel-Tabellen arbeiten, die dann an die Buchhaltung weitergeleitet werden?

Legen Sie außerdem fest, wie viele Tage nach einer Ausgabe Mitarbeiter Belege einreichen können. Werden es 30, 45 oder 60 Tage sein?

Als Verfasser der Ausgabenrichtlinien bestimmen Sie.

Außerdem muss Ihre Ausgabenrichtlinie auf folgende Fragen Antworten bereitstellen:

  1. Welche Ausgaben sind erstattungsfähig?
  2. Welche Dokumente müssen zur Rückerstattung von Ausgaben eingereicht werden?
  3. Welche Details dürfen auf einem Kostenbeleg nicht fehlen (Datum, Betrag, Händlername)?

So stellen Sie sicher, dass es zu keinen unnötigen und für alle Beteiligten frustrierenden Verzögerungen kommt und Mitarbeiter ihr Geld pünktlich zurückerhalten.

Vollständige Unterlagen brauchen Sie nicht zuletzt für Ihre Steuererklärung. Nur so kann das Finanzamt nachvollziehen, dass alle entstandenen Ausgaben rechtmäßig sind (und nicht etwa privat).

By the way: Mit einer Komplettlösung für Unternehmensausgaben wie Pleo entfällt dieser Punkt. Spesenbelege werden automatisiert erfasst und Rückerstattungen können sogar ganz vermieden werden. Mehr dazu verraten wir Ihnen jetzt.

10. Eine smarte Komplettlösung, um Ausgaben zu verwalten.

Sie haben das Konzept Ihrer individuellen Ausgabenpolitik fertig entworfen? Gratulation. Jetzt geht es ans konsequente Etablieren und Umsetzen.

Wie das am besten geht?

  1. Geben Sie Managern und Buchhaltern einen Echtzeitüberblick über alle Ausgaben.
  2. Digitalisieren und automatisieren Sie buchhalterische Vorgänge von A bis Z.

Pleo als Komplettlösung zur Ausgabenverwaltung macht genau das. Kleiner Exkurs gefällig?

Pleo …

… gibt Ihren Mitarbeitern smarte Firmenkarten (in virtueller und/oder Plastikkartenform) …

… damit diese innerhalb individueller Ausgabenlimits all das kaufen können, was sie zum Arbeiten benötigen, ohne dabei ins private Portemonnaie greifen zu müssen.

Mit jeder Ausgabe sendet Pleo Sofortbenachrichtigungen, um Mitarbeiter direkt an das Fotografieren (= digitale Erfassen) von Belegen zu erinnern.

Außerdem ...

… berechnet und verwaltet Pleo Kilometer- und Verpflegungspauschalen auf Reisen,

… so dass Admins/Manager Ausgaben in Echtzeit überblicken und Rückerstattungen unkompliziert tätigen können.

Weiteres Plus: Pleo automatisiert und digitalisiert nicht nur den Großteil der Buchhaltung, sondern lässt sich auch nahtlos in bereits bestehende Buchhaltungsprozesse und gängige Buchhaltungsprogramme integrieren.

Bei Unstimmigkeiten können Finanzmanager sofort eingreifen und Ausgaben auf Herz und Nieren überprüfen (und nicht erst zwei Monate später, wenn die Papierbelege eingereicht werden).

Im Laufe eines ganzen Jahres spart Ihr Unternehmen durch eine solche Automatisierung Tausende (bis Zehntausende) an Euros – mal ganz abgesehen von der gesparten Zeit, sowohl auf Seiten desjenigen, der die Ausgabe tätigt, als auch auf Seiten desjenigen, der die Ausgaben prüft und verwaltet.

Mit Pleo ist Ihre Spesenabrechnung nicht länger ein trockenes, lebloses Dokument. Stattdessen wird sie zu einem Anaylsevehikel, das Ausgaben in Echtzeit verfolgt und überblickt. Wenn Sie jede Ausgabe einem bestimmten Kunden zuordnen, erhalten Sie granulare Daten über Ihren ROI, die äußerst relevant sind. So sehen Sie schwarz auf weiß, was funktioniert und was nicht.

Ziemlich cool, oder? 

Eine Umfrage unter unseren über 12.000 Kunden bestätigt:

77% der Pleo-Admins beschäftigen sich weniger als 1 Stunde pro Woche mit Ausgabenverwaltung.

75% der Pleo-Admins sagen, dass Pleo Ihr Unternehmen produktiver macht.

72% der Pleo-Admins haben dank Pleo einen besseren Überblick über Unternehmensausgaben. 

So, das wars ... mit unseren vielen wunderbaren Hinweisen zur Erstellung Ihrer ganz individuellen Ausgabenrichtlinie. Einer, die fair ist. Einer, die gut für das Unternehmen ist. Einer, die Ihnen aufzeigt, wie Sie Ihr Unternehmen noch besser führen können.

Und wer tapfer bis zum Ende dieses langen Beitrags durchgehalten hat, dem verraten wir jetzt, dass wir in den letzten Monaten auch ein Tool zur automatischen Erstellung von Ausgabenrichtlinien entwickelt haben: Probieren Sie es hier aus!

E-Book zur smarten Ausgabenverwaltung
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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