Aller au contenu

Uniquement jusqu’au 31 janvier : souscrivez à un contrat annuel pour obtenir du cashback pour toute l’année 2023. En savoir plus

Le Blog Pleo

Plus d'infos sur pleo.io

Demandez une démo
trust-pleo

Future of Work

Comment ces entreprises ont renforcé la confiance au sein des équipes grâce à une meilleure gestion des dépenses

Améliorer la façon dont votre entreprise gère ses dépenses ne permet pas seulement à votre équipe comptabilité et finance de gagner du temps. Cela a aussi un impact positif considérable sur le maintien des effectifs et la confiance au travail.

Le traitement manuel des dépenses est un processus coûteux qui fait peser la responsabilité financière sur vos collaborateurs. Elle doit parfois avancer des frais, patienter des semaines, voire des mois avant de récupérer ce qui lui est dû. Si vos employés doivent régulièrement attendre des remboursements (que ce soit pour 3 € ou 300 €), le stress et la frustration peuvent rapidement s’accumuler, ce qui a un impact direct sur la productivité.

Se produit alors l’inévitable : vos équipes sentent que la direction ne leur fait pas confiance pour dépenser correctement, dans le respect des règles mises en place, l'argent de l'entreprise. Les collaborateurs ne se sont pas valorisés, avec un effet presque immédiat sur leur travail.

Comment répondre à ce défi ? Comment s'assurer que les équipes financières aient le bon niveau de contrôle tout en apportant autonomie, flexibilité et confiance aux collaborateurs ? En adoptant un outil de gestion des dépenses qui permet aux employés de régler ce dont elles ont besoin pour faire leur travail, sans devoir puiser dans leur propre portefeuille ou courir inlassablement après l’approbation d'un remboursement. Ce même outil de gestion des dépenses apporte la transparence, la visibilité et la bonne granularité d'analyse recherchées par la direction financière.

La confiance est synonyme de fidélisation 

La réussite d’une entreprise ne se mesure pas au sang, à la sueur ou aux larmes de ses équipes, mais bien à la confiance.

Et la science le confirme. Une étude menée par le magazine Harvard Business Review a révélé que les employés qui travaillent dans un environnement où la confiance est élevée font état de 106 % de dynamisme en plus sur leur lieu de travail, d’une productivité 50 % supérieure et d’une réduction du stress de 74 % par rapport aux entreprises où la confiance est faible.

Une bonne nouvelle, non ? Et ce n’est pas tout ! Faire confiance à son équipe ne porte pas seulement ses fruits pour développer la prise d’initiative. Des études ont montré que lorsque les employés sentent que leur manager leur fait confiance, la probabilité qu’ils restent à leur poste sont 110 % plus élevées.

N’oublions pas qu’en plus d’être très précieux, le maintien des effectifs est un investissement plus rentable pour les entreprises que le recrutement externe.

Comment Pleo favorise une culture de la confiance ?

Parmi les 20 000 entreprises qui utilisent Pleo, nous avons reçu de nombreux témoignages sur l’impact de notre outil de gestion des dépenses sur les équipes. Responsabilisation des employés, plus de rigueur sur la gestion des notes de frais et des dépenses et amélioration de la culture d’entreprise en sont quelques exemples. 

Cet impact positif est également appuyé par Steve Parks, P.-D.G. de Convivio. La mission de Convivio : aider les organismes publics à transformer leur offre numérique. Pleo a joué un rôle déterminant pour donner à l’équipe de Convivio les moyens de se sentir valorisée. C’est pour cela que l’entreprise mentionne l’attribution d’une carte affaires Pleo dans ses offres d’emploi.

« Pleo traduit la manière dont nous voulions que notre entreprise fonctionne », déclare Steve Parks.

« Nous utilisons les cartes pour renforcer la plupart de nos valeurs culturelles relatives à l’argent. Nous n’avons donc pas fixé de limites de dépense sur nos cartes. Même si [le système] nous le permet, nous avons choisi de ne pas le faire. »

« Tout le monde a un rôle d’administrateur, ce qui veut dire que chaque personne peut consulter l’ensemble des transactions en cours. Cela nous permet de nous assurer que le processus est éthique et transparent. C’est très positif. »

Trouver un équilibre entre confiance et contrôle

Qu’est-ce qui prouve plus à une équipe qu’on lui fait confiance que de lui remettre sa propre carte corporate Pleo pour son premier jour de travail ? 

C’est ce qu’a fait Percent, une start-up de la tech basée au Royaume-Uni, lorsqu’elle a lancé son programme de stages. Evie Ridyard, qui a géré le déploiement de Pleo dans l’entreprise, nous a récemment expliqué comment une nouvelle manière de dépenser a donné plus d'autonomie à son équipe tout en permettant à Percent de garder la main sur ses finances.

« Pleo a véritablement contribué à la transparence des dépenses au sein de l’équipe. Notre équipe est dotée d’une excellente faculté d’agir et d’un grand sens des responsabilités, ce qui permet à chacun de faire son travail de manière efficace, sans aucun contrôle de la part de la direction », explique Evie Ridyard. « Il était crucial de laisser une certaine liberté à notre équipe et de lui faire confiance tout en ayant la possibilité de garder une visibilité et une compréhension globales de ses dépenses. »

Nous savons que le contrôle et la visibilité comptent autant que la confiance. C’est pourquoi les administrateurs peuvent fixer des limites de dépense individuelles pour chaque carte. Ils reçoivent même une notification en temps réel dès qu’une carte a été utilisée.

En fixant des lignes directrices claires dont des limites de dépense, vous permettez à votre équipe de prendre des décisions concernant leurs dépenses en toute confiance. Et vous n’aurez pas la sensation de devoir passer derrière vos collègues pour approuver chaque achat.

Ludvig Olsson, P.-D.G. de Trickle, peut aussi en témoigner.

« Emprunter la carte de crédit de l’entreprise, c’est un peu comme demander de l’argent à ses parents pour aller au cinéma quand on avait 12 ans. »

Tout le monde y gagne

Une meilleure gestion des dépenses limite le stress de la grande majorité des collaborateurs.

Pour votre équipe comptabilité et finance, plus besoin de courir après les reçus à la dernière minute. Pour vos comptables, plus besoin de paniquer à la fin du mois pour s’assurer que les comptes se recoupent bien. Pour vos employés, finies l’avance de frais et la sensation qu’on ne leur fait pas confiance. 

Vous aimerez sûrement…

Ne ratez plus aucun article

Abonnez-vous dès aujourd'hui pour recevoir les actualités Pleo et nos newsletters.