Manuelle udgiftsbilag kan virke som den billigste måde at gå til det på i små virksomheder, hvis budgettet ikke rækker til omfattende automatiske systemer, men faktisk kan det tværtimod koste dyrt på virksomhedens produktivitet og i svindelsager.
IFor virksomheder med op til 100 medarbejdere kan det faktisk koste helt op til 300.000 kroner per år, samtidigt med virksomhederne yderligere rapporterer tab på omkring 5 % af den årlige omsætning i svindelsager.
Hvordan erstatter man bedst et ineffektivt system med noget mere effektivt, som medarbejderne ovenikøbet vil elske dig for at indføre?
I denne artikel vil vi guide dig gennem nogle af de mest centrale overvejelser, du skal gøre dig, når du skal finde den perfekte løsning til virksomhedens udgifter. Uanset virksomhedens størrelse.
Manuelle udfordringer
Før vi kaster os ud i det, så lad os lige tage et kig på nogle af de største udfordringer ved manuelle udgiftsrapporter.
Dyrefejlmarginer
Den gennemsnitlige omkostning på en enkelt udgiftsrapport er omkring 175 kr .
Det kunne være værre.
Men det slutter ikke der. Ifølge ny forskning indeholder omkring hver femte (19 %) af alle udgiftsrapporter fejl eller manglende information, som koster yderligere 435 kr. (eller 18 minutter) at rette.
Det kræver ikke mange mellemregninger at gennemskue, at omkostningen af forudsigelige, manuelle fejl, selv for en lille virksomhed, kan blive svimlende høj.
Og så bliver det pludselig en dyr kop morgenkaffe i lufthavnen.
Skyhøje administrationsomkostninger
Indsamling af kvitteringer og indtastning i Excel-ark er en massiv administrativ opgave. Særligt hvis udgifter og bilag skal rejse mellem afdelinger, kontorer, landsdele eller på tværs af landegrænser.
Den pris, du betaler, for at holde trit med papirarbejdet og sikre, at udlæggene er legitime (og at medarbejderne får deres penge tilbage inden for en rimelig tidsramme) kan hurtigt koste endnu mere end afkastet på den investering, det hele udsprang af.
Lav medarbejdertilfredshed
Medarbejdertilfredshed er en af de helt store udfordringer med det manuelle rapporteringssystem.
De fleste medarbejdere betaler deres rejseudgifter på deres eget kort. Ved større udlæg kan selv en uges ventetid på tilbagebetalingen sætte medarbejderen dårligt økonomisk.
Hvis din nuværende løsning sætter medarbejderen i en sådan situation, vil det før eller siden kunne mærkes på medarbejdertilfredsheden.
På sigt risikerer du, at produktiviteten, tilliden og velviljen tager et dyk. Ingen har lyst til at arbejde for en virksomhed, der sætter dem i økonomisk knibe. På den lange bane kan medarbejderne udvikle modvilje mod i det hele taget at lave private udlæg, og det kan sætte nogle begrænsninger på virksomhedens muligheder og vækst.
Hvis der så ovenikøbet opstår uenigheder, der forlænger processen yderligere, forstærker det kun frustrationen. Og får en leder oplevelsen af, at deres medarbejdere udnytter systemet, uanset om de gør det eller ej, så kan konflikter og dårlig stemning hurtigt optrappes.
Konflikter og udfordrende relationer på arbejdspladsen punkterer produktiviteten, og ifølge nye undersøgelser forårsager det et fald i produktiviteten på hele 12 %.
Uanset hvordan vi vender og drejer det, så kan konsekvensen af manuelle udgiftsrapporter være fatal.
Det er næppe nogen overraskelse: er der overskud i teamet, bliver der overskud på bundlinjen.
Manglende overblik
En anden udfordring ved de manuelle processer er, at de gør det svært at holde et overblik over virksomhedens reelle beholdning.
Som oftest vil regnskabsafdelingen hele tiden være et skridt bagud, fordi de må afvente udgiftsrapporter fra medarbejderne, før de kan indhente data på, hvordan virksomheden forvalter sine penge. Det kan give de fleste økonomimedarbejdere grå hår. Det kan nemlig give komplet vildledende data i den daglige monitorering af virksomhedens dækningsdirag og ROI.
Hvis vi så lægger fejlene fra medarbejdernes udgiftsrapporter oven i, så bliver tallene først rigtig mudrede og komplekse af tyde.
Ting du skal overveje, når du vælger en løsning
Når du beslutter dig for, hvilken løsning du vil bruge til virksomhedens udgifter, er det afgørende, at du husker at se det fra medarbejdernes perspektiv. Lige fra medarbejderne, som svinger kortet, til dem, der står til regnskab for det senere. Det er helt essentielt, at du tænker ind, hvor nemt (eller svært) det er at gå til.
Vælger du noget noget svært, og folk vil ganske enkelt undlade at bruge det.
Vælger du derimod noget, der passer til deres behov, så du har taget dit første skridt mod mærkbare besparelser for din virksomhed.
Her kommer en gennemgang af de vigtigste spørgsmål, du skal stille dig selv:
Hvor stor er din virksomhed?
The first thing you’ll need to consider when deciding on an expenses system is the size of your business. As a small business, manual expenses data handling may seem like the most straightforward option.
Det første du skal overveje, når du skal vælge en løsning til virksomhedens udgifter, er størrelsen på din virksomhed.
For en lille virksomhed kan manuelle udgiftsrapporter virke som den nemmeste måde at gå til det på. Men som lille virksomhed skal du også overveje faktorer som, hvor ofte du tilbagebetaler udlæg, og hvor mange af dine medarbejdere, der rejser.
For en lille virksomhed med begrænsede ressourcer kan det faktisk være ekstra vigtigt at vælge en vandtæt løsning.
Udstyr dit team med en automatisk løsning, og du vil få frigjort hundredvis af timer til at løse opgaver, der rent faktisk rykker din virksomhed.
Hvilken teknologi egner sig til din virksomhed?
Du skal også overveje, hvilken teknologi der egner sig bedst til din virksomhed. Og her mener vi ikke bare, hvad der passer bedst til dit IT-system, men hvad der passer bedst med dine medarbejderes mentalitet.
Hvad ville de trives bedst med? En on-the-go-løsning, der har sin data liggende i skyen, dækker som regel de fleste medarbejderes behov.
Et kort eller en app vil hjælpe din regnskabsafdeling med at få et overblik over økonomien i realtid. Det er særligt fordelagtigt for store virksomheder med stor rejseaktivitet, men det kan også være brugbart for mindre virksomheder, der har brug for at være på forkant med et overblik over de daglige udgifter.
For virksomheder med unge, rejsende medarbejdere vil en online eller app-baseret løsning ikke bare være ideel. Det vil være den løsning, de forventer at få tilbudt.
Vores smartphone har fået en central plads i vores digitaliserede tidsalder, og det vil efterhånden være de allerfærreste medarbejdere, der sætter pris på at bruge tid og energi på at indsamle fysiske papirer som dokumentation for noget, de kunne have swipet sig til med højre tommelfinger. Ikke mindst, når det drejer sig om at få penge tilbage for et udlæg, de har lavet for at passe deres job.
Hvad er dit budget?
Budgettet spiller en stor rolle i udvælgelsesprocessen, når du skal finde den rigtige løsning til virksomhedens udgifter.
Hvis du tænker, at der ikke er plads i budgettet til et system med forudbetalte firmakort, så overvej de omkostninger, det vil have på den lange bane at køre videre med et ineffektivt system.
I en rapport gennemført blandt selskaber og mindre virksomheder lister 37 % af de adspurgte manuelle udgiftsrapporter som den primære udfordring ved et analogt system. Med tanke herpå kan det faktisk koste dig mere på den lange bane, hvis du overlader dine udgifter til ineffektive og upræcise systemer, end hvis du investerer i et nyt vandtæt system. Ikke mindst i takt med at virksomheden vil vokse sig større.
Har du flere kontorer?
Er dine medarbejdere spredt over hele landet – og måske ovenikøbet udlandet? For medarbejdere, der ikke har base på hovedkontoret, bliver et papirkvitteringsbaseret system en næsten umulig administrativ opgave.
Hvis regnskabsafdelingen skal holde styr på medarbejderne fra forskellige kontorer, kan en automatisering af dine udgiftsrapporter være den eneste holdbare løsning.
Kontorer i forskellige lande rejser hver deres unikke udfordringer.
Det kan for eksempel være, at din virksomhed har brug for at tilbagebetale penge i forskellige valutaer.
En forudbetalt service giver dig mulighed for at sætte penge af i forskellige valutaer og dermed undgå at skulle veksle ved hver tilbagebetaling. Den slags forudseende services ville også kunne give et overblik over din økonomi og beregne, hvor mange penge der typisk skal sættes af i den givne valuta over en bestemt tidsperiode.
Hvordan ser den ideelle løsning så ud?
Den bedste løsning for din virksomhed er den, der passer bedst til dine behov på hvert af ovenstående punkter. Med udgangspunkt i dine medarbejdere.
Den nemme løsning vil altid være den, der vinder hos dine medarbejdere. Når du beder dem udfylde momsbeløb, begrundelser for indkøb og specifikke beløb fra hver enkelt kvittering, lægger du beslag på deres kostbare tid.
En automatisk løsning giver dig de bedste betingelser for et handlekraftigt personale og en simpel samt effektiv proces, der gør alle glade.
Er automatisering af dine udgiftsrapporter den rigtige løsning?
En god løsning til dine udgifter giver dine medarbejdere mulighed for at træffe beslutninger, der er i virksomhedens bedste interesse. Samtidig får den medarbejderne til at føle sig værdsatte, respekterede og godt klædt på til at udføre deres arbejde.
Med en automatisk løsning til virksomhedens udgifter bliver den gode løsning ikke bare mulig, men også til at betale.
Med et automatisk system kan din virksomhed bedre forudsige, hvor mange penge der bliver brugt. Ved at udstyre dit team med betalingskort kan du:
-> Give dine medarbejdere penge på lommen og samtidig have fuld kontrol over deres forbrugsgrænser . De slipper for private udlæg, og du ved præcis, hvad du har autoriseret.
-> Få tusindvis af timer retur , som ellers var gået til at håndtere individuelle udlæg manuelt.
-> Se hvordan din virksomheds penge bliver brug t i realtid, og samtidig helt gnidningsfrit integrere med dit økonomisystem.
Det er blevet tid til at overveje: selvom et manuelt udgiftssystem umiddelbart kan virke som den letteste og billigste måde at håndtere dine udgifter på, er det så det rigtige for din virksomhed?
Udlægget til et automatisk system er det sværeste skridt at tage. Men hvis du finder et system, der fungerer for din virksomhed, kan du holde styr på dine udgifter, spare din virksomhed tusindvis af kroner hvert år og gøre dine medarbejdere glade og tilfredse.
