Spring videre til indhold

Er du Pleo partner? Så deltag i vores webinar [Overhold den nye bogføringslov med hjælp fra Pleo]

Looking for pleo.io?

Book en demo
The word 'travel' through airplane windows

Rejser og udgifter

Derfor er det på tide at forny din virksomheds rejsepolitik

Tilbage i 2020 offentliggjorde vi vores årsrapport The State of Spending: How business reacted to Covid, hvor vi så på, hvordan vores europæiske kunder tilpassede sig de nye udfordringer midt i den globale pandemi. 

En iøjnefaldende (men forudsigelig) statistik fra denne rapport var ændringen i kategorien for rejseudgifter. Forbruget i denne kategori faldt nemlig med hele 76 procent og rykkede derfor relativt langt ned på listen over de ti mest populære forbrugskategorier.

Heldigvis ser det ud til at være et overstået kapitel!

Vores seneste kundeundersøgelser viser, at forretningsrejser har genvundet sin plads i toppen på tværs af kundesegmenter og brancher. Nu står kategorien for rejseudgifter i gennemsnit for mellem 20 og 30 procent af det samlede forbrug.

Det fik os til at reflektere over, hvordan fremtiden for arbejde og forretningsrejser kommer til at se ud de næste par år.

Lad os se nærmere på de vigtigste drivkræfter bag udviklingen indenfor ​​forretningsrejser, og ikke mindst hvad din virksomhed kan gøre for at sikre, at de rejsende er glade, og regnskabsafdelingen slipper for de værste hovedpiner.

Hvordan kommer du bedst i gang?

Svaret er enkelt: med en ny og forbedret udgiftspolitik for forretningsrejser. 

Hvad er en rejsepolitik, og hvorfor har dit team brug for den?

Kort fortalt er en rejsepolitik virksomhedens retningslinjer for, hvor meget medarbejdere må bruge på forretningsrejser. 

Vær opmærksom på udgifter og prioriteter

Din virksomheds prioriteter og dine medarbejders prioriteter er ikke altid de samme. Virksomheder har ofte omkostninger, compliance og sikkerhed øverst på deres liste, mens medarbejderne prioriterer komfort og det, der er mest belejligt for dem. 

Det kan være en stor fordel for begge parter at have et beløb, der kan fungere som benchmark for alle, når de for eksempel skal bestille et hotel eller en togbillet.

Sørg for, at alle er på samme side

At udarbejde en rejsepolitik til din virksomhed er et stort skridt i den rigtige retning. En rejsepolitik etablerer nemlig spilleregler for alle og giver gennemsigtighed for alt fra den administrerende direktør og til den menige mand i marken. En retfærdig rejsepolitik har som oftest den effekt, at folk sjældent føler sig fristet til at bruge mere end det, retningslinjerne i politikken angiver. 

Hvis der alligevel skulle opstå svig, lægger en rejsepolitik ikke bare grundreglerne for, hvad medarbejderne må bruge penge på, den holder også dine folk ansvarlige, hvis de går imod disse regler.

Planlæg for fremtiden

Når alle er opdateret på, hvad det er tilladt at bruge penge på i løbet af en forretningsrejse, er det meget nemmere for din regnskabsafdeling at forudsige budgetter. 

Ved at gennemgå udgifterne relateret til forretningsrejser kan du desuden få indsigt i, hvordan din rejsepolitik stemmer overens med virkeligheden. Og måske du endda kan spare penge ved at forny din udgiftspolitik på baggrund af det reelle forbrug. 

Husk at opdatere din virksomheds rejsepolitik

Det er afgørende, at du opdaterer din virksomheds rejsepolitik løbende. Der kommer hele tiden ​​nye rejseformer til (såsom SpaceX), og tjenester som Uber og Airbnb har været med til at ændre den måde, vi rejser på – selv før COVID-19. 

Hvis du ikke tager højde for de seneste ændringer i rejselandskabet, vil din udgiftspolitik sandsynligvis være utilstrækkelig for dine medarbejdere. Uden ordentlig vejledning vil deres rejseoplevelse være uklar og mere stressende, hvilket kan øge sandsynligheden for, at de ikke overholder retningslinjerne for rejseudgifter. 

At holde trit med en decentral arbejdsstyrke

I løbet af de sidste par år er der sket store ændringer i den måde, vi arbejder på. Især når det kommer til opfattelsen af ​​fjern- og hybridarbejde – noget som mange virksomheder og medarbejdere er begyndt at få øjnene op for.

En spørgeskemaundersøgelse fra FlexJobs fastslår, at 58 % af de adspurgte ønsker at arbejde hjemmefra på fuld tid, og 39 % af de adspurgte ønsker et hybridt arbejdsmiljø.

Hvilke ændringer skal du have in mente, når du udarbejder din virksomheds nye rejsepolitik?

En mere decentral arbejdsstyrke vil resultere i flere forretningsrejser på grund af ønsket om og behovet for interaktioner ansigt-til-ansigt.

Ifølge Danmarks Statistik blev antallet af danskere, der arbejdede hjemmefra fordoblet i 2020. Nu er det blevet “den nye normal”, at mange arbejder hjemmefra eller har et såkaldt hybridarbejde, hvor de skiftevis er derhjemme og på arbejdspladsen. 

En analyse fra Dansk Industri viser, at 200.000 danskere i september 2021 arbejde hjemmefra. Analysen påpeger, at fordelene ved mere hjemmearbejde er, at medarbejderne får øget fleksibilitet, mindre transporttid og dermed mere fritid samt mindre stress. Hybridarbejdet kan endvidere medføre højere produktivitet og færre sygedage. 

Sandheden er, at ønsket om og behovet for hybridarbejde afhænger af jobbet, branchen og den enkelte person. Vi er alle mennesker og har en form for socialt behov, og det at kunne mødes ansigt-til-ansigt er en afgørende faktor for at kunne skabe et succesfuldt team.

Disse fysiske møder kan finde sted ved arrangementer såsom en drink efter arbejde, retreats – eller Team Camps.

Men uanset om der er tale om komplet fjernarbejde eller hybridarbejde, har medarbejdere brug for klare retningslinjer for, hvilke udgifter virksomheden dækker, når de skal rejse for fysisk at møde deres kollegaer og/eller kunder.

Slørede linjer mellem arbejde og fritid

For mange af os eksisterer den traditionelle ni-til-fem-arbejdsdag ikke på samme måde, som den gjorde engang. Nu har vi vores smartphones lige ved hånden og dermed også Slack, Gmail og alle de andre arbejdsrelaterede apps let tilgængelige. Af samme årsag bliver flere og flere virksomheder også mere fleksible, når det kommer til at lave arbejdsplaner.

Vi ser en lignende udvikling, når det kommer til forretningsrejser.

Mange forretningsrejsende prøver at få lidt fritid, når de er afsted, f.eks. ved at forlænge deres ophold med et par dage for at opleve og nyde det sted, de er.

Og det er en populær tendens. 

Ifølge Global Business Travel Association vil mere end hver tredje forretningsrejsende på verdensplan tilføje et fritidselement til mindst én af deres rejser i år. Og med flere opsparede feriedage og lavere rejseomkostninger er det jo forståeligt nok. 

Som virksomhed er det vigtigt at gøre disse såkaldte “bleisure”-rejser (en kombination af business og leisure) nemmere for de ansatte. Ikke kun fordi det kan bidrage til større arbejdsglæde, men fordi det også har vist sig at gøre medarbejderne mere produktive

Ved at tilføje retningslinjer i virksomhedens rejsepolitik for, hvordan medarbejderne kan forlænge eksempelvis hotelophold, viser du, at din virksomhed går op i de ansattes fleksibilitet. Det gør det også nemmere for dem at planlægge (og budgettere) i overensstemmelse med virksomhedens udgiftspolitik for forretningsrejser.

Lad os hjælpe dig med at lave din nye rejsepolitik 

Nu hvor du ved, hvor vigtigt det er at have en god rejsepolitik, er du sikkert ivrig efter at revurdere din eksisterende rejsepolitik eller slet og ret lave en ny fra bunden.

Klik på linket nedenfor for at komme i gang med at lave retningslinjerne for din virksomheds rejseudgifter på bare få minutter.

Med en fornuftig rejsepolitik kan du sikre dig, at udgifterne til forretningsrejser ikke kører af sporet, og at alle er glade!

Hand pushing last block into an almost complete structure.

Du vil måske også synes om ...

Gå ikke glip af en artikel

Tilmeld dig i dag, så du kan modtage spændende opdateringer og de seneste nyheder fra Pleo.