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Ausgabenverwaltung

Warum Sie 2022 Ihre Reisekostenrichtlinie neu erstellen sollten

Erinnern Sie sich noch an unseren 2020 veröffentlichten Jahresbericht „The State of Spending: How business reacted to Covid“? Dieser legte dar, wie Pleo-Kund:innen europaweit auf die pandemiebedingten Herausforderungen reagierten. Eine eklatante, wenn auch vorhersehbare Statistik aus diesem Bericht war jene zu den Reisekosten: Ausgaben auf Reisen gingen mit Beginn der Pandemie um 76 Prozent zurück. 

Und 2022? Nun, wir freuen uns verkünden zu dürfen, dass es wieder bergauf geht.

Aus unserer jüngsten Umfrage geht hervor, dass Reisekosten über alle Branchen hinweg ihren Platz an der Spitze der Unternehmensausgaben zurückerobert haben und durchschnittlich 20 bis 30 Prozent der Gesamtausgaben ausmachen.

Was also hat sich geändert und was ist gleich geblieben? Was wird nach zwei Jahren Pandemie bleiben, wenn es um unseren Umgang mit Dienstreisen geht? 

Im Folgenden werfen wir einen detaillierten Blick auf die wichtigsten Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen und darauf, was Ihr Unternehmen 2022 tun kann, um reisende Mitarbeiter:innen und ihre Buchhaltung gleichermaßen glücklich zu machen. 

Wo anfangen? Wir finden, eine wasserdichte Reisekostenrichtlinie zu erstellen, ist genau der richtige Anfang.

Was ist eine Reisekostenrichtlinie? Und was sind die Vorteile einer Reisekostenrichtlinie?

Einfach ausgedrückt, handelt es sich bei einer Reisekostenrichtlinie um Unternehmensrichtlinien, in denen festgelegt ist, wie Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen buchen und unterwegs Geld ausgeben dürfen. 

Das Erstellen einer Reisekostenrichtlinie bringt folgende Vorteile mit sich …

Verbesserte Ausgabenkontrolle

Unternehmerische Prioritäten sind nicht immer deckungsgleich mit den Prioritäten von Mitarbeiter:innen. Für das Unternehmen stehen Kosten, Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit vielleicht ganz oben auf der Liste, während die Belegschaft vor allem komfortabel reisen möchte.

Ein festgesetzter Maximalbetrag kann so beispielsweise für Mitarbeiter:innen ein nützlicher Anhaltspunkt beim Buchen von Hotels oder Zugtickets sein.

Konsens schaffen

Eine unternehmensweite Reisekostenrichtlinie, die von allen akzeptiert wird, ist ein wichtiger Schritt, um gleiche Regeln für alle und Transparenz vom CEO abwärts zu schaffen. Mit einer fairen Reisekostenrichtlinie ist die Versuchung letztendlich geringer, Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu tätigen. 

Kommt es trotz einer vorhandenen Richtlinie im Unternehmen zu Betrugsfällen, bedeutet die Existenz der Reisekostenrichtlinie, dass Mitarbeiter:innen für ihre Ausgaben einfacher zur Rechenschaft gezogen werden können.

Zukünftige Budgets optimieren

Wenn jeder weiß, wie viel er für Geschäftsreisen ausgeben kann, ist es für Ihr Finanzteam viel einfacher, Budgets zu prognostizieren. Eine Überprüfung, wie viel die Mitarbeiter tatsächlich für Geschäftsreisen ausgeben, kann Aufschluss darüber geben, wo Sie Ihre Reiserichtlinien anpassen und Geld sparen können.

Bonus-Tipp: Halten Sie Ihre Reisekostenrichtlinie aktuell

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Reisekostenrichtlinie fortlaufend aktuell halten. Die Einführung neuer Reisemethoden (… wie SpaceX ;)) und Dienstleistungen wie Uber oder Airbnb verändern auch immer wieder die Art und Weise, wie wir geschäftlich reisen. 

Berücksichtigen Sie solche Trendverschiebungen nicht, wirkt Ihre Richtlinie schnell unvollständig oder veraltet und wird schlimmstenfalls weniger ernst genommen. Ohne klare Vorgaben wird das Buchen und Abrechnen von Dienstreisen schnell chaotisch und zeitraubender als es sein muss.

Welche Trends sollten Sie bei der Ausarbeitung Ihrer neuen Reisekostenrichtlinie berücksichtigen?

Schritthalten mit einer dezentralisierten Belegschaft

Arbeitsplätze haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Vor allem, was den Bedarf an Remote- und Hybridarbeitsplätzen betrifft.

Tatsächlich ist die Wahl des Arbeitsumfelds für Arbeitssuchende von entscheidender Bedeutung: 58 Prozent wünschen sich auch in Vollzeit remote arbeiten zu können. 39 Prozent wünschen sich ein hybrides Arbeitsplatzmodell (Quelle: FlexJobs’ 10th Annual Survey). 

Der Aufstieg der digitalen Nomaden kommt nicht von ungefähr. Manche Länder haben längst spezielle Visa eingeführt, um diese Gemeinschaft weiter anzuziehen und einen Umzug für sie noch attraktiver zu machen.

Aber Achtung: Zoom-Müdigkeit ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor. Eine dezentralisierte Belegschaft bedeutet mehr Geschäftsreisen, um dem Wunsch und der Notwendigkeit persönlicher Treffen und Gesprächen nachzukommen.

Die Realität ist, dass wir alle (nur) Menschen sind und ein Schlüsselelement für Erfolg und Partnerschaft die persönliche Begegnung ist. Betriebsausflüge, Team Events – oder Team Camps – sind uns allen ein Bedürfnis. 

Wo fängt Freizeit an, wo endet Arbeit?

Mit Smartphones, die mit Slack und Gmail ausgestattet sind, immer griffbereit, und vielen Unternehmen, die ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten, gibt es für viele von uns keinen traditionellen Acht-Stunden-Arbeitstag mehr.

Und das wirkt sich auch auf Dienstreisen aus.

Immer mehr Geschäftsreisende entscheiden sich dafür, mehr aus Ihrer Dienstreise zu machen, und verlängern ihren Aufenthalt um ein paar Tage, um ihr Reiseziel auch außerhalb des Büros oder des Konferenzraums erleben zu können.

Nach Angaben der Global Business Travel Association wird weltweit mehr als jede:r dritte Reisende in diesem Jahr mindestens eine Geschäftsreise um eine Freizeitkomponente ergänzen. Angesichts der Tatsache, dass weniger Urlaubstage in Anspruch genommen werden müssen und die Reisekosten sinken, ist leicht zu verstehen, warum. 

Wir denken, dass es für Unternehmen wichtig ist, Mitarbeiter:innen diese sogenannten Bleisure-Reisen zu ermöglichen, nicht nur, weil sie zu einer höheren Arbeitszufriedenheit beitragen, sondern auch, weil sie die Produktivität der Mitarbeiter:innen nachweislich steigern. 

Hinweise zur Verlängerung von Hotelaufenthalten in Ihren Reisekostenrichtlinien machen deutlich, dass Ihr Unternehmen Wert auf die Flexibilität der Mitarbeiter:innen legt, und erleichtert allen Beteiligten die entsprechende Planung (und Budgetierung).

Nutzen Sie unseren Online-Baukasten für Ihre neue Reisekostenrichtlinie

Wir sind uns mittlerweile einig darüber, wie wichtig das Erstellen eine Reisekostenrichtlinie ist, oder? Falls Sie sofort mit der Erstellung loslegen wollen, können wir das jedenfalls gut verstehen. Und: Wir haben da mal etwas vorbereitet …

… nämlich eine Vorlage zum Erstellen von Reisekostenrichtlinien.

Folgen Sie dem unten stehenden Link und wir versprechen Ihnen, in nur wenigen Minuten haben Sie eine Reisekostenrichtlinie erstellt, die alle Mitarbeiter:innen mit ins Boot holt.

Erstellen Sie Ihre Ausgabenrichtlinie
Illustration eines Flugzeuges

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