Guide til projektregnskab: Sådan holder du styr på udgifterne per team

For mange økonomiansvarlige og projektledere er projektregnskab lig med manuelle Excel-ark, manglende kvitteringer samt uforudsigelige budgetoverskridelser, der først opdages, når det er for sent.

Men hvad nu hvis du kan fange de data i det øjeblik, pengene bliver brugt?

I denne guide dykker vi ned i, hvordan Pleo Tags forvandler jeres projektstyring fra en reaktiv gætteleg til en proaktiv strategisk fordel. Ved at flytte konteringen helt ud til medarbejderen sikrer I ikke blot en knivskarp resultatopgørelse (P&L), I giver også jeres projektledere de værktøjer, de skal bruge for at holde budgetterne på sporet i realtid.

Kort sagt: Projektregnskab handler om at få fuldt overblik over udgifter per projekt, team eller kunde i realtid. Ved at automatisere konteringen og koble udgifter direkte til projekter kan I undgå manuelle fejl, opdage budgetafvigelser, før de bliver problematiske og træffe bedre beslutninger løbende.

Artiklens fire vigtigste pointer:

• Realtidsdata erstatter manuelle processer: Med Pleo Tags bliver udgifter registreret og konteret i købsøjeblikket, så du slipper for Excel-ark og forsinket overblik.
• Projektledere får direkte økonomisk indsigt: Når udgifter kobles til projekter med det samme, kan ansvarlige følge budgetter løbende og reagere hurtigt på afvigelser.
• Automatisering skaber bedre kontrol og færre fejl: Ved at gøre tagging obligatorisk og opsætte godkendelsesflows sikrer I korrekte data og en mere effektiv bogføring.
• Fra bagudskuende til proaktiv styring: Med løbende analyse og realtidsindsigt kan I identificere problemer tidligt og optimere projektets lønsomhed, før det påvirker bundlinjen.

Læs også: Derfor er Pleo den ultimative løsning til håndtering af udgifter.

Hvad er Pleo Tags?

Pleo Tags er et værktøj, der gør flade udgiftslister til en detaljeret, flerdimensionel indsigt. I modsætning til traditionelle kategorier, der fortæller dig, hvad du har købt, fortæller Tags dig, hvorfor og hvem der har foretaget købet.

Derfor skal du betragte Pleo Tags som dine finansielle dimensioner. Du kan nemlig oprette separate tags for specifikke:

• Kundecases

• Interne projekter

• Marketingkampagner
  
  
• Afdelinger

Med Pleo Tags kan du også importere og integrere dine eksisterende projektkoder direkte fra dine regnskabsprogrammer som Visma e-conomic eller Dinero.

Noget af det smarteste ved Pleo Tags er, at dine medarbejdere straks får en opfordrende notifikation om at tagge en udgift, så snart købet er foretaget med deres Pleo-kort. 

På den måde bliver udgiften kategoriseret korrekt i realtid, hvilket også holder bogføringen opdateret.

For økonomiafdelingen betyder det farvel til manuelle gættelege og Excel-ark, og goddag til en resultatopgørelse, der altid er opdateret (P&L), hvor hver eneste krone er placeret præcis, hvor den hører hjemme.

Læs mere: Vejledning til den nye bogføringslov.

Sådan opsætter du Tags til projektstyring: Trin-for-trin

Når det kommer til projektstyring, kan Pleo Tags være en stor hjælp til at holde struktur og orden på diverse projektudgifter. Desuden automatiserer Pleo Tags de ellers tunge manuelle processer, der kan være ved traditionel projektstyring.

En egenskab, der både spare økonomiafdelingen tid, og som gør bogføringen mere overskuelig. Her er, hvordan du kommer i gang:

Trin 1: Opret en Tag-gruppe

• Gå til Indstillinger i web-appen
• Klik på Regnskab
• Vælg Tags
• Klik på Opret tag-gruppe i øverste højre hjørne
• Giv tag-gruppen et navn f.eks. "Afdelinger"
• Klik derefter på Opret tag-gruppe
  
  

Trin 2: Import af projektkoder og dimensioner

• Inde i tag-gruppen skal du klikke på Importer i øverste højre hjørne
• Vælg "Afdelinger, omkostningstyper og projekter"
• Vælg de dimensioner fra drop-down menuen, du vil importere og klik på "Importer"
  
  

Trin 3: Gør Tags obligatoriske

Da en udgift ikke kan færdigbehandles, før medarbejderen har tildelt den et projekt eller en kunde, skal du gøre følgende for at sikre en nøjagtig P&L:

• Gå til Indstillinger for den specifikke Tag-gruppe.
• Aktivér funktionen, der gør Tags obligatoriske for alle transaktioner.
  
  

Trin 4: Opsæt Tag-gennemgang (Review)

Hvis du gerne vil give specifikke godkendere (fx projektledere) mulighed for at godkende udgifter knyttet til et bestemt Tag, skal du:

• Gå til Indstillinger
• Gå til Gennemgang
• Klik på Baseret på tags
• Vælg den tag-gruppe, du ønsker at føje til gennemgang
• Vælg en godkender, som tagget skal tildeles
• Klik på Tildel

Dette giver godkenderen kontrol, så økonomiafdelingen slipper for at agere detektiver.

Trin 5: Forbind Tags til budgetter

Du kan med fordel spore alle relevante udgifter ved at forbinde dine projekters budgetter med de givne projekt-tags. Det gør du således:

• Gå til fanen Budgetter og opret et nyt budget for dit projekt
• Vælg de relevante Tags, der skal tælle med i budgettet
• Tildel en Budgetejer, som skal være ansvarlig for at overvåge forbruget
• Opsæt Automatiske notifikationer, så budgetejeren får besked, når projektet f.eks. har nået 75% eller 100% af det afsatte beløb.

Medarbejderens rolle: Kontering i realtid

Noget af det smarteste ved Pleo Tags er, at dine medarbejdere nu slipper for den frygtede “bilagsjagt” ved månedens udgang. I stedet for at gemme de krøllede kvitteringer og forsøge at huske, hvilke projekter diverse udgifter tilhører tre uger senere, sker konteringen i købsøjeblikket.

Et dagligt workflow for medarbejderen kunne eksempelvis se således ud:

• Køb: Medarbejderen betaler med sit fysiske eller virtuelle Pleo-kort.
• Notifikation: Så snart købet er foretaget, modtager medarbejderen en push-notifikation på sin telefon.
• Tagging: Ved at klikke på notifikationen åbnes Pleo-appen, hvor medarbejderen vælger det relevante projekt-tag (f.eks. "Kunde A" eller "Internt projekt").
• Kvittering: Medarbejderen tager et hurtigt billede af kvitteringen, og konteringen er fuldført.

Denne proces tager ikke mere end 30 sekunder og er nok til at sikre, at data til bogføringen er 100% korrekte fra start. Desuden kan projektlederen eller godkenderen se udgiften i projektets budget med det samme.

Med andre ord er det nu slut med manuelle udlægsrapporter, da alt klares i realtid.

Læs også: Få styr på private udlæg med Pleo.

Avanceret kontrol: Tag-baserede godkendelsesflows

For at sikre fuld kontrol over projektets budget og udgifter, er det sjældent nok, at økonomiafdelingen kigger tallene igennem. Det er nemlig ikke garanteret, at de er blevet gjort opmærksom på, om eventuelle softwarelicenser og leverandørfakturaer rent faktisk var budgetteret til projekter eller ej.

Derfor kan du med fordel anvende Pleos tag-baserede godkendelsesflow, så du kan uddelegere ansvaret til dem, der rent faktisk har fingeren på pulsen – men også for at undgå budgetforvirring og compliance-brud:

• Automatisk dirigering: Når en medarbejder bruger et specifikt Tag (f.eks. "Kunde A"), sendes udgiften automatisk til den relevante projektleder til godkendelse.
• Ekspert-gennemgang: Projektlederen kan godkende eller flagge udgiften direkte i Pleo-appen, da de har det faglige overblik over projektets budget.
• Økonomisk ro: Først når den budgetansvarlige har sagt god for udgiften, lander den hos økonomiafdelingen til endelig bogføring.

Dette godkendelsesflow fjerner flaskehalse og sikrer, at de budgetansvarlige har det fulde ejerskab over deres omkostninger, uden at det skaber ekstra administrativt arbejde for økonomiafdelingen.

Læs mere: Brug fleksible godkendelsesflows til at godkende og kontrollere udgifter.

Analyse og P&L: Fra data til indsigt

Når alle udgifter er tagget korrekt, går Pleo fra at være et betalingsværktøj til en strategisk analyseplatform. I Pleos Analyse-dashboard kan du eksempelvis filtrere forbruget i realtid, så du altid har et knivskarpt overblik over projektets sundhedstilstand.

• Præcis P&L: Da hver udgift er tildelt et projekt-tag ved kilden, lander de automatisk på de rette dimensioner i din resultatopgørelse efter eksport.
• Realtidsoverblik: Slut med at vente på månedsafslutningen. Se, hvilke teams eller kundecases der driver omkostningerne allerede fra købsøjeblikket.
• Datadrevne beslutninger: Identificer hurtigt afvigelser i budgettet, så du kan justere kursen, før projektet bliver en underskudsforretning.

Ovenstående giver en gennemsigtighed, der gør det muligt at rapportere præcist til ledelsen og optimere lønsomheden på tværs af hele organisationen.

Læs mere: De vigtigste funktioner i Pleo-dashboardet.

Fra reaktiv til proaktiv økonomistyring

Skiftet fra en reaktiv til en proaktiv økonomistyring handler om at tage kontrollen tilbage. Generelt har projektregnskab været en bagudrettet disciplin, hvor ubehagelige overraskelser først blev opdaget ved månedens afslutning.

Men med Pleo Tags flytter I kontrollen til nuet.

Ved at automatisere konteringen og give projektlederen direkte indsigt, kan I reagere på budgetafvigelser, før de bliver problematiske. Det skaber ikke kun en præcis P&L, men også en kultur præget af økonomisk ejerskab på tværs af hele virksomheden.

Er I klar til at få det fulde overblik over jeres projektudgifter? Begynd at opsætte jeres Tag-grupper i dag og mærk forskellen i jeres daglige workflow.