Hvad er kontraktstyring og et kontraktstyringssystem?

Kontrakter er en helt naturlig del af hverdagen i langt de fleste virksomheder, men det betyder ikke, at de altid håndteres optimalt. Tværtimod. Mange kæmper med uoverskuelige mapper, uklare aftaler og vigtige deadlines, der bliver glemt i mængden. 

Det er her, kontraktstyring kommer ind i billedet.

I dette indlæg dykker vi ned i, hvad kontraktstyring egentlig er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan et kontraktstyringssystem kan gøre din hverdag både nemmere, mere effektiv og langt mindre stressende. For når du har styr på dine aftaler – hele vejen fra opstart til arkivering – har du også styr på din virksomhed.

• Kontraktstyring er processen med at styre aftaler gennem hele deres livscyklus, for at sikre, at alle parter leverer det aftalte, samtidig med du minimerer risici og maksimerer værdi.
• Virksomheder mister i gennemsnit 9,2% af kontraktværdien på grund af dårlig kontraktstyring.
• Et kontraktstyringssystem samler alle kontrakter ét sted digitalt og automatiserer påmindelser, versionsstyring og compliance-opfølgning, så du får overblik i stedet for kaos i mapper og mailindbakken.

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring – også kendt som Contract Management – som begreb dækker over processen med at holde styr på dine juridisk bindende aftaler, fra det øjeblik de bliver skabt, til de bliver udført, overvåget og måske fornyet. 

Kort sagt handler kontraktstyring om at sikre, at alle parter lever op til det, de har lovet, mens du samtidig minimerer risici og får mest muligt ud af hver enkelt aftale.

I mange virksomheder har kontraktstyring tidligere været en ret besværlig affære. Kontrakter har været spredt i bunker af papirer eller i Excel-ark, som er delt mellem forskellige systemer. Mange kender derfor den evige jagt på "den ene kontrakt", som selvfølgelig aldrig kan findes, når du har brug for den. 

Det har betydet mange timer brugt på administrativt arbejde og en konstant bekymring for, om man har overset noget vigtigt.

Men når kontraktstyring fungerer optimalt – gerne med hjælp fra moderne digitale værktøjer – får du pludselig et klart overblik over alle dine aftaler. Du kan holde øje med, om alle leverer det, de skal, og du slipper for den ubehagelige følelse af at miste kontrollen over vigtige forretningsaftaler. 

Kort sagt: du får tid og ro til at fokusere på det, du faktisk gerne vil bruge din arbejdsdag på.

Hvorfor er kontraktstyring vigtigt?

Lad os starte med det, der sker, når kontraktstyring ikke fungerer. 

Måske genkender du scenariet: Det er fredag eftermiddag, og din chef spørger til status på den store leverandøraftale. Du ved, at den ligger et sted i systemet, eller var det i den blå mappe? Eller måske i Jens' mailboks, som han glemte at videresende, før han tog på ferie?

Eller hvad med dengang, hvor I opdagede, at I i månedsvis havde betalt for en service, der for længst var blevet opgraderet til en dyrere pakke – uden at I havde fået besked? 

Det er desværre ikke usædvanlige situationer. Faktisk viser tal fra World Commerce & Contracting Association, at virksomheder i gennemsnit mister 9,2 procent af deres kontrakters samlede værdi på grund af dårlig kontraktstyring. 

Det er penge, der bare forsvinder. Og ofte sker det, fordi man ikke holder øje med, hvad der sker efter, at kontrakten er underskrevet.

Men lad os også prøve at vende den om: Hvad får du ud af at få styr på det hele?

Du får tid tilbage. I stedet for at bruge timer på at lede efter dokumenter eller forsøge at huske, hvornår den næste deadline er, har du alt samlet ét sted. Pludselig kan du bruge fredag eftermiddag på noget mere meningsfyldt end at rode rundt i mapper.

Læs mere: Sådan hjalp Pleo Podimo med at spare en uge på tilbagebetalinger

Du sparer penge – både direkte og indirekte. Du undgår de irriterende situationer, hvor du betaler for services, I ikke bruger, eller hvor I mister rabatter, fordi ingen huskede at forhandle ved fornyelse. Samtidig slipper du for de stressede øjeblikke, hvor noget vigtigt pludselig skal ordnes i sidste øjeblik til en højere pris.

Du får ro i maven. Den konstante bekymring for, om du har overset noget, forsvinder. I stedet får du kontrol og et klart overblik over, hvor jeres forretning står i forhold til alle de aftaler, I har indgået.

Det handler i bund og grund om at skifte fra at være reaktiv til at være proaktiv, og det gør en kæmpe forskel for både din arbejdsdag og bundlinjen.

Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde

Kontraktens livscyklus

En kontrakt er mere end en underskrift. Den har en livscyklus – fra første idé til sidste arkivmappe – og hvis man arbejder struktureret gennem alle faser, undgår man misforståelser, forsinkelser og compliance-huller. 

Her får du overblikket over de syv typiske faser i en kontrakts rejse og hvad du skal være opmærksom på undervejs.

1. Behov og afklaring

Det starter med et behov. Måske skal der indgås et samarbejde, købes en ydelse eller et produkt leveres. Her handler det om at definere formålet med kontrakten og få de rigtige mennesker involveret fra starten. Jo tydeligere krav og forventninger er i denne fase, jo lettere bliver resten af processen.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Kortlæg forretningsbehovet
• Identificer interne og eksterne interessenter
• Afklar målsætninger og ønsket resultat
• Noter eventuelle risici eller særlige hensyn

Læs mere: Risikoanalyse: øget sikkerhed gennem bedre beslutninger

2. Udkast og forhandling

Når rammerne er på plads, begynder udarbejdelsen og forhandlingen. Kontraktens indhold skal konkretiseres og begge parter skal nå til enighed om vilkårene. Det kan kræve flere runder, men med en klar proces og gode skabeloner sparer man både tid og misforståelser.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Brug skabeloner som udgangspunkt
• Indhent input fra relevante afdelinger (legal, finance, drift)
• Gennemgå og tilpas vilkår, rettigheder og forpligtelser
• Dokumenter ændringer og hold styr på versioner

3. Underskrift og aktivering

Når kontrakten er klar, skal den underskrives og gøres gældende. Fysiske underskrifter og manuelle flows kan gøre denne fase unødigt langsom. Digitale løsninger sikrer hurtig eksekvering og bedre overblik.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Indhent godkendelser fra relevante beslutningstagere
• Brug digitale underskrifter, hvor muligt
• Sørg for, at alle parter har den nyeste version
• Bekræft, hvornår kontrakten træder i kraft

4. Overblik og data

Efter underskrift skal kontraktens vigtigste oplysninger samles og dokumenteres – ellers kan de hurtigt blive glemt. Metadata som udløbsdatoer, betalingsbetingelser og forpligtelser skal være let tilgængelige, så kontrakten kan styres effektivt fremadrettet.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Registrer nøgledata: datoer, opsigelsesfrister, betalingsvilkår
• Gem metadata i et centralt system
• Angiv ansvarlige for opfølgning og håndtering

5. Opfølgning og overholdelse

En kontrakt er kun så god som den måde, den bliver efterlevet på. Derfor skal der løbende følges op på, om begge parter lever op til det aftalte. Det gælder både praktiske leverancer og deadlines samt performance og betalinger.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Sæt påmindelser for vigtige frister og leverancer
• Overvåg KPI’er og præstationskrav
• Gennemfør statusopfølgninger med relevante parter
• Dokumentér eventuelle afvigelser, og hvordan de håndteres

6. Fornyelse eller genforhandling

Inden kontrakten udløber, bør den vurderes: Skal den forlænges, justeres eller opsiges? En proaktiv tilgang til fornyelser sikrer, at man ikke fortsætter på vilkår, som ikke længere imødekommer behovene.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Hold styr på udløbsdatoer
• Vurder, om kontrakten stadig dækker behovet
• Indled evt. genforhandling i god tid
• Indhent nye godkendelser, hvis vilkår ændres

7. Afslutning og arkivering

Når kontrakten ophører, skal den afsluttes ordentligt.Det handler både om at lukke ned for relaterede processer og om at sikre, at dokumentationen er korrekt arkiveret. Det er vigtigt, at materialet er let at finde frem – for eksempel i forbindelse med en revision.

Konkrete opgaver i denne fase:

• Luk evt. kontrakt-relaterede systemadgange eller leverandørsamarbejde
• Arkiver kontrakten i overensstemmelse med compliance-krav
• Noter læringer til fremtidige aftaler
• Gør kontrakten tilgængelig for revision og reference

Så bliver du en kontraktstyringsmester

God kontraktstyring handler ikke kun om at få tingene underskrevet. Det handler om at skabe værdi hele vejen gennem kontraktens livscyklus. Mange virksomheder mister desværre værdi undervejs, fordi vigtige elementer bliver overset. 

Hvis du vil undgå det og styre dine kontrakter som en sand mester, handler det om at gribe processen rigtigt an fra starten og følge den hele vejen til mål:

• Få styr på formål og scope tidligt. Jo skarpere du er på, hvad kontrakten skal levere, jo lettere bliver det at vurdere, om den faktisk gør det. Uklare mål er en af de største årsager til, at kontrakter mister værdi.
  
  
• Involver de rigtige mennesker på de rigtige tidspunkter. Når juridiske rådgivere og relevante interessenter kommer for sent ind i processen, kan det føre til forsinkelser, misforståelser, samt kontrakter der ikke er forankret i virkeligheden.
  
  
• Fokuser ikke kun på vilkår, men også på eksekvering. Mange forhandlinger kører fast i detaljer, der aldrig bliver relevante i praksis. Brug i stedet energi på, hvordan kontrakten skal fungere i hverdagen, og hvordan I måler, om den gør det.
  
  
• Skab governance, men hold det enkelt. Hvis kontrakten er svær at forstå eller følge op på, er der risiko for, at den bliver glemt. Gør det nemt at følge med og nemt at justere, hvis behovet ændrer sig.
  
  
• Brug teknologi, der understøtter hele processen. Teknologi, som f.eks. et kontraktstyringssystem, hjælper dig med overblik, automatiske påmindelser, versionsstyring og central arkivering – og ikke mindst med at undgå, at viden går tabt i overleveringen fra forhandling til implementering.

Kontraktstyring bliver først rigtig skarp, når der er sammenhæng fra start til slut – og når man løbende følger op, justerer og lærer. Det kræver lidt mere struktur. Til gengæld får du mere kontrol, mindre risiko og større værdi ud af dine aftaler. 

Og dét er hele indsatsen værd.

Hvad er et kontraktstyringssystem?

Et kontraktstyringssystem er et digitalt værktøj, der hjælper dig med at holde styr på alle dine kontrakter – fra første udkast til sidste arkivering. Det fungerer som en samlet platform, hvor du kan oprette, redigere, godkende, underskrive, opbevare og følge op på kontrakter. 

Systemet sikrer, at intet bliver glemt, og at du altid har overblik over vigtige frister, forpligtelser og vilkår.

Formålet er enkelt: at gøre kontraktstyringen mere struktureret, mere effektiv og mindre risikofyldt. I stedet for at gemme kontrakter i mails, på computerens skrivebord eller i ringbind, samler et kontraktstyringssystem det hele ét sted. Det giver adgang for de relevante personer og mulighed for automatiske påmindelser, versionsstyring og compliance-opfølgning.

Kort sagt: Det er et værktøj, der ikke bare hjælper dig med at få kontrakten underskrevet, men også med at få den til at fungere i praksis.