Lav din egen indkøbspolitik på bare få minutter med Pleo

Lav din helt egen indkøbspolitik på få minutter og opsæt retningslinjer for dit team, så det bliver nemmere for dem at finde ud af, hvordan de kan/må bruge virksomhedens penge.

• En klar indkøbspolitik sikrer, at medarbejdere ved, hvad de må bruge penge på, hvilket reducerer forvirring og uforudsete udgifter.
• Det er vigtigt at definere beløbsgrænser, godkendelsesprocesser og krav til dokumentation for at bevare overblik og budgetkontrol.
• Fleksibilitet er nødvendig, men for vage regler kan føre til misforståelser. Balancen mellem kontrol og frihed er afgørende.
• Indkøbspolitikken bør være let tilgængelig, løbende evalueres og justeres i takt med virksomhedens udvikling og behov.

Pengene kan hurtigt få ben at gå på, når du er på farten i arbejdsmedfør. Du køber en flybillet, booker et hotel eller betaler for en frokost med en kunde. 

Men når medarbejdere skal bruge penge på virksomhedens vegne, rejser det en masse spørgsmål. Hvem må bruge penge? Hvor meget må de bruge? Og hvordan sikrer du, at virksomhedens rejseudgifter, måltider og øvrige udlæg ikke løber løbsk?

Her kommer en indkøbspolitik ind i billedet.

Den skaber klare retningslinjer for, hvordan medarbejdere må bruge virksomhedens penge på rejser, måltider og øvrige udgifter. 

Det giver mindre forvirring, færre tvivlsspørgsmål og en sundere bundlinje.

I denne artikel gennemgår vi, hvad en indkøbspolitik for medarbejderudgifter er, hvorfor den er vigtig, og hvordan du udformer en, der fungerer i praksis. Så hvis du vil sikre gennemsigtighed, holde styr på udgifterne og undgå økonomiafdelingens vrede, så læs med.

Hvad er en indkøbspolitik for medarbejderudgifter?

En indkøbspolitik for medarbejderudgifter fastlægger reglerne for, hvordan virksomhedens penge må bruges på alt fra forretningsrejser til repræsentation. 

Indkøbspolitikken sætter rammerne for, hvem der må foretage køb, hvor meget der må bruges, og hvordan udgifter skal dokumenteres.

Kort sagt: Den sikrer, at virksomhedens penge bliver brugt fornuftigt og i overensstemmelse med budgettet.

Men hvorfor er det vigtigt? Fordi ustrukturerede udgifter kan føre til unødvendigt spild, rod i økonomien og uforudsete omkostninger. Ifølge Finans.dk viser et globalt studie fra AFCR således, at en tredjedel af al intern svindel kan tilskrives manglende intern kontrol.

En god indkøbspolitik hjælper med at:

• Skabe gennemsigtighed: Alle ved, hvad de må bruge, og hvordan de skal rapportere det.
• Overholde budgetter: Så udgifter ikke stikker af.
• Sikre ensartede processer: Så der ikke opstår tvivl om reglerne.
• Minimere misbrug og fejl: Ved at definere, hvad virksomheden dækker, og hvad den ikke gør.

De vigtigste elementer i en god indkøbspolitik

En god indkøbspolitik er mere end bare en liste med regler. Den skal være praktisk, brugervenlig og tage højde for virksomhedens behov. 

Her er de vigtigste områder, du skal dække:

1. Mål og principper: Hvad vil virksomheden opnå?

Før du fastsætter reglerne, skal du afklare formålet. Skal politikken primært sikre, at medarbejderne bruger penge ansvarligt? Skal den fremme bæredygtige valg i forbindelse med rejser? Eller handler det om at forenkle godkendelsesprocesser?

Målet med politikken bestemmer, hvordan rammerne sættes.

2. Hvem må bruge penge – og på hvad?

For at undgå forvirring skal din politik præcisere:

• Hvem må foretage køb? Er det kun ledere, eller kan alle medarbejdere have udlæg?
• Hvad må dækkes af virksomheden? Er det kun rejser, eller gælder det også for eksempel frokostmøder?
• Er der en beløbsgrænse? Må medarbejdere selv bestemme, hvor de overnatter, eller skal de vælge et hotel inden for et bestemt prisniveau?

Jo tydeligere retningslinjer, desto nemmere bliver det at undgå misforståelser.

3. Mad, rejser og ophold: Hvad er reglerne?

Der bør være klare rammer for:

• Måltider: Dækker virksomheden kun måltider på rejsedage, eller gælder det også i andre arbejdssituationer?
• Transport: Skal medarbejdere vælge den billigste transportmulighed, eller er der fleksibilitet?
• Overnatning: Skal der bookes hoteller via en fast leverandør, eller er det op til medarbejderen selv?

Når retningslinjerne er klare, slipper virksomheden for unødvendige diskussioner om, hvad der er dækket – og hvad der ikke er.

4. Godkendelser og dokumentation

For at sikre økonomisk kontrol bør politikken inkludere:

• Hvem godkender udgifterne? Skal alle køb over en vis grænse godkendes af en leder?
• Hvordan dokumenteres køb? Skal der altid være en kvittering, eller er der undtagelser?
• Hvordan refunderes udlæg? Skal medarbejdere bruge et firmakort, eller kan de få refunderet private udlæg?

Enkle regler for godkendelse og dokumentation gør det lettere for både medarbejdere og økonomiafdelingen.

5. Risikostyring: Hvad gør vi, hvis noget går galt?

Det er vigtigt at have en plan for uventede situationer, f.eks.:

• Aflyste rejser: Hvordan håndteres refusion af udgifter?
• Tabte kvitteringer: Kan udgifter stadig refunderes?
• Overtrædelse af politikken: Hvad sker der, hvis en medarbejder overskrider reglerne?

At have en plan for uforudsete omkostninger minimerer risici og gør det lettere at håndtere eventuelle problemer.

6. Opfølgning: Hvordan sikrer vi, at politikken følges?

En politik er kun effektiv, hvis den efterleves. Derfor bør det være tydeligt:

• Hvem holder øje med overholdelsen? Skal økonomiafdelingen lave stikprøvekontrol?
• Hvordan evalueres politikken? Skal den justeres årligt for at følge ændringer i virksomhedens behov?
• Hvordan informeres medarbejderne? Skal der være en årlig opdatering eller løbende træning?

Når politikken er enkel og gennemsigtig, bliver den lettere at følge – og dermed en naturlig del af virksomhedens daglige drift.

Sådan laver du en god indkøbspolitik

En god indkøbspolitik for medarbejderudgifter handler om at skabe klare rammer for, hvordan virksomhedens penge bruges på f.eks. mad, overnatning og transport. 

Den skal sikre, at medarbejderne har frihed til at træffe gode valg, samtidig med at virksomheden bevarer overblik og kontrol over økonomien.

Her får du et par generelle råd til, hvordan du laver den bedst mulige indkøbspolitik:

• Gør det kort og godt: Indkøbspolitikken er et dokument til alle i virksomheden – ikke kun økonomiafdelingen eller de øverste ledere. Derfor er det vigtigt, at det er noget, alle kan let forstå og referere til.
  
  
• Få input fra dit team: Du behøver ikke nødvendigvis at lave en spørgeskemaundersøgelse til alle i virksomheden (selvom det også kunne være en god idé), men prøv at få så mange inputs og forslag fra folk som overhovedet muligt.
  
  Løb eventuelt nogle af nøgletallene forbi dem i din virksomhed, som kan påvirke andre – for eksempel teamlederne. De ved måske bedre, hvad et realistisk budget for hotelovernatninger ligger på – synes du, 700 kroner for en hotelovernatning lyder fornuftigt?
  
  
• Pas på med at være for streng: Det er ikke nødvendigt at specificere, hvilke konsekvenser det har for dem, der bryder reglerne i indkøbspolitikken. Bare sørg for at fortælle om retningslinjerne på en simpel og letforståelig måde.
  
  I det usandsynlige tilfælde, at nogle skulle gå udenom indkøbspolitikken, kan du bedst selv beslutte, hvordan det bør håndteres til den tid.
  
  
• Sørg for, at politikken er opdateret: Hvis forbrugsvanerne i din virksomhed ændrer sig, bør indkøbspolitikken tilpasses i takt hermed. Det kunne for eksempel være, hvis din virksomhed udvides, går ind på et nyt marked eller skifter leverandører.
  
  
• Gør indkøbspolitikken let tilgængelig: Det er afgørende, at din indkøbspolitik er let tilgængelig. I gamle dage blev indkøbspolitikker printet ud for derefter at sidde på en hylde og samle støv. I dag skal du sørge for, at den er gemt og tilgængelig et sted online, hvor alle let kan finde den ved at lave et bogmærke, en søgning eller andet.

Typiske fejl og hvordan du styrer uden om dem

Selv den bedste indkøbspolitik kan falde til jorden, hvis den er uklar, besværlig eller ikke bliver fulgt i praksis. Når det gælder medarbejderudgifter til mad, overnatning og rejser, er det særligt vigtigt at finde den rette balance mellem kontrol og fleksibilitet. 

Her er de mest almindelige faldgruber og hvordan du undgår dem.

• Uklare regler: Når medarbejdere er i tvivl om, hvad de må bruge penge på, opstår fejl og ekstra administration. Lav en kort og præcis politik, der tydeligt beskriver, hvad der er dækket, og hvordan udgifterne håndteres.
  
  
• For meget bureaukrati: Hvis reglerne er for rigide, bruger medarbejderne unødvendig tid på godkendelser, hvilket kan forsinke andre (og mere vigtige) arbejdsopgaver. Skab en balance mellem kontrol og fleksibilitet, så politikken er nem at følge – uden at skabe flaskehalse.
  
  
• Manglende opfølgning: En politik er kun effektiv, hvis den bliver fulgt. Sørg for løbende evaluering og justering, så den matcher virksomhedens behov og ændringer i rejse- og udgiftsmønstre.
  
  
• Uklare retningslinjer for betalinger: Hvis der ikke er faste procedurer for firmakort, refusion eller fakturering, kan det skabe forvirring og forsinke betalinger. Gør det klart, hvordan medarbejdere skal betale, og hvordan de får deres udlæg refunderet.
  
  
• Ingen gennemsigtighed: Hvis medarbejderne ikke ved, hvilke beløbsgrænser der gælder, eller hvordan deres udgifter bliver godkendt, kan det føre til overforbrug eller unødvendig administration. Gør politikken let tilgængelig og gennemsigtig for alle.

Lav en indkøbspolitik med Pleos skabelon

En god indkøbspolitik behøver ikke være kompliceret, men den skal være klar, brugervenlig og tilpasset din virksomheds behov.

Med vores skabelon får du et enkelt og effektivt udgangspunkt, der hjælper dig med at definere regler for medarbejderudgifter på f.eks. mad, transport og overnatning. 

Nedenfor finder du en liste over de ting, vi har inkluderet i vores skabelon, som du kan bruge til nemt at lave den perfekte indkøbspolitik til netop din virksomhed.

Indkvartering

Forretningsrejser er afgørende for mange virksomheder, så det er vigtigt at være afklaret med, hvor meget du ønsker, at dine medarbejdere bruger på rejserne. 

Stil også dig selv spørgsmål som: Skal de bestille deres overnatninger via hjemmesider, der sammenligner priser? Er der en bestemt hotelkæde, du foretrækker, at de anvender? Eller måske du synes Airbnb er den bedste løsning?

Mad

Er morgenmad, frokost og aftensmad betalt af virksomheden? Hvis ja, hvor meget er allokeret til hvert måltid? Husk, at det kan være akavet for folk at spørge, hvem der betaler (en tommelfingerregel er, at den øverste leder betaler).

Transport

Transport omhandler ikke bare kilometertal, selvom det er en vigtig del af indkøbspolitikken for mange virksomheder. Dette område bør også inkludere retningslinjer for transport via fly, taxa og offentlig transport.

Konferencer og events

Det første skridt i din politik vedrørende konferencer og events vil højst sandsynlig være at beslutte, hvor meget hver enkelt person må bruge på billetter per år eller endda per arrangement. Priserne på disse billetter kan naturligvis ændre sig, så det kan være fordelagtigt blot at sætte et prisleje frem for en fast pris.

Hjemmearbejde

Virksomheder bruger mere og mere på udstyr til opsætning af hjemmekontorer. Det er ikke kun hardware, som din hær af hjemmearbejdende medarbejdere har brug for. Der kan også nemt opstå udgifter til god belysning, ergonomiske møbler og software til at styrke samarbejdet online.

Gaver og blomster

Der er utroligt mange gode grunde til at give gaver og blomster til kunder samt medarbejdere fra tid til anden – men hvad er det rigtige beløb at give for hvert år? Og hvad med gaver til dine teams, når de når jeres målsætninger ... eller når du bare gerne vil vise dem, at du værdsætter dem?

Nu ved du, hvad det kræver at opbygge en stærk indkøbspolitik. Og du kan sikkert ikke vente med at komme i gang!