Lav din egen indkøbspolitik på bare få minutter med Pleo

En indkøbspolitik kan være et af de vigtigste dokumenter i en virksomhed – hvis altså den er lavet rigtigt.

Men det kan være skræmmende at komme i gang, især hvis du starter helt fra bunden for første gang.

Vi ønsker som altid at gøre tingene lettere og smartere for dig, så derfor har vi udviklet en skabelon til indkøbspolitik, der kan hjælpe dig med hurtigt at definere og tilpasse retningslinjer for netop din virksomhed.  

Pleo holder dig i hånden hele vejen og hjælper dig med at udforme den perfekte indkøbspolitik herunder.

Hvad er en indkøbspolitik?

Uanset størrelsen på din virksomhed vil der uden tvivl komme et tidspunkt, hvor dit team får brug for at købe ting til deres arbejde eller til virksomheden generelt. 

Det kan være noget til et møde, en konference, et seminar, et online værktøj eller bare til kontoret.

Dine ansatte vil i disse tilfælde selv skulle træffe en beslutning om, hvad der er i orden at købe på firmaets regning.

I takt med at din virksomhed vokser, vil spørgsmålet om, hvad der går an som firmarelateret, og hvad der ikke gør, blive sværere at håndtere for både dig og dine medarbejdere. Hvis du ønsker at skabe en virksomhedskultur med komplet tillid og gennemsigtighed, som eksempelvis Netflix har gjort, vil det være afgørende for din forretning at have en fuldstændig klar og tydelig indkøbspolitik.

Vi taler ikke kun om, hvor meget medarbejderne må købe for, men også hvilke betalingsmetoder og leverandører virksomheden foretrækker at anvende.

En typisk indkøbspolitik kan inkludere elementer såsom budgetter for hotelovernatninger eller information om, hvilke slags gaver det er acceptabelt at købe på firmaets regning. 

Det kan også være en god idé at inkludere information om, hvorvidt det er medarbejderen eller virksomheden, der betaler, hvis en ansat får en parkeringsbøde på en forretningsrejse.

Sørg for at udforme en indkøbspolitik, der fungerer godt for både dig og dine medarbejdere.

Dermed kan du også sikre, at der bliver skabt gode indkøbsvaner uden problemer og frustrationer, hvilket på sigt også vil spare din virksomhed for mange penge.

Hvorfor har dine medarbejdere brug for en indkøbspolitik?

Udgiftskontrol

En åbenlys årsag til at have indkøbspolitikker er, at de indeholder klare retningslinjer for, hvor mange penge de ansatte maksimalt må bruge. 

Det er nyttigt at have en forbrugsgrænse af flere grunde: 

• For det første begrænser det de medarbejdere, der er tilbøjelige til at bruge lidt for mange penge.
• Dernæst fjerner det tvivl og usikkerhed for alle de ansatte, når de skal vurdere, hvorvidt et indkøb kan foretages på firmaets regning eller ej.
• Et tydeligt maksimalt beløb kan også motivere dit team til at finde billigere løsninger, for eksempel når det kommer til valg af hotel, computer eller andre større indkøb.

Få alle på den samme side

Indkøb og udgifter kan ofte føre til irritationer og eventuelt problemer de ansatte imellem, hvis nogle er utilfredse eller føler sig uretfærdigt behandlet. 

Derfor er det vigtigt at indkøb håndteres på den bedst mulige vis.

En bred indkøbspolitik, der gælder for alle afdelinger og ansatte, kan være en god måde at etablere nogle fælles grundregler på – nogle grundregler, der gælder for alle, selv den administrerende direktør.

Hvis politikken er fair for alle, vil der være færre, som fristes til at bryde reglerne. Og det er hér, Pleo kommer ind i billedet.

Pleo kan hjælpe din virksomhed med at skabe den ønskede gennemsigtighed takket være vores forbrugsgrænser og indsigt, men dette er et emne, vi gemmer til en anden dag. Nu handler det om at få lavet din indkøbspolitik!

Lav planer for fremtiden

Når du ved, hvor meget de ansatte må bruge af penge, er det nemmere for økonomiafdelingen og lederne at lave budgetoverslag. Vi anbefaler, at du ser på de ansattes forbrug og sammenligner dette med indkøbspolitikken – det giver ofte en indikation af, hvor der er penge at spare.

Hvis du siger til alle medarbejdere, at de må bruge op til 130 kroner på morgenmad, men ingen køber morgenmad for mere end 50 kroner, kan du overveje at revurdere indkøbspolitikken på netop dét område.

Reducer risikoen for svindel 

Intern svindel med virksomhedens midler er ikke ligefrem det mest behagelige emne, men det er et større problem end mange tror.

Ifølge Finans.dk viser et globalt studie fra AFCR, at en tredjedel af al intern svindel kan tilskrives manglende intern kontrol

Derudover har de nye arbejdsmetoder med hjemme- og hybridarbejde medført nye risici i forbindelse med intern svindel.

En indkøbspolitik har ikke blot til formål at skabe nogle fælles grundregler for indkøb, det er også en måde, hvorpå du kan holde dine medarbejdere ansvarlige, hvis de bryder reglerne. 

Hvordan laver du en god indkøbspolitik?

Vores skabelon kan hjælpe med mange af ovenstående punkter, men den indkøbspolitik, som du laver, skal naturligvis være tilpasset dig, dine medarbejdere og din forretning.

Her får du et par generelle råd til, hvordan du skriver den bedst mulige indkøbspolitik:

Gør det kort og godt

Indkøbspolitikken er et dokument til alle i virksomheden – ikke kun økonomiafdelingen eller de øverste ledere. Derfor er det vigtigt, at det er noget, alle kan let forstå og referere til.

Få input fra dit team

Du behøver ikke nødvendigvis at lave en spørgeskemaundersøgelse til alle i virksomheden (selvom det også kunne være en god idé), men prøv at få så mange inputs og forslag fra folk som overhovedet muligt. 

Løb eventuelt nogle af nøgletallene forbi dem i din virksomhed, som kan påvirke andre, for eksempel teamlederne. De ved måske bedre, hvad et realistisk budget for hotelovernatninger ligger på – synes du, 700 kroner for en hotelovernatning lyder fornuftigt?

Pas på med at være for streng

Det er ikke nødvendigt at specificere, hvilke konsekvenser det har for dem, der bryder reglerne i indkøbspolitikken. Bare sørg for at fortælle om retningslinjerne på en simpel og letforståelig måde. 

I det usandsynlige tilfælde at nogle skulle gå udenom indkøbspolitikken, kan du bedst selv beslutte, hvordan det bør håndteres til den tid.

Sørg for, at politikken er opdateret

Hvis forbrugsvanerne i din virksomhed ændrer sig, bør indkøbspolitikken tilpasses i takt hermed. Det kunne for eksempel være, hvis din virksomhed udvides, går ind på et nyt marked eller skifter leverandører.

Gør indkøbspolitikken let tilgængelig

Det er afgørende, at din indkøbspolitik er let tilgængelig. I gamle dage blev indkøbspolitikker printet ud for derefter at sidde på en hylde og samle støv.

I dag skal du sørge for, at den er gemt og tilgængelig et sted online, hvor alle let kan finde den ved at lave et bogmærke, en søgning eller andet.

Hvad er inkluderet i Pleos skabelon til den perfekte indkøbspolitik?

Nedenfor finde du en liste over de ting, vi har inkluderet i vores skabelon, som du kan bruge til nemt at lave den perfekte indkøbspolitik til netop din virksomhed.

Indkvartering

Forretningsrejser er afgørende for mange virksomheder, så det er vigtigt at være afklaret med, hvor meget du ønsker, at dine medarbejder bruger på rejserne. Stil også dig selv spørgsmål som: 

Skal de bestille deres overnatninger via hjemmesider, der sammenligner priser? Er der en bestemt hotelkæde, du foretrækker, at de anvender? Eller måske du synes Airbnb er den bedste løsning?

Mad

Er morgenmad, frokost og aftensmad betalt af virksomheden? Hvis ja, hvor meget er allokeret til hvert måltid? Husk, at det kan være akavet for folk at spørge, hvem der betaler (en tommelfingerregel er, at den øverste leder betaler).

Transport

Transport omhandler ikke bare kilometertal, selvom det er en vigtig del af indkøbspolitikken for mange virksomheder. Dette område bør også inkludere retningslinjer for transport via fly, taxa og offentlig transport.

Konferencer og events

Det første skridt i din politik vedrørende konferencer og events vil højst sandsynlig være at beslutte, hvor meget hver enkelt person må bruge på billetter per år eller endda per arrangement. Priserne på disse billetter kan naturligvis ændre sig, så det kan være fordelagtigt blot at sætte et prisleje frem for en fast pris.

Hjemmearbejde

Virksomheder bruger mere og mere på udstyr til opsætning af hjemmekontorer. Det er ikke kun hardware, som din hær af hjemmearbejdende medarbejdere har brug for. Der kan også nemt opstå udgifter til god belysning, ergonomiske møbler og software til at styrke samarbejdet online. 

Gaver og blomster

Der er utroligt mange gode grunde til at give gaver og blomster til kunder samt medarbejdere fra tid til anden – men hvad er det rigtige beløb at give for hvert år? Og hvad med gaver til dine teams, når de når jeres målsætninger ... eller når du bare gerne vil vise dem, at du værdsætter dem?

Nu ved du, hvad det kræver at opbygge en stærk indkøbspolitik. Og du kan sikkert ikke vente med at komme i gang!

Klik på linket ovenfor, og lav din indkøbspolitik på bare få minutter med Pleos helt egen skabelon. På den måde sikrer du, at alle er på rette spor.