Hvad skal jeg vide om medarbejderudlæg?

Er du klar til at få styr på medarbejderudlæg? Læs vores guide, der forklarer, hvordan du håndterer udgifter effektivt og undgår de mest almindelige faldgruber.

• Medarbejderudlæg er de udgifter, en medarbejder afholder på virksomhedens vegne, som f.eks. transport, hotelophold eller måltider. 
• Når udgiften er betalt, indsender medarbejderen en udlægsrapport med kvitteringer for at få refunderet beløbet.
• Medarbejderudlæg er en enkel og fleksibel metode, men som kan blive administrativt tungt for både medarbejdere og økonomiafdelingen, mens firmakort giver en lettere proces, men med risiko for misbrug og højere omkostninger.
• Pleo hjælper med at strømline processen ved at tilbyde digitale firmakort, der registrerer udgifter i realtid og synkroniserer med virksomhedens regnskabssystem, hvilket sparer tid og sikrer præcise rapporter.

Medarbejderudlæg. Det lyder måske som noget, der kun er relevant for regnskabsafdelingen, men sandheden er, at det berører langt flere i virksomheden, end man måske lige går og tror. Det er en central del af, hvordan medarbejdere dækker udgifter, de har afholdt på virksomhedens vegne, og hvordan disse udgifter bliver håndteret. 

Men lad os være ærlige: Når processen ikke fungerer optimalt, kan den hurtigt blive en både tidskrævende og frustrerende opgave. I denne artikel ser vi på, hvad medarbejderudlæg egentlig er, hvordan de håndteres og hvorfor du måske bør overveje, om det er tid til at strømline udlægs-processen eller skifte til firmakort.

Hvad er medarbejderudlæg?

Medarbejderudlæg er de penge, som en medarbejder selv betaler for udgifter, der er relateret til virksomhedens aktiviteter. 

Medarbejderudlæg kan omfatte en række forskellige udgifter, der er nødvendige for arbejdet.

Det kan f.eks. dreje sig om transportomkostninger som togbilletter, parkering eller brændstof til bilkørsel, hotelophold under forretningsrejser, måltider i forbindelse med møder, eller kontorartikler som printerpatroner og papir, som medarbejderen køber til arbejdsbrug. Det kan også være udgifter til konferencer eller kurser, som virksomheden har sendt medarbejderen til.

Når medarbejderen afholder en sådan udgift, forventes det normalt, at de kan få refunderet beløbet gennem en udlægsrapport. Denne rapport beskriver udgiften og dokumenterer den med kvitteringer eller fakturaer, så virksomheden kan behandle og godkende betalingen. 

Det er altså et system, der gør det muligt for både medarbejderen og virksomheden at holde styr på, hvordan virksomhedens pengene bruges, og sikre, at der ikke er nogen misforståelser omkring økonomien.

Hvordan fungerer medarbejderudlæg i praksis?

Medarbejderudlæg er en proces, der kræver en god balance mellem medarbejderens ansvar og virksomhedens systemer for at sikre, at alt kører glat og effektivt. 

Sådan fungerer det typisk:

Medarbejderens ansvar:
Medarbejderen skal først og fremmest sørge for at dokumentere sine udgifter ordentligt.

Det betyder, at medarbejderen skal gemme kvitteringer, bilag og andre relevante dokumenter, der understøtter udlægget. 

Når udgiften er dokumenteret, sender medarbejderen den til godkendelse gennem virksomhedens udlægs-system. Det er medarbejderens ansvar at sikre, at alt er korrekt og fuldstændigt, så der ikke opstår forsinkelser i godkendelsen.

Virksomhedens ansvar:
Når udlæggene er modtaget, er det virksomhedens opgave at godkende og kontrollere dem.

Virksomheden skal sikre sig, at udgifterne er i overensstemmelse med interne politikker, og at de falder indenfor budgetterede rammer.

Typisk vil en leder eller økonomiafdelingen være ansvarlig for at godkende udlægget. Når udgiften er godkendt, sørger virksomheden for, at medarbejderen får refunderet beløbet hurtigt – enten via den næste løn eller som en separat betaling.

Medarbejderudlæg vs. firmakort. Hvad er bedst for din virksomhed?

Når det kommer til, hvordan dine medarbejdere bruger penge på virksomhedens vegne, er der to muligheder: medarbejderudlæg og firmakort. Men hvordan ved du, hvad der er den bedste løsning for din virksomhed?

Begge løsninger kommer med styrker og udfordringer, og hvad der er bedst for netop din virksomhed, kommer an på flere faktorer.

Medarbejderudlæg

Fordele:

• Enkel proces: Medarbejderen betaler selv for udgifterne og indsender dem til refusion – en enkel og fleksibel løsning.
• Kontrol over udgifterne: Da medarbejderen først betaler og derefter anmoder om refusion, kan virksomheden sikre sig, at udgifterne er i overensstemmelse med de interne retningslinjer, før de bliver godkendt.

Ulemper:

• Administrativt tungt: For både medarbejdere og økonomiafdelingen kræver det ekstra tid og opmærksomhed at indsamle kvitteringer og bilag, indtaste data og sikre korrekt godkendelse af udlægget. Det kan føre til frustration og ineffektivitet, især hvis der er mange udlæg at behandle.
• Forsinkelser i refusionen: Hvis godkendelsesprocessen tager tid, kan der opstå forsinkelser i medarbejdernes refusion, hvilket kan føre til utilfredshed blandt medarbejderne, især hvis der er tale om store udlæg.

Firmakort

Fordele:

• Hurtigere og nemmere for medarbejderen: Med firmakortet er det ikke nødvendigt for medarbejderen at betale ud af egen lomme og vente på refusion. Virksomheden betaler direkte, hvilket sparer tid og giver medarbejderen en mere strømlinet oplevelse.
• Mindre risiko for fejl: Betalinger via firmakort er automatiserede, hvilket minimerer risikoen for fejl i indtastning af data. Systemet er typisk integreret med virksomhedens regnskabssystem, hvilket betyder, at transaktionerne automatisk bliver rapporteret og kategoriseret korrekt.
• Øget kontrol og synlighed: Med firmakortet har virksomheden bedre mulighed for at kontrollere, hvad pengene bliver brugt på og kan nemt få indsigt i udgifterne via rapportering og real-time data.

Ulemper:

• Risiko for misbrug: Hvis firmakortet ikke administreres ordentligt, kan der være risiko for misbrug, hvilket kan føre til, at medarbejdere bruger kortet til ikke-godkendte eller unødvendige udgifter.
• Højere omkostninger: Der kan være omkostninger forbundet med at udstede og administrere firmakort, inklusive eventuelle gebyrer for transaktioner og administrationsomkostninger.

Hvordan vælger du den rigtige løsning for din virksomhed?

Valget mellem medarbejderudlæg og firmakort afhænger i høj grad af virksomhedens størrelse, udgiftstype og de ressourcer, du har til at håndtere udgiftshåndteringen.

• Virksomhedens størrelse og kompleksitet: Er din virksomhed lille eller mellemstor, og er medarbejderne kun sjældent ude i felten med udlæg, kan medarbejderudlæg være en praktisk løsning. Det giver medarbejderne frihed, samtidig med at du slipper for besværet med at administrere flere kort og tilhørende gebyrer.

For større organisationer, hvor mange medarbejdere regelmæssigt har udlæg til forretningsrejser, kontorindkøb eller andre aktiviteter, kan et firmakort være en langt mere effektiv løsning. Det giver bedre kontrol og strømliner udlægsprocessen på tværs af organisationen.

• Udgifter og kontrolbehov: Har du brug for at holde et skarpt øje med alle virksomhedens udgifter og vil du gerne have et samlet overblik over hver transaktion? Så kan et firmakort være den rette løsning. Det gør det muligt at samle og kategorisere udgifterne, hvilket giver dig præcise data til at analysere forbrug og finde optimeringsmuligheder.

Er udgifterne mere sporadiske og af mindre karakter, og har du et system på plads til effektivt at indsamle og godkende bilag, kan medarbejderudlæg stadig være tilstrækkeligt. Det giver dig stadig kontrol over, hvad dine medarbejdere bruger penge på, men uden at det bliver for tungt administrativt.

• Administrative processer: Har du en lille økonomiafdeling med begrænsede ressourcer, kan medarbejderudlæg virke som den nemme løsning, da det kræver mindre indledende administration. Dog kan den administrative byrde hurtigt vokse, hvis udlæggene bliver mange.

Med et firmakort er der måske en indledende investering af tid og penge, men når kortene er sat op og integreret i virksomhedens regnskabssystem, vil det på lang sigt spare både tid og ressourcer ved at automatisere og lette den administrative byrde.

• Medarbejderoplevelsen: Medarbejderudlæg betyder, at medarbejderen først betaler for udgifterne selv og venter på refusion, hvilket kan føre til frustration, især ved større udlæg (og lange ventetider).
  
  Med firmakortet slipper medarbejderen for denne ventetid og det giver en langt mere strømlinet og brugervenlig oplevelse. Med et firmakort undgår medarbejderne at bruge egne penge, samtidig med at de får en enklere proces for betaling og afregning.

Uanset hvilken løsning du vælger, er det vigtigt at have klare retningslinjer og interne kontroller på plads for at sikre, at udgifterne bliver håndteret korrekt og effektivt. Begge metoder kan være nyttige, men det er op til dig at vælge den, der passer bedst til din virksomheds behov.

De administrative udfordringer og hvordan de overvindes

Hvis din virksomhed benytter sig af medarbejderudlæg, kender du måske allerede disse udfordringer, og hvis du overvejer at benytte dig af dem i fremtiden, er det vigtigt at du kender dem. 

For brugen af medarbejderudlæg følger med nogle administrative udfordringer, som det er vigtigt at være opmærksom på. 

Hvis der ikke tages ordentligt hånd om dem, kan de hurtigt ende med at stjæle både unødigt meget tid og ressourcer. 

De mest almindelige udfordringer ved medarbejderudlæg er:

• Manglende kvitteringer og dokumentation: Det er ikke unormalt, at medarbejdere glemmer at gemme kvitteringer eller bilag, hvilket gør det svært at dokumentere og godkende udgifterne korrekt. Uden ordentlig dokumentation kan det føre til forvirring, forsinkelser og i værste fald fejl i regnskabet.
  
  
• Forsinkelser i refusion: Når medarbejdere først skal betale af egen lomme, kan ventetiden på refusion hurtigt føre til frustration. Langsom behandling af udlæg kan skabe utilfredshed blandt medarbejderne og gøre det til en administrativ byrde at holde styr på, hvem der har fået refunderet hvad.
  
  
• Manuel behandling og fejl: Hvis udlæg skal behandles manuelt, er det både tidskrævende og udsat for risikoen for menneskelige fejl. Fra indtastning af data til godkendelse kan det hurtigt føre til ineffektivitet og fejl, der påvirker både medarbejdere og økonomiafdelingen.

Tips til at håndtere udfordringerne med medarbejderudlæg

Heldigvis er disse udfordringerne ikke uoverstigelige. Der er således flere ting du kan gøre, hvis du gerne vil sikre dig, at disse udfordringer påvirker dig og din virksomhed minimalt.

Den første løsning, du kan kigge på, er at implementere software til udgiftshåndtering. Sådan en software gør det muligt at samle alle udgifter ét sted og sikre nem indtastning og godkendelse af udlæg. 

Med moderne software kan medarbejderne hurtigt uploade bilag via en app, så bilagene er digitalt arkiveret og let tilgængelige for økonomiafdelingen. Mange systemer giver også mulighed for at scanne kvitteringer med mobilen og tilknytte dem til udlægget, hvilket gør det lettere at holde styr på dokumentationen.

Du bør også kigge på, hvordan du automatisere processen omkring medarbejderudlæg og forhåbentlig spare både tid og penge. Med automatiserede arbejdsgange kan du sørge for, at udlæg bliver behandlet hurtigt og effektivt, samtidig med at medarbejderne får hurtigere refusion. Automatisering kan også hjælpe med at kategorisere udgifter korrekt og sende dem til de rette godkendelsesinstanser uden manuel indgriben. 

Sådan hjælper Pleo dig med medarbejderudlæg

Pleo er designet til at gøre håndteringen af medarbejderudlæg så enkel og effektiv som muligt – både for medarbejdere og økonomiafdelingen. Med Pleo får du et centraliseret system til at håndtere alle udgifter, der sparer både tid og penge.

For medarbejderne betyder det, at de slipper for at betale af egen lomme og vente på refusion. I stedet kan de bruge Pleos virtuelle eller fysiske kort til at betale for deres arbejdsrelaterede udgifter direkte, uden at skulle bekymre sig om tilbagebetalinger. 

Uanset om det er transport, hotelophold eller måltider, bliver udgiften straks registreret og synlig i Pleo-platformen.

For virksomheden giver Pleo mulighed for at tilpasse forbrugsgrænser og godkendelsesflow for hver medarbejder, hvilket sikrer, at alle udgifter er under kontrol. Det betyder, at økonomiafdelingen kan følge udgifter i realtid, få adgang til præcise rapporter og sikre, at udgifterne ikke overskrider de fastsatte grænser.

Pleo gør det også nemt at håndtere bilag med sin automatiserede OCR-teknologi, der scanner og genkender kvitteringer, så økonomiafdelingen aldrig behøver at jagte manglende bilag. Alt bliver automatisk synkroniseret med virksomhedens regnskabssystem og giver et gennemsigtigt overblik over alle udgifter på ét sted.

Med Pleo kan medarbejdere få hurtig refusion, og økonomiafdelingen kan håndtere udgifterne hurtigt, effektivt og fejlfrit.