Procure-to-pay er en struktureret proces, der dækker alt fra identifikation af et indkøbsbehov til den endelige betaling af leverandørens faktura.
Det er en afgørende del af enhver virksomheds forsyningskæde og kan have en enorm indflydelse på din bundlinje, effektivitet og dine leverandørrelationer.
Alligevel er der mange virksomheder, der ikke har styr på deres procure-to-pay proces.
Måske tænker de, at det er for tidskrævende, for dyrt eller bare ikke vigtigt nok til at prioritere. Men sandheden er, at en velfungerende procure-to-pay proces kan spare din virksomhed tid og penge, forbedre din kontrol over udgifterne og styrke dine relationer til leverandørerne.
I dette blogindlæg vil vi dykke ned i, hvad procure-to-pay egentlig er, og hvilke fordele det kan give din virksomhed. Vi vil også gennemgå de forskellige trin i processen og give dig tips til, hvordan du kan optimere og automatisere din egen proces.
Hvad er procure-to-pay?
Procure-to-pay dækker hele forløbet fra det øjeblik, du identificerer behovet for en vare eller tjeneste, til du har betalt leverandøren. Det handler om at skabe et glat og gennemsigtigt workflow, der sikrer, at din virksomhed køber de rigtige produkter til den rigtige pris og betaler dem til tiden.
En effektiv procure-to-pay proces kan optimere din forsyningskæde, reducere omkostningerne, forbedre relationerne til leverandørerne og sikre nøjagtige og rettidige betalinger.
Læs mere: Leverandørstyring: Sådan får du den mest effektive forsyningskæde
Det betyder ikke kun, at du slipper for en masse hovedpine i økonomiafdelingen, men det skaber også et solidt fundament for virksomhedens økonomiske sundhed og vækst.
Hvad er forskellen på procure-to-pay og purchase-to-pay?
Når der snakkes om procure-to-pay, forveksles det meget ofte med purchase-to-pay.
Nogle steder på nettet vil du endda støde på sider, der skriver, at det er en og samme ting.
Og selvom begreberne minder om hinanden – og at der er visse overlap – er det altså to forskellige ting.
Procure-to-pay dækker hele processen fra at identificere et behov for en vare eller tjeneste, gennem indkøb, modtagelse og betaling. Det er en omfattende proces, der involverer flere afdelinger og trin, fra det indledende behov til den endelige betaling.
Purchase-to-pay fokuserer mere snævert på selve købsprocessen. Det starter typisk fra det øjeblik, hvor en købsordre er oprettet, og inkluderer modtagelsen af varer og betaling af fakturaen. Purchase-to-pay er således en delmængde af procure-to-pay.
Procure-to-pay involverer ofte flere strategiske beslutninger omkring leverandørvalg, kontraktstyring og behovsplanlægning, mens purchase-pay er mere operationelt og fokuserer på gennemførelsen af indkøbene.
I praksis kan procure-to-pay-processen omfatte alt fra leverandøranalyser, forhandlinger og kontraktstyring til bestillinger, modtagelse og betalinger. Det er en holistisk tilgang, der optimerer hele forsyningskæden. Purchase-to-pay vil derimod fokusere mere på at sikre, at de købte varer og tjenester opfylder de fastsatte krav og bliver betalt rettidigt.
Faserne i procure-to-pay
Når du arbejder med procure-to-pay, handler det om at få hele indkøbs- og betalingsprocessen til at køre som smurt. Fra det øjeblik, du opdager, at du har brug for noget, til pengene er overført til leverandøren, er der en række vigtige trin, du skal igennem.
Lad os tage et kig på de forskellige faser i denne proces, så du kan få et klart billede af, hvordan du effektivt kan styre dine indkøb og betalinger.
1. Fase: Behovsidentifikation
Det hele starter med, at du eller en af dine kolleger opdager et behov for en vare eller tjeneste. Måske er kaffemaskinen ved at løbe tør for bønner, eller måske har IT-afdelingen brug for nye computere eller software.
Uanset hvad det helt præcist handler om, gælder det om tydeligt at specificere, hvad der skal købes, så indkøbsafdelingen ved præcis, hvad der er brug for.
Tager vi eksemplet med computere, kan du med fordel specificere mærke, model, antal og eventuelle specielle krav som ekstra RAM eller større harddiske. Ved at identificere behovet præcist fra starten sikrer du, at indkøbsafdelingen kan finde den rette løsning uden unødvendige forsinkelser eller fejl.
2. Fase: Leverandørudvælgelse
Nu skal du finde den rette leverandør. Her gælder det om at sammenligne priser, kvalitet og leveringstid. Nogle gange kræver det, at du indhenter tilbud fra flere leverandører og vælger den bedste.
Det er lidt ligesom at vælge en håndværker til at renovere dit badeværelse – du vil have en, der er pålidelig og ikke sprænger budgettet.
3. Fase: Opret indkøbsordre
Når du har valgt leverandøren, er det tid til at oprette en indkøbsordre. Heri specificerer du, hvad du vil købe, til hvilken pris, og hvornår det skal leveres.
Indkøbsordren sikrer, at både du og leverandøren er enige om betingelserne.
Indkøbsordren skal indeholde detaljer som varenavn, antal, enhedspris, samlet pris, leveringsdato og leveringsadresse.
Dokumentet fungerer som en juridisk bindende aftale mellem dig og leverandøren og hjælper med at undgå misforståelser og tvister senere i processen. Det sikrer også, at alle parter er på bølgelængde med hinanden og ved præcis, hvad der forventes.
4. Fase: Modtagelse og kvalitetstjek
Når du modtager dine varer eller ydelser, er det vigtigt at kontrollere, at du har modtaget det, du rent faktisk har bestilt. Det betyder, at du skal tælle varerne og sikre dig, at mængderne stemmer overens med din indkøbsordre og følgesedlen.
Næste skridt er at tjekke kvaliteten af varerne. Er der tegn på skader eller defekter? Lever varerne op til de aftalte specifikationer?
Når det kommer til tjenesteydelser, kan kvalitetstjek være lidt mere udfordrende, men ikke mindre vigtigt. Har den konsulent, du har hyret, leveret det aftalte arbejde til tiden og i den forventede kvalitet?
Hvis du på noget tidspunkt opdager problemer med mængde, kvalitet eller andre aspekter af leveringen, er det vigtigt at reagere hurtigt. Jo længere tid der går, jo sværere kan det være at få rettet op på problemerne.
Tag kontakt til leverandøren med det samme, forklar situationen tydeligt og henvis til jeres oprindelige aftale. En god leverandør vil være ivrig efter at løse eventuelle problemer for at sikre en god kundeoplevelse og et langvarigt samarbejde.
5. Fase: Modtagelse af faktura
Efter leveringen modtager du en faktura fra leverandøren, som indeholder detaljer om, hvad du har modtaget, og hvad du skal betale.
Det er vigtigt, at du får noteret infoen fra fakturaen i det system, du bruger til at håndtere fakturaer. Det er vigtigt af både praktiske og juridiske årsager. På den praktiske side gør det det nemmere for dig at holde styr på dine udgifter og overholde budgettet – og det er også afgørende, når du skal lave dit momsregnskab.
På den juridiske side kræver den nye bogføringslov , at alle dine fakturaer – både de sendte og modtagne – skal gemmes digitalt i fem år.
Læs mere: Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag
Denne del af processen kan du med fordel automatisere, så du slipper for en masse tastearbejde. Mange systemer bruger nemlig smart OCR-teknologi , der kan indlæse indholdet af fakturaen automatisk, så du kan fokusere på de andre vigtige dele af procure-to-pay processen.
6. Fase: Faktura-matching og godkendelse
Når du har styr på, at fakturaens indhold er korrekt registreret i dit fakturahåndteringssystem, skal du tjekke, hvorvidt indholdet matcher din indkøbsordre og leveringsoplysningerne. Denne proces kaldes faktura-matching og er et afgørende trin for at sikre, at alt er korrekt, og at du kun betaler for det, du har modtaget og aftalt.
Sammenlign fakturaen med den oprindelige indkøbsordre og de leverede varer eller tjenester. Bekræft derefter, at priserne og antallet af varer på fakturaen stemmer overens med indkøbsordren. Hvis alt stemmer, godkender du fakturaen til betaling. Hvis der er uoverensstemmelser, skal du løse dem med leverandøren, før du foretager betalingen.
7. Fase: Betaling af faktura
Når fakturaen er blevet godkendt, er det tid til at betale leverandøren. Det er selvfølgelig afgørende at overholde betalingsfristerne, så du undgår evt. rykkergebyrer og bevarer en god relation til dine leverandører.
Derfor kan du med fordel automatisere betalingsprocessen.
8. Fase: Rapportering og analyse
Når du har betalt og bogført dine fakturaer, er det tid til at analysere dine udgifter. Lav derfor detaljerede rapporter, der giver dig et overblik over dine udgifter og indkøbsmønstre.
Ved at analysere disse data kan du identificere områder, hvor der er mulighed for besparelser og optimere dine indkøbsprocesser. Herefter kan du bruge indsigterne til at træffe informerede beslutninger og strategiske forbedringer i din indkøbsproces.
Læs mere: Lav din egen indkøbspolitik på bare få minutter med Pleo
Derfor er procure-to-pay vigtigt
Procure-to-pay er vigtigt af en lang række årsager.
Først og fremmest handler det om at spare penge. Ved at have en struktureret og effektiv procure-to-pay proces kan du undgå unødvendige udgifter. Du kan også forhandle bedre priser og vilkår med leverandørerne og sikre, at du kun betaler for det, du rent faktisk har modtaget.
For det andet kan en god procure-to-pay proces hjælpe dig med at opbygge og vedligeholde gode relationer til dine leverandører. Ved at kommunikere klart, betale til tiden og håndtere eventuelle problemer hurtigt og professionelt, viser du, at du er en seriøs og pålidelig samarbejdspartner. Det kan give dig en fordel, når du forhandler kontrakter eller har brug for en tjeneste i en fart.
Derudover giver en velfungerende procure-to-pay proces dig bedre kontrol over din virksomheds indkøb og udgifter. Du ved præcis, hvad der bliver købt, hvem der køber det, og hvordan det passer ind i dit budget. Det gør det nemmere at træffe informerede beslutninger, forudsige fremtidige udgifter og justere kursen, hvis det bliver nødvendigt.
Sidst, men ikke mindst, kan en effektiv procure-to-pay proces faktisk gøre livet lettere for dig og dine medarbejdere. Ved at automatisere og strømline processerne minimerer du manuelt arbejde, reducerer risikoen for fejl og frigør tid og ressourcer til andre vigtige opgaver.
Det betyder mindre stress og mere overskud til at fokusere på din virksomheds kerneopgaver.
CFO'ens guide til 2024
Bliv klogere på virksomheders forbrug i en mere og mere automatiseret og digitaliseret verden
