5 stærke regnskabssystemer, der automatiserer dine betalinger

Har du nogensinde godkendt en leverandørfaktura i dit regnskabssystem for derefter at skulle logge ind i banken og indtaste de samme oplysninger igen? Dette manuelle dobbeltarbejde er den største flaskehals i mange moderne økonomiafdelinger.

I denne artikel forklarer vi de strategiske grunde til, at automatisk betaling er afgørende for din virksomhed og guider dig igennem, hvordan automatisk betaling eliminerer dobbeltarbejde og til sidst præsenterer vi fem stærke systemer, der kan løfte dit betalingsflow til et nyt niveau.

Hvorfor automatisk betaling er en afgørende funktion i en regnskabssoftware

Tidligere er automatisk betaling måske blevet set på som en luksusfunktion i en regnskabssoftware, men sådan er landet altså ikke længere. Det er fuldstændig essentielt.

At håndtere betalinger manuelt – hvor du godkender en faktura i ét system og derefter logger ind i banken for at taste oplysningerne ind igen – er en alvorlig flaskehals, der skaber tidsspild, risiko og forsinkelser i cashflowet.

En regnskabssoftware med stærk betalingsautomatisering er afgørende af følgende strategiske årsager:

1. Eliminering af dobbeltarbejde og forbedret effektivitet:
Manuel betaling skaber unødvendige mellemtrin. Når betalingen sker automatisk, flyder workflowet direkte fra godkendelse i regnskabssystemet til udførelse via bankens API.

• Fejlfri transaktioner: Du eliminerer risikoen for menneskelige tastefejl, som kan opstå ved manuel indtastning af IBAN-numre, beløb og forfaldsdatoer i banken.
• Accelereret afstemning: Da betalingen initieres direkte fra regnskabssystemet, matches transaktionen automatisk, når den bogføres i banken. Det reducerer den tid, du bruger på bankafstemning, markant og fremskynder månedsluk.

• Præcis timing: Funktionen giver dig mulighed for at planlægge betalinger præcis på forfaldsdatoen, hvilket maksimerer din arbejdskapital. Alternativt kan du hurtigt indlede betalingen, hvis du vil udnytte eventuelle rabatter ved tidlig betaling, hvilket skaber direkte besparelser.
• Centraliseret oversigt over forpligtelser: Din regnskabssoftware giver dig et konsolideret overblik over alle kommende udbetalinger, hvilket er essentielt for præcise cash flow-prognoser.

• Digital godkendelseskæde: Betalingen kan kun initieres, når den er godkendt digitalt af de rette personer i regnskabssystemet, hvilket sikrer et stærkt revisionsspor.
• Reduceret svindelrisiko: Da udbetalingerne sker via sikre API'er, minimeres risikoen for, at kompromitterede bankoplysninger eller falske fakturaer sniger sig igennem ved manuel indtastning.
• Batch-betalinger: Giver mulighed for at godkende og behandle et stort antal kreditorfakturaer på én gang, hvilket øger effektiviteten under fuld kontrol.

5 stærke regnskabssystemer, der automatiserer dine betalinger

Nu er det tid til at se på de værktøjer, der rent faktisk kan fjerne de mange manuelle timers og de dyre fejl. Markedet for automatiseret betalingssoftware er bredt, og her har vi samlet fem af de førende softwares. Læs med, og find ud af, hvilken der bedst matcher jeres behov for at automatisere alt fra medarbejderudgifter til leverandørbetalinger.

1. Pleo

Pleo er ikke et klassisk regnskabssystem, men netop derfor fjerner det en stor del af bøvlet ved tilbagevendende betalinger ved kilden. Med smarte firmakort (og dedikerede virtuelle “abonnementskort”), automatiseret bilagsfangst og kategorisering i realtid kører faste udgifter og abonnementer friktionsfrit – og data lander automatisk afstemt i dit regnskab.

Pleo – som G2 har kåret til Europas førende løsning til udgiftshåndtering – fungerer altså som den ultimative datakilde for dit bogholderi, idet det sikrer, at dit regnskabssystem kun modtager præcise, forhåndsafstemte data i realtid. 

Brugerne fremhæver i høj grad Pleo for dets brugervenlighed og evne til at frigøre tid på tværs af hele organisationen.

Fordele:

• Abonnementsstyring via virtuelle kort: Opret dedikerede løbende kort pr. leverandør/abonnement; læg loft, regler og notifikationer på hver aftale, og stop misbrug med ét klik.
• Automatisk bilagsfangst og kategorisering: Medarbejderen fotograferer kvitteringen og ved hjælp af OCR foreslår Pleo kategori/momskode og manglende bilag forfølges automatisk.
• Politikker og godkendelser: Det er nemt at opsætte regler pr. team/kort/leverandør, lave forhåndsgodkendelse af udgifter og opsætte alarmer ved afvigelser (beløb, tid, kategori).
• Synkronisering til regnskabet i realtid: Automatisk afstemt data eksporteres løbende til dit ERP-system, så faste betalinger ikke ender som efterslæb.
• Kontrol af sæson/forbrug: Opsæt midlertidige grænser (f.eks. for events/årets slutspurt), og lad Pleo rulle tilbage til standarden automatisk.

Hvorfor vælge Pleo:

• Du vil eliminere den administrative byrde ved håndtering af betalinger og frigøre timer hver måned.
• Du vil konsolidere udgiftsstyring og udbetalinger i én strømlinet digital platform.
• Din virksomhed har medarbejdere, der ofte betaler på vegne af firmaet, og du vil have automatisk kontrol uden at skulle håndtere refusioner eller konstant jage dokumentation.
• Du søger en løsning hvor regnskabsintegrationen faktisk virker.

Prisinfo: Tilbyder en gratis version for op til 2 brugere. Den betalte version starter på 360 kr. pr. måned for 3 brugere.

Hvad siger kunderne om Pleo?
Pleo beskrives hos G2 som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Kilde: G2

Læs, hvordan Bonzer brugte Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro

2. QuickBooks Online

QuickBooks Online (QBO) er en af verdens mest udbredte cloudbaserede regnskabssoftwares, der er særligt anerkendt for sin omfattende funktionalitet og robusthed. QBO er skalerbar og dækker alt fra grundlæggende bogføring til avanceret lagerstyring og løn.

Platformen gør det nemt at automatisere både indgående og udgående betalinger direkte fra regnskabssystemet. Brugere fremhæver den brede funktionalitet og skalerbarheden – som er særligt relevant, når du vil køre gentagne faktureringer, automatiske opkrævninger og strømline leverandørbetalinger i samme system.

Fordele:

• Integrerede betalingsløsninger: Tilbyder muligheden for at sætte leverandørbetalinger i kø og sende dem direkte fra QBO-platformen, uden at skulle logge ind i banken.
• QuickBooks Payments: Acceptér betalinger fra kunder direkte gennem fakturaer med automatisk matching til regnskabet.
• Omfattende funktioner i samme system: Indeholder moduler til løn, lagerstyring og projektregnskab, hvilket reducerer behovet for at integrere dyre tredjepartsværktøjer.
• Global compliance: Understøtter multi-valuta og lokale skatteregler i mange lande, hvilket er en stor fordel for internationale virksomheder.

Hvorfor vælge QuickBooks Online:

• Du vil have både indgående og udgående betalinger automatiseret i samme platform som dit regnskab uden at skulle jonglere mellem forskellige systemer.
• Du vil have en robust, alt-i-én løsning, der kan håndtere både regnskab, løn og lagerstyring.
• Du bruger allerede andre Intuit-produkter og vil have en strømlinet betalingsintegration på tværs af din techstack.

Prisinfo: QuickBooks Online opererer med flere prisniveauer (Simple Start, Essentials, Plus og Advanced), hvor prisen afhænger af antal brugere og de avancerede funktioner (som lagerstyring og projektregnskab), der er inkluderet. Prisen betales månedligt og den billigste løsning (Simple Start) starter ved €19.

Kilde: G2

3. Xero

Xero er en anden global cloudbaseret regnskabssoftware, som er særligt anerkendt for sin exceptionelle brugervenlighed, moderne design og sin stærke automationsmotor. Platformen gør det utroligt nemt at betale regninger online, planlægge betalinger og få automatisk overblik over udestående fakturaer direkte fra dashboardet.

Brugerne er særligt begejstrede for, hvor nemt Xeros automatiserede workflows gør det at håndtere regninger og indtaste udgifter.

Fordele:

• Automatisk planlægning af betalinger: Planlæg og automatiser leverandørbetalinger på forhånd, så de gennemføres automatisk på forfaldsdatoen uden behov for manuel intervention.
• Overblik over udestående regninger: Et intelligent dashboard giver dig automatisk et samlet overblik over udestående betalinger med advarsler, når fristerne nærmer sig.
• Batch-betalinger: Betal flere leverandørfakturaer på én gang via automatiserede stordriftsbetalinger, hvilket sparer dig en enorm mængde tid.
• Automatisk bankafstemning: Understøtter over 21.000 finansielle institutioner med automatisk import af transaktioner og intelligent matching til bogførte betalinger.
• Ubegrænset antal brugere: Alle Xero-abonnementer inkluderer et ubegrænset antal brugere, så hele dit team kan deltage i godkendelsesprocessen uden ekstra omkostninger.

Hvorfor vælge Xero:

• Du opererer internationalt eller har behov for robust multi-valuta betalingsfunktionalitet med automatiske valutaomregninger.
• Din virksomhed ønsker at automatisere leverandørbetalinger via planlagte udbetalinger, så I aldrig misser frister eller rabatter.
• Du søger en moderne platform, hvor ubegrænsede brugere kan deltage i betalingsworkflows uden at skulle betale ekstra pr. person.
• Dit team værdsætter et visuelt attraktivt dashboard, der giver et øjeblikkeligt overblik over udestående og kommende betalingsforpligtelser.

Prisinfo: Xero kører med en abonnementsmodel baseret på forskellige pakker (Starter, Standard og Premium), hvor prisen stiger i takt med de inkluderede funktioner som f.eks. multi-valuta og antal brugere. Den billigste løsning (Starter) starter fra $29 om måneden.

Kilde: G2

4. Sage Intacct

Sage Intacct er en cloud-baseret platform til økonomistyring, der er designet specifikt til større virksomheder med komplekse betalingsbehov. 

Sage Intacct er særligt anerkendt for sin avancerede automatisering af processerne omkring kreditorbetaling. Platformen tilbyder en omfattende funktionalitet til betaling af regninger med godkendelseshierarkier, automatisk planlægning af udbetalinger og fremragende integration til betalingsmetoder som American Express. 

Brugere fremhæver især platformens robuste funktionalitet til at automatisere komplekse betalingsworkflows på tværs af flere juridiske enheder og valutaer.

Fordele:

• Avancerede godkendelseshierarkier: Opret komplekse godkendelsesflows i flere niveauer, der automatisk sendes til de rette personer baseret på beløb, kategori eller juridisk enhed.
• Automatisk planlægning af betalinger: Intelligent planlægning af leverandørbetalinger baseret på betalingsbetingelser, cash flow-prognoser og muligheder for rabatter ved tidlig betaling.
• Konsolidering af betalinger på tværs af enheder: Håndter betalinger på tværs af flere juridiske enheder med centraliseret overblik og kontrol, samtidig med at lokale betalingskrav overholdes.

Hvorfor vælge Sage Intacct:

• Du er en større virksomhed med komplekse betalingsworkflows, der spænder over flere godkendelsesniveauer, juridiske enheder og valutaer.
• Din organisation har brug for robust automatisering af både nationale og internationale betalinger med komplette revisionsspor og compliance-dokumentation.
• Du opererer i stærkt regulerede brancher, hvor hver betaling skal dokumenteres grundigt og kunne spores tilbage gennem hele godkendelseskæden.
• Dit økonomiteam håndterer høje volumener af leverandørbetalinger og har brug for effektive batch-behandlinger og automatiske planlægningsmuligheder.

Prisinfo: Sage Intacct kører med en Enterprise-prismodel, der er baseret på et årligt abonnement. Prisen er meget tilpasset og afhænger af antallet af brugere, valgte moduler og kompleksiteten af implementeringen. Priserne er kun tilgængelige efter direkte kontakt og forespørgsel. Sider som express info, Cargas og Randgroup rapporterer dog, at den årlige pris starter ved $9,000 for de mest basale funktionaliteter, mens mindre virksomheder dog i gennemsnit skal forvente at betale $20,000 til $35,000 årligt.

Kilde: G2

5. Wave Accounting

Wave Accounting er populært hos små virksomheder, fordi kernen er gratis og betalingsdelen enkel at komme i gang med. Den har indbygget funktion til automatisk fakturering og betaling, automatisk sporing af dine udgifter og en gnidningsfri forbindelse til din bank

Brugere fremhæver især, at Wave gør det utroligt nemt at acceptere betalinger og automatisere grundlæggende bogføring uden at skulle investere i dyr software.

Fordele:

• Gratis betalingsautomatisering: Kernefunktioner omkring regnskab, inklusiv automatisk betaling af fakturaer, bankforbindelser og udgiftssporing, er gratis for et ubegrænset antal brugere.
• Automatisering af kundebetalinger: Send fakturaer med indbyggede betalingslinks, så kunder kan betale med kort eller bankoverførsel. Betalingen matches automatisk med fakturaen.
• Automatisk synkronisering med banken: Forbind til din bankkonto og få automatisk import og kategorisering af både indgående og udgående betalinger.
• Automatisering af kvitteringsscanning: Scan kvitteringer via mobilappen, hvorefter Wave automatisk kategoriserer baseret på informationen fra forhandleren.
• Automatisering af tilbagevendende fakturaer: Opsæt tilbagevendende fakturaer, der automatisk sendes, og som sporer betalinger uden manuel intervention hver måned.

Hvorfor vælge Wave Accounting:

• Du er freelancer eller en meget lille virksomhed med et begrænset budget, der ikke kan investere i dyr regnskabssoftware.
• Din virksomhed har grundlæggende behov for betalingsautomatisering og kræver ikke avancerede multi-enheds- eller komplekse godkendelsesworkflows.
• Du søger en løsning uden binding, hvor du kan starte gratis og kun betale transaktionsgebyrer, når du faktisk modtager betalinger.

Prisinfo: Waves kerne er i udgangspunktet gratis med ubegrænsede brugere og transaktioner. Der er ingen månedlige gebyrer, opsætningsomkostninger eller skjulte omkostninger. Du betaler kun, når du bruger Waves betalingsfunktioner til at acceptere betalinger fra kunder: her er der dog et gebyr på 2,9 % + $0.60 for kortbetalinger. Wave har også en betalt version (koster $190 om året), hvor der er flere funktionaliteter, og hvor gebyret per betaling er en smule lavere.

Kilde: G2

Sådan finder du den rette regnskabssoftware til automatiske betalinger

Når du skal vælge netop den regnskabssoftware til automatiske betalinger, som passer til din virksomhed, handler det om at matche softwarens styrker med din virksomheds unikke cashflow og kompleksitet. 

I den øvelse skal du tage højde for flere aspekter. Du skal se ud over de basale bogføringsfunktioner og fokusere på, hvordan systemet håndterer udbetalinger, indbetalinger og den nødvendige compliance.

Her er de vigtigste strategiske overvejelser, du bør inkludere i din beslutningsproces:

1. Hvad er dit primære betalingsfokus?

Start med at kortlægge, hvor dit største problem og volumen ligger:

• Interne udgifter: Er din største flaskehals udlæg, manglende kvitteringer og afstemning af firmakort? Du har brug for et system, der automatiserer registreringen ved kilden (før banken).
• Leverandørudbetalinger: Skal du administrere tusindvis af leverandørfakturaer og udnytte rabatter ved hurtig betaling? Du skal fokusere på løsninger med stærk AP-automatisering og funktionalitet der tillader batchbetaling.
• Kundefakturering: Har du brug for automatisk at opkræve betalinger og hurtigt matche indgående kundebetalinger? Så bør du prioritere systemer med en stærk, integreret betalingsløsning og automatisk bogføringsfunktionalitet.

2. Skaleringsbehov og integrationsdybde:

Din virksomhed skal ikke tvinges til at skifte system, når den vokser. Vurder derfor den nødvendige dybde i systemet:

• Volumen og kompleksitet: Har du brug for en omkostningseffektiv løsning til lav volumen, eller en robust enterprise-platform, der kan håndtere multi-entity konsolidering og globale transaktioner?
• ERP-integration: For store virksomheder er det afgørende, at systemet har en dyb integration til det eksisterende ERP-system for at sikre fuld sporbarhed og eliminere manuel dataoverførsel.

3. Overvejelsen om Total Cost of Ownership (TCO):

Den mest effektive løsning er ikke altid den, der har den laveste abonnementspris. Du skal kigge på den samlede pris, du betaler for løsningen over tid:

• Skjulte gebyrer: Undersøg, om der er særskilte gebyrer for udbetalinger, internationale betalinger, support eller API-adgang.
• Implementeringsomkostninger: Tag højde for den tid og de ressourcer, det koster at sætte systemet op og oplære dine medarbejdere. Den løsning, der frigør flest timer i din økonomiafdeling, er den, der har den højeste ROI.

4. Medarbejderoplevelse:

Et system, der ikke bliver brugt korrekt af dine medarbejdere, er en dyr fejl. Kig derfor på:

• Intuitiv brugerflade: Er systemet let for medarbejderne at bruge på mobilen til at registrere udgifter? Hvis mange tager løsningen til sig, sikrer det, at bilag og data kommer ind hurtigt og korrekt, hvilket aflaster økonomiafdelingen.
• Godkendelseshierarki: Kan systemet let understøtte jeres faktiske godkendelsesflow – også når godkenderen er på ferie? Systemet skal tilpasse sig jeres politik, ikke omvendt.

Forhåbentlig føler du dig nu lidt bedre klædt på til at vælge den rette løsning. Gør du det rigtigt, kan du ændre en tidskrævende, manuel byrde til en automatiseret proces, der frigør din økonomiafdeling til strategisk arbejde.