4 rejseafregningssystemer, der faktisk fungerer

Rejseafregning er en kilde til frustration i mange virksomheder. Fra de krøllede boner fra lufthavnen til at få styr på diæter og kørsel er det en proces, der kan dræne både tid og energi.

Et rejseafregningssystem er designet til at løse netop den hovedpine, men markedet bugner af løsninger, og det er ikke alle, der leverer varen i praksis. Derfor har vi samlet fire eksempler på systemer, der faktisk fungerer i virkeligheden, og som kan forvandle jeres rejseafregning fra besvær til en smidig og effektiv proces. 

Vi fokuserer på systemernes evne til at levere brugervenlighed, effektiv integration og solid funktionalitet, så du får et klart billede af, hvad der virker.

• Rejseafregning er ofte en frustration, men effektive systemer kan forvandle den til en smidig og digital proces.
• Et godt rejseafregningssystem digitaliserer hele processen fra kvittering til bogføring og giver realtidskontrol over rejseudgifter.
• De vigtigste funktioner i et rejseafregningssystem er mobilapp, automatisk dataaflæsning, integrationer, fleksible godkendelsesflows og stærk rapportering.

Hvad er et rejseafregningssystem?

Har du nogensinde siddet med følelsen af, at dine forretningsrejser var mere besvær med bilag end spændende møder?

Så er et rejseafregningssystem din redningsmand. 

Kort sagt er det en softwareløsning, der tager hånd om hele rejsen for dine udgifter, fra den første kop kaffe købt på farten til den sidste postering i regnskabet.

Et rejseafregningssystem digitaliserer og automatiserer hele processen med at håndtere udgifter og bilag i forbindelse med forretningsrejser. Det dækker alt, hvad du kan forestille dig: fra at fange kvitteringerne med det samme på din mobil til at få styr på kørselsgodtgørelse og diæter, godkende udgifterne digitalt, få dem udbetalt (eller bogført direkte) og arkivere det hele sikkert.

I modsætning til de gamle dage med krøllede kvitteringer i lommen, manuelle papirformularer og endeløse Excel-ark, der traditionelt har styret rejseafregningen, skaber et rejseafregningssystem et strømlinet flow. 

Det betyder, at du kan vinke farvel til papirkaos og sige goddag til en effektiv, digital proces, der giver dig kontrol og overblik over rejseregningen.

4 rejseafregningssystemer, der faktisk fungerer

Markedet for rejseafregningssystemer er stort, men mange løsninger skuffer i praksis. Derfor har vi samlet fire systemer, der faktisk fungerer i virkeligheden – med fokus på brugervenlighed, effektiv integration og solid funktionalitet.

1. Pleo

Pleo er et specialiseret system, der forvandler håndtering af udgifter i virksomheden, herunder dem, der opstår på forretningsrejser. Vores mission er at fjerne manuelt besvær og give dig realtidskontrol med jeres rejseforbrug.

• Rejseafregningsfokus/Styrker:

• Eliminerer udlæg på rejsen: Medarbejdere får et firmakort (fysisk eller virtuelt) og slipper for at lægge ud.
• Dokumentation i realtid: Rejseudgifter fanges automatisk via vores brugervenlige app i købsøjeblikket, og kvitteringen fotograferes straks.
• Automatisk kørsel: Vi tilbyder specifikke funktioner som Pleo Kørsel til automatisk registrering af kørte kilometer.
• Automatisering og integration: Vores system automatiserer kategorisering af rejseudgifter og integreres med jeres regnskabssystem for automatisk bogføring.
• Ulemper:
  • Er ikke et fuldt bogføringssystem i sig selv; kræver integration til jeres primære regnskabssystem.

Det er selvfølgelig naturligt, at vi selv synes, at vi leverer en god løsning til rejseafregning. Men du skal ikke bare tage vores ord for det. 

På BusinessWith.dk, en af de førende danske sammenligningsplatforme for erhvervssoftware, har Pleo opnået topplaceringen som det bedste rejseafregningssystem. Hos både G2 og Gartner Peer Insights får vi 4,5/5 stjerner, baseret på anmeldelser fra tusindvis af tilfredse brugere.

De beskriver Pleo som "praktisk, brugervenligt, nemt at bruge – og en stor tidsbesparelse" og "et let system at lære, der gør hverdagen i vores organisation mere smidig." Andre kalder det enkelt og præcist: "En fantastisk app" og "Pleo har ændret måden, vi håndterer udgifter på."

Læs mere: Sådan hjælper Pleo Cookson Adventures med at håndtere rejseudgifter

2. Dinero

Dinero er et yderst populært cloud-baseret regnskabssystem i Danmark, som er kendt for at gøre bogføring tilgængelig og nem for de fleste. Deres tilgang til rejseafregning er ofte integreret i kerneproduktet.

• Rejseafregningsfokus/Styrker:
  • Integreret i regnskab: Tilbyder grundlæggende funktioner til at håndtere rejseafregninger direkte i regnskabsprogrammet, hvilket forenkler bogføringen.
  • Simpel indtastning: Du kan uploade kvitteringer, registrere kørsel og diæter og få dem bogført, ofte med Skattestyrelsens satser indbygget. Designet til at være brugervenligt.

• Ulemper:

• Funktionaliteten er noget mere basal end i specialiserede rejseafregningssystemer.
• Mangler typisk realtidsnotifikationer fra brug af kort, avancerede rejsepolitikker og integrationsmuligheder.

Dinero er et fornuftigt valg for mindre virksomheder og freelancere med moderat og ukompliceret rejseaktivitet, der ønsker at håndtere rejseafregninger direkte i deres regnskabsprogram.

3. Dext

Dext (tidligere kendt som Receipt Bank) er et specialiseret værktøj, der fokuserer på at automatisere dataindsamling og klargøring af bilag til bogføring, herunder dem fra forretningsrejser.

• Rejseafregningsfokus/Styrker:

• Optimeret indsamling af bilag: Systemet er godt til at modtage billeder af kvitteringer fra rejsende medarbejdere via en app og automatisk aflæse data.
• Automatisk matchning: Forbereder bilagsdata, så de er klar til bogføring og matcher med banktransaktioner. 

• Ulemper:

• Er ikke et komplet rejseafregningssystem; mangler f.eks. firmakort, avancerede godkendelsesflows i realtid eller specifikke funktioner for kørsel/diæter udover basis.
• Fokuserer primært på dataindsamling og klargøring, ikke selve betalings- eller udgiftshåndteringsprocessen i realtid.

Dext vil fungere glimrende for de virksomheder, der blot ønsker at automatisere bilagsindsamlingen fra rejsende og forberede data til bogføring.

4. Chrome River

Chrome River er et specialiseret udgifts- og fakturahåndteringssystem, der er kendt for sin evne til at håndtere kompleksitet, især inden for rejseafregning i større organisationer.

• Rejseafregningsfokus/Styrker:
  • Håndterer komplekse rejsepolitikker: Designet til virksomheder med komplekse rejsepolitikker og mange hierarkiske godkendelsesniveauer for rejseudgifter.
  • Avanceret rapportering: Leverer dybdegående indsigt i rejseomkostninger og compliance på tværs af projekter og afdelinger.
  • Skalérbarhed: Yderst skalérbar til store virksomheder og koncerner med mange rejsende og behov for detaljeret kontrol.

• Ulemper:

• Kan være en dyr løsning og er typisk for komplekst for mindre virksomheder.
• Implementeringstiden kan være lang og kræver ofte specialiseret assistance.

Chrome River er et godt valg for større virksomheder og koncerner med omfattende og kompleks rejseaktivitet, der kræver dyb kontrol, avancerede politikker og detaljeret udgiftsanalyse.

Hvilke funktioner skal du kigge efter i et rejseafregningssystem?

Nu hvor du har et overblik over de forskellige muligheder i forhold til rejseafregningssystemer, er næste skridt at kigge på de konkrete funktioner, der skaber den store forskel i hverdagen. Det er nu, at du har chancen for at være kræsen og virkelig finde ud af, præcis hvad du leder efter i et rejseafregningssystem.

Her er de vigtigste funktioner, et godt rejseafregningssystem bør tilbyde:

• Mobilapp: Et moderne rejseafregningssystem er kun så godt som sin mobilapp. Medarbejderne er på farten, og muligheden for at fange kvitteringen i det øjeblik købet sker, er afgørende. En intuitiv app til indsendelse af bilag, registrering af kørsel og angivelse af diæter gør processen nem for den rejsende. Det minimerer besvær og sikrer, at bilag ikke forsvinder.
  
  
• Automatisk aflæsning og kategorisering: Slut med at knibe øjnene sammen over krøllede boner eller manuelt at taste data ind. Systemer med OCR (Optical Character Recognition) og AI kan automatisk aflæse vigtige informationer som beløb, dato, leverandør og moms direkte fra kvitteringen eller fakturaen. Endnu smartere: systemet foreslår ofte automatisk den rette udgiftskategori eller regnskabskonto baseret på tidligere data.
  
  
• Integrationer: Et rejseafregningssystem bør ikke være en isoleret ø. Evnen til at "snakke sammen" med jeres andre systemer er afgørende for at opnå fuld automatisering og for at eliminere dobbeltarbejde og fejl.
  
  Se hvilke systemer Pleo kan integreres med

• Tilpasningsmuligheder for politikker og godkendelsesflows: Hver virksomhed har sine egne regler for rejseudgifter. Et godt system skal give dig mulighed for at sætte automatiske politikker op for f.eks. beløbsgrænser per kategori, diætsatser eller krav til godkendelse baseret på afdeling eller beløb. Det skal også understøtte fleksible digitale godkendelsesflows, så udgifterne ryger til den rette leder for et hurtigt "ja" eller "nej".
  
  Læs mere: Rejsepolitik: Hvorfor lave en og hvad skal den indeholde?

• Rapporteringsmuligheder: Tal er kun interessante, når de giver indsigt. Et rejseafregningssystem skal kunne levere klare rapporter, der giver dig et skarpt overblik over jeres rejseomkostninger. Forestil dig, hvor meget værdi det kunne give, hvis du kunne få rapporter fordelt på medarbejdere, afdelinger, projekter eller rejsetyper. Det hjælper dig med at identificere trends, optimere budgetter og træffe databaserede beslutninger om fremtidige rejsepolitikker.

Sådan vælger du det rette rejseafregningssystem

Valget af rejseafregningssystem handler ikke kun om funktioner – det handler også om at finde den løsning, der passer til din virksomheds størrelse, struktur og arbejdsgange. En dårlig implementering kan skabe mere forvirring end forbedring, så her er nogle centrale overvejelser, før du træffer en beslutning:

• Kortlæg jeres behov først: Start med at undersøge, hvordan rejseafregning håndteres i dag. Hvem bruger systemet? Hvilke typer udgifter opstår oftest? Hvor er flaskehalsene? Jo bedre du forstår dine nuværende udfordringer, desto nemmere er det at finde et system, der reelt løser dem.
  
  
• Vælg skalerbarhed: Vælg en løsning, der kan vokse med jer. Det gælder både antallet af brugere og kompleksiteten i jeres struktur. Nogle systemer egner sig bedst til mindre virksomheder, mens andre er bygget til internationale koncerner med mange niveauer og valutaer.
  
  
• Test brugeroplevelsen: Et system kan være spækket med funktioner – men er det let at bruge? Få medarbejdere og økonomiansvarlige til at afprøve systemet, før I vælger. Brugervenlighed og intuitivt design er afgørende for, at systemet rent faktisk bliver brugt korrekt.
  
  
• Undersøg integrationer: Det rette system skal kunne spille sammen med de platforme, I allerede bruger – fra ERP og lønsystemer til kreditkort og CRM. Jo flere manuelle processer I kan eliminere, desto større er gevinsten.
  
  
• Overvej support og implementering: En god onboarding og adgang til support, når der opstår problemer, kan gøre forskellen mellem succes og frustration. Vælg en udbyder, der tilbyder både træning og løbende assistance – gerne på dansk og med lokal erfaring.
  
  
• Implementer gradvist og optimer løbende: Du behøver ikke at revolutionere alt på én gang. Overvej at implementere systemet gradvist. Start f.eks. med et pilotprojekt for en mindre gruppe medarbejdere. Planlæg løbende optimeringer baseret på feedback fra brugerne og systemets performance. Et rejseafregningssystem er et levende værktøj, der bør justeres og forbedres løbende.
  
  
• Tænk langsigtet: Rejseafregning handler ikke kun om bilag – det handler om compliance, medarbejdertilfredshed og økonomisk kontrol. Vælg derfor et system, der kan give jer data og overblik, så I kan optimere løbende – ikke bare bogføre hurtigere.

Ved at tage en struktureret og strategisk tilgang sikrer du ikke blot en mere effektiv håndtering af bilag, men også et skarpere økonomisk overblik, gladere medarbejdere og styrket compliance.