Fra statisk til dynamisk: Sådan fungerer et rullende forecast

Hvad er et rullende forecast og hvilke fordele har det? Hvis du ikke allerede kender til det, kan du blive meget klogere på konceptet og dets fordele lige her.

• Rullende forecast er en dynamisk metode til økonomisk planlægning, hvor prognosen løbende opdateres for at give et mere præcist og fleksibelt beslutningsgrundlag.
• I modsætning til traditionelle budgetter sikrer et rullende forecast, at virksomheden altid arbejder med opdaterede data og kan reagere hurtigt på markedsændringer.
• De mest markante fordele er bedre likviditetsstyring, øget fleksibilitet og stærkere beslutningsgrundlag, hvilket samlet set gør det nemmere at optimere ressourceallokeringen og håndtere usikkerhed.

Verden forandrer sig hurtigere end nogensinde før. Det lyder måske som en kliché og som noget, der er blevet sagt mange gange før i menneskehedens historie. Men sjældent har det været mere sandt end lige nu.

Krigen i Ukraine skaber ustabilitet i energipriserne, AI forandrer arbejdsmarkedet og pandemier kan pludselig vende op og ned på økonomien. 

Markeder svinger, forbrugeradfærd ændrer sig og uforudsete begivenheder kan pludselig påvirke din virksomheds økonomi. Så hvorfor arbejder mange virksomheder stadig med forældede budgetmodeller, der kun opdateres én gang om året?

Her kommer rullende forecast ind i billedet. I stedet for at lave ét årligt budget, der hurtigt bliver forældet, opdateres et rullende forecast løbende – typisk hver måned eller kvartal – så din virksomhed altid har det mest aktuelle beslutningsgrundlag.

I dette indlæg ser vi nærmere på, hvad et rullende forecast er, hvordan det fungerer og hvorfor det kan give din virksomhed en langt mere fleksibel og præcis økonomisk planlægning. Du får også indsigt i, hvordan du implementerer det i praksis, og hvilke udfordringer du skal være opmærksom på.

Hvad er rullende forecast?

Et rullende forecast – også kaldet en rullende prognose – er en dynamisk, økonomisk planlægningsmetode, hvor virksomheden løbende opdaterer sin fremtidsprognose frem for at arbejde med et fast årsbudget. 

I stedet for at se 12 måneder frem én gang om året, justeres forecastet løbende, så man altid har et opdateret billede af de kommende 12 måneder.

På den måde sikres det, at din virksomhed altid har et aktuelt og fremadskuende økonomisk perspektiv.

Hvordan fungerer det så i praksis?

Lad os sige, at din virksomhed i januar laver en 12-måneders forecast for hele året. Når februar kommer, opdateres prognosen ved at tilføje en ny måned (januar næste år) og fjerne den forrige (januar i år). 

På den måde har virksomheden altid et ajourført overblik over det kommende år, der er baseret på de nyeste data.

Konkret indebærer det, at din virksomhed estimerer fremtidige indtægter og udgifter i en given tidsramme. Det gøres ved at analysere historiske data fra virksomheden, samt udføre ekstern markedsvurdering og indsamling af indikatorer for at danne en vurdering af, hvordan virksomhedens økonomiske fremtid sandsynligvis vil udfolde sig.

Hvad er formålet med et rullende forecast?

Formålet med et rullende forecast er først og fremmest at bryde med den stive, årlige budgetlægnings-cyklus, der hurtigt forældes i en verden der konstant forandres.

Den traditionelle budgetproces kan være tids- og ressourcekrævende, og den giver ofte kun en fastlåst økonomisk plan for et enkelt år. 

Et rullende forecast sigter derimod mod at skabe en løbende opdatering af virksomhedens økonomiske forudsigelser.

Et rullende forecast gør det muligt for organisationer at tilpasse sig ændringer i markedsforholdene, justere deres strategi og træffe datadrevne beslutninger i realtid.

Forskellen på rullende forecast og et traditionelt budget

Når man første gang hører om begrebet “rullende forecast”, kan man måske komme i tvivl om, hvordan det egentlig adskiller sig fra et helt almindeligt budget. 

Begge er tilgange til økonomisk planlægning og styring, men mens de begge har til formål at give en struktureret økonomisk ramme, adskiller de sig fra hinanden på flere afgørende måder.

Først og fremmest adskiller de sig på tidsrammen. 

Et traditionelt budget følger normalt virksomhedens regnskabsår, der ofte er på et år. Det oprettes én gang om året og ændres normalt ikke i løbet af året. 

Et rullende forecast fokuserer i stedet på en kontinuerlig tidshorisont, der normalt strækker sig 12 måneder frem i tiden. Når en måned er gået, udgår den fra prognosen og en ny måned tilføjes.

De to tilgange adskiller sig også på deres primære formål. 

Det traditionelle budget bruges normalt til at fastsætte økonomiske mål for regnskabsåret og beskriver, hvad virksomheden ønsker at opnå i løbet af budgetperioden. 

Formålet med rullende forecast er primært at give virksomheden et dynamisk værktøj til at styre sin økonomi, og det fokuserer i højere grad på, hvad virksomheden forventer at opnå i perioden.

Det traditionelle budget og det rullende forecast adskiller sig også på fleksibiliteten. 

Det traditionelle budget er ikke særligt fleksibelt, da det typisk udarbejdes én gang i løbet af året og ikke tilpasses ændrede forhold. 

Omvendt er det rullende forecast super fleksibelt. Det rullende forecast opdateres hyppigt, som regel enten månedligt eller kvartalsvis, hvilket giver mulighed for at tilpasse prognosen baseret på de seneste data og ændringer i markedet. Samtidig bliver det lettere at reagere på uforudsete omstændigheder og optimere ressourceallokeringen.

Fordelene ved rullende forecast

Implementeringen af et rullende forecast i en organisation bringer flere afgørende fordele med sig, der går ud over de traditionelle årlige budgetter.

Her er en detaljeret gennemgang af nogle af de mest værdifulde fordele:

• Øget fleksibilitet: En af de mest indlysende fordele ved et rullende forecast er dets fleksibilitet. Det tillader din organisation at tilpasse sig ændringer i realtid. Det er et potentielt afgørende aspekt i en verden, hvor forholdene kan ændre sig hurtigt. Som virksomhed kan du således reagere hurtigt på nye muligheder og trusler uden at skulle vente på næste års budgetrevision.
  
  
• Mere præcise prognoser: Ved at opdatere forecastet regelmæssigt minimeres risikoen for store afvigelser mellem budget og virkelighed.
  
  
• Bedre beslutningsgrundlag: Ledelsen har altid adgang til opdaterede finansielle data, hvilket gør det lettere at træffe strategiske valg med større sikkerhed. Her er det for eksempel muligt at opdage, hvis firmakortet har været rødglødende i løbet af Q2, og med det samme afklare, om det er en naturlig udvikling, eller om der skal laves initiativer for at mindske forbruget fremadrettet. Det rullende forecast kan altså reducere risikoen for beslutningstagning baseret på forældede eller unøjagtige oplysninger.
  
  
• Forbedret likviditetsstyring: Ved løbende at have et klart overblik over økonomien kan virksomheder bedre planlægge investeringer, reducere unødvendige udgifter og undgå likviditetsproblemer.
  
  
• Bedre håndtering af usikkerheder: Det at drive virksomhed er fyldt med usikkerheder, og her kan rullende forecast hjælpe din organisation med at håndtere denne usikkerhed mere effektivt. Ved at have et fremadskuende perspektiv kan du identificere potentielle risici og muligheder tidligere og udvikle strategier til at håndtere dem.
  
  
• Proaktiv styring: Med et rullende forecast kan din organisation proaktivt styre sin økonomi. Det rullende forecast kan identificere områder, hvor omkostninger kan reduceres, eller investeringer kan øges for at maksimere overskuddet. Det giver en konkurrencefordel, da virksomheden kan tilpasse sig ændrede forhold hurtigere end konkurrenterne.
  
  
• Langsigtet strategisk planlægning: Et rullende forecast giver også et stærkt grundlag for langsigtet strategisk planlægning. Din virksomhed kan se fremad og udvikle planer, der tager højde for fremtidige økonomiske udfordringer og muligheder. Det er afgørende for at sikre bæredygtig vækst og konkurrenceevne på lang sigt.
  
  
• Bedre ressourceallokering: Med et opdateret forecast kan ressourcer fordeles mere optimalt, så virksomheden investerer der, hvor der er størst potentiale.

Udfordringer i rullende forecast

Selvom et rullende forecast kan tilbyde mange fordele, er det ikke uden udfordringer. Virksomheder, der ønsker at implementere denne praksis, står ofte over for følgende udfordringer, der kræver omhyggelig håndtering for at sikre succes. 

Hvis du planlægger at implementere rullende forecast i din virksomhed, bør du derfor læse nøje med, så du undgår at falde i samme fælde.

• Kompleksiteten af data: Et rullende forecast involverer ofte en bred vifte af datakilder, der spænder fra finansielle data til operationelle data. Denne kompleksitet kan gøre det udfordrende at organisere og validere dataene korrekt. Derfor er det afgørende, at din virksomhed har solide strategier for datahåndtering og værktøjer på plads for at sikre nøjagtighed.
  
  
• Teknologi og værktøjer: En vellykket rullende forecast kræver ofte avancerede teknologiske løsninger. Implementeringen og vedligeholdelsen af disse teknologier kan være udfordrende og kræver betydelige investeringer.
  
  
• Kontinuerlig opdatering og vedligeholdelse: Da et rullende forecast er en kontinuerlig proces, kræver det konstant overvågning, opdatering og vedligeholdelse, hvilket selvfølgelig kan være tids- og ressourcekrævende. Det er derfor afgørende at fastlægge en effektiv tidsplan og ressourceallokering for at sikre, at forecastet forbliver præcist og opdateret.

Sådan implementerer du rullende forecast i din virksomhed

Overgangen til et rullende forecast kræver en struktureret tilgang, men når det først er på plads, kan det give markante fordele i din økonomistyring. 

Her er en trin-for-trin guide til, hvordan du implementerer det i din virksomhed:

1. Vælg tidsinterval: Bestem, hvor ofte forecastet skal opdateres. De fleste virksomheder opdaterer enten månedligt eller kvartalsvis for at sikre en god balance mellem præcision og ressourceforbrug.
   
   
2. Definér de vigtigste KPI’er: Fastlæg de økonomiske og operationelle nøgletal, der driver din forretning, f.eks. omsætning, omkostninger, likviditet og marginer. Fokuser på de mest kritiske tal for at undgå unødig kompleksitet.
   
   
3. Brug de rette værktøjer: Et rullende forecast kræver løbende dataopdatering. Automatisér processen ved at bruge økonomisystemer, BI-værktøjer og cloud-baserede platforme, der kan integrere data fra flere kilder.
   
   
4. Skab engagement i organisationen: Forecasting fungerer bedst, når flere afdelinger bidrager med input. Involver økonomi, salg, drift og ledelse for at sikre, at prognosen afspejler den virkelige forretning.
   
   
5. Etabler en fast opdaterings-rutine: Sørg for, at forecastet bliver en fast del af virksomhedens planlægningsproces. Planlæg løbende opfølgningsmøder, hvor tal og forudsætninger evalueres, og nye justeringer foretages.
   
   
6. Start simpelt og skaler op: Begynd med et overskueligt setup, hvor du tester modellen på et begrænset antal KPI’er. Når processen er på plads, kan du gradvist inkludere flere detaljer og kompleksitet.

Med den rette struktur og et stærkt internt samarbejde bliver rullende forecast et værdifuldt værktøj, der giver din virksomhed bedre indsigt, hurtigere tilpasningsevne og skarpere økonomisk planlægning.