Stigningen af behovet for softwareprogrammer, e-handel og fleksible arbejdsforhold har gjort abonnementer absolut nødvendige for mange virksomheder .
At have styr på din virksomheds abonnementer og vide hvem, der betaler for hvad og hvorfor, er en fantastisk følelse.
Men når du tænker over det, hvor tit har dig og dit team så virkelig haft et komplet overblik over din virksomheds abonnementer? De fleste kan føle, det er overvældende bare at holde styr på sine private abonnementer (vi kender følelsen!).
Vi har undersøgt, hvordan det forholder sig, når det kommer til virksomhedsabonnementer – hvilke omkostninger de normalt indebærer, hvilke medarbejdere der køber dem, og hvilke problemer virksomheden ønsker at få løst med abonnementerne.
I slutningen af artiklen afslører vi, hvad Pleo kan gøre for at hjælpe dig med at få det fulde overblik over din virksomheds abonnementer.
Artiklen er baseret på en nylig undersøgelse foretaget af Pleo med i alt 104 respondenter (74 administratorer og 30 slutbrugere), der bruger vores produkt i Tyskland, Sverige, Danmark, Storbritannien, Spanien og Irland.
Alle medarbejdere har ansvar for abonnementsudgifterne
Når en virksomhed skal tilmelde sig abonnementer til tjenester eller varer, er ansvaret for betalingen af disse udgifter fordelt mellem alle typer medarbejdere.
Der er ikke nogen fast regel for, hvem der foretager abonnementsbetalingerne i de virksomheder, vi har snakket med – det kunne være alt fra økonomiafdelingen, ledere, direktøren, IT-afdelingen eller slutbrugeren.
Men én ting står klart: Det er i hvert fald ikke en centraliseret tilgang.
35 % af administratorerne fortæller os, at det er svært at holde styr på udgifter på tværs af afdelinger.
Det giver mening...
Det er de færreste CFO’s, der har tid til at efterse alle de ansattes softwareabonnementer – specielt, når man tænker på, hvor stort antallet af abonnementer normalt er for hver enkelt medarbejder.
De fleste har mellem ét og 15 abonnementer
87 % af de adspurgte administratorer og slutbrugere har mellem ét og 15 abonnementer, og de fleste af dem har over 10.
Den branche, din virksomhed opererer i, samt størrelsen på din virksomhed vil naturligvis have stor indflydelse på antallet af abonnementer.
De fleste medarbejdere, der angav, at de havde mellem 41 til 100 abonnementer, arbejder i virksomheder med mere end 50 ansatte.
3 % af de adspurgte fortalte, at de havde mellem 91 og 100 abonnementer, de bruger på nuværende tidspunkt.
Med så mange abonnementer i omløb er der ikke noget at sige til, at man kan miste overblikket!
Abonnementer har stor indflydelse på din bundlinje
Det er tydeligt for enhver, at abonnementer har ændret den måde, virksomheder fungerer på.
En udgift på 100 DKK pr måned, der kan afbestilles når som helst, vil altid være mere attraktivt end en betaling af et enormt engangsbeløb – så der er ikke noget mærkeligt i, at abonnementer er blevet så populære.
Men når man lægger alle de månedlige udgifter sammen, kan det samlede beløb blive overraskende højt.
Lad os dykke ned i tallene...
- 65% af de ansatte, vi snakkede med, fortalte, at abonnementer står for mindst en tredjedel af de samlede udgifter i deres virksomhed.
- Derudover angav 33 % af de adspurgte, at abonnementer fylder mellem nul og 10 % af udgifterne.
- For 14 % af de adspurgte stod svimlende 60 % af abonnementerne for de samlede udgifter i virksomheden.
- Så var der også lige de 15 % af respondenterne, der ikke vidste, hvor meget deres virksomhed brugte på abonnementer.
Et sådant manglende overblik over, hvem der betaler for hvad, kan have en mærkbar indflydelse på din virksomheds bundlinje – negativ indflydelse, vel at mærke.
IT-afdelingen står (ikke overraskende) for de fleste abonnementer
Det øgede behov for softwareabonnementer har været en del af en opadgående tendens i de seneste år, og det kommer nok ikke som nogen overraskelse, at det er IT-afdelingen, der bruger de fleste af abonnementerne i virksomheden.
Helt seriøst, prøv lige at se den her statistik:
Men når man tænker over det, giver det supergod mening!
IT-medarbejderne sørger jo for, at alle de tekniske ting i virksomheden fungerer – alt fra at dit login bliver sat korrekt op, til at programmer som Slack, Zoom og Adobe kører, som de skal.
Under nedlukningerne var det også IT-teamet, der knoklede for at sætte din software op, så du kunne arbejde hjemmefra.
På den måde er der en mening med galskaben, når du opdager, hvor meget software din virksomhed egentlig abonnerer på.
Hvilke abonnementer fylder mest i virksomhedsudgifterne?
De kategorier, der dominerer abonnementsudgifterne i moderne virksomheder, er især software, web hosting, cloud storage, telefoni og internet.
Men klassikerne, som holdte alle virksomheder kørende før digitaliseringen, er også at finde på listen – for eksempel finansielle ydelser, madservice og kontortjenester.
De abonnementer, der står for størstedelen af din virksomhedsudgifter, er derved også dem, din virksomhed ikke kan leve uden.
Hvad ønsker de ansatte at få ændret?
Som du så tidligere i artiklen, er abonnementer ret vigtige for din virksomhed, og ansvaret for dem er fordelt over mange medarbejdere – både når det gælder tilmelding og betaling.
Men hvad ønsker de ansatte egentlig at lave om på, når det kommer til den måde, abonnementer bliver håndteret på?
Det siger tallene:
- 57 % af alle respondenterne fortalte os, at det er vigtigt for dem at kende de samlede udgifter for virksomhedens abonnementer.
- 53 % af administratorerne svarede, at de er bekymrede for, at de samme abonnementer kan være tilmeldt flere gange.
- 48 % ønsker at få et indblik i, hvad abonnementsbetalingerne går til (hvis dit designteam bruger kassen på et nyt værktøj med et mærkeligt navn, er det selvfølgelig ikke så underligt, at du gerne vil vide, hvad det værktøj bliver brugt til).
- 49 % af administratorerne angav, at det vigtigste for dem er at have et overblik over alle abonnementerne.
Spørger man udelukkende administratorerne – altså de medarbejdere, der sidder med godkendelsen af udgifterne – fortæller de, at gennemsigtighed er det, de vægter højest.
Hvis nu der bare var nogen, der havde en løsning til at gøre håndteringen af udgifter til abonnementer mere overskuelig …
Hov vent, det har vi jo!
Gode nyheder: Du kan snart få overblik over dine abonnementer
Vi arbejder hårdt på at få et abonnementsoverblik op og køre, så du kan få samlet alle dine tilbagevendende udgifter på ét sted.
Det gør det nemmere for dit team i at tilmelde sig de værktøjer, de har brug for til deres arbejde, samtidig med at det giver administratorerne det fulde overblik over hvert enkelt abonnement, der bliver brugt penge på i virksomheden.
På den måde kan du undgå at kaste penge ud af vinduet, for eksempel ved at betale til det samme abonnement flere gange eller til abonnementer, ingen i virksomheden bruger.
Abonnementsoverblikket fås på nuværende tidspunkt kun i en beta-version, men snart vil du kunne nyde godt af værktøjets fordele og få det fulde overblik over alle dine abonnementer – uanset om du har 10 eller 100 abonnementer.
