Sådan vælger du det rigtige firmakort til din virksomhed

Det kommer ikke bag på os, hvis din virksomhed har udgifter til alt fra software og kontorudstyr til transport og tjenesteydelser – det gamle ordsprog “Man skal bruge penge for at tjene penge” er vist ikke helt ved siden af.

Desværre kan udgiftshåndtering være en vanskelig affære for mange virksomheder. Du skal tage stilling til alt fra udgiftsrapporter til udgiftsstyring og desuden bevare et økonomisk overblik – for ikke at nævne de firmakort, der skal administreres og håndteres korrekt, så din virksomhed kan fungere bedst muligt.

Men så er det godt, at der findes firmakort, som er udviklet til at gøre alle disse processer meget mere enkle og effektive.

Hvad er et firmakort?

Firmakort bruges til at betale en virksomheds udgifter med. Ligesom ethvert andet betalingskort har et firmakort et kortnummer, en sikkerhedskode og en udløbsdato. 

Forskellen på de traditionelle kreditkort og firmakort er, at sidstnævnte har en række ekstra funktioner og egenskaber, som gør dem bedre egnet til brug i virksomheder – såsom forbrugsgrænser og regnskabsintegration. 

Du kan typisk vælge mellem forudbetalte firmakort eller kreditkort, der gør det muligt at trække over – den ideelle løsning til din virksomheder afhænger af dine

Firmakort til små og stor virksomheder

Firmakort findes i to varianter:

1. Firmakort til store virksomheder
2. Firmakort til små virksomheder. 

Som du måske kan regne ud, er førstnævnte mest egnet til større virksomheder, der har udgifter for mindst 2 mio. kr. om året. Ansøgningsprocessen for disse firmakort er som regel mere kompliceret, og kortene er typisk noget dyrere, idet de kan være forbundet med høje gebyrer og rentesatser.

Firmakort til små virksomheder er modsat velegnet til virksomheder, der lige er begyndt at vokse, eller som har få udgifter. Fordelen ved denne type firmakort er, at de kan bruges af virksomheder i alle størrelser – også startups. Derudover er de typisk billigere og har en simplere ansøgningsproces, samtidig med at de kan hjælpe din virksomhed med at samle og strømline sine udgifter. 

Men hvilken type firmakort skal du så vælge, tænker du måske?

Det afhænger selvfølgelig af din virksomheds behov, men generelt set vil firmakortet til små virksomheder være nok for de fleste virksomheder.

Sådan fungerer firmakort

For at få et firmakort skal du igennem en ansøgningsproces, der minder meget om enhver anden finansiel ansøgningsproces.

Så snart du har modtaget dine kort, kan du fordele dem mellem dine ansatte og bestemme, hvor mange penge der skal stå på hvert enkelt af dem. Kortene kan bruges i fysiske butikker og online, og de er med til at sikre, at din regnskabsafdeling har overblik over, hvor virksomhedens penge ender.

Det, der adskiller Pleos firmakort fra de mere traditionelle firmakort, er måden, hvorpå de samler din virksomheds udgifter ét centralt sted. 

Hvert enkelt Pleo-kort kan administreres og overvåges nøje af virksomhedens regnskabsansvarlige, og dine ansatte slipper for at skulle lægge ud af egen lomme eller dokumentere deres køb. Du kan desuden nemt få overblik over alle virksomhedens udgifter i realtid. 

Når du strømliner din udgiftsrapportering og gør din regnskabsafdelings arbejde nemmere, frigiver du ressourcer, som kan bruges på vigtigere ting – for eksempel at vækste din virksomhed.

Firmakort kan bruges til alt fra generelle kontorudgifter (f. eks. kontorartikler eller reparation af udstyr), softwareabonnementer og forretningsrejser.

Fordele og ulemper ved firmakort

For at gøre det lettere for dig at beslutte, om firmakort er det rigtige for din virksomhed, har vi samlet en liste over de vigtigste fordele og ulemper nedenfor.

FORDELE

De kan nemt tilpasses din virksomhed:

Til forskel fra traditionelle debet- og kreditkort er firmakort designet til at vokse sammen med din virksomhed. Det rette firmakort giver nemlig din virksomhed de ressourcer, der er nødvendige for at fremme væksten på en bæredygtig måde. 

Derudover får dit team frihed til selv at foretage arbejdsrelaterede køb, og undersøgelser viser, at firmakort øger medarbejderes engagement og tilfredshed. 

Større økonomisk sikkerhed:

Det bør naturligvis altid have høj prioritet at holde din virksomheds penge sikre. Der er en udbredt misforståelse om, at firmakort øger risikoen for svindel, når de fordeles blandt mange medarbejdere – men det forholder sig faktisk omvendt. 

Når du med Pleo får realtidsoverblik over alle transaktioner, der foretages med alle kort, er det nemmere end nogensinde før at holde øje med, hvad pengene bliver brugt til, og hvem der bruger dem. 

Strømlining af udgifter:

Strømligning af udgifter er især vigtigt, når din virksomhed vokser. Jo større din virksomhed er, desto højere vil dens udgifter typisk være – hvilket resulterer i øget udgiftshåndtering. 

En af Pleos undersøgelser viser, at omkostningerne for manuel udgiftsrapportering for en virksomhed på 100 ansatte ligger på knap 240.000 kr. om året – men så er det godt, at du kan reducere en stor del af dette beløb ved hjælp af firmakort, der automatiserer udgiftsløsningen 100 %.

ULEMPER

Tab af firmakort:

Det er menneskeligt at fejle, og der er altid risiko for, at en af dine medarbejdere på et tidspunkt mister et kort. Når du vælger din kortudbyder, bør du derfor sikre dig, at det er muligt hurtigt at fryse og deaktivere mistede kort. 

Komplicerede gebyrer:

Alt efter hvilken kortudbyder du vælger, kan du risikere at ende op med at betale høje månedlige gebyrer. Sørg derfor for at vælge en udbyder, der har en enkel og overskuelig betalingsløsning.

Sådan vælger du det rette firmakort

Uanset om din virksomhed er nybegynder, når det kommer til firmakort, eller du overvejer at skifte din nuværende udbyder ud med en, der er bedre, kan det være udfordrende at finde den mest optimale løsning til din virksomhed.

Den bedste måde, hvorpå du kan sikre dig, at du vælger rigtigt, er at gøre dig det helt klart, hvad du ønsker af din udbyder, før du sammenligner de forskellige muligheder.

Vi er kommet dig i forkøbet og har lavet en liste over nogle af de fordele, vi mener, en kortudbyder skal kunne tilbyde.

✔ Kort til alle ansatte

Mange virksomheder oplever, at det kan være besværligt at dele kort mellem mange medarbejdere, i takt med at virksomheden vokser. Du bør derfor finde en kortudbyder, der tilbyder et ubegrænset antal kort til alle dine medarbejdere – det kan både være virtuelle og fysiske kort.

✔ Simple forbrugsgrænser

Udgiftshåndtering gør det lettere at få et overblik over, hvad din virksomhed bruger sine penge på, og ikke mindst hvor mange penge der bruges. Forbrugsgrænser gør desuden din regnskabsafdelings arbejde lettere og mindsker risikoen for overforbrug. Dit firmakort bør derfor have fleksible forbrugsgrænser, der nemt kan administreres for de enkelte kort. 

✔ Pålidelig kundeservice

Din udbyders kundeservice bør være lige så pålidelig som deres kort. Din virksomheds success afhænger af, at kortene fungerer, som de skal, så hvis der opstår et problem, bør det løses så hurtigt og smertefrit som muligt.

Hvis du vil sikre dig, at den udbyder, du vælger, har et stærkt kundeserviceteam, kan produktanmeldelser være et godt sted at starte.

✔ Opsporing af svindel

Selvom det er praktisk (og ofte nødvendigt) at have mange firmakort på én gang, kan et højt antal kort medføre forskellige risici for, at noget går galt – for eksempel at en medarbejder mister et kort, eller at det bliver stjålet eller udsat for svindel. 

En god kortudbyder bør tilbyde systemer, der ikke blot sørger for at håndtere sådanne situationer, hvis uheldet skulle være ude, men som også reducerer risikoen for, at de sker til at starte med. 

✔ Nem håndtering

En kæmpe fordel ved firmakort sammenlignet med traditionelle kredit- og debetkort er muligheden for nemt at få et overblik over og administrere alle din virksomheds udgifter og udgiftsmønstre. Find derfor en udbyder, der tilbyder effektive værktøjer til din udgiftshåndtering.

✔ Regnskabsintegrationer

En af de største fordele ved firmakort er, at du kan håndtere alle virksomhedens udgifter fra ét centralt sted. Men centralisering er ikke meget værd, hvis du ikke får mulighed for at bruge det – vælg derfor en kortudbyder, der tilbyder sin egen software, men som samtidig giver dig mulighed for at integrere den med de tjenester, du allerede bruger. På den måde bliver overgangen til firmakort endnu mere gnidningsfri.

✔ Hurtig og problemfri oprettelse

Det kan være udfordrende for privatpersoner at skifte kortudbyder – men det kan være en endnu større hovedpine for virksomheder at få et helt nyt system og skaffe kort til alle medarbejdere.

Gør det derfor let for dig selv ved at vælge en udbyder, der tilbyder en hurtig og nem oprettelse, så du skal bruge mindst mulig tid og ressourcer på overgangen til et nyt system. 

Sådan anskaffer din virksomhed sig et firmakort 

Der er generelt to måder, din virksomhed kan få firmakort på. Den første måde er den “traditionelle” måde via banken. Den anden måde er at vælge en selvstændig udbyder som Pleo. 

Lad os gennemgå de to måder nedenfor:

1. Banker 

Alle banker tilbyder forskellige løsninger, men de har ofte sine begrænsninger, både når det kommer til, hvilke virksomheder der kan få firmakort, men også hvad kortene kan bruges til. 

2. Selvstændige udbydere 

En selvstændig udbyder som Pleo giver dig langt flere muligheder og fleksibilitet, når det kommer til, hvad du kan bruge dine firmakort til, og hvor nemt det er at tilmelde sig. Hos Pleo kan du for eksempel blive oprettet som ny kunde i løbet af få timer.

Alle udbydere har forskellige ansøgningsprocesser, så det kan være en god idé at sammenligne dem alle grundigt, før du beslutter dig for, hvilken der passer bedst til din virksomhed.

Vil du blive klogere på, hvordan du laver en indkøbspolitik, som dine medarbejdere faktisk vil overholde? Se vores guide her.