Slut med private udlæg: En guide til øjeblikkelig tilbagebetaling

Private udlæg er en fast del af mange virksomheders hverdag. Men når udgifter håndteres i manuelle udlægsskemaer, kan både registrering, godkendelse og tilbagebetaling hurtigt blive en tidskrævende proces.

Men med Pleo Pocket, en digital løsning til udgiftshåndtering, kan din virksomhed registrere udlæg i realtid og gøre tilbagebetalinger langt hurtigere og mere overskuelige.

I denne guide forklarer vi, hvordan du kan erstatte traditionelle udlægsskemaer med en moderne digital proces, der giver dig og økonomiafdelingen bedre overblik over udgifter, og som gør tilbagebetalingen af private udlæg enklere for både medarbejdere og økonomiafdelingen.

De vigtigste pointer i artiklen:

• Erstat manuelle udlægsskemaer: Traditionelle udlægsskemaer er ofte tidskrævende at håndtere, hvilket kan skabe unødvendigt administrativt arbejde for både medarbejdere og økonomiafdelingen.
• Registrér udlæg i realtid: Med Pleo Pocket kan medarbejdere registrere udgifter direkte i Pleo-appen, så kvitteringer og udgiftsoplysninger registreres med det samme.
• Få hurtigere tilbagebetaling: Afhængigt af virksomhedens godkendelsesflow kan medarbejdere tilbagebetale sig selv eller få udlægget udbetalt af økonomiafdelingen.
• Skab bedre overblik over udgifter: Når udlæg registreres løbende i ét system, bliver det nemmere at godkende udgifter, sikre dokumentation og holde styr på virksomhedens udeståender.

Sådan brugte Bonzer Pleo til at håndtere marketingudgifter på mere end 700.000 euro.

Derfor skaber udlægsskemaer unødvendigt administrativt arbejde

Mange virksomheder håndterer stadig medarbejderudlæg via traditionelle udlægsskemaer, hvor kvitteringer samles og indsendes sidst på måneden.

Men i takt med at økonomiafdelingen skal gennemgå udlæg, kontrollere kvitteringer og bogføre udgifterne, kan det i nogle tilfælde tage flere uger, før medarbejderen får beløbet for arbejdsrelaterede køb tilbagebetalt.

Ikke nok med at denne proces er tidskrævende, kan den i sidste ende også skabe unødvendig ineffektivitet. Især hvis udgifterne registreres længe efter købet, eller kvitteringer mangler.

Derfor erstatter mange virksomheder traditionelle udlægsskemaer med digitale løsninger som Pleo Pocket, hvor udlæg registreres i realtid og refusioner kan behandles hurtigere.

Hvad er Pleo Pocket?

Pleo Pocket er en udgiftsplatform, der gør det muligt for dig at registrere, godkende og tilbagebetale private udlæg digitalt i realtid.

Uden Pleo Pocket: Manuelle anlægsskemaer

Uden en digital løsning som Pleo Pocket til udgiftshåndtering i realtid, kan dine medarbejdere ende med at vente i flere uger på at blive tilbagebetalt for deres private udlæg.

Desuden kan du være sikker på, at det giver kaos sidst på måneden, hvis du ikke har styr på hvem der har købt hvad og hvornår.

Den manuelle administration af traditionelle udlægsskemaer samt indsamling og indsendelse af kvitteringer kan nemlig være enormt tidskrævende og skabe ravage i bogføringen.

Med Pleo Pocket: Tilbagebetaling i realtid

I modsætning til tidskrævende og manuelle bogføringsprocesser, kan du samle jeres udgifter og gøre bogføringen nemmere med Pleo Pocket.

Pleo Pocket er nemlig udviklet til smart håndtering af udgifter som private udlæg, som kan registreres, godkendes og behandles, som økonomiafdelingen ønsker det.

Pleo Pocket tillader også at dine medarbejdere kan tilbagebetale dem selv i realtid eller lade det være op til økonomiafdelingen at bestemme, hvornår tilbagebetalingen falder.

Læs mere om fordelene ved Pleo Pocket

Sådan erstatter du udlægsskemaer med Pleo Pocket: Trin for trin

Når en medarbejder har lagt ud for en arbejdsrelateret udgift med sit eget kort, kan udgiften registreres direkte i Pleo-appen. Herefter kan den godkendes og tilbagebetales via Pleo Pocket – uden manuelle udlægsskemaer.

Processen foregår således:

1. Registrér udlægget i Pleo-appen

Når en medarbejder har lagt ud for en arbejdsrelateret udgift, kan udgiften registreres ved at trykke på “+” i Pleo-appen og vælge Privat udlæg.

2. Tag et billede af kvitteringen

Medarbejderen skal tage et billede af kvitteringen i appen. Pleos OCR-teknologi scanner kvitteringen og foreslår automatisk oplysninger som beløb, dato og leverandør.

3. Tilføj udgiftsdetaljer

Medarbejderen skal tilføj alle udgiftsdetaljer og bekræft at de er korrekte. Pleo vil foreslå udgiftsdetaljer med udgangspunkt på kvitteringen.

4. Tilføj bankoplysninger

Medarbejderen skal tilføje sine bankoplysninger for en europæisk/britisk bank, som gøres under Konto i Pleo-appen. Her skal de tryke på Tilbagebetalingsmetoder og tilføj deres bankoplysninger.

5. Bliv tilbagebetalt

Når medarbejderen har tilføjet sine bankoplysninger, skal de nu trykke på Dit tilgodehavende. Hvis medarbejderen er godkendt til at kunne tilbagebetale sig selv, vil de kunne se knappen Få tilbagebetaling. Den skal de trykke på og følge anvisningerne.

(6. Send udgiften til godkendelse)

Hvis medarbejderen ikke kan tilbagebetale sig selv, skal udgiften til godkendelse hos en leder eller administrator i virksomhedens godkendelsesflow.

7. Få udlægget tilbagebetalt

Uanset om medarbejderen kan tilbagebetale sig selv, eller om den først skal til godkendelse hos en administrator, sker tilbagebetalingen direkte via Pleo inden for 1-3 hverdage.

Via denne simple digitale proces slipper du for at bruge tid og energi på manuel bogføring og tilbagebetaling i traditionelle udlægsskemaer.

Fordelene ved realtids-refusion med Pleo Pocket

Når tilbagebetalingen af private udlæg håndteres i realtid i Ploe Pocket, bliver processen enklere for dine medarbejdere og økonomiafdelingen. I stedet for at samle kvitteringer og indsende udlægsskemaer sidst på måneden, bliver dine udgifter registreret direkte i Pleo-appen, så refusioner kan behandles hurtigere og uden bøvl med traditionelle udlægsskemaer.

Samtidig giver det økonomiafdelingen et bedre overblik over virksomhedens udgifter. For når udlæg registreres løbende, bliver det nemmere at godkende udgifter, sikre korrekt dokumentation og holde styr på virksomhedens udeståender.

Med Pleo Pocket samles registrering, godkendelse og tilbagebetaling i ét digitalt workflow, som blandt andet giver:

• Hurtigere tilbagebetalinger, så medarbejdere ikke skal vente på månedlige udlægsskemaer
• Mindre administrativt arbejde for økonomiafdelingen
• Bedre overblik over udestående udgifter mellem medarbejdere og virksomheden
• Mere præcis dokumentation, da kvitteringer registreres med det samme

Alt dette gør håndteringen af udlæg langt nemmere og mere effektiv for både medarbejdere og økonomiafdelingen.

Undgå private udlæg med et Pleo-kort

Selvom Pleo Pocket gør det nemt at registrere og tilbagebetale dine medarbejderes private udlæg, kan du reducere behovet for udlæg ved at give dine medarbejdere et Pleo-kort.

Når dine medarbejdere betaler direkte med deres Pleo-kort, registreres deres udgifter automatisk i systemet, og kvitteringerne kan uploades i appen.

På den måde slipper dine medarbejdere for at lægge penge ud af egen lomme, og økonomiafdelingen får direkte overblik over virksomhedens udgifter i realtid.

En proces der både gør bogføringen og hverdagen nemmere i praksis.´