Software asset management: Alt du skal vide
Har du nogensinde tænkt over, hvor mange softwarelicenser din virksomhed egentlig har, eller om I bruger al den software, I betaler for? Hvis ikke, så er du bestemt ikke alene.
Men bare rolig, det er her, software asset management kommer ind i billedet.
Software asset management, også bare kaldet SAM, er kort sagt din bedste ven, når det kommer til at holde styr på al den software, din virksomhed bruger. Det handler om at have overblik over, hvad I har, hvad I bruger, og hvad I faktisk har brug for.
Lyder det kedeligt? Måske, men har du styr på din software asset management, kan det spare dig for både hovedpiner og en hulens masse penge.
Tænk bare på, hvor hurtigt teknologien udvikler sig. Før du ved af det, har du måske 117 forskellige softwareprogrammer kørende i din virksomhed - og hvem ved egentlig, om de alle sammen bliver brugt?
Det er her, SAM kommer ind og rydder op i rodet.
Hvad er software asset management?
Software asset management er en metode, der grundlæggende handler om at holde styr på de softwarelicenser, din virksomhed bruger, så du undgår at betale for mere end nødvendigt, og samtidig sikrer, at I overholder alle licensregler.
I takt med, at flere virksomheder bevæger sig over i cloud-løsninger, og softwaren bliver mere kompleks, er det blevet sværere at have det fulde overblik over, hvad man faktisk har af licenser, og hvordan de bliver brugt.
Uden en god SAM-strategi kan du ende med at betale for software, som slet ikke bliver brugt, eller måske endda komme til at bryde licensreglerne uden at vide det.
Det kan resultere i både økonomisk spild og potentielt dyre bøder.
Læs mere: FinOps forklaret: Sådan optimerer du virksomhedens cloud-forbrug
Hvad er et “software asset” helt præcist?
Et software asset er kort sagt den software, din virksomhed ejer eller abonnerer på – det kan være alt fra programmer som Microsoft Office til mere avancerede værktøjer som CRM-systemer eller cloud-tjenester som AWS og Google Workspace.
Når vi taler om software assets, handler det ikke kun om selve programmet, men også om de licensrettigheder og supportaftaler, der følger med. Det er altså hele pakken, som din virksomhed bruger til at sikre, at I har de nødvendige værktøjer til at klare jeres daglige opgaver.
Sådan kan du bruge software asset management
Men hvordan kommer jeg så i gang?
Bare rolig, det behøver ikke være raketvidenskab. Start med at lave en komplet liste over al den software, din virksomhed bruger. Det kan være lidt af en øjenåbner - mange bliver overraskede over, hvor meget de faktisk har.
Næste skridt er at sammenligne denne liste med jeres licensaftaler. Har I for mange licenser? For få? Her kan du ofte finde nogle hurtige besparelser.
Der findes også en række software asset management-værktøjer. Dem kan du bruge til bl.a. at overvåge, hvilke programmer der rent faktisk bliver brugt. Du vil sikkert opdage, at nogle dyre programmer kun bliver brugt af få medarbejdere - måske kan I nøjes med færre licenser?
Sidst, men ikke mindst, kan du bruge SAM til at sikre, at I overholder alle licensregler. Måske opdager du, at flere brugere arbejder med samme licens, og det kan være et problem, da mange softwareleverandører kræver individuelle licenser for hver bruger. Med SAM kan du hurtigt identificere denne type problemer og sørge for, at alle licenser bruges korrekt og i overensstemmelse med aftalerne.
Med SAM i bagagen kan du gå fra at være reaktiv til proaktiv i din IT-styring. Du får kontrol over dine softwareudgifter, optimerer brugen og sikrer, at din virksomhed altid har de rigtige værktøjer til rådighed.
Fordele ved software asset management
Som disciplin går software asset management langt ud over blot at holde styr på, hvor mange softwarelicenser din virksomhed egentlig har. SAM tilbyder faktisk en række afgørende fordele, som kan hjælpe din virksomhed med at optimere sit softwarebrug, spare penge og minimere risici.
Her er nogle af de væsentligste fordele ved at implementere et godt SAM-system:
1. Besparelser og budgetkontrol
En af de mest oplagte fordele ved SAM er, at du kan reducere unødvendige softwareomkostninger. Mange virksomheder køber licenser, som enten ikke bliver brugt fuldt ud eller ligger ubrugt hen.Ved at få indsigt i, hvordan softwaren bruges, kan du identificere overflødige licenser og enten opsige dem eller forhandle bedre aftaler. På den måde får du bedre kontrol over it-budgettet og sikrer, at pengene bliver brugt effektivt.
Læs mere: Fra kaos til kontrol: Sådan mestrer du omkostningsstyring
2. Forbedret compliance og reduceret risiko
At overholde licensbetingelserne for de softwareprogrammer, virksomheden bruger, kan være komplekst. Og manglende overholdelse af licensregler kan føre til store bøder eller juridiske sager fra dine softwareleverandører. SAM hjælper dig med at holde styr på, hvor mange licenser der er i brug, hvilke brugere der har adgang, og om I opfylder alle licenskrav.Det betyder, at du kan minimere risikoen for uforudsete complianceproblemer.
Læs mere: Risikoanalyse: øget sikkerhed gennem bedre beslutninger
3. Øget effektivitet og produktivitet
Med SAM kan du sikre, at dine medarbejdere altid har adgang til den software, de har brug for, og at du ikke betaler for software, der ikke bliver brugt. Således optimeres ikke bare omkostningerne, men det sikrer også, at dine teams arbejder mere effektivt.
4. Bedre strategiske beslutninger
Når du har fuldt overblik over virksomhedens softwarelicenser, bliver det lettere at træffe informerede, strategiske beslutninger. Med data om, hvilke programmer der bliver brugt, hvor meget de koster, og hvordan de understøtter virksomhedens overordnede mål, kan du prioritere investeringer i den software, der giver mest værdi, og undgå overflødige eller ineffektive værktøjer.
5. Forenklet licensstyring og opgraderinger
En anden stor fordel ved SAM er, at det forenkler håndteringen af softwareopgraderinger. I stedet for at miste overblikket over, hvilke versioner af softwaren der er i brug på tværs af afdelinger, kan du med SAM sørge for, at alle opdateringer og licensfornyelser sker på en systematisk måde. Det sikrer, at virksomheden altid har adgang til de nyeste og sikreste versioner af softwaren.
6. Øget sikkerhed
Sidst, men ikke mindst, kan SAM bidrage til at styrke virksomhedens it-sikkerhed. Når du har styr på, hvilke softwareprogrammer der er i brug, kan du også nemmere sikre, at ingen gamle, uopdaterede versioner udgør en sikkerhedsrisiko.Læs mere: IT-sikkerhed: dit værn mod cyberkriminelle
Alt i alt hjælper Software asset management dig med at arbejde mere effektivt, spare penge og minimere risici. Det er derfor en afgørende proces for virksomheder, der ønsker at få det maksimale ud af deres investeringer i software og samtidig sikre overholdelse af licensregler og opretholdelse af en høj sikkerhedsstandard.