Sådan finder økonomiafdelinger den rette balance mellem tillid og kontrol

Medarbejdere vil gerne føle, at virksomheden har tillid til dem. Og økonomiafdelingen vil gerne have kontrol over virksomhedens forbrug.

Mange økonomiafdelinger ser det som en barriere hele tiden at skulle tilpasse sig nye processer. Men hvis I tager skridtet mod at vise jeres medarbejdere mere tillid, kan vi godt garantere, at det vil have en positiv effekt på jeres virksomhed.

Der er ingen, der har lyst til at blive micro-managed, men hvis du stoler for meget på dit team kan det også give problemer. Tillid er et spektrum, og den rette balance begynder med åben kommunikation, tydelige indkøbspolitikker og sunde kontrolfunktioner til udgiftsstyring.

Tillid og kontrol var et gennemgående tema på vores Beyond-event i London (se højdepunkter on-demand). Derfor har vi samlet de bedste tips, der kan hjælpe din virksomhed med at navigere mellem tillid og kontrol.

Tillid til folket

80 % af medarbejdere føler sig motiverede på deres arbejde, når de oplever, at deres arbejdsgivere har tillid til dem. Det er én af grundene til, at det kan betale sig at investere i tillid og gennemsigtighed – det kan have enormt positive konsekvenser for virksomheden som helhed.

Virksomheder, der udviser et højt niveau af tillid, er også typisk mere profitable og har et større afkast på aktiemarkedet. Dette hænger måske sammen med, at medarbejdere, som føler en højere grad af tillid på deres arbejdsplads, ofte er mere produktive, bliver i virksomheden længere og samarbejder mere energisk med deres kollegaer. Glade medarbejdere er mindre stressede, hvilket desuden forbedrer ydeevnen hele vejen rundt.

Det bør med andre ord være i din egen interesse at vise dine medarbejdere, at du stoler på dem.

En måde, hvorpå du kan vise dine medarbejdere tillid, er ved at gøre det muligt for dem selv at købe de ting, de har brug for til deres arbejde. Det er ikke sikkert, det er noget, der kommer naturligt, men det handler om at tage det første skridt. Ved at tillade dine medarbejdere at håndtere deres egne udgifter er det ikke usandsynligt, at du vil opleve, at de bruger færre penge, end når disse udgifter håndteres for dem. Måske er det fordi, de selv har ansvaret for deres eget forbrug, eller fordi de bliver holdt ansvarlige for det, de bruger – uanset hvad gør det i hvert fald livet nemmere for både økonomiafdelingen og medarbejderne.

Kontrol er en del af husarbejdet

Kontrol er ikke en dårlig ting, men noget, der skal være styr på. Det er en del af økonomiafdelingens jobbeskrivelse. Og ifølge Johnny Bray, som er CFO hos Vistair og foredragsholder på vores Beyond-event, skal “økonomiafdelingen rette op på en del ting for at blive mere effektiv”. Manuelle processer, Excel-ark, manglende kvitteringer – det er blevet nødvendigt for økonomiafdelinger at modernisere disse tidskrævende opgaver for at bevare kontrollen over bogholderiet.

Den hemmelige ingrediens til bedre kontrol

Det kan godt være, at det virker simpelt, men at dele information åbent med det rette system er nøglen. Ved at fremme en kultur med samarbejde og teamwork er det muligt at forbedre kommunikationen på tværs af organisationen.

Problemet er, at medarbejdere ikke altid helt ved, hvad reglerne for forbrug er. Det betyder, at økonomiafdelingen ofte fremstår som de onde. Eftersom de har kontrol over budgetterne, er det op til dem, hvad folk får lov til at bruge penge på. Der er ingen, der synes, det er fedt, at blive jagtet rundt for kvitteringer sidst på måneden eller skulle retfærdiggøre en udgift, efter den har fundet sted, så økonomiafdelingen kan hurtigt få et dårligt (og uretfærdigt) ry.

Faktisk er det kun 40 % af medarbejdere, som kender til virksomhedens mål og strategier. Kronisk stress hos medarbejdere stammer ofte fra uvidenhed om virksomhedens retning, hvilket ultimativt underminerer deres arbejde.

Uregelmæssigheder i finansiel rapportering kan resultere i tab af kontrol på tværs af virksomheden, og forvirring omkring, hvad det er okay at bruge penge på, gør det svært for medarbejdere at sikre regelmæssighed i forbruget. Hvis folk ikke er opdaterede på retningslinjerne, kan det nemt føre til overforbrug, overskredne budgetter og tab af finansiel kontrol. 

Så hvad er den hemmelige ingrediens? Gennemsigtighed. En skudsikker metode til at genvinde kontrol og minimere problemer med medarbejdere, som mistrives på grund af private udlæg, er at implementere en række tydelige politikker, der ikke kan misforstås. Det giver ikke mening at følge en opskrift, når kagen allerede er i ovnen. Det samme gælder retningslinjer for medarbejderforbrug – du skaber blot mere forvirring, hvis du begynder at forklare reglerne, efter pengene er blevet brugt.

Organisationer, der deler strategiske overvejelser med deres medarbejdere, reducerer usikkerheden omkring, hvor de er på vej hen og hvorfor. 

Der findes mange måder, hvorpå du kan sætte din økonomiafdeling tilbage i førersædet, men et godt sted at starte er ved at implementere nøje udvalgte funktioner til forbrugskontrol.

Hvilke fordele er der ved kontrolfunktioner til udgiftsstyring?

Kontrolfunktioner er vigtige, da de hjælper organisationer med at nå deres mål. De er nøglen, når det kommer til at opretholde en bæredygtig og økonomisk ydeevne uden at gå på kompromis med regler og bestemmelser.

Kontrol kommer i alle former og størrelser med forskellige fordele. Her er nogle af de primære kontrolfunktioner:

• Forebyggende: Forebyggende kontrolfunktioner har til hensigt at reducere risikoen for uønskede “aktiviteter”. Proaktiv dokumentation, godkendelse og gennemtænkte processer til at identificere potentielle risici er fundamentet for god kontrol.
  
• Identificerende: Det modsatte af forebyggende kontrolfunktioner er identificerende kontrolfunktioner, der har til formål at finde fejl, efter de har fundet sted. Disse kontrolfunktioner er afgørende for at finde ud af, om de forebyggende kontrolfunktioner fungerer efter hensigten. Det mest åbenlyse eksempel på en identificerende kontrolfunktion er afstemning. 
  
• Korrigerende: Korrigerende kontrolfunktioner implementeres efter en identificerende proces og bruges til at udligne fejl eller uoverensstemmelser, der er sluppet gennem dine indledende kontrolfunktioner. Et eksempel kan være at spærre kort i tilfælde af misbrug.

En velbalanceret proces ville ideelt set inkludere alle former for kontrol, så ingen fejl slipper gennem nåleøjet. Fejl er uundgåelige, så det er vigtigt at implementere procedurer, der reducerer de negative konsekvenser. 

Hvordan kan Pleo hjælpe?

Det er ikke nemt at finde den rette balance mellem tillid og kontrol. Men det er vigtigt. Derfor har vi hos Pleo udviklet en række kontrolfunktioner, der kan tilpasses dine behov.

De er nemme at sætte op og giver dig fuld kontrol over virksomhedens økonomi, uanset om dine medarbejdere er på farten, lægger ud af egen lomme, inviterer en kunde ud at spise eller selv skal have noget frokost.

• Budgetter: Føj tags til specifikke projekter for nemmere at kunne holde øje med forbrug forskellige steder i virksomheden. Hvis det bliver nødvendigt at øge forbruget for en enkelt kunde, skal du blot føje kundens tag til deres budget, så du kan holde dig indenfor budgettet for denne kunde. Du kan endda oprette notifikationer, der fortæller dig, når du er ved at nå din grænse. 
  
• Flertrinsgodkendelser: Det er ikke muligt for én person at godkende alle udgifter i hele virksomheden. Med Pleo kan du dele godkendelsesprocessen op mellem medarbejdere på både team- og virksomhedsniveau. Du kan endda opsætte grænser for bestemte personer for at gennemgå bestemte beløb, så du kan rette øjnene mod vigtige udgifter.
  
• Forbrugsgrænser: De medarbejdere, du vælger at invitere til Pleo, vil kun have adgang til den mængde penge, du vælger. I stedet for enkeltvis at overføre penge til de enkelte medarbejderes kort kan du nemt justere deres forbrugsgrænse efter behov. Du kan endda opsætte forbrugsgrænser for transaktioner, så de ikke kan bruge mere end et bestemt beløb på én gang.

Du kan også udarbejde din egen indkøbspolitik med vores værktøj til netop dette. Ved at gøre dine medarbejdere opmærksomme på deres budgetter for mad, overnatning, kørsel osv. kan økonomiafdelingen være 100 procent transparente omkring, hvor mange penge der må blive brugt på hvad.

Det er lettere, end du tror, at tage kontrol over din virksomheds økonomi, og det kan føre til et større niveau af tillid mellem dine medarbejdere og økonomiafdelingen. Tag et kig på vores side om kontrolfunktioner for at blive klogere på, hvordan Pleo kan automatisere din proces for udgiftshåndtering og dermed gøre livet nemmere for alle.