Pleo: en smart udgiftsløsning til moderne forsyningsvirksomheder

Det er svært at forestille sig, hvor meget arbejde der egentlig ligger i at sørge for, at vores hjem er varme, at der er vand i vandhanen, og at stikkontakten fungerer, når vi trykker på den.

Men selvom forsyningsvirksomhederne knokler, så vi kan nyde godt af ovenstående, slipper de ikke for at skulle håndtere kedelige og ofte frustrerende opgaver som eksempelvis udgiftshåndtering.

Forsyningsvirksomheder har ofte hundredvis af ansatte, hvoraf mange arbejder eksternt, og det kan derfor være en vanskelig opgave at holde styr på alle udgifterne.  

Det er her Pleos udgiftsløsning kommer ind i billedet!

Vores værktøj effektiviserer din virksomheds udgiftshåndtering og giver et overblik i realtid over alle udgifter samt sørger for, at dit team aldrig skal lægge ud af egen lomme igen. Og din regnskabsafdeling kan vinke farvel til kæmpe bunker med papirarbejde.

Hvordan virker Pleo? 

Så snart din virksomhed har modtaget vores firmakort, kan din regnskabsafdeling bestemme, hvilke medarbejdere der skal have et kort, og hvad deres individuelle forbrugsgrænse skal ligge på. 

Når en af dine medarbejdere bruger sit firmakort, modtager din virksomheds Pleo-administrator en notifikation i realtid, der viser, hvad medarbejderen købte, og hvor meget det kostede. Du kan endda se et billede af kvitteringen, som medarbejderen har taget i forbindelse med i købet – hvilket betyder, at du kan vinke farvel til papirarbejde.

Pleo hjælper dig med at betale for alle de ting, der er med til at holde din virksomhed kørende – uanset om det er softwareværktøjer eller forretningsrejser. Derudover kan vores værktøj nemt integreres med dit teams regnskabssoftware.

Sådan håndterer du tilbagebetalinger

Når dine ansatte er ude i marken, har de indimellem brug for at foretage arbejdsrelaterede køb. Det kan være alt fra hotelophold og måltider til rejse- og brændstofomkostninger – og jo længere turen er, jo flere omkostninger vil der være. 

Uanset hvor højt beløbet er, bør dit team aldrig skulle lægge ud af egen lomme og vente til næste lønningsdag med at blive tilbagebetalt.

For at løse netop det problem har vi udviklet Pleo Pocket. Denne smarte funktion hjælper dig med at holde styr på udeståender mellem virksomheden og de ansatte – for eksempel arbejdsrelaterede køb, som dine ansatte har lagt ud for med deres egne penge, tilbagebetalinger og kørselsregistrering.

Sådan beregnes dit teams kørsel

Pleos kørselsregistrering klarer alle beregninger for dig, så dit team aldrig skal bekymre sig om antal kørte kilometer, og din regnskabsafdeling får nøjagtige data i stedet for estimater.

Vores kørselsregistrering gør det muligt for dig at spore, hvor meget din virksomhed skylder medarbejdere, der rejser med arbejdet. Dine ansatte bør aldrig skulle vente på at få tilbagebetalt udlæg til benzin.

Hvis nogle af kørselsoplysningerne ikke ser rigtige ud, kan du nemt ændre rejsedato, distance og beløb.

Sådan holder du styr på dine it-udgifter

Forsyningsbranchen har ændret sig meget i løbet af de seneste 10 år. Virksomheder har aldrig været mere afhængige af teknologi, og det gør det svært at holde styr på alle de forskellige softwareprogrammer.

Pleos realtidsoverblik gør det muligt for dit team at holde styr på, hvilke softwareprogrammer I abonnerer på – det kunne for eksempel være kundeserviceværktøjer til jeres online betalingstjeneste eller administrationsværktøjer.

Vores indsigter og analyser gør det muligt for dig at spore dine data, hvilket giver dig et bedre overblik over, hvordan din virksomheds udgifter kommer til at se ud i fremtiden. Og vigtigst af alt kan du få overblik over, hvordan din virksomhed kan spare flere penge.

Vink farvel til mistede kvitteringer

Det kan være svært (læs: umuligt) at holde styr på hver enkelt lille og krøllede papirkvittering – især hvis mange af dine medarbejdere ofte er på farten eller arbejder hjemmefra.

Hvis en medarbejder mister en kvittering, skal vedkommende ikke bare vente på at blive tilbagebetalt, men så står din regnskabsafdeling også tilbage med alt det besværlige og tidskrævende papirarbejde.

Én ting er, at kvitteringer kan blive væk, en anden ting er, at udgiftsrapporter kan indeholde fejl.

Men det er ikke bare din regnskabsafdeling, der skal døje med dobbeltarbejde. Dine medarbejdere skal også bruge tid på at udfylde manuelle udgiftsrapporter m.m. – tid, de kunne have brugt på andre værdiskabende opgaver.

En undersøgelse udarbejdet af Pleo afslører, at virksomheder sparer 11,5 timer om måneden på deres udgiftshåndtering ved at bruge Pleo – det er halvanden arbejdsdag, som dine ansatte i stedet kunne have brugt bedre i virksomhedens interesse.

Sådan får du styr på dine udgifter – hurtigt og sikkert

Vi ved det godt – det kan være en skræmmende opgave at skulle genvurdere, hvordan hele din virksomhed håndterer sine udgifter – men det behøver det faktisk ikke at være.

Det er smertefrit at tilmelde sig Pleo. Så snart din virksomhed er verificeret, kan dit team gå i gang med at bruge vores virtuelle kort – og betale alt fra kaffe til abonnementer.

Vores firmakort er praktiske, men de giver også et ekstra lag af sikkerhed sammenlignet med traditionelle firmakort, idet du kan fryse dem når som helst og dermed reducere risikoen for svindel. Ifølge Finans.dk blev der alene i 2018 svindlet for over 236 millioner DKK – og selvom tallet er faldende, viser det, at det kan betale sig at håndtere din virksomhedsudgifter på sikker vis.

Vi har indgået partnerskaber med topinstitutioner som JP Morgan, Danske Bank og Mastercard. Sikkerhed er vores højeste prioritet, og vores partnerskaber sørger for, at vi lever op til vores høje standarder ved hjælp af regelmæssig kontrol – hvilket formodentlig er derfor, at 99 % af vores kunder føler, at det er sikkert at betale med Pleo.

Forsyningsbranchen vokser stødt med nye teknologiske værktøjer og et langsigtet fokus på bæredygtighed – så hvorfor ikke følge med udviklingen og forny den måde, din virksomhed håndterer udgifter på? Så spændende er det vel heller ikke at jagte dine medarbejderes papirkvitteringer i slutningen af måneden? 

Har du har lyst til at lære mere om Pleo? Så book en demo i dag.