Det skal være nemt at købe ting til kontoret. Derfor tilbyder Pleo både fysiske og virtuelle firmakort, som kan oprettes på få sekunder direkte i Pleo-appen.
Virtuelle betalingskort fungerer på samme måde som fysiske kort – forskellen er blot, at de findes digitalt og kan bruges direkte fra appen.
Når du skal bruge dit virtuelle kort, skal du blot åbne Pleo- eller web-appen, vælge kortet og bekræfte sikkerhedsgodkendelsen via biometrisk login eller kode, som giver dig adgang til dine kortoplysninger.
Hvad får din virksomhed ud af at bruge virtuelle kort?
Der er mange fordele ved at bruge virtuelle kort i din virksomhed, for eksempel:
- Fleksibilitet
- Øget sikkerhed i forbindelse med online shopping
- Tilgængelighed
Læs videre, og bliv klogere på virtuelle kort fra Pleo. Du kan for eksempel lære mere om, hvilke medarbejdere i din virksomhed der kan drage fordel af dem, samt hvordan de har hjulpet andre virksomheder med at håndtere deres udgifter på en mere optimal måde.
Lad os forklare det fra bunden...
Virtuelle Pleo-kort er virksomhedskort udstedt i samarbejde med Mastercard. De kan oprettes direkte i Pleo-platformen, hvor din administrator kan tilføje medarbejdere og tildele dem virtuelle kort i overensstemmelse med de relevante onboarding- og verifikationskrav.
Hvilke oplysninger der kræves, afhænger af opsætning og compliance-krav. Herefter sender vi de nødvendige informationer for at kunne tage det virtuelle kort i brug.
Virtuelle kort er en god mulighed for endelig at få styr på din virksomheds online indkøb – uanset om det er køb i apps eller abonnementsudgifter.
Mange virksomheder bruger også virtuelle kort til at administrere softwareabonnementer. Ved at tilknytte et separat kort til hvert abonnement bliver det lettere at spore udgifter, undgå skjulte betalinger og deaktivere abonnementer, når de ikke længere er nødvendige.
Administratorer kan samtidig sætte forbrugsgr ænser, kategorier eller godkendelsesflows på hvert kort. På den måde får medarbejdere frihed til at foretage nødvendige køb, mens virksomheden stadig har kontrol over udgifterne.
Selvom virtuelle kort typisk bruges online, har de samme standardoplysninger, som du finder på ethvert andet bankkort – altså et 16-cifret kortnummer, en udløbsdato og en trecifret sikkerhedskode. Muligheden for brug i fysiske butikker, eksempelvis via mobil-wallet, afhænger af opsætning og marked.
Hver gang en medarbejder bruger deres virtuelle eller fysiske kort til at foretage et online køb, kan Pleo automatisk hente kvitteringsdata fra medarbejderens e-mail, hvis funktionen er aktiveret. På den måde har du altid styr på din virksomheds økonomi.
Medarbejdere kan også tage et billede af kvitteringen direkte i Pleo-appen. Her udtrækker Pleos OCR-teknologi automatisk oplysninger som beløb, dato og leverandør, så udgifter registreres korrekt uden manuel indtastning.
Se vores privatlivsdokumentation for, hvilke data der tilgås, formål, opbevaring og hvordan funktionen slås fra.
For hvem og til hvad er virtuelle kort en fordel?
Virtuelle kort reducerer risikoen for tabte kort eller uautoriseret brug, fordi adgangen er knyttet til medarbejderens konto og kan administreres direkte i platformen.
Selv hvis du skulle være så uheldig at miste din mobiltelefon, kan du bare indtaste dine informationer på en anden enhed for at bruge kortet.
En anden fordel er også, at kortet kun kan tilgås med dine oplysninger og din adgangskode. Det betyder, at adgangen er beskyttet af dine loginoplysninger, og at kun autoriserede brugere kan tilgå kortet via kontoen.
Freelancere og entreprenører
Virtuelle kort er ikke bare fordelagtige i situationer, hvor du ikke har adgang til dit fysiske kort. Det er nemlig også en god løsning til freelancere og entreprenører, der ikke har brug for et fysisk kort, og som ikke arbejder som fuldtidsansat i din virksomhed.
Et virtuelt kort gavner alle parter – dine medarbejdere skal ikke lægge ud fra egen lomme, og du får komplet overblik over virksomhedens forbrug (inklusive forbrugsgrænser) i realtid.
Lige så snart din medarbejders konto er blevet sat op, bliver udgifterne automatisk registreret i Pleo. Derudover kan de synkroniseres med jeres regnskabssystem via Pleos integrationer.
Og skulle det være nødvendigt, kan du sætte kortet på pause, justere forbrugsgrænser eller slette det helt.
Store teams
Virtuelle kort er en perfekt løsning for virksomheder, hvor alle i teamet skal have adgang til udgiftsstyring, men ikke nødvendigvis har brug for et fysisk kort. De virtuelle kort kan bruges, fra det øjeblik du har tilmeldt dig, så du skal heller ikke vente på, at posten kommer med dine kort!
Det er formodentligt ikke alle i dit team, der skal ud at rejse eller holde fysiske møder med klienter – situationer, hvor de har brug for et fysisk betalingskort.
De fleste foretager køb online på kontoret. Det kunne for eksempel være køb af software, abonnementer, kontorudstyr og meget, meget mere...
Engangskøb
Det kan være, at dit team ikke foretager køb regelmæssigt, men kun har behov for at købe noget til arbejdet indimellem, for eksempel være en ny bærbar eller en billet til et event.
I sådanne situationer burde dine ansatte ikke lægge ud fra egen lomme. Men hvis en medarbejder alligevel lægger ud privat, kan udgiften registreres i Pleo-appen og tilbagebetales via Pleo Pocket, så refusionen håndteres digitalt uden manuelle udlægsskemaer.
Som administrator kan du invitere nye brugere til din Pleo-konto og give dem et virtuelt kort på et øjeblik. Så snart købet er blevet foretaget, kan du sætte kortet på pause igen. På den måde har dine ansatte kun adgang til kortet, når der er behov for det.
Projektrelaterede udgifter
Omkostningerne i forbindelse med projekter kan variere meget. Ved nogle projekter kan du have brug for flere medlemmer fra dit team, mens du i andre projekter kan have brug for mere software end vanligt. Generelt kan det være ret svært at forudsige, hvor høje dine omkostninger bliver for hvert enkelt projekt.
Med Pleos virtuelle kort kan udgifter spores i realtid og kategoriseres efter projekt, team eller udgiftstype.
Med dette overblik kan du også danne dig en bedre idé om, hvad omkostningerne vil løbe op i for lignende projekter fremover.
Øg sikkerheden online
Virtuelle kort er ikke bare praktiske – de giver dig også en øget sikkerhed ved onlinebetalinger. Det skyldes, at kortoplysninger kan oprettes, pauses eller slettes øjeblikkeligt, hvis der opstår mistanke om misbrug..
Når man tager den information i betragtning, virker det pludselig ikke længere som en særligt god idé at dele sine bankoplysninger over e-mail, SMS eller via almindelig post. Men med de gældende europæiske krav til sikre kortbetalinger er det generelt blevet mindre hensigtsmæssigt at dele betalingskortoplysninger.
Isobel Edmons, Assistant Manager i regnskabsafdelingen i musikvirksomheden Sofar Sounds, er ikke i tvivl om, hvilken værdi Pleos virtuelle kort giver deres virksomhed:
”Når vi afholder koncerter, er virtuelle kort faktisk en af de ting, der hjælper os allermest,” fortæller Edmonds.
”Hver gang en medarbejder skal købe noget, kan jeg give vedkommende adgang til det virtuelle kort med det samme – så der er aldrig nogen ventetid.”
