Viderefakturering: Hvad er det og hvordan er reglerne?
Gå ikke glip af en artikel
Viderefakturering er en proces, som mange virksomheder støder på i deres daglige drift, men som ikke altid er lige nem at navigere i.
Kort sagt handler viderefakturering om at fakturere udgifter, som du har afholdt på vegne af en anden virksomhed, videre til denne virksomhed. Det kan for eksempel være rejseudgifter, gebyrer eller andre omkostninger, som du har lagt ud for kunden.
Men hvordan fungerer det egentlig i praksis, og hvilke regler gælder? Er der situationer, hvor du kan undgå at pålægge moms, og hvad skal du være særligt opmærksom på for at sikre, at alt går korrekt til?
I dette blogindlæg vil vi dykke ned i begrebet viderefakturering, forklare de grundlæggende regler og give dig konkrete eksempler, så du bliver godt klædt på til at håndtere viderefakturering i din virksomhed.
Hvad er en viderefakturering?
En viderefakturering er faktureringen af de udlæg, som du påtager dig, når du lægger ud for en omkostning i forbindelse med en opgave for en kunde.
Det er altså en udgift, du har lagt ud for, men som din kunde egentlig skal betale for.
Forestil dig for eksempel, at du driver et marketingbureau, og en af dine kunder beder dig om at arrangere tryk af nogle brochurer. Du kontakter et trykkeri, som leverer de ønskede brochurer til dig, og du modtager en faktura for deres ydelser. Derefter viderefakturerer du omkostningerne til din kunde.
Viderefakturering er almindeligt i mange brancher, især i konsulentbranchen, hvor virksomheder ofte gør brug af underleverandører eller eksterne specialister for at levere en komplet løsning til deres kunder.
Men det kan også ske i forbindelse med, at du rejser for at udføre arbejde for en kunde. Du betaler for rejseomkostningerne, men disse omkostninger skal i sidste ende bæres af kunden. Her vil du viderefakturere disse udgifter til kunden, så du får dem refunderet.
Med viderefakturering skaber du økonomisk gennemsigtighed og undgår tvivl om, hvem der skal dække hvilke omkostninger. Det er dog vigtigt, at du har klare aftaler og dokumentation på plads, så viderefaktureringen sker korrekt og uden misforståelser.
På den måde kan du sikre, at både du og dine kunder er enige om fordelingen af udgifterne.
Kan man viderefakturere uden moms?
Ja, du kan i nogle tilfælde godt viderefakturere uden moms.
Der er dog også tilfælde, hvor du ikke må viderefakturere uden moms, så derfor er det vigtigt, at du har styr på reglerne.
For at du kan viderefakturere uden moms, gælder disse tre betingelser:
- Udgiften skal afholdes i den endelige kundes navn: Det betyder, at den faktura, som skal viderefaktureres, skal være udstedt til den kunde eller leverandør, der skal betale den. Det gælder dog ikke kasseboner og andre former for forsimplede fakturaer, hvis de er under 3.000 kr.
- Udgiften skal afholdes for den endelige kundes regning: Det vil sige, at du ikke må tjene penge på udlægget.
- Udlægget skal bogføres på særskilt konto: Du skal have en særlig udlægskonto i din bogføring, hvorpå disse udlæg registreres, og du skal kunne redegøre for de enkelte køb.
Men selv hvis købet ikke overholder ovenstående betingelser, er der alligevel tilfælde, hvor du viderefakturerer uden moms. Det gælder, når selve købet er momsfritaget – som ved eksempelvis udlæg til tog, taxa og fly.
Hvis købet ikke er momsfritaget, og udlægget ikke overholder de tre ovenstående betingelser, skal der være moms på viderefaktureringen. I så fald er der tale om varekøb, du bare sælger videre til dine kunder.
Her skal din kunde bare faktureres som normalt.
Viderefakturering af kørsel
Viderefakturering af kørsel kan være en anelse tricky, da det – modsat transportudgifter til tog, fly og taxa – ikke betragtes som reelle udlæg, men snarere en del af den service, du leverer.
Derfor skal kørsel viderefaktureres med moms.
Prisen kan enten følge statens takster for kilometerpenge eller aftales med kunden.