Viderefakturering: Hvad er det og hvordan er reglerne?

Viderefakturering er en proces, som mange virksomheder støder på i deres daglige drift, men som ikke altid er lige nem at navigere i.

Kort sagt handler viderefakturering om at fakturere udgifter, som du har afholdt på vegne af en anden virksomhed, videre til dem. Det kan for eksempel være rejseudgifter, gebyrer eller andre omkostninger, som du har lagt ud for kunden.

Men hvordan fungerer det egentlig i praksis, og hvilke regler gælder? Er der situationer, hvor du kan undgå at pålægge moms, og hvad skal du være særligt opmærksom på for at sikre, at alt håndteres korrekt?

I dette blogindlæg vil vi dykke ned i begrebet viderefakturering, forklare de grundlæggende regler og give dig konkrete eksempler, så du bliver godt klædt på til at håndtere det i din virksomhed..

• Viderefakturering handler om at fakturere udgifter, som du har afholdt for en kundes regning, f.eks. rejseomkostninger eller gebyrer.
• Det er vigtigt at have klare aftaler med kunden om, hvilke udgifter der kan viderefaktureres for at undgå misforståelser.
• Momsreglerne skal overholdes, og det afhænger af, om udgiften er momsfritaget, og om den er afholdt for kundens regning.

Hvad er en viderefakturering?

En viderefakturering er faktureringen af de udlæg, som du påtager dig, når du lægger ud for en omkostning i forbindelse med en opgave for en kunde.

Det er altså en udgift, du har lagt ud for, men som det i virkeligheden er kunden, der skal betale..

Forestil dig for eksempel, at du driver et marketingbureau, og en af dine kunder beder dig om at arrangere tryk af nogle brochurer. Du kontakter et trykkeri, der leverer brochurerne og sender dig en faktura. Derefter viderefakturerer du omkostningerne til din kunde.

Med viderefakturering skaber du økonomisk gennemsigtighed og undgår tvivl om, hvem der skal dække hvilke omkostninger. Det er dog vigtigt, at du har klare aftaler og dokumentation på plads, så viderefaktureringen sker korrekt og uden misforståelser.

Viderefakturering er almindeligt i mange brancher, især i konsulentbranchen, hvor virksomheder ofte gør brug af underleverandører eller eksterne specialister for at levere en komplet løsning til deres kunder. 

Her er nogle eksempler på, hvordan viderefakturering kan anvendes i andre sektorer:

• Byggeri og håndværk: I byggebranchen viderefaktureres ofte materialer, underleverandørarbejde og lejede maskiner til kunder. En entreprenør kan for eksempel betale for byggematerialer og derefter viderefakturere omkostningerne til kunden. Viderefakturering gør det muligt at få dækket disse udgifter uden at miste økonomisk kontrol.
  
  
• Software- og IT-branchen: Mange IT-konsulentfirmaer benytter sig af viderefakturering til at dække udgifter til eksterne udviklere eller licenser, som de har købt på vegne af en kunde. Det kan for eksempel være en situation, hvor et firma køber licenser til et bestemt softwareprogram og derefter viderefakturerer omkostningerne til kunden.
  
  
• Transport og logistik: Virksomheder i transportsektoren bruger viderefakturering til at dække omkostninger som fragtgebyrer, transportomkostninger eller leasingaftaler for køretøjer. Et transportfirma kan eksempelvis viderefakturere en kundes udgifter til fragt, som de selv har betalt for i forbindelse med et opdrag.

5 aspekter, du skal være særligt opmærksom på, når du viderefakturerer

Viderefakturering lyder måske som en simpel proces, men der er flere vigtige aspekter, du skal være opmærksom på, for at sikre, at det foregår korrekt og problemfrit.

Her er nogle af de mest centrale elementer, du bør tage højde for, når du viderefakturerer udgifter:

• Klar aftale med kunden: Før du foretager en viderefakturering, er det vigtigt at have klare aftaler med kunden om, hvilke udgifter der kan viderefaktureres. Det kan være inkluderet i kontrakten, et tilbud eller en specifik skriftlig aftale, som præciserer, hvilke udgifter kunden er ansvarlig for. Manglende klarhed kan føre til misforståelser og konflikter senere.
  
  
• Dokumentation: For at sikre, at viderefaktureringen bliver korrekt, og at du overholder reglerne, er det vigtigt at have styr på dokumentationen for alle udgifter. Det kan være fakturaer, kvitteringer eller kontrakter, der viser, hvad udgiften er, og hvorfor den kan viderefaktureres. Sørg for at gemme alle bilag et sted, hvor du nemt kan finde dem, hvis du skal bruge dem senere
  

• Momsregler: ​​Det er vigtigt at forstå de relevante momsregler, når du viderefakturerer. I nogle tilfælde kan du viderefakturere uden moms, mens der i andre tilfælde skal lægges moms på. Det afhænger af, om udgiften er afholdt for kundens regning, og om den er momsfritaget. Sørg for at sætte dig grundigt ind i reglerne, og vær opmærksom på, hvordan du fakturerer korrekt.
  

• Korrekt kategorisering og bogføring: Sørg for at oprette en dedikeret udlægskonto i din bogføring, så alle viderefakturerede udgifter bliver registreret korrekt. Det kan være svært at holde styr på, hvis udgifterne blandes sammen med andre udgifter, så en særskilt konto gør det nemmere at spore og revidere udgifterne.
  

• Tidsfrister og betaling: Ved viderefakturering er det vigtigt at være opmærksom på betalingsbetingelserne. Sørg for, at fakturaerne bliver sendt til kunden rettidigt og i overensstemmelse med de aftalte betalingsbetingelser. Derudover bør du kommunikere klart om eventuelle gebyrer, der kan opstå ved forsinket betaling, og hvordan disse håndteres i din virksomhed.

Kan man viderefakturere uden moms?

Ja, du kan i nogle tilfælde godt viderefakturere uden moms.

Der er dog også tilfælde, hvor du ikke må viderefakturere uden moms. Derfor er det vigtigt, at du har styr på reglerne.

For at du kan viderefakturere uden moms, gælder disse tre betingelser:

• Udgiften skal afholdes i den endelige kundes navn: Det betyder, at den faktura, som skal viderefaktureres, skal være udstedt til den kunde eller leverandør, der skal betale den. Det gælder dog ikke kasseboner og andre former for forsimplede fakturaer, hvis de er under 3.000 kr.
• Udgiften skal afholdes for den endelige kundes regning: Det vil sige, at du ikke må tjene penge på udlægget.
• Udlægget skal bogføres på særskilt konto: Du skal have en særlig udlægskonto i din bogføring, hvorpå disse udlæg registreres, og du skal kunne redegøre for de enkelte køb.

Men selv hvis købet ikke overholder ovenstående betingelser, er der alligevel situationer, hvor du viderefakturerer uden moms. Det gælder, når selve købet er momsfritaget – som ved eksempelvis rejseudgifter til tog, taxa eller flyrejser..

Hvis købet ikke er momsfritaget, og udlægget ikke overholder de tre ovenstående betingelser, skal der være moms på viderefaktureringen. I så fald er der tale om varekøb, du sælger videre til dine kunder. Her skal din kunde bare faktureres som normalt.

Viderefakturering af kørsel

Viderefakturering af kørsel kan være en anelse tricky, da det – modsat transportudgifter til tog, fly og taxa – ikke betragtes som reelle udlæg, men snarere en del af den service, du leverer.

Derfor skal kørsel viderefaktureres med moms.

Prisen kan enten følge statens takster for kilometerpenge eller aftales med kunden.