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Ausgabenverwaltung

6 Tipps, um trotz steigender Preise, Ausgaben niedrig zu halten

Im letzten Jahr ist der Preis für einen Liter Milch um 46 Prozent gestiegen. Die Benzinpreise stiegen 2022 zwischenzeitlich um rund 25 Prozent. Und auch auf dem Immobilienmarkt sieht es bereits seit Jahren nicht anders aus. Überall um uns herum schießen die Preise in die Höhe. Sparen, wann immer möglich, wird für viele von uns zur neuen Devise.

Was das für unseren Arbeitsalltag bedeutet?

Unabhängig von der Branche, in der wir tätig sind, und unabhängig von der Größe des Unternehmens gibt es an jeder Ecke Geld zu sparen. 

Welche Ecken, das genau betrifft und inwiefern sich der unternehmerische Geldbeutel für einen optimierten Cashflow enger schnallen lässt, genau darum soll es in diesem Beitrag gehen.

1. Kündigen Sie ungenutzte Abonnements

Fangen wir mit einem echten Quick-Win an:

Ungenutzte Abonnements könnten Sie jedes Jahr Hunderte von Euros kosten. Und die allermeisten Softwaretools bezahlen Sie vermutlich innerhalb eines monatlichen Abonnementmodells. Checken Sie also am besten gleich heute einmal ihre monatlichen und jährlichen Abo-Ausgaben, hinterfragen Sie alle nicht regelmäßig genutzten Abos und ziehen Sie, falls notwendig, einen Schlussstrich.

Sie brauchen Hilfe? Die Pleo Aboverwaltung macht es Ihnen leicht. In unserem Dashboard überblicken Sie alle Ihre wiederkehrenden Zahlungen an einem Ort. So können Sie jederzeit unkompliziert identifizieren, welche Abos Sie nicht länger benötigen.

2. Automatisieren, Zeit und Kosten sparen

Wussten Sie, dass die meisten Ihrer Verwaltungsprozesse automatisiert werden können? Es gibt unzählige Tools, die Ihnen die manuelle Arbeit (und manuelle Fehler) in den Bereichen Finanzen, Marketing und Personalwesen abnehmen. Automatisierungssoftware hat natürlich ihren Preis, aber sie kann Ihnen wertvolle Stunden sparen, die Sie in wichtigere, umsatzsteigernde Aufgaben investieren können.

Einige unserer Favoriten?

  • Wenn es um Vertrieb und Marketing geht, verbindet HubSpot Ihre Daten, Teams und Kund:innen nahtlos auf einer CRM-Plattform – ziemlich clever zum Ausbauen des Geschäfts.
  • Pipedrive hingegen hilft Ihnen ein Lead-Scoring-Modell zu erstellen, das Ihre Vertriebs- und Marketingteams dabei unterstützt, zu verstehen, welche potenziellen Kund:innen Ihr Produkt am wahrscheinlichsten kaufen werden.
  • In Hootsuite können Sie in der Zwischenzeit Ihre Social-Media-Beiträge im Voraus planen und Ihre Followerschaft so rund um die Uhr auf dem Laufenden halten. 
  • Zum Projektmanagement eignen sich Asana oder Notion (wir sind große Fans von beiden Tools hier bei Pleo). Und ebenso Trello: Hier können Sie Ihr eigenes, einseitiges Dashboard erstellen, damit Sie die Aufgabenliste Ihres Teams immer im Blick behalten.
  • Nicht zuletzt können Sie natürlich Ihre Ausgabenverwaltung inklusive der Rechnungs- und Rückerstattungsverwaltung mit Pleo automatisieren. Geben Sie Ihrem Finanzteam wertvolle Zeit zurück, statt es Belege sortieren zu lassen  – Pleo-Admins sparen so jedes Jahr mehr als 138 Arbeitsstunden! Klingt gut? Dann berechnen Sie mithilfe unseres ROI-Rechners doch gleich einmal, wie viel Zeit und Kosten Sie mit unserer Lösung in Ihrem Fall sparen können.

3. Verträge neu verhandeln

Leider wird Treue nicht immer belohnt. Meistens erhalten Neukund:innen bessere Angebote als Bestandskund:innen. Das ist nicht gerade fair, ermöglicht Ihnen aber, das Feilschen um gute Deals:

Rufen Sie Ihren Anbieter an – egal ob es sich um Mietverträge, Versicherungen oder Ihren Breitbandanschluss handelt – und versuchen Sie, einen niedrigeren Preis auszuhandeln. In zwei von drei Fällen lohnt es sich!

Und was die Stromrechnung betrifft?

Ob der Umstieg auf LED-Glühbirnen oder das Einführen anderer Energiesparmaßnahmen … viele kleine Einsparungen summieren sich zu größeren Einsparungen.  Und vergessen Sie nicht, automatische Zeitschaltuhren für Ihre Beleuchtung und Heizung zu verwenden, damit sie nicht unnötig in Betrieb sind, wenn niemand da ist.

4. Nutzen Sie Ihren Kundenstamm

Eine der einfachsten Möglichkeiten, neue Kund:innen zu gewinnen, besteht darin, Ihren bestehenden Kundenstamm zu nutzen – etwa mithilfe eines Empfehlungsprogramms. Warum Ihren Kund:innen nicht einen attraktiven Anreiz bieten, neue Kund:innen für Sie zu werben? Loyale und zufriedene Kund:innen sind in der Regel aufgeschlossen, ein Produkt oder eine Dienstleistung weiterzuempfehlen – vor allem, wenn sie dafür belohnt werden.

Erinnern Sie Ihre regelmäßigen Nutzer:innen daran, Ihnen eine positive Bewertung zu schreiben. Potenzielle Neukund:innen lassen sich stark von Bewertungsseiten beeinflussen – wir alle wollen unser Geld sinnvoll ausgegeben wissen. Wenn Sie regelmäßig Newsletter an Ihre Kund:innen verschicken, können Sie sie auch auf diesem Weg auffordern, eine Bewertung zu schreiben.

Sobald Sie Ihre zufriedensten Kunden ausfindig gemacht haben, können Sie auch versuchen, Ihre Umsätze durch ein Upselling zu stärken. Bestehende Kund:innen zu einem Upgrade zu bewegen, ist oft einfacher als neue Nutzer:innen zu gewinnen.

5. Aktualisieren Sie Ihre Ausgabenrichtlinie

Wenn Ihre Ausgaben steigen (was in Zeiten von Inflation und drohender Rezession ziemlich wahrscheinlich ist), sollten Sie auch reevaluieren, wie viel und wofür Ihr Team Geld ausgeben kann. Budgets für Kundenessen könnten etwa eine geringere Priorität erhalten und Mitarbeiter:innen könnten dazu angehalten werden, auf Geschäftsreisen öffentliche Verkehrsmittel gegenüber Taxis zu bevorzugen. 

Nutzen Sie zum Aktualisieren oder Erstellen einer neuen Ausgabenrichtlinie unseren Online-Baukasten. Und passen Sie individuelle Ausgabenlimits rechtzeitig entsprechend an. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Änderungen im Unternehmen kommunizieren, damit Ihre Mitarbeiter:innen jederzeit im Bilde bleiben.

6. Benefits neu denken

Laut einer Umfrage von voiio und kununu geben Unternehmen jährlich im Schnitt etwa 1000,00 EUR pro Mitarbeiter:in und deren Benefits aus. Wenn Sie 100 Mitarbeiter beschäftigen, sind das immerhin 10.000,00 EUR pro Jahr zusätzlich zu den Gehaltsausgaben. Benefits wie Vergünstigungen sind ein hervorragendes Mittel, um Talente anzuziehen und zu halten. Aber nicht alle Benefits machen Sinn.

Zahlen Sie Ihren Mitarbeiter:innen etwa einen Verkehrsmittelzuschuss, obwohl viele von ihnen zu Fuß oder per Fahrrad zur Arbeit kommen, geben Sie an dieser Stelle unnötig Geld aus. 

Aus diesem Grund, sollte in regelmäßigen Abständen überprüft werden, welche zusätzlichen Leistungen Ihr Team tatsächlich in Anspruch nimmt. Am besten beziehen Sie Ihr Team von Anfang an mit ein: Fragen Sie es, ob sie andere Leistungen bevorzugen würden, und streichen Sie unattraktive Vergünstigungen oder wechseln Sie zu günstigeren Anbietern. 

Denken Sie auch daran, dass betriebliche Vergünstigungen nicht immer nur finanzieller Art sein müssen: Das Anerkennen guter Arbeit und flexible Arbeitszeiten werden oft mehr geschätzt und lässt Ihnen am Ende des Monats mehr Geld in der Tasche übrig.

Was für das eine Unternehmen funktioniert, ist für ein anderes vielleicht nicht praktikabel – finden Sie heraus, was zu Ihnen passt. 

Eine Sache, die allerdings so konzipiert wurde, dass sie in jedes Unternehmen passt, ist Pleo. 😉

Unser letzter Tipp lautet deswegen: Geben Sie der Automatisierung Ihrer Buchhaltung eine Chance! Buchen Sie eine Demo und lassen Sie sich überzeugen. 

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