Wie viele Augenpaare brauchen Sie zur Überprüfung Ihrer Ausgaben?

Einen guten Überblick über alle Unternehmensausgaben zu behalten, ist für Finanzteams das A und O. Umso ärgerlicher ist es, wenn sich die Ausgabenverwaltung aufgrund manueller Prozesse trocken, langwierig und wenig transparent gestaltet. Ob in schnell wachsenden Unternehmen (in denen auch die Ausgaben rasant steigen) oder in Unternehmen mit bereits eingespielten Routinen, ein umfassender Finanzüberblick sollte in jedem Unternehmen innerhalb weniger Klicks abrufbar sein. 

Warum?

Weil Ausgabentransparenz eine der Grundlagen für eine zukunftsorientierte Ausgabensteuerung ist.

Und so sollten Finanzverantwortliche speziell über größere Ausgaben stets im Bilde sein: teure Flüge oder neue Software bedürfen manchmal eines zusätzlichen Augenpaars, bevor sie genehmigt werden können.

Zeit, Pleos Ausgabenkontrollen ins Spiel zu bringen

Unsere Ausgabenkontrollen stellen sicher, dass sich alle Ausgaben innerhalb der unternehmerischen Ausgabenrichtlinien bewegen und keine Ausgabe unbemerkt bleibt.

Grenzwerte

Die Festlegung von Grenzwerten für Ausgaben hilft Ihnen dabei, für größere Summen spezielle Freigabe-Flows zu etablieren und Budgets gezielter zu steuern.

So können Sie beispielsweise festlegen, dass Ausgaben über 1.000,00 EUR direkt vom Finanzvorstand geprüft werden. Alles, was unter diesem Betrag liegt, kann von anderen Finanzmanager:innen abgesegnet werden. Das entlastet ihre:n CFO enorm und schenkt neuen Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge. 

Sie verstehen den Kontext einer bestimmten Ausgabe nicht? In Pleo können Sie jederzeit weitere Details anfordern, um die Ausgabe anschließend entsprechend genehmigen zu lassen.

Mehrstufige Genehmigungen

Für mehrstufige Genehmigungen bieten wir zwei Varianten:

Innerhalb von Team Review können Sie Reviewer:innen mit der Genehmigung von Ausgaben eines Teammitglieds beauftragen. Sie könnten etwa den Chief People Officer bitten, die Belege des HR-Teams zu genehmigen, oder den CEO, die Ausgaben der anderen Führungskräfte zu überprüfen.

Die Company Review bietet Überprüfungsschritte speziell für das Finanzteam (Pleo-Admins oder externe Buchhalter:innen), um unternehmensweite Ausgaben zu genehmigen. Die Ausgaben werden also nicht nur von den Team-Reviewer:innen überprüft, sondern erhalten auch eine zusätzliche Prüfung durch die Finanzabteilung.

Ganz gleich, ob Sie die Ausgabenüberprüfung insgesamt fairer gestalten oder nur ein paar Kästchen für die anstehende Wirtschaftsprüfung abhaken möchten – die Einrichtung mehrstufiger Genehmigungen ist ein guter Anfang.

Vorübergehende Ausgabenlimits

Eine absolute Neuheit in Pleo: Mit dieser Funktion können Admins das Ausgabenlimit von Nutzer:innen für einen bestimmten Zeitraum ändern. Das ist besonders dann praktisch, wenn einmalig teurere Anschaffungen anstehen.

Nehmen wir an, ein Teammitglied muss einen Flug buchen, der 170,00 EUR kostet. Sein Kartenausgabelimit liegt aber bei 100,00 EUR. Richten Sie jetzt einfach ein vorübergehendes Ausgabenlimit ein. Nachdem der Flug bezahlt wurde, wird das Ausgabelimit automatisch wieder zurückgesetzt.

Vorübergehende Limits lassen sich sowohl für monatliche Ausgabenlimits als auch für Ausgabenlimits pro Kauf einrichten.

Gefallen Ihnen die vorgestellten Funktionen?

Dann lautet die gute Nachricht, dass Pleo sogar noch mehr solcher Ausgabenkontrollen bereithält. Entdecken Sie, welche genau – und welche unsere Kunden und Kundinnen besonders zu schätzen wissen.