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Pleo Hero Blinkist

Customer Stories

Pleo Hero: Saskia Stohlmann von Blinkist

Wer im deutschen Digitaluniversum unterwegs ist, kommt an Blinkist nicht vorbei. Gerade erst hat das 2012 gegründete Start-up sein 10-jähriges Jubiläum gefeiert. Herzlichen Glückwunsch an dieser Stelle auch nochmals von unserer Seite.

Blinkists Unternehmensvision? Lebenslanges Lernen.

Blinkist bereitet als Digitaldienst die wichtigsten Kernaussagen von Sachbüchern oder auch Podcasts auf. Nutzer:innen konsumieren diese dann via App als gut verdauliche Blinks – zum Hören oder zum Lesen.

Wie viele andere, können (und wollen) auch wir ohne Blinkist nicht mehr leben und freuen uns deswegen umso mehr, Saskia Stohlmann, die seit 1,5 Jahren im Blinkist Finance Team arbeitet, für ein Interview gewonnen zu haben.

Saskia, warum arbeitest du gerne bei Blinkist?

Ich schätze unsere offene Unternehmenskultur und die Offenheit meiner Kolleg:innen. Unsere Teams sind sehr divers und international aufgestellt, alle verstehen sich gut miteinander und es gibt viele Möglichkeiten, sich im Unternehmen weiterzuentwickeln. Unsere Vision, lebenslang zu lernen und Menschen zu ermöglichen, ihr Potenzial zu erreichen, empfinde ich als wahnsinnig motivierend.

Was macht Blinkists Unternehmenskultur besonders?

Die Vision hinter unserem Produkt prägt unsere Unternehmenskultur durch und durch. Wir legen alle viel Wert darauf, sich gegenseitig auszutauschen und sich voranzubringen: Lernen, Innovation, sich vorantreiben – das ist stark in all unseren Köpfen verankert.

Was, glaubst du, ist Blinkists Erfolgsgeheimnis?

Unser Leadership Team legt seine Strategien offen, teilt und diskutiert sie mit dem Rest des Teams. So weiß jeder, woran er ist und wie er konkret Einfluss auf den unternehmerischen Erfolg nehmen kann.

Unsere remote Arbeitskultur ist ein weiterer Wettbewerbsvorteil: Jeder kann von überall für Blinkist arbeiten. Wir haben Menschen von überall auf der Welt bei uns im Team. Genau das bringt uns große Talente – wir sind bei der Talentsuche nicht lokal eingeschränkt.

Was fasziniert dich am Finanzbereich?

Speziell bei Blinkist bin ich sehr involviert in alle möglichen Angelegenheiten. Wir setzen Prozesse immer wieder neu auf und hören nie auf, diese zu hinterfragen. Wir haben jedes Quartal neue Prioritäten und verstehen uns grundlegend als Unterstützung fürs restliche Team: Wir wollen, dass alle anderen Abteilungen gut arbeiten können. Genau das macht meine Arbeit alles andere als trocken!

Natürlich habe ich auch viele täglich oder wöchentlich wiederkehrende Aufgaben: Rechnungen wollen schließlich bezahlt werden und das nicht nur einmal im Monat. Aber kritisch zu hinterfragen, was man da eigentlich tut und ob das so sinnvoll ist, das macht die Sache dann spannend.

Wie seid ihr auf Pleo aufmerksam geworden?

Der Wunsch nach einem Tool wie Pleo entspringt unserer digitalen Arbeitskultur.

Mit unserem ehemaligen Expense Management, das auf einer einzigen Kreditkarte unternehmensweit aufbaute, sind wir einfach an Grenzen gestoßen. 

Also haben wir ein kleines Benchmarking angestoßen, unterschiedliche Tools auf dem Markt begutachtet und sind dann schließlich auf Pleo gekommen.

Warum fiel die Wahl auf Pleo und nicht eine andere Ausgabenlösung?

Wir wurden von Pleo während der Einführung und im Entscheidungsfindungsprozess sehr gut betreut und unterstützt. Es gab immer einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin. Das Pleo Sales-Team ist immer an uns dran geblieben und hat auch sehr transparent mit uns kommuniziert.

Ausschlaggebend war letztendlich das User-Interface, das empfinden wir als besonders geeignet für Nutzer:innen außerhalb des Finanzteams.

Und der Preis hat auch eine ausschlaggebende Rolle gespielt.

Am Ende gab es eine eindeutige Entscheidung für Pleo.

Für welche Art von Ausgaben verwendet ihr Pleo?

Ganz klar: Software-Subscriptions. Dadurch, dass Mitarbeiter:innen, wenn sie möchten, eine eigene Firmenkarte haben können, lassen sich derartige Einkäufe sehr schnell und unkompliziert abwickeln.

Über Pleo wickeln wir unseren gesamten Erstattungsprozess ab. Wir haben ein Learning Budget, das allen Mitarbeiter:innen zur Verfügung gestellt wird. Mit diesem können Bücher, Kurse oder ähnliches gekauft werden. Das nutzen sehr viele Mitarbeitende, wobei wir grundsätzlich allen anbieten, Pleo zu nutzen – je nach Bedarf mit unterschiedlichen Budgetabstufungen.

Und dann wären da noch Reisekosten. Besonders jetzt, da wir alle wieder mehr reisen können, merken wir extrem, wie sehr Pleo den Prozess rund um die Reisekostenabrechnung vereinfacht. Mitarbeiter:innen können einfach alles mit der Karte bezahlen, egal, wo sie sich gerade befinden.

Wie laufen bei euch seit Pleo Erstattungen ab?

Alle haben ein festes Budget, mit dem ad hoc Käufe getätigt werden können. Kommt es mal zu dem Fall, dass Mitarbeiter etwas auslegen müssen, können sie die Rückerstattung in Pleo direkt selbst auslösen und den entsprechenden Betrag auf ihr privates Konto überweisen lassen.

Wie schnell ließ sich Pleo bei euch im Unternehmen integrieren?

Als wir Pleo eingeführt haben, waren speziell die Mitarbeiter:innen richtig happy. Vor Pleo waren Erstattungen sehr manuell. Die Zahlungsautonomität war sehr eingeschränkt.

Hürden gab es wenn dann im Finance Team. Dort mussten erst einige neue Prozesse aufgesetzt werden. Unser vorheriges Rechnungsfreigabe-System wich einfach sehr von der Art und Weise, mit Pleo zu arbeiten, ab. Da mussten also konkret Freigabeprozesse geändert oder gar Freigabeschritte übersprungen werden. Diese Prozesse mussten intern erst neu festgelegt und abgesprochen werden. Das hat dann schon ein paar Wochen gedauert, bis alles umgestellt war.

Wichtig ist am Ende nur, dass jetzt alles viel schneller und einfacher abläuft – und das macht alle glücklich.

Was ist der größte Benefit von Pleo?

Zeitersparnis – sowohl für die Pleo-Nutzer:innen als auch für die Prozesse, und speziell den Freigabeprozess, in der Buchhaltung.

Erstattungen ohne Pleo dauern etwa 10 bis 15 Minuten. Das hört sich vielleicht erstmal nicht viel an, aufs Jahr und die Maße gerechnet, summiert sich diese Zeit aber. Das wirkt auch unserem Anspruch entgegen, so effizient wie möglich zu arbeiten.

Und dann wäre da noch der Fakt, dass wir seit Pleo mehr Erstattungen, als früher, sehen. Zum einen freut uns das, denn so sollte es ja sein, dass Mitarbeiter:innen nicht einfach selbst Unternehmensausgaben übernehmen, zum anderen ließe sich die Menge der Erstattungen von mir alleine in der Häufigkeit gar nicht mehr abwickeln. 

Das heißt, vor Pleo haben Mitarbeiter:innen einfach in den sauren Apfel gebissen und Dinge privat bezahlt?

Natürlich lässt sich das schwer überprüfen, aber es sieht ganz danach aus, denn jetzt sehen wir viel mehr Erstattungen für kleine Ausgaben als früher. Da liegt die Vermutung sehr nahe, dass  vielen unser vorheriger Erstattungsprozess einfach nicht den Aufwand wert war, um 5,00 oder 10,00 Euro erstattet zu bekommen.

Wie sah die Abrechnung von Spesen vor Pleo konkret bei euch aus?

Entschloss sich etwa ein Mitarbeiter dazu, einen Fortbildungskurs zu buchen, gab es ein Google Doc, das ausgefüllt werden musste. Aus diesem Google Doc musste ein PDF erstellt werden, das dann in unser Freigabesystem hochgeladen wurde und dort von verschiedenen Instanzen überprüft werden musste. Danach wurde das Dokument manuell ins nächste Tool überführt, wo dann eine Überweisung angestoßen werden konnte.

Vor Pleo gab es für alle im Unternehmen eine einzige Kreditkarte. Am Ende des Monats war es dann meine Aufgabe, zu überprüfen, welche Transaktionen es auf dieser einen Karte gab und was wie abgebucht wurde. Natürlich fehlte in der Regel die Hälfte der Belege. Mit der einen Kreditkarte gab es keine Klarheit über Ansprechpartner:innen für die Ausgaben. Eine LinkedIn-Abrechnung hätte theoretisch von 150 Mitarbeiter:innen sein können. Mit einer zentralen Kreditkarte gibt es immer Probleme, Belege zu finden. Niemand fühlt sich für Abbuchungen verantwortlich. Das waren schon ziemlich große Pain Points.

Würdest du Pleo guten Gewissens weiterempfehlen?

Ja und ich würde dabei immer zuerst an die Anwender:innenseite denken: Es gab von keinem einzigen Mitarbeitenden Kritik an Pleo. Das sagt schon sehr viel aus, denn in der Regel ist es ja doch schwierig, alle glücklich zu machen. Aber genau das haben wir mit Pleo doch überraschend gut geschafft.

Worauf freust du dich in nächster Zeit ganz besonders bei Blinkist?

Auf mich selbst bezogen: wieder mehr ins Office zu gehen und mit meinen Kolleg:innen persönlich zu interagieren.

Aufs Unternehmen bezogen: der Ausbau des US-Marktes. Da werden sicherlich noch einige spannende Herausforderungen auf uns zukommen.

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