Bonzer spart mit Pleo monatlich 1350 EUR

Die SEO-Agentur Bonzer wurde 2017 gegründet und ist überzeugt davon, dass die Optimierung der organischen Suchergebnisse einer der nachhaltigsten Wege ist, um als Unternehmen auf sich aufmerksam zu machen. Ob Google, Bing oder YouTube – Bonzer ist stolz darauf, die Dynamik von Suchmaschinen zu nutzen, um Unternehmen in ganz Skandinavien dabei zu helfen, mit ihrer Kundschaft in Kontakt zu treten.

Wir haben uns mit Founder und CEO Ulrich Svarrer und dem CFO Johannes Max Fichtner getroffen, um mehr darüber zu erfahren, wie Bonzer mit Pleo die gesamten Finanzprozesse inhouse (mit nur einer Person!) abwickelt.

Hej Ulrich und Johannes! Wo ist euch Pleo zum ersten Mal begegnet? 

Ulrich: Bonzer und Pleo kennen sich schon lange. Wir waren Beta-Nutzer:innen und die ersten Pleo-Karten wurden uns sogar noch persönlich überbracht. Vor einigen Jahren waren wir auch zur Beta-Abschlussparty in Pleos Büro eingeladen. Es war toll, über die Jahre an allen neuen Produkteinführungen und Updates beteiligt zu sein. 

Johannes: Ich habe vor einiger Zeit in Pleos Audit-Team gearbeitet. Umso mehr habe ich mich gefreut, als ich zu Bonzer kam und Pleo auch hier eingesetzt wurde.

Pleo und Bonzer sind zeitgleich gewachsen. Wie hat sich Pleos Rolle im Finanzteam über die Jahre verändert? 

Johannes: Als ich 2021 zu Bonzer kam, übernahmen noch externe Buchhalter:innen den Monatsabschluss. In dieser Zeit haben wir auch unsere Niederlassungen in Schweden und Norwegen eröffnet. Auch hier haben wir mit externen Buchhalter:innen zusammengearbeitet. Aber ich hatte den Ehrgeiz, das alles intern abzuwickeln. Das war mein Hauptziel im ersten Jahr.

Vor zwei Jahren konnten wir alle Prozesse inhouse zentralisieren – Pleo hat dabei eine große Rolle gespielt.

Johannes: Mit der Einführung von Pleos Multi-Entity-Funktion konnten wir Buchhaltungsintegration für alle drei Standorte direkt in Pleo einrichten. Zusammen mit anderen Automatisierungstools haben wir so einen Punkt erreicht, an dem alles, was mit unserer Finanzabteilung zu tun hat, von einer Person erledigt werden kann. Im Klartext heißt das, dass ich mich jetzt um die gesamte Buchhaltung, alle Abstimmungen und alles Weitere kümmere. Dank Pleo habe ich trotzdem noch Zeit, mich auf die Optimierung unserer Prozesse zu konzentrieren, unser Reporting zu verbessern, mehr Transparenz in unsere Finanzen zu bringen und im Wesentlichen unsere Finanzplanung smarter zu gestalten.

Was sind eurer Meinung nach die größten Vorteile von Pleo?

Johannes: Wir haben einen ziemlich großen Technologie-Stack mit etwa 200 Belegen pro Monat. Einer der großen Vorteile von Pleo ist, dass wir sie alle auf einer einzigen Plattform zusammenfassen und die Abrechnung dieser Belege wirklich transparent verwalten können. Die Tatsache, dass wir über das Analytics-Dashboard genau sehen können, wofür wir unser Geld ausgeben, ist für mich die Basis unserer Kostenkontrolle. Außerdem schätze ich, dass wir mit Pleo nur etwa ein bis zwei Stunden pro Monat für die Buchhaltung dieser 200 Belege aufwenden. Wir sparen also eine Menge Zeit.

Ulrich: Der Hauptvorteil, den wir durch Pleo haben, ist, dass Johannes mehr Zeit für strategische Aufgaben und unsere Geschäftsentwicklung aufbringen kann.

Gibt es weitere Lieblingsfunktionen oder Features? 

Johannes: Fetch (die Integration von Pleo in Gmail, Outlook und Microsoft 365, die automatisch digitale Quittungen findet) spart mir und anderen Manager:innen viel Zeit. Wenn ich die Zeitersparnis in Geld umrechnen müsste, würde sie den Preis, den wir für Pleo bezahlen, bei Weitem übersteigen.

Mit Pleo sparen wir fünf bis sechs Stunden Arbeit ein. Die Leute müssen ihre Quittungen nicht mehr suchen und selbst einreichen oder in ein Tool hochladen, was monatlich leicht ca. 1350 EUR spart.

Ulrich: Fetch ermöglicht es allen, einfach ihre Arbeit zu erledigen, anstatt nebenbei Buchhaltung machen zu müssen.

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