Bei Pleo haben wir ein Faible für Unternehmen, die ein wenig speziell sind, etwa aufgrund ihrer komplexen Geschäftsmodelle, internationalen Ausrichtung und ambitionierten Ziele. balticfinance ist genau ein solches Unternehmen, das mit einer spannenden Herausforderung zu uns kam. Und wir waren vor allem eines: ready.
Balticfinance mit Sitz in Skandinavien, agiert balticfinance als Bindeglied zwischen großen internationalen Versicherungsgesellschaften und Versicherungskunden auf dem nordeuropäischen Markt. Sein Geschäftsmodell erstreckt sich über die Grenzen und Systeme verschiedener Länder hinweg, was das Onboarding für uns umso interessanter machte.
Lars Happe ist Finanzbuchhalter bei balticfinance. Mit ihm haben wir über die Ergebnisse mit Pleo und unserem Premium-Onboarding gesprochen. Wie das Unternehmen unsere Lösung in Rekordzeit implementieren konnte, warum das Ausgabenmanagement bei balticfinance dank ihr nun smarter und effizienter denn je ist und wie Belegchaos mit Pleo zu einem Fremdwort für das Unternehmen wurde.
Strukturen ohne Starre
Für Finanzdienstleister sind starke Strukturen essenziell, Flexibilität jedoch ebenso. Pleo bot laut Lars hier von Beginn an die richtige Balance.
So waren Onboarding und Zeitplan vom ersten Moment an individuell auf balticfinance zugeschnitten. Für Lars waren die einzelnen Schritte so stets klar nachvollziehbar und in einem flexiblen Zeitrahmen planbar.
„Das Onboarding war hervorragend. Wir hatten eine detaillierte Roadmap mit allen Phasen, die wir speziell für uns anpassen konnten. Alle Abläufe konnten so abgestimmt werden, dass sie nahtlos ineinandergriffen.“
Diese Klarheit im Onboarding und die individuellen Möglichkeiten in seiner Gestaltung machten balticfinance unabhängiger, was den Gesamtprozess besonders beschleunigte.
„Alles war sehr strukturiert, aber ohne uns in starre Modelle zu pressen. Wir hatten das richtige Maß an Flexibilität und konnten so weiterhin unabhängig arbeiten, effizient und ohne Fragezeichen.“
Das richtige Setup für ein einzigartiges Geschäftsmodell
Das Geschäftsmodell von balticfinance ist verhältnismäßig komplex, was bei genauerem Hinsehen wenig überrascht: Wer internationale Versicherungsgesellschaften, verschiedene lokale Märkte und eine starke Servicekomponente kombiniert, dessen Finanzprozesse müssen verschiedenste Faktoren und Nuancen abbilden.
„Die Abstimmung auf unser Geschäftsmodell ist definitiv nicht einfach, mit Pleo haben wir aber eine Implementierung exakt nach unseren Vorstellungen bekommen.“
Der Onboarding-Manager von Pleo nahm sich die Zeit, die Buchhaltungsabläufe des Unternehmens im Detail anhand konkreter Beispiele zu analysieren und die Implementierung entsprechend anzupassen. Für Lars waren diese Aufmerksamkeit und Präzision ganz entscheidende Vorteile.
Implementierung mit Highspeed dank den richtigen Stellschrauben
Geschäftliche Agilität ist eine wichtige Priorität für balticfinance. Wochenlange Wartezeiten sollten so auch bei der Einführung von Pleo vermieden werden.
Da das Onboarding so stark individualisiert war, konnten Lars und sein Team verschiedene Punkte im Zeitplan zusammenführen, unnötige Schritte eliminieren und das Go-Live beschleunigen.
„Die individuelle Planung verkürzte unser Onboarding enorm. Normalerweise nimmt eine Implementierung mehr Zeit in Anspruch, aber durch die Zusammenfassung mehrerer Schritte war vieles schneller möglich.“
Die individuellen Stellschrauben machten den Gesamtablauf effizienter und konkrete Ergebnisse so rascher realisierbar.
„Im Juni hatten wir eine Belegerfassungsrate von 99,38 %. Zuvor? Da waren wir bei vielleicht 50 %.“
Konsequente Nutzung dank konsequenter Schulung
Eine nahtlose Implementierung ist ein wichtiger Grundstein für Stakeholder und Entscheider:innen. Für Lars war es jedoch ebenso wichtig, auch die künftigen Nutzer:innen rasch für die neue Lösung zu begeistern.
Erreicht wurde dies problemlos durch das abschließende Onboarding-Webinar und die Praxisschulungen von Pleo – diese konnten die Mitarbeiter:innen on demand und in ihrer Sprache abrufen.
„Pleo ist generell schon sehr selbsterklärend. Unsere Mitarbeitenden konnten das Tool daher zügig im Tagesgeschäft nutzen und mich erreichen wirklich sehr selten Fragen dazu.“
Support, der da ist, wenn er gebraucht wird
Bei der Einführung jeder neuen Lösung treten zwangsläufig auch Fragen auf. Worauf es dann ankommt: schnelle Antworten. Genau diese erhielt balticfinance mit dem Premium-Onboarding von Pleo stets mit persönlichem Support.
„Wenn wir einmal Unterstützung brauchten, war sofort jemand für uns da … quasi als ob man schon auf unsere E-Mail gewartet hatte und daher sofort bereit war.“
Lars fühlte sich stets bestens unterstützt, auch außerhalb der regelmäßigen Update-Calls – ob per E-Mail oder im Zuge von spontanen Online-Meetings bei wichtigen Fragen.
Ungewöhnliche Prozesse? Challenge accepted!
Jedes Unternehmen hat eigene, teils auch etwas ungewöhnliche Prozesse, balticfinance etwa beim Ausgabensplitting. Perfekt abbilden ließ sich sein Workflow in Pleo zunächst nicht, beim Onboarding konnte jedoch ein passender Ansatz gefunden werden.
„Ich hatte eigentlich gedacht, dass unser Ausgabensplitting ganz einfach darzustellen sein würde. Das war es letztlich dann doch nicht, aber der Workaround funktioniert gut.“
Für seine Implementierung hatte balticfinance klare Ziele: effizientes Ausgabenmanagement mit schnellem Go-Live und kein Belegchaos mehr. Mit Pleo kein Problem: Dank Premium-Onboarding konnten diese Ziele konsequent umgesetzt werden.
Ob schnell skalierendes Start-up oder etablierter Global Player mit komplexem Finanzmodell, Pleo passt sich an Ihre Anforderungen an, nicht umgekehrt.
Wie wir unser Premium-Onboarding individuell für Ihr Unternehmen gestalten würden? Gerne besprechen wir es gemeinsam mit Ihnen.
