Interview mit Andreas Hausmann

Wenn es um Fragen zur Buchhaltung rund um DATEV geht, kommt so schnell keiner an Andreas Hausmann vorbei.

Wir wollten von ihm wissen, was Pleos DATEV-Integration seiner Meinung nach so gut macht. Und: Was genau eigentlich das Problem mit Kreditkartenabrechnungen in DATEV ist?

First things first …

Wie bist du eigentlich zum derzeit wohl bekanntesten DATEV-Berater geworden?

Ich war bis Anfang 2008 bei DATEV im Außendienst tätig. Dort habe ich das bekannteste Produkt, quasi DATEVs Cloudlösung, DATEV Unternehmen online, betreut und für Kanzleien und Unternehmen eingerichtet.

Über die Jahre war mir diese Art der Beratung aber einfach nicht nachhaltig genug:

Ich habe es immer wieder erlebt, dass man 6 Monate nach einer DATEV-Schulung erneut ins selbe Unternehmen kommen musste, um das gleiche nochmal zu erzählen. Irgendwann konnte ich diese standardisierten Schulungen wie vom Kassettenrekorder auswendig abspulen.

Das wurde schnell langweilig und wenig erfüllend.

Ende 2017 ist dann die AHA Consulting GmbH entstanden. Im Rahmen dessen wollte ich zunächst einmal die gängigsten Fragen für jedermann verständlich und jederzeit auffindbar beantworten.

Los ging es mit Help Center-Artikeln. Bis ich dann anfing auch mal die konkrete Einrichtung von DATEV in 3 Schritte-Tutorials auf YouTube zu demonstrieren. 

Der Prozess war damals noch recht kompliziert. Und das mit den YouTube-Videos lief super. Irgendwann war ich jede Woche am Videos produzieren.

Ja, und so bin ich dann immer bekannter geworden und habe immer mehr Anfragen zu DATEV- und Schnittstellenthemen bekommen.

Mein Ansatz ist dabei immer prozesstechnisch und nachhaltig-begleitend über einen längeren Zeitraum. Das unterscheidet mich und meine Arbeit von denen, die eine einfache Stunden- oder Tagessatzberatung anbieten.

Mit welchen Fragen kommen Unternehmen am häufigsten auf dich zu?

Ich unterscheide zwischen Frust- und Freudethemen. Leider überwiegt der Frust oft. Typische Fragen sind:

  • Wie kommen meine Daten in die Buchhaltung?
  • Wie richte ich eine Buchhaltungssoftware optimal ein?
  • Warum funktioniert meine Schnittstelle nicht?

Das sind alles Probleme, von denen Unternehmer:innen oft genervt sind, die sie Zeit kosten und die sie gerne loswerden wollen. Dieser Frust führt sie dann vielleicht zu YouTube und dann oft zu mir.

Freude hingegen kommt dann auf, wenn alle Daten in der Buchhaltung sind und man anfängt, mit diesen zu arbeiten und tiefgreifende Fragen stellt:

  • Wie werte ich Daten am besten aus?
  • Wie erstelle ich ein transparentes und selbsterklärendes Reporting?

Die wenigsten wissen, wie sie in die Datentiefe reinzuschauen haben: Etwa, um sich von Umsatzerlösen auf einzelne Konten runterzuklicken, wo sie dann Umsatzerlöse nach Produktgruppen aufgegliedert finden. Von einer der Produktgruppen lässt sich dann weiter bis zur einzelnen Rechnung klicken.

Datentransparenz macht alle glücklich. Denn sie löst oft Probleme. 

Ist Datentransparenz das Endergebnis, motiviert das natürlich umgekehrt dazu, stets für eine reibungslose Datenübertragung in die Buchhaltung zu sorgen.

Am wichtigsten sind aber immer: Kosten- und Zeitersparnis.

Wenn ich da an Pleo denke, dann macht die Pleo-App mit ihren einfachen Funktionen und freundlichen Farben das natürlich sehr clever: So macht schon allein das Belege sammeln ein bisschen mehr Freude (und spart Zeit!).

Hinken deutsche Buchhalter:innen in puncto Digitalisierung hinterher?

Das kommt immer ganz darauf an, was man unter Digitalisierung versteht: Digitalisierung ist ein Modewort. Bevor es das Wort überhaupt gab, haben wir schon Daten in Buchhaltungssysteme eingespeist. Nur nicht in den Dimensionen, wie wir das heute tun und darüber sprechen.

Das Thema „Automatismen“ kommt zum Beispiel jetzt erst auf.

Der Drang und Wunsch nach einer automatisierten Buchhaltung ist da. Aber: Schlechte Automatismen sind schlimmer als gar keine! 

Bezogen auf DATEV: Da gibt es noch viel zu tun. Nur weil ein Unternehmen DATEV Unternehmen online nutzt, kann seine Buchhaltung noch lange nicht als durch und durch digitalisiert bezeichnet werden.

Ich würde die Frage also zusammenfassend beantworten mit: Es hat sich viel getan, aber es ist auch noch viel zu tun.

Wo fängt man am besten an zu digitalisieren?

Dazu stelle ich mir folgende Fragen: 

  • Was habe ich für Quellen, die in der Buchhaltung verarbeitet werden müssen?
  • Wie gehen Eingangsrechnungen (= Eingangsbelege, die meine Ausgaben belegen) im Unternehmen ein?
  • Wie werden Ausgangsrechnungen (= Ausgangsbelege, die meine Einnahmen belegen) erstellt?

Und weiter: Wie wird die Rechnung, die ich als Schuld in die Buchhaltung einbuche, bezahlt? 

Standardmäßig passiert das per Überweisung, Lastschrift oder EC-Kartenzahlung. Und das lässt sich in der vorbereitenden Buchhaltung auch gut verarbeiten.

Bei Barausgaben oder Kreditkartenzahlungen wird es allerdings spannend.

Kreditkartenzahlungen sind beliebt. Die Belege werden in der Buchhaltung eingereicht, dann wird das auf die unterschiedlichen Lieferanten gebucht und am Ende bucht die Bank 5.000,00 EUR ab. Bei diesen 5.000,00 EUR versuchen Buchhalter:innen dann in Erfahrung zu bringen, welche Rechnungen alle über die Kreditkarte bezahlt wurden.

Häufig beobachte ich auch, dass diese Ausgaben erstmal in der Buchhaltung auf irgendeinem Konto geparkt werden, was dann gedanklich so viel heißt wie: noch zu klären. Im Laufe der Zeit wird dieser Posten immer größer – und folglich wird das Problem größer.

Wie sich der Umgang mit den Kreditkartenabrechnungen optimieren lässt? 

Statt den Prozess an ein Tool anzupassen, suche ich nach einem Tool, das zum Prozess passt.

Und hier kommt Pleo ins Spiel …

Genau.

Die DATEV-Buchhalter:innen sehen die Buchhaltung so:

Bankkonten können meistens leicht an DATEV angebunden werden. Kontoauszüge werden in elektronischer Form in DATEV eingespielt und können easy verbucht werden.

Teilweise geht das auch bei Kreditkarten.

Das Bittere ist nur – und diese Erfahrung hat so ziemlich jeder schon mal gemacht – dass auf Kreditkartenabrechnungen gar nicht mal so viel draufsteht. Im Zweifelsfall steht da noch nicht einmal der Händler:innen drauf, bei dem du etwas gekauft hast, sondern nur der Abbuchungsdienst, den Händler:innen verwenden. Es sind einfach zu wenig Informationen da.

Das Schöne an Pleo ist …

dass Pleo einen ja unmittelbar dazu auffordert und daran erinnert, den Beleg zu fotografieren. Damit sind Zahlung und Rechnung sofort geklärt – unabhängig davon, wohin das Ganze gebucht wird.

Was macht Pleos DATEV-Integration so gut?

Mir ist keine andere Schnittstelle bekannt, die so funktioniert wie das bei Pleo der Fall ist.

Dazu muss man natürlich auch sagen, dass diese Schnittstelle federführend von Tim Dillenberger entwickelt wurde. Von ihm kommt die Idee die Pleo-Daten ins Kassenbuch in DATEV Unternehmen online einzuspeisen. Und das ergibt Sinn, weil das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online quasi ein Geldkonto ist, für das es von der DATEV eine offene Schnittstelle gibt. Hier kann ich nicht nur Kontobewegungen einspielen, sondern auch Belege.

Das ist sehr charmant gelöst, denn so kann das Kreditkartenkonto mit Pleos Belegen fast eins zu eins in DATEV übertragen werden. In DATEV sehe ich so die Kontobewegungen des Kreditkartenkontos plus die dazugehörigen Belege.

Ich bin mir nicht sicher, wie der Wettbewerb das konkret gelöst hat – aber ich kenne alle Möglichkeiten und keine dieser Möglichkeiten empfinde ich als charmanter.

Schade an Pleo ist bislang nur, dass es von Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen nicht genutzt werden kann.

Wird es den Pendelordner in fünf Jahren noch geben?

Es gibt Buchhaltungen, die funktionieren mit einem gut sortierten Pendelordner sehr gut.

Aber es kommen ja auch immer mehr Rechnungen in digitaler Form im Unternehmen an und solche Rechnungen müssen heute schon elektronisch, revisionssicher archiviert werden. Theoretisch muss ich bei der Aufbewahrung also schon digital sein. Bekomme ich etwas digital, muss ich es auch digital aufbewahren.

Macht das allein Tools wie Pleo schon zukunftsfähig?

Ja.

Kreditkarten sind ein Problem. Pleo ist eine Lösung.

Allerdings drängen jetzt halt ungeheuer viele Anbieter auf den Markt. Letztendlich bleibt es also bei der Frage: Welcher Anbieter löst welches Problem am besten.

Smarte Kreditkarten für alle!
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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