Erfahrungen auf dem Weg zur digitalen Kanzlei: 3 Tipps

Vor einiger Zeit wurde mir von einer Kanzlei berichtet, die in kürzester Zeit technisch gründlich aufgerüstet hat. Innerhalb weniger Tage wurde auf Office 365 umgestellt und ein Online-Terminkalender implementiert. Darüber hinaus wurden Tablets angeschafft und an die Mitarbeiter*innen ausgehändigt. Dies alles sind Maßnahmen, die zurzeit in zahlreichen Foren der Branche diskutiert werden (z.B. Steuerkoepfe VIP, NWB Steuerberaterforum, Haufe Online Training, Steuerberater Expo oder Deubner Digital Days).

Das Problem? Diese Kanzlei hatte zwar in innovativste Technik investiert, jedoch im Gegenzug nur wenige Mandate auf DATEV Unternehmen Online umgestellt und auch keine Word-Vorlagen mit automatischem Import von Steuerbescheidwerten im Einsatz. Es wurde der zehnte vor dem ersten Schritt gemacht. Die Mitarbeiter*innen reagierten folglich ablehnend auf die neue Technik, die Investition hat sich bisher nicht ausgezahlt. 

Warum handelte die Kanzlei so? Eine mögliche Erklärung: Weil es sich wesentlich besser anfühlt, über die Integration von Mandant(inn)en-SharePoints zu diskutieren, als den richtigen der ca. 9.000 Platzhalter aus der Vorlagenverwaltung zu suchen. Man darf nicht vergessen: Die oben erwähnten Foren können nur ein Impulsgeber sein. Sind genug Ideen gesammelt, muss man sich für die Beste entscheiden und diese zielstrebig umsetzen. 

Mein Tipp daher? Gehen Sie in sich und überlegen Sie, wie hoch der Nutzungsgrad der zuletzt angeschafften Digitaltools in Ihrer Kanzlei tatsächlich ist.

Eine befreundete Kanzlei schaffte z.B. vor einem Jahr Code Two an. Eine E-Mail-Software, über die sich E-Mail-Signaturen, Abwesenheitsnotizen oder Weiterleitungen zentral verwalten lassen. Nichts davon wird bisher genutzt. Das Tool wurde zu einem Zeitpunkt gekauft, als es wichtigere Projekte gab. Zudem wurde keine Zuständigkeit für die Einführung und Administration bestimmt. 

Weiteres Beispiel? Nach einer DMS Einführung in einer Großkanzlei (ca. 400 Mitarbeiter*innen an 8 Standorten), stellte ich im Rahmen der Review-Beratung fest, dass die Standorte trotz vorhandenem Konzept und Schulungen sehr unterschiedlich mit dem Programm arbeiteten. So wurden die physischen Posteingänge teils weiterhin an die Mitarbeiter*innen verteilt. Im Falle einer Urlaubsvertretung, gab es mit dem DMS, dem lokalen PC-Speicherort und der Papierakte drei mögliche Dokumentenarchive, an denen die Kollegen*innen suchen mussten. Die Definition von Chaos.

Als ich daraufhin die Maßnahmen zur weiteren Standardisierung der Arbeitsweisen vorstellte, war der Geschäftsführung der externe Aufwand zu teuer und die internen Maßnahmen zu mühselig. Man stellte mir im Gegenzug einen Prototyp einer selbst entwickelten Upload-App für Fibu-Belege als „das nächste große Ding“ vor.

Doch die Digitalisierung einer Steuerkanzlei ist kein Techniktraum, sondern ein Marathon: Planbar, anstrengend und auf den letzten Kilometern nervig. Im Ziel dafür einfach nur gut. 

Hierfür gibt es ebenfalls zahlreiche, positive, Beispiele:

1. Sie möchten auf strukturierte, digitale Mandant(inn)enkorrespondenz inkl. E-Mail-Verschlüsselung, Signatur und Rechnungsversand umstellen?

Dann sollten Sie eine Digitalisierungsvereinbarung an alle Mandant(inn)en senden, die Rückläufer verarbeiten und die jeweils gewählte Kommunikationsform in den Stammdaten sichtbar für alle Kanzleimitarbeiter*innen hinterlegen. Zudem sind die betroffenen Kanzleiprozesse und Programme so anzupassen, dass die Korrespondenzerstellung unabhängig von der Ausgangsart ist.

2. Sie möchten alle Mandant(inn)enbelege im Bereich der Finanz- und Lohnbuchführung sowie der Einkommensteuer über Cloudanwendungen austauschen und archivieren?

Dann müssen alle Mandant*innen kontaktiert, eingerichtet und geschult werden. Ich habe das bei einer Düsseldorfer Kanzlei mit dem Jahreswechsel verbunden und innerhalb von drei Monaten 120 Mandate auf DATEV Unternehmen Online umgestellt. Pro Mandat sind dabei mindestens drei Stunden plus Support angefallen. Eine Vollzeitkraft allein wäre neun Wochen damit ausgelastet. 

3. Sie möchten möglichst viele Mandant(inn)en auf Pleo umstellen?

Dann sollten erstmal Eignungskriterien definiert werden. Dies bedeutet, dass es zu u.a. zahlreichen Kreditkarten-Umsätzen, vielen Außendienstmitarbeiter*innen und aktiven DATEV Unternehmen Online Beständen kommt. Die selektierten Mandant(inn)en können über ein Mailing inkl. Onepager angeschrieben und zu einer Live-Demo eingeladen werden. Bei positiver Rückmeldung, wird ein Konzept zur Nutzung erstellt, betroffene Mitarbeiter*innen geschult und Testläufe durchgeführt. 

Für jedes der genannten Projekte (digitale Mandant(inn)enkorrespondenz, Cloudbelege, Pleo) ist eine Schulung der betroffenen Kanzleimitarbeiter*innen notwendig. Rundmails und große Online Webinare haben sich hier als wenig nachhaltig herausgestellt. Kurze, aber intensive Eins-zu-eins-Schulungen per Videokonferenz oder Aufschaltung wirken wesentlich nachhaltiger. Selbst, wenn es „nur“ ein paar neue Auftragsfilter im Bereich der Leistungsaufschreibung gibt, werden so  Mitarbeiter*innen einzeln betreut. Hierbei können zudem noch Rückfragen aus den vorangegangenen Projekten geklärt werden. 

Darüber hinaus macht sich eine gewisse Hartnäckigkeit bezahlt. Viele Mandant(inn)en, die letztes Jahr noch nicht bereit waren, lassen heute gerne mit sich reden. Die Ursachen sind vielfältig. Mal blockierte eine verdiente, aber veränderungswillige Mitarbeiter*in das Vorhaben, mal war der Druck aus dem Tagesgeschäft zu hoch und schlichtweg keine Zeit für ein Digitalisierungsprojekt.

In den letzten Wochen denke ich häufig an eine finnische Gastdozentin aus dem Studium zurück. Wir haben unter hohem Zeitdruck diverse Business Case-Studien durchgearbeitet und jedes Mal gab sie denselben Appell: Fokus! Fokussiert euch auf den Kern, auf den echten Mehrwert. Erst wenn ihr den erkannt habt, legt ihr mit den Arbeiten am Projekt los. Im Kanzleialltag findet man diesen Mehrwert häufig in bekannten Leistungsprozessen, die man oftmals mit simplen, aber breit ausgelegten Digitalisierungsmaßnahmen auf ein neues Level hebt – auch wenn das nicht selten hunderte Schulungen bedeutet. Bei Tablets, SharePoint oder selbst entwickelten Apps dauert die Suche meist länger.