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Digitalisierte vorbereitende Buchhaltung

Dass sich die Umstellung auf digitalisierte Prozesse wirklich fast immer lohnt, dürfte heute kaum noch jemanden überraschen. Nicht ohne Grund schießen Digitalisierungstools an jeder Ecke wie Pilze aus dem Boden. Ihr Ziel: konkrete Arbeitsschritte zu vereinfachen oder gleich komplett zu automatisieren. In vielen Bereichen lässt sich mittlerweile sogar ein Überangebot an verschiedenen Lösungen beobachten, die um die Gunst der Nutzer:innen buhlen. Die Qual der Wahl wiederum ruft unzählige Digitalisierungsberater:innen und spezialisierte Agenturen auf den Plan.

Sind Sie auch jemand, der genau in diesem Digitalisierungskosmos versucht, den für sich richtigen unternehmerischen Weg zu finden? Halten Sie vielleicht gerade sogar aktiv nach Digitalisierungsoptionen Ausschau?

Falls ja, sind wir uns ziemlich sicher, dass die folgenden Fragen für Ihre Überlegungen und ersten Handlungsschritten richtungsweisend sein werden: 

Was bringt mir die Digitalisierung? Wie viel spare ich tatsächlich mit einer digitalen Lösung ein?

Weiterhin nehmen wir an, dass Sie sich vorrangig für die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung interessieren (sonst hätte Sie die Überschrift dieses Beitrags wohl eher abgeschreckt). Also lautet die noch viel konkretere Frage:

Wie viel spare ich dank einer digitalisierten Buchhaltung im Vergleich zu einer manuellen Buchhaltung?

Vom Wert digitaler Lösungen

Egal, für welchen Bereich Sie auf der Suche nach einer digitalen Lösung sind, eines ist klar: Der tatsächliche Wert einer digitalen Lösung, ist weder leicht quantitativ und noch viel weniger leicht qualitativ zu benennen.

In den Bereich der qualitativen Bemessung fallen vor allem emotional geprägte Argumente, Wünsche oder schlicht Gefühle und Hoffnungen, denen einzig und allein mit entsprechenden Studien Nachdruck verliehen werden kann.

In den Bereich der quantitativen Bemessung wird sich häufig mit sogenannten ROI-Kalkulationen (Return of Investement-Berechnungen) vorgewagt. Aber: Nur weil das ROI zu berechnen zu jedem anständigen Business Case gehört, ist es nicht unbedingt leichter erledigt.

ROI berechnen

Das ROI entspricht dem deutschen Begriff der Kapitalrendite. Es geht beim ROI also darum, zu ermitteln, in welcher Beziehung investiertes Kapital zu erzieltem Gewinn steht.

Um herauszufinden, ob sich ein Digitalisierungstool auch tatsächlich für Sie lohnt, müssen Sie die Kosten der Implementierung und Verwaltung des Tools gegen die Kosten, die sie durch eben jenes Tool einsparen lassen, abwägen.

Und damit zurück zu unserer Eingangsfrage …

Was gewinne ich durch das Digitalisieren der vorbereitenden Buchhaltung?

Bevor wir uns der Beantwortung dieser Frage von der quantitativen Seite annähern, gestatten Sie uns einen kleinen Ausflug in die qualitative Analyse.

Mit einer digitalisierten und automatisierten Ausgabenverwaltung (wie beispielsweise Pleo) …

Gewinnen Sie Opportunitätskosten zurück

Alles, was sich durch ein Tool automatisieren lässt, schenkt Ihnen Zeit, sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren. Im Falle der vorbereitenden Buchhaltung bedeutet das: Kein manuelles Abgleichen von Belegen und Kontobewegungen mehr, dafür mehr Zeit, sich auf das strategische Controlling von Unternehmensausgaben zu fokussieren.

Glückliche Teams

Wer will seine Zeit schon damit verbringen, Spesen- und Reisekostenabrechnungen in Excel-Tabellen zu erstellen, nur um anschließend darauf zu hoffen, die Rückerstattung möge bitte keine zwei Monate dauern?

Ein automatisierter Rückerstattungsprozess oder auch eine Firmenkarte, die private Auslagen überflüssig macht, macht Mitarbeiter:innen sehr viel glücklicher und erspart ihnen zudem manchen Bauchschmerz am Monatsende.

Die eigene Firmenkarte kann ein super Incentive sein! Denken Sie immer daran: Glückliche Mitarbeiter:innen sind produktive Mitarbeiter:innen.

Keine Macht dem Spesenbetrug

15 Prozent aller fehlerhaften Spesenabrechnungen werden wissentlich fehlerhaft abgegeben.

Wird die Spesenabrechnung hingegen von einer automatisierten Ausgabenlösung übernommen … Sie können sich vorstellen, die Fehlerquote ist weitaus geringer!

Echtzeitüberblick über alle Ausgaben

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist ein transparenter Informationsfluss. Geben Mitarbeiter:innen Geld für etwas mit der Firmenkarte aus, taucht diese Information nicht erst am Ende des Monats als mysteriöse Ausgabe auf der Kreditkartenabrechnung auf.

Verbessertes Mitarbeitervertrauen und Transparenz in einem

Mitarbeiter:innen die eigene Firmenkarte auszuhändigen, schenkt diesen Vertrauen und Autonomie. Transparent mit Budgets umzugehen fördert abermals gegenseitiges Vertrauen. Mitarbeiter:innen empfinden sich so eher als wichtiges Mitglied einer Gemeinschaft, die zusammen an einem Strang zieht.

Auf der anderen Seite ermöglichen Pleo-Firmenkarten beispielsweise das unkomplizierte Einstellen individueller Ausgabenlimits. Außerdem werden Vorgesetzte über jede Kartenzahlung per Sofortnachricht informiert.

Wie lässt sich das ROI für die Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung berechnen?

Jetzt haben wir Sie ganz schön hingehalten …

Aber wie heißt es so schön? Das Beste kommt zum Schluss.

Wir haben uns viele Gedanken zur Beantwortung dieser Frage gemacht. Das Ergebnis: Unser interaktiver ROI-Rechner.

ROI berechnen der digitalisierten Buchhaltung

Zum Berechnen des ROI für eine digitalisierte Ausgabenverwaltung fragen wir dabei Folgendes ab:

  1. Wie viele Mitarbeiter reichen Spesen ein?
  2. Wie oft werden Spesen pro Monat eingereicht?
  3. Wie hoch ist die durchschnittliche Erstattungssumme?
  4. Wie hoch ist das durchschnittliche Monatsgehalt?
  5. Wie handhaben Sie Ihre vorbereitende Buchhaltung?
  • Manuell über Papier und ausgedruckte Belege?
  • Semi-automatisiert mit Hilfe von Excellisten und gescannten Belegen
  • Automatisiert über eine Software zur Ausgabenerfassung

Daraus ergibt sich der bisherige Zeitaufwand Ihrer Ausgabenverwaltung, was Sie das kostet sowie, wie viel Zeit und Geld Sie mit Pleo sparen können.

Unsere ROI-Berechnung leitet sich aus einer ganzen Reihe von Studien und Umfragen ab, die Sie anschließend im PDF-Download einsehen können. Das Durchschnittsgehalt fragen wir beispielsweise ab, um die Kosten für die Verwaltung einer einzigen Spesenabrechnung zu ermitteln.

Wir hoffen sehr, Ihnen mit Pleos ROI-Rechner bei der Entscheidungsfindung für oder gegen eine digitalisierte Ausgabenlösung helfen zu können.

Haben Sie weitere Fragen zu Pleo? Dann lernen Sie unser Produkt doch einfach während einer Demo besser kennen. 

E-Book zur smarten Ausgabenverwaltung
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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