Für PRODUCTION CONCEPT – einen deutschen Anbieter von Produktionsdienstleistungen für Film, TV und Werbung – war es höchste Zeit, das Ausgabenmanagement auf den neuesten Stand zu bringen. Schnell war klar: Einfach wird das nicht. Für ein traditionelles Team, das ständig unter Strom steht, musste das neue System leicht verständlich und schnell implementierbar sein.
Doch dann stießen sie auf Pleo.
Auf Empfehlung der Buchhaltung entschied sich PRODUCTION CONCEPT für Pleo, um Geschäftsausgaben, Reisekosten und Kostenstellen zu modernisieren. Sebastian Wagner, Manager Stunt & SFX, wusste: Die Tool-Wahl ist nur die halbe Miete – der Erfolg steht und fällt mit der Einführung im Team.
„Wir haben [Pleo] bereits bei einem anderen Projekt genutzt, aber nicht wirklich effizient“, so Sebastian. „Das hat abermals gezeigt, wie wichtig ein richtiges Onboarding ist. Und ehrlich gesagt, fällt mir nichts Negatives ein. Aber dafür umso mehr Positives: [Das Onboarding von Pleo] war super strukturiert.“
Ein maßgeschneiderter Ansatz im passenden Tempo und mit den richtigen Prioritäten
Sebastian empfand den Onboarding-Prozess sehr strukturiert und überraschend flexibel, was gerade in der Welt der Filmproduktionen mehr als willkommen ist.
„Wir hatten drei Video-Calls und haben jede Menge E-Mails ausgetauscht“, erzählt er. „Das war super, der Zeitplan war flexibel und bei Bedarf konnten wir gegensteuern.“
In jeder Sitzung ging es um einen bestimmten Aspekt von Pleo. So konnte PRODUCTION CONCEPT das Produkt Schritt für Schritt kennenlernen. In der ersten Sitzung wurden die Grundlagen behandelt – vom Zurechtfinden im Tool bis hin zur Bedienung.
„Das ist wirklich entscheidend. Gerade, damit man das Ganze selbst versteht, und um das dann seinem Team erklären zu können“, so Sebastian.
„Beim zweiten Call ging es um die Integration von Pleo in die bestehenden Buchhaltungsprozesse. Die dritte Sitzung behandelte Exporte, und wir haben gelernt, wie man die Abläufe im Backoffice möglichst reibungslos macht. Dank der tollen Struktur der Sitzungen hat sich das Ganze gar nicht mehr so kompliziert angefühlt. Auch wenn es thematisch einmal in eine andere Richtung ging, war das Pleo-Team super geduldig und immer hilfsbereit.“
Gutes Onboarding ist die beste Medizin gegen schlechte Gewohnheiten
Einer der größten Vorteile des Onboardings war, veraltete Strukturen zu modernisieren und die Prozesse von Anfang an sauber aufzusetzen.
Sebastian hebt hervor, wie hilfreich die Unterstützung durch den Onboarding-Manager war. „Besonders positiv erinnere ich mich daran, wie klar die Buchhaltung von Anfang an aufgesetzt wurde – ganz nach dem Motto: So nicht, ab jetzt machen wir’s richtig.‘ Man merkt: Die Struktur des Produkts ist durchdacht.“
Weil alles von Anfang an so einheitlich aufgesetzt war, konnte das Team das Tool sofort so nutzen, wie es gedacht war.
„Alle wurden ermutigt, das Tool richtig zu nutzen. Das fand ich sehr hilfreich und am Ende blieb wirklich keine Frage offen.“
Weg mit alten Gewohnheiten – Beleg für Beleg
Die Einführung im Team war die größte Herausforderung. Gerade was Kolleginnen und Kollegen betraf, die schon seit über 20 Jahren nach dem gleichen Schema an Ausgaben arbeiteten.
„Den Leuten aufzutischen, dass sie ab jetzt nur noch mit einer App arbeiten und keine Papierbelege mehr einreichen, war kein Zuckerschlecken“, so Sebastian.
„Doch beim Onboarding verflogen diese Bedenken im Nu. Die Leute nutzen Pleo jetzt aktiv.“
Sebastian erkannte die Vorteile sofort. „Jetzt wird [jeder Beleg] sofort eingereicht. Die Teammitglieder kommen nicht mehr fünf Wochen später mit Belegen von 500 € um die Ecke. Sie können alles einfach einscannen und einreichen.“
Mehr Sichtbarkeit = weniger Fehler
Ein Feature, das Sebastian wirklich überrascht hat, war die effiziente Transaktionsübersicht und das Kostenstellentracking von Pleo.
„Je mehr Zahlungen man über das Tool abwickelt, desto sinniger ist es, alles in einem System zu erledigen. Zwei Klicks und schon kann ich sehen, wer was für welche Kostenstelle ausgegeben hat. Die Flexibilität ist fantastisch, nicht nur für mich, sondern auch für die Mitarbeitenden, die Belege einreichen und Kilometer sowie Ausgaben tracken.“
Für das Team bedeutet das heute eine bessere Budgetierung und weniger nervige Arbeit, gerade für kleinere Projekte mit vielen Aspekten:
„Zuvor hatte ich eine Excel-Tabelle, in die ich alles manuell eingeben musste. Das gehört jetzt der Vergangenheit an.“
Beeindruckende Ergebnisse dank eines reibungslosen Starts
Bereits in den ersten Wochen zeigte sich eine deutliche Verbesserung im Umgang mit den Unternehmensausgaben.
„Ausgaben können wir jetzt kinderleicht verwalten. Ich sehe sofort, wenn jemand etwas kauft“, so Sebastian. „Alle haben den Dreh mit Pleo raus, es macht ihnen das Leben leichter. Keine verlorenen Papierbelege mehr – alle Daten finden sie einfach in ihrem eigenen Konto.“
Dieser Self-Service-Ansatz passt wie angegossen zur Mission von PRODUCTION CONCEPT, agil, organisiert und reaktionsschnell zu bleiben.
Eine glasklare Empfehlung
„Klar, man könnte sich bestimmt auch alleine zurechtfinden“, meint Sebastian. „Doch Pleos Onboarding hilft wirklich sehr, sicherzustellen, dass das Produkt so genutzt wird, wie es vorgesehen ist. Das hilft ungemein.“
Und auch für die Leute in der Produktionswelt hat er einige Ratschläge parat:
„Vieles läuft in der Filmbranche seit Jahren nach dem gleichen Muster. Trotzdem ist da noch Luft nach oben. Ich empfehle Pleo – und das Onboarding mit Pleo – auf jeden Fall. Das Pleo-Team arbeitet strukturiert, war hilfreich, effizient, geduldig, sehr höflich und gut vorbereitet.“
Für PRODUCTION CONCEPT war die Umstellung auf Pleo nicht nur ein Tool-Wechsel, sondern gleich ein ganzer Mindset-Wechsel. Das Onboarding hat diesen Wandel entscheidend unterstützt.
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