KI bei Pleo: Ausgaben, die sich quasi von selbst verwalten

Hinter jeder Ausgabenentscheidung steckt heute eine ganze Kette manueller Schritte. Jeder einzelne kostet Zeit, bremst Prozesse aus und landet auf dem ohnehin schon vollen Schreibtisch von Finanzteams.

Genau das wollen wir mit unserer KI ändern.

Spezialisierte KI-Assistenten übernehmen Routineaufgaben selbstständig – und Finanzverantwortliche bekommen den Freiraum zurück, den sie für strategische Führung brauchen.

Wenn aus Workflows ein digitales Team wird

Heute läuft Ausgabenmanagement über Workflows: Aufgaben werden zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften, Finanzteams und Buchhaltung hin- und hergeschoben. Und bei jedem Schritt entsteht manueller Aufwand. Künftig übernehmen das spezialisierte Assistenten. Die Entscheidungen selbst bleiben natürlich bei Ihnen.

Zwischen dem heutigen Datum und 2027 wird Pleo zur digitalen Erweiterung Ihres Teams. Fünf spezialisierte Assistenten arbeiten dabei im Hintergrund:

• Das Pleo MCP geht noch diesen Sommer live und erfasst Kartentransaktionen, findet Belege, erstellt Vermerke, weist Sachkonten zu und reicht alles ein, noch bevor Mitarbeitende den Ort der Transaktion verlassen.
• Der Richtlinienassistent ist bereits verfügbar und setzt Ausgabenrichtlinien in Echtzeit für jede Ausgabe und jeden Einkauf auf, kennzeichnet Verstöße und leitet Freigaben an die richtige Stelle weiter.
• Der Rechnungsverwaltungsassistent verarbeitet Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach, legt sie im System an, kodiert sie, plant die Zahlung und behält den Freigabestatus konsequent im Blick.
• Der Treasury-Assistent optimiert den Cashflow, plant Zahlungen und erkennt Budgetrisiken, bevor sie zum Problem werden.
• Der Buchhaltungsassistent kodiert Transaktionen, stimmt Konten ab und übernimmt den Monatsabschluss. Bei Finance landet nur noch, was tatsächlich menschliche Expertise und Entscheidungen braucht.

Der nächste Schritt: Dahin geht die Reise

Über 2027 hinaus geht unsere Vision noch einen Schritt weiter: Die Agents arbeiten nicht mehr nur separat voneinander, sondern koordiniert. Sie sind verbunden mit dem gesamten Finanzkontext des Unternehmens, von Richtlinien und Budgets bis hin zu Lieferantenbeziehungen und vorherigen Freigaben. Ausgabenentscheidungen werden automatisch getroffen, validiert und dokumentiert. Finance führt Regie, statt jeden Schritt selbst auszuführen.

• Heute (2026): Spezialisierte Agents nehmen Finance manuelle Aufgaben im Ausgabenmanagement, in der Rechnungsverwaltung, bei Budgets und im Monatsabschluss ab. Ergebnis: Weniger abarbeiten, mehr entscheiden.
• Die nächste Etappe (2026–2027): Ein Netzwerk von Agents kümmert sich um jede Ausgabenentscheidung. Der Mensch gibt die Richtung vor, die Agents setzen um. Ergebnis: Pleo wird zur digitalen Erweiterung Ihres Teams.
• Die Zukunft (2027–2030): Pleo wird zum KI-gestützten Betriebssystem für Unternehmensausgaben. Mit automatischer Kontrolle, Zahlung, Erfassung und Optimierung.

Was mit KI schon heute möglich ist

Seit Juli 2026 lässt sich die Pleo-KI auf zwei Arten nutzen:

1. Demnächst verfügbar – der Pleo-Assistent lässt sich direkt in Slack, Microsoft Teams, in WhatsApp und über SMS ausführen. Ganz ohne neue App. Fehlt zu einer Ausgabe ein Beleg, sucht er zuerst im Postfach der betreffenden Person. Wird eine Budgetgrenze überschritten, informiert er die richtige Ansprechperson. Rückt der Monatsabschluss näher, stößt er die nötigen Schritte an.

2. Ab Juli kann jedes KI-Tool wie etwa Claude, ChatGPT oder Microsoft Copilot über die MCP-Schnittstelle direkt auf Pleo-Daten zugreifen und Aktionen ausführen. Finanz- und andere Teams können so in den Tools weiterarbeiten, die sie ohnehin nutzen, und dort Ausgaben abfragen, Spesen verarbeiten oder Reports erstellen, ohne ständig hin- und herzuwechseln. Pleo wird damit zur nahtlos integrierbaren Infrastruktur.

Was Pleo besonders macht: Für Europa gebaut – nicht nachträglich angepasst

Autonomes Ausgabenmanagement ist in Europa besonders anspruchsvoll: 16 Märkte, mehrere Währungen, unterschiedliche Mehrwertsteuermechanismen und regulatorische Vorgaben, die für jede automatisierte Finanzaktion eine lückenlose Dokumentation verlangen. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter Druck, schneller zu skalieren.

Nur halten ihre Finanzsysteme oft nicht Schritt. Unsere neue Studie* zeigt: 45 % der Unternehmen geben an, dass ihre aktuellen Prozesse sie ausbremsen. Führungskräfte berichten, dass umständliche Abläufe geschäftlichem Momentum enorm im Wege stehen.

KI kann hier einen Ausweg bieten. 73 % sind überzeugt, dass die Zukunft von Finance davon abhängt, KI umfassend zu verstehen und einzusetzen. Gleichzeitig konstatieren 63 %, dass es in Finanzteams noch deutlich an KI-Kompetenz, Schulungen und Vertrauen in die Technologie fehlt.

Die Lösung heißt also nicht einfach nur KI. Es braucht KI, die sich in Finanzprozesse und bestehende Workflows einfügt, Leistung bringt, ohne ständig Aufmerksamkeit zu erfordern, und mit der Komplexität moderner Unternehmen umgehen kann. KI, entwickelt von CFOs für CFOs.

Pleo bewegt sich seit zehn Jahren in genau dieser Komplexität – heute für und bei mehr als 40.000 Unternehmen. Auf dieser Erfahrung baut unsere KI-Suite auf. Europäische Compliance wird bei uns nicht über einen Kamm geschoren. Wir bilden sie so ab, wie sie tatsächlich funktioniert: Markt für Markt, Regel für Regel.

* Die Ergebnisse stammen aus einem Pleo-Report, der im September 2026 erscheint. Grundlage für ihn war eine von Sapio Research im April und Juli 2026 durchgeführte Befragung von Finanzverantwortlichen und -entscheider:innen in Unternehmen mit 51 bis 1.000 Mitarbeitenden in Deutschland, Dänemark, den Niederlanden und Spanien sowie im Vereinigten Königreich.