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Pape & Co im Interview zur Buchhaltung für Start-ups

Gründer:innen haben vieles im Kopf. Da kann die Bedeutung einer ordentlichen Buchhaltung für den Unternehmenserfolg schon mal in den Hintergrund geraten.

Warum sie das aber nicht sollte und welche Stolpersteine es rund um die Finanzbuchhaltung von Start-ups noch zu umgehen gibt, wollten wir jetzt mal von jemandem hören, der sich mit dem Thema wirklich auskennt – den Steuerberater:innen Ellen Bräutigam und Arthur Pape von Pape & Co.

Warum ist die ordentliche Buchhaltung so wichtig für Start-ups?

Wollen Start-ups erfolgreich sein und wachsen, ist ihnen meistens viel am Einsammeln von Kapital gelegen. Im Rahmen dessen, was der Investor prüft, ist die ordentliche Buchhaltung überaus relevant. Allein deswegen ist es sinnvoll, von Anfang an eine vernünftige Buchhaltung mit einem vernünftigen Reporting zu haben.

Im Prinzip ist eine ordentliche Buchhaltung die Minimalpflicht für Erfolg.

Inwiefern unterscheidet sich die Buchhaltung eines Start-ups von der eines etablierten Unternehmens?

1. Es gibt keine etablierten Prozesse. Solche müssen erst geschaffen und gleichzeitig agil gehalten werden, damit sie sich mit dem Start-up gemeinsam verändern können. Konkreter gesagt bedeutet das, dass ein steigendes Umsatzvolumen auch das Nachjustieren der Buchhaltungsprozesse zur Folge hat. Die Prozesse dürfen auf keinen Fall zu komplex werden.

2. Das Rechnungswesen muss von Beginn an auf Reporting ausgelegt werden. Jeden Monat vernünftige Zahlen vorlegen zu können, ist dann das, was es braucht um neue Investoren mit ins Boot zu holen.

3. Für Start-ups ist oftmals fehlendes, kompetentes Personal eine große Herausforderung. Dementsprechend sollte die Frage, welche Dinge man inhouse und welche man außer Haus abbildet, immer wieder neu gestellt und beantwortet werden.

Der Mittelstand hat solche Probleme mit seinen internen Finanzabteilungen und klaren Jobbeschreibungen nicht.

Was sind typische Anfängerfehler?

1. Ein dramatischer Fehler ist oft die fehlende Beurteilung der eigenen Leistungen aus Umsatzsteuersicht. 

Aktuell haben wir den Fall mit einem rasant gewachsenem Start-up, das sich bei der Beantwortung der Frage, ob das was sie machen, umsatzsteuerpflichtig oder umsatzsteuerfrei ist, schlicht vertan hat. Das kann dann schnell zu brenzligen Situationen führen und im schlimmsten Fall zum Exodus fürs Unternehmen.

Leider haben wir Letzteres auch bereits miterlebt, bei einem Start-up, das an der falschen umsatzsteuerpflichtigen Beurteilung im Ausland pleitegegangen ist. Da wurde einfach an der falschen Stelle gespart, nämlich der Beratung, die es gebraucht hätte.

Umsatzsteuer-Compliance steht also ganz oben auf der Liste, der Dinge, die man falsch machen kann.

2. Falsches Supply-Chain-Management kann zu enormen Geldverlust führen. 

Typischerweise ist man heutzutage bei der Produkterstellung nicht auf Deutschland begrenzt, sondern kann mit Zulieferern über Europa oder Drittländer hinweg verteilt arbeiten. Wenn man dann in einem dieser Länder die Compliance-Anforderungen nicht versteht, bekommt man schnell ein Problem.

Ansonsten begleiten wir den Großteil unserer Mandant:innen von Anfang. So können typische Fehler wie ein unstrukturierter Rechnungseingang, Zettelwirtschaft oder ein fehlender Gesamtüberblick vermieden werden.

2020 hielten 32 Prozent der von PwC befragten Start-ups Cashflow für einen der größten Stolpersteine. Wie können Start-ups Cashflow-Problemen vorbeugen?

Um Cashflow-Problemen vorzubeugen, braucht es jemandem im Team, der sich dezidiert um das Thema Geld einwerben zum richtigen Zeitpunkt kümmert. Am besten macht das jemand, der gut im Pitchen, Kommunizieren und Verhandeln mit Investoren ist. Das ganze Thema Finanzierung für Start-ups ist im Grunde ein ganz eigener Finanzbereich.

Und klar: Schafft es ein Unternehmen nicht, diesen Bereich abzudecken, dann wird es wahrscheinlich nicht überleben können. 

Cashflow-Probleme sind die größte limitierende Konstante. Hast du kein Geld mehr, dann bist du tot.

Lassen sich Fehler mit der richtigen Beratung vermeiden?

Ja, definitiv.

Grundsätzlich ist aber nicht nur eine gute Beratung für Start-ups wichtig, sondern auch dass sich Gründer:innen untereinander austauschen.

In puncto Buchhaltung hat sich so mittlerweile herumgesprochen, dass, wer von Anfang an Ordnung in die Sache bringt, später keine brutale Aufräumarbeit mehr leisten muss. Aufräumarbeiten sind massiv teurer als von Anfang an Ordnung zu schaffen.

Ist die richtige Beratung also ein Garant für Erfolg?

Uns fällt immer wieder auf, dass alle erfolgreichen Start-ups wahnsinnig gut vernetzt sind. Und zwar mit ebenso erfolgreichen Unternehmer:innen. Die Checker vernetzen sich mit den Checkern!

Ein erfolgreiches Netzwerk sozusagen als Schwarm-Beratungsstelle ist überaus wertvoll. Etwa wenn man Fragen hat wie: Wie baue ich meinen Businessplan auf? Wie pitche ich? Wie gründe ich? Wie mache ich einen Beteiligungsvertrag? 

Im Münchner Raum gibt es da auch genügend Anlaufstellen, um sich mit anderen Gründer:innen zu vernetzen – zum Beispiel in Form des BayStartUP-Netzwerks.

Es sollte allen Unternehmer:innen eigen sein, stets so viele Informationsquellen wie möglich anzapfen zu wollen und zu versuchen, die Dinge selbst zu begreifen.

Informationsangebote wahrzunehmen, Workshops zu besuchen, Fragen stellen, sich selbst ein Bild zu machen – das ist es, was den Erfolg näher rücken lässt.

Mit welchen Fragen kommen Start-ups zu euch?

Die zwei Fragen, die wir am häufigsten hören, sind: Wann gründe ich? Kann ich kurz vor der nächsten Finanzierungsrunde noch jemanden Beteiligen?

Zur ersten Frage sei gesagt, dass die meisten Start-ups etwas zu spät dran sind mit dem Gründen. Die Gründung sollte erfolgen bevor nachvollziehbarer Wert im Startup-Projekt geschaffen wird. Also am besten vor dem Proof of Concept und in jedem Fall vor dem Proof of Market.

Bei der zweiten Frage wissen die meisten bereits, dass eine spätere Beteiligung von weiteren Gründer:innen oder anderen Key-Mitarbeiter:innen kurz vor der nächsten Finanzierungsrunde gefährlich werden kann. Es gibt bewährte Methoden, wie man solche Herausforderungen löst. Diese sollte man sich aber tatsächlich in einer guten Beratung erläutern lassen.

Braucht es immer einen CFO im Team?

Es lässt sich nicht anders sagen, als dass sich Gründer:innen mit jemandem mit BWL-Hintergrund oder BWL-Affinität im Team glücklich schätzen können. Das ist immer eine gute Startvoraussetzung. Und BWLer:innen setzen oft automatisch auf die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung, was sie auch müssen, weil ihnen die Kompetenz an dieser Stelle eigentlich fehlt. 

Vielfach beobachten wir aber auch, dass in den Start-ups, die groß und erfolgreich werden, es regelmäßig diese eine Person gibt, die einerseits am Produkt und im Marketing brilliert und andererseits ein gutes Händchen für Finanzthemen hat. So jemandem im Team zu haben ist erfolgskritisch.

Gibt es Tools, mit denen Start-ups besonders leicht und übersichtlich Buchhalten können?

In der Regel ist es so, dass die Finanzbuchhaltung in so ziemlich jedem Start-up als allererstes outgesourct wird. Dementsprechend werden Gründer:innen auf die Systeme zurückgeworfen, die ihr Dienstleister verwendet. Speziell in Deutschland ist es so, dass die Finanzbuchhaltungsdienstleister meistens DATEV oder DATEV-Derivate nutzen.

Prozessschritte, die man selbst inhouse organisieren muss, sind

  • Rechnungseingang
  • Rechnungsverarbeitung
  • Kreditkartenabrechnungen
  • Reporting

Pleo empfehlen wir gerne, wenn es darum geht, Kreditkartenabrechnungen effizienter zu verarbeiten.

Und solange man nicht unwahrscheinlich viele Rechnungen schreiben muss, tut es zur Not auch noch das gute alte Word-Dokument. Ein wirklich hohes Rechnungsvolumen haben ohnehin meistens nur B2C-Unternehmen – und diese arbeiten dann mit Shop-Systemen, die die Rechnungsstellung für Sie übernehmen.

Wenn Unternehmen dann größer werden, bietet sich für die allermeisten der Umstieg auf ein ERP-System an. Spätestens dann ist der Zeitpunkt erreicht, wo die Buchhaltung nicht mehr outgesourct wird.

Wie finde ich als Start-up eine gute Steuerberatung?

Die klassische KMU-Steuerberatung ist für viele Start-ups oft eine Einbahnstraße. Die Start-up-Industrie hat ihre ganz eigenen Gesetzmäßigkeiten. Das fängt schon bei der Rechtsform an, die vorgegeben wird, und setzt sich über die Art und Weise, wie man bucht, fort. Bei Start-ups gibt es zum Beispiel kein Buchen zwischen den Perioden, weil man mit einem Reporting arbeitet. 

Am besten sucht man sich also von Anfang an jemanden, der sich mit dieser Community und Branche auskennt.

Welche Art Unternehmen betreut Pape & Co?

Wir betreuen verschiedene Mandant:innenkreise. Start-ups und Wachstumsunternehmen sind ein Teil davon.

Die kleineren Unternehmen, die wir betreuen, sind überwiegend Start-ups, die sich manchmal zu Scale-ups weiterentwickeln und somit dann schon in den nächsten Mandant:innenkreis, den der mittelständischen Unternehmen fallen. Unternehmen dieser Größe betreuen wir meistens nur noch steuerlich, da das Rechnungswesen oftmals inhouse abgewickelt wird.

Ein dritter Bereich sind ausländische Mandate, die wir mit deutschen Themen betreuen. Die vierte Gruppe sind Investoren, wie Family Offices, vermögende Privatpersonen oder Fonds.

Damit sind wir mit unserem unternehmerischen Ansatz ziemlich breit aufgestellt – wovon zukunftsorientierte Start-ups nur profitieren können.

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Pape & Co.

Im Interview waren Ellen Bräutigam und Arthur Pape

Pape & Co. – das sind Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen für anspruchsvolle Unternehmen und unternehmerisch geführte Vermögen, national wie international.

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