Norman Meyer betreibt die Immobilienplattform immobilie1 AG. Er konzentriert sich auf Objekte, Kund:innen und Wachstum. Doch was ist mit der Ausgabenverwaltung?
Die ist für ihn „Nebenschauplatz“ – notwendig, aber kein Thema, das den Arbeitsalltag bestimmen sollte. Als sein Unternehmen auf Pleo umstellte, war seine Erwartung klar: Buchhaltung sollte weniger Raum einnehmen.
Womit er nicht gerechnet hatte: wie schnell das klappen würde.
Der DATEV-Effekt
Wer schon einmal mit deutscher Finanzsoftware gearbeitet hat, kennt das Gefühl: Bereits beim Öffnen wird einem flau im Magen. Nicht, weil die Software schlecht ist – sie ist meist sogar sehr leistungsfähig. Aber sie wurde für Spezialist:innen entwickelt, nicht für diejenigen, die schnell einen Beleg einreichen und dann wieder ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen wollen.
Norman wollte kein Tool, das abschreckt und in das man sich aufwendig einarbeiten muss, sondern eines, das sich einfach und schnell nutzen lässt.
Beim Onboarding von Pleo kam es also darauf an, Funktionen nicht nur zu erklären, sondern auch die Nutzer:innen abzuholen.
Nicht alles. Aber das Richtige.
Als Norman sich mit Pleos Onboarding Manager Bart Schepan zusammensetzte, war er vorbereitet. Fragen notiert, Sonderfälle durchgedacht, Schnittstellen-Anforderungen parat.
Barts Reaktion? Einen Gang runterschalten.
Der schnellste Weg zu echtem Vertrauen ist nicht, alle Fragen auf einmal zu beantworten. Vielmehr kommt es darauf an, die drei oder vier Punkte zu finden, die gerade wirklich wichtig sind – und genau die sicher in den Griff zu bekommen.
„Es ging nicht um jedes Detail oder den letzten Feinschliff“, erklärt Norman, „sondern um die Schlüsselfunktionen, mit denen wir einfach loslegen konnten.“
Dieser Ansatz verhinderte, dass das Onboarding zur reinen Funktionspräsentation wurde. Jede Onboarding-Einheit verfolgte ein konkretes Ziel, das auch erreicht wurde.
Was eine gute Onboarding-Struktur ausmacht
Gründlichkeit und Qualität sind nicht immer dasselbe. Jede Funktion erklären, keine Frage offenlassen: Das mag nach erfolgreichem Onboarding klingen. Doch für Nutzer:innen, die einfach nur ein paar Rechnungen verarbeiten wollen, fühlt sich das eher nach Überforderung an.
Für Norman machte genau das den Unterschied: „Es wird schnell zu viel, wenn man versucht, jedes coole Detail zu erklären“, sagt er. „Das war hier nicht der Fall.“
Pleo hat das Onboarding immer wieder auf das Wesentliche zurückgelenkt. Weg vom Hypothetischen, hin zum Praktischen. Die DATEV-Schnittstelle? Geklärt. Das Team? Startklar. Und das Wichtigste: Das Team will Pleo nun wirklich nutzen.
Genau das schaffen die wenigsten Onboarding-Prozesse.
Die Buchhaltung läuft jetzt im Hintergrund
Normans Erwartungen wurden voll erfüllt: Spesenabrechnungen und Rechnungsverarbeitung, die einfach funktionieren, ohne viel Aufmerksamkeit zu erfordern.
„Ich kann es jedem mit einem ähnlichen Anwendungsfall empfehlen“, sagt er. „So lassen sich Ausgabenbelege und Rechnungen optimal in den Griff bekommen und der Papierkram bleibt, wo er hingehört: im Hintergrund.“
Nebenschauplatz abgehakt. Bühne frei für das, worauf es ankommt.
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