Legal Spend Management: Rechtskosten und Risiko besser steuern

Legal Spend Management und die Verwaltung von Rechtskosten sind bekannt für Komplexität – und auch für einige Stolpersteine.

Unvorhersehbare Anwaltskosten und umständliche Rechnungsstellungsprozesse können Ihre Finanzplanung durcheinanderbringen, Ihren Betrieb verlangsamen und Mitarbeiter:innen unnötig belasten.

Wenn Sie Transparenz in die Rechtskosten Ihres Unternehmens bringen, können Sie Einsparpotenziale identifizieren und zeitnah darauf reagieren. Die Analyse von Rechtskosten und die Prognose des zukünftigen Bedarfs liefert Ihrem Team wertvolle Erkenntnisse und alle Mitarbeiter:innen können proaktiv auf die Budgetierung einwirken.

Wie Sie Ihre Rechtskosten optimieren können, welche Rolle Billing Guidelines und KPIs dabei spielen, und welche Tipps wir für Sie gesammelt haben, um Ihre Rechtskosten erfolgreich zu steuern – all das erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist Legal Spend Management?

Legal Spend Management (rechtliches Ausgabenmanagement oder Management von Rechtskosten) bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Steuerung und Optimierung von Rechtskosten eines Unternehmens. Dies kann sich auf interne als auch externe Ressourcen und Tätigkeiten beziehen.

Rechtliches Risiko managen und gleichzeitig Kosten optimieren – das ist Legal Spend Management.

Konkret geht es darum, dass Rechtsdienstleistungen und alle damit verbundenen Kosten erfasst und verwaltet werden. Unter anderem können Sie durch Legal Spend Management die Kosten für Rechtsberatungen, Rechnungen von Anwält:innen und Kanzleien erfassen, Prozesskosten, Gerichtskosten und die Ausgaben für die Wahrung der Compliance ermitteln.

Legal Spend Management schafft einige Vorteile, unter anderem:

• Kostenkontrolle: Durch Transparenz in Echtzeit können Sie Ihre Rechtskosten optimal verwalten und unnötige Rechtskosten identifizieren als auch reduzieren.
• Wertoptimierung: Externe Berater:innen sollten stets eine Kombination aus hochwertigen Rechtsdienstleistungen mit Kosteneffizienz ermöglichen. Mit Legal Spend Management können Sie sicherstellen, dass externe Ressourcen den gewünschten Geschäftswert liefern.
• Transparenz: Legal Spend Management gibt Ihnen klare Einblicke, wo und wie Rechtsbudgets ausgegeben werden. Darauf basierend, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und versteckte oder unerwartete Kosten vermeiden.
• Effizienzsteigerung: Mit Legal Spend Management können Sie Prozesse optimieren und sich wiederholende Aufgaben (z. B. Rechnungsfreigabe, Ausgabenberichterstattung) automatisieren – und das Beste aus internen und externen Rechtsberatungsressourcen herausholen.

Legal Spend Management stellt sicher, dass das Verhältnis zwischen Ausgaben und Endergebnissen passt und ermöglicht Ihnen einen klaren Überblick. Dadurch können Sie einen Blick in Echtzeit auf Kosten werfen und entscheiden, ob Sie auf Kurs sind oder eine strategische Neuausrichtung nötig ist.

Herausforderungen im Rechtskostenmanagement

Die Verwaltung und das Management von Rechtskosten bringt einige Herausforderungen mit sich.

Zu den häufigsten Stolpersteinen zählen:

• Unvorhersehbare Rechtskosten: Unerwartete Kosten sind ein Rückschritt für Ihre strategische Planung und Prognosen. Ausufernde Anwaltskosten können sich auf das gesamte Budget auswirken und Einsparpotenziale zunichtemachen.
  
  
• Ineffiziente Abrechnungsprozesse: Verzögerte Abrechnungen kosten Ressourcen und Zeit. Sie führen auch häufig zu verzögerten Zahlungen und Störungen im Finanzfluss und Cashflow. Durch erhöhten Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand gehen auch intern Ressourcen verloren.
  
  
• Mangelnde Transparenz: Ohne Transparenz in die Leistungen von Anwaltskanzleien wird es schwierig, sich auf den erbrachten Wert zu verlassen. Mangelnde Transparenz erschwert auch die finanzielle Kontrolle.
  
  
• Compliance und Prüfungen: Compliance ist von entscheidender Bedeutung, um deutsche Rechtsanforderungen, Fristen und eine sorgfältige Buchhaltung zu wahren, kann Unternehmen und Mitarbeiter:innen allerdings unter Druck setzen – vor allem bei Änderungen oder neuen Anforderungen.
  
  
• Datenverwaltung und Integration: Ineffiziente Datensammlung und -verwaltung erschwert die Analyse von Ausgaben im Rechtskostenbereich. Gestreute Informationen machen versteckte Kosten nicht ermittelbar.

5 Tipps für ein gelungenes Legal Spend Management

Die besten Theorien helfen wenig, wenn sie nicht in die Praxis umgesetzt werden können. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen fünf Tipps mit auf den Weg geben.

So holen Sie das Beste aus Ihrem Legal Spend Management heraus:

1. Legen Sie klare Budgets fest (und halten Sie sie ein)

Ohne ein klares Budget können die Rechtskosten schnell durch die Decke schießen.

Budgets (im besten Fall in Kombination mit KPIs) helfen klare Erwartungen – sowohl für interne Teams als auch für externe Dienstleister:innen – zu definieren. Sie helfen Ihnen auch einen besseren Finanzüberblick zu erhalten und Ihre Ressourcen besser zu steuern.

KPIs, die bei der Festlegung und Steuerung von Budgets helfen, können sein:

• Gesamtkosten für Leistungen (intern und extern)
• Rechtskosten als Prozentsatz
• Externe Kosten im Vergleich zu internen Kosten
• Kosten pro Rechtsangelegenheit
• Kosten pro Anwalt

Werfen Sie einen Blick auf bisherige Rechtskosten, um realistische Budgets festzulegen. Mit Unterstützung Ihres Rechts- und Finanzteams, können Sie Budgetziele optimal abstimmen.

2. Nutzen Sie Benchmarks und vergleichen Sie Ausgaben

Benchmarking hilft Ihnen, herauszufinden, ob Ihre Rechtskosten den Branchenstandards entsprechen. Es kann aufzeigen, ob Sie für bestimmte Dienstleistungen zu viel bezahlen oder ob Ihre Prozesse im Vergleich zu Ihren Mitbewerber:innen weniger effizient sind.

Wie? Machen Sie sich auf die Suche nach Benchmarking-Studien oder -Berichten, die speziell auf Ihre Branche angepasst sind.

Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz von Technologie. Viele Legal Spend Management-Lösungen bieten integrierte Benchmarking-Tools, mit denen Sie Ihre Ausgaben mit ähnlichen Unternehmen vergleichen können.

3. Werfen Sie regelmäßig einen Blick auf Ihre Rechnungen

Rechnungen für Rechtskosten können komplex sein – das macht Fehler oder überhöhte Abrechnungen sehr häufig. Wenn Sie Rechnungen nicht genau prüfen, könnten Sie für Dienstleistungen bezahlen, denen Sie nicht zugestimmt haben – oder für ineffiziente Arbeit.

Einige Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen im Auge behalten können:

• Automatisieren Sie die Rechnungsprüfung: Verwenden Sie eine Software für die Abrechnung von Rechtskosten, für die Identifikation von potenziellen Fehlern – z. B. doppelte Gebühren oder Sätze, die nicht mit Ihren Vereinbarungen übereinstimmen.
  
  
• Achten Sie auf „Red Flags“: Halten Sie Ausschau nach Beschreibungen wie „allgemeine Recherche“ oder „diverse Tätigkeiten“ – sie könnten ein Hinweis für unwirtschaftliche Tätigkeiten sein, für die Sie nicht immer bezahlen sollten.
  
  
• Überprüfen Sie Compliance: Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen allen vereinbarten Abrechnungsrichtlinien entsprechen.
  
  
• Bitten Sie um Klärung: Sind Sie auf fragwürdige Spesen oder Posten gestoßen? Kontaktieren Sie Ihre Anwaltskanzlei und bitten sie um eine Erklärung, wofür diese Kosten anfallen.

4. Billing Guidelines: Erstellen Sie Richtlinien zur Abrechnung

Klare Abrechnungsrichtlinien (auch „Billing Guidelines“ genannt) legen die Grundregeln dafür fest, wie und was Anwaltskanzleien Ihnen in Rechnung stellen können. Ohne sie kann es zu uneinheitlichen Abrechnungspraktiken kommen und unnötige Kosten verursachen.

Hier drei Tipps für die Definition und Umsetzung von Richtlinien zur Abrechnung:

• Definieren eines Abrechnungsrahmens: Legen Sie fest, welche Aufgaben erstattungsfähig sind (z. B. Reisekosten oder Büroarbeit) und welche nicht (z. B. interne Kommunikation innerhalb der Anwaltskanzlei).
• Standardisieren Sie Rechnungsformate: Verlangen Sie detaillierte, aufgeschlüsselte Rechnungen mit klaren Beschreibungen für jede Aufgabe.
• Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen: Teilen Sie Ihre Richtlinien allen externen Anbieter:innen mit – und kommunizieren Sie auch, dass eine Nichteinhaltung die Zahlung verzögern wird.

5. Tauschen Sie sich mit Ihrem Rechtsteam aus

Ihr internes Team spielt eine große Rolle für Ihr Ausgabenmanagement.
Kostenkontrolle wird sehr schwierig, wenn sie nicht mit Budgetvorgaben übereinstimmt oder finanzielle Prioritäten nicht klar sind. Das macht Zusammenarbeit so wichtig, denn Sie stellen dadurch sicher, dass das gesamte Team an einem Strang zieht.

Mit regelmäßigen Meetings können Sie laufende Rechtsangelegenheiten und deren Budgets kontinuierlich überprüfen. Bringen Sie Kostenbewusstsein und kosteneffiziente Praktiken in Ihr Rechtsteam – dadurch ist es einfach für Ihr Team, eventuelle Budgetprobleme rechtzeitig aufzudecken.