Pleo unterstützt Unternehmen aus verschiedensten Branchen – von der Bauindustrie über Sportvereine bis hin zum Gesundheitswesen. Dementsprechend unterschiedlich sind auch die Bedürfnisse unserer Kund:innen. Aber eines kommt ihnen allen zugute: unser effizientes und individuell abgestimmtes Onboarding.
Der Gesundheitsdienstleister Vitorium wollte zwei zentrale Admin-Herausforderungen angehen: 1) Die Bürokratielast abbauen und 2) den Teamleiter:innen mehr Autonomie bei Kaufentscheidungen und der Verwaltung von Budgets ermöglichen. Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung fiel die Wahl eindeutig auf Pleo.
Das individuelle Onboarding von Pleo ebnete den Weg für das Team von Vitorium, aus fragmentierten Finanzprozessen effiziente Strukturen zu machen.
Verwaltungsengpässe = Verzögerungen und Frustration
Das Vitorium ist die größte therapeutische Einrichtung in der Lüneburger Heide. Therapeutinnen und Therapeuten aus den Bereichen Ergotherapie, Physiotherapie und Logopädie werden unterstützt von einem engagierten Service- und Verwaltungsteam.
Stefan Reck, Geschäftsführer von Vitorium, berichtet, dass Verwaltungsengpässe in der Vergangenheit zu Verzögerungen und Frustration führten: „Früher musste eine einzige Person die gesamte Bestellabwicklung und Buchung für das ganze Unternehmen machen.“ Für ein Therapiezentrum, das eine große Zahl an Patient:innen betreut, war das auf Dauer nicht tragbar.
Gemeinsam mit seiner Mitgründerin und Schwester Kristina Reck machte Stefan sich auf die Suche nach einer Lösung und fand in diesem Zuge Pleo.
Onboarding: Die entscheidende Schnittstelle zwischen Mensch und Software
Für Stefan war klar: Die erfolgreiche Einführung einer neuen Lösung steht und fällt mit dem Onboarding. „Onboarding ist die wichtigste Schnittstelle zwischen Mensch und Software“, erklärt er. „Wenn der Benefit nicht klar erklärt wird, wird es im Team nicht umgesetzt. Bei uns hat die umfassende Unterstützung dazu geführt, dass wir heute profitabel und digital arbeiten.“
Ihm war auch bewusst, dass Vertrauen dabei eine zentrale Rolle spielt. „Gerade in einer Branche, die nicht besonders technikaffin ist und oft noch mit Zettel und Stift arbeitet, ist das Onboarding essenziell“, so Stefan. Gut durchdachtes Onboarding, so erläutert er, kann zudem auch Ängste nehmen: „Man bekommt die Sicherheit: ‚Ja, du kannst das genau so machen und du machst dabei nichts kaputt.‘“
Besonders wertvoll war für Stefan außerdem die direkte Unterstützung durch Pleos Onboarding-Manager: „Die Kommunikation war extrem kurzfristig und kompetent, egal ob es um die Rollenverteilung im Team oder um technische Schnittstellen wie DATEV ging.“ Dank der direkten DATEV-Schnittstelle von Pleo kann Vitorium seine Buchhaltungsdaten jetzt automatisch in DATEV übertragen.
Stefan zufolge hat der strukturierte Onboarding-Prozess von Pleo auch dazu beigetragen, dass die Umstellung auf eine neue Lösung nicht versandet ist: „Es hilft dabei, die internen Arbeitsprozesse mit dem Produkt abzugleichen.“
Zudem waren Stefan und sein Team positiv überrascht, wie viel Wert Pleo auf ein sorgfältiges Onboarding legt – und sich dadurch von anderen Anbietern abhebt, die Lösungen speziell für die Gesundheitsbranche entwickeln.
Buchhaltung im Gesundheitswesen – mit Pleo einfach smarter
Schon kurz nach der Umstellung auf Pleo machten sich verschiedene positive Effekte bemerkbar: „Der größte Vorteil ist, dass wir kein Nadelöhr mehr haben“, so Stefan. „Jetzt haben die Verantwortlichen in den Fachbereichen, wie der Ergotherapie, eigene Karten und verwalten ihre Budgets selbst.“
Ein enormer Unterschied zu früher, als eine einzige Person für alle Bestellungen und Buchungen zuständig war. Dank der transparenten und schnellen Prozesse von Pleo läuft jetzt alles wesentlich unkomplizierter.
„Wir können nun die Verantwortlichen direkt identifizieren und die Wege abkürzen“, erklärt Stefan. „Unser Motto lautet jetzt: ‚Beleg her, fertig.‘“ Alle Mitarbeitenden können Belege ganz einfach mit dem Smartphone scannen, an Pleo übermitteln und sicher sein, dass sie verbucht sind. „Das freut am Ende alle im Team.“
Vitorium + Pleo = Weniger Admin-Aufwand, mehr Zeit für Patient:innen
Mit Pleo konnte sich Vitorium von zeitaufwändigen manuellen Prozessen verabschieden. Der Gesundheitsdienstleister setzt nun auf ein digitales und transparentes System, das allen im Team mehr Autonomie ermöglicht. Der professionelle Onboarding-Prozess sorgte dafür, dass das neue System schnell einsatzbereit war und sich alle gut unterstützt fühlten.
Jetzt arbeiten die Teammitglieder effizient und eigenständig. Das bedeutet: mehr Zeit für das, was wirklich zählt – die Betreuung der Patient:innen.
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