Pleo Hero: Tony Polakel von cerebricks

cerebricks ist mehr als nur eine Beratungsagentur. Die drei Experten Tony Polakel, Udo Buchter und Jan Schinnerling haben sich zusammengeschlossen, um cerebricks ins Leben zu rufen. Ihre Vision? Mit ihrem schnell wachsenden Beratungsunternehmen die erste Anlaufstelle für alle Unternehmen zu sein, die Unterstützung in der Energiewirtschaft suchen, im SAP Umfeld und darüber hinaus. Dabei begleitet cerebricks die Kunden auf ihrem Weg zum digitalen Erfolg. Mit innovativen Technologien und einem kompromisslosen Qualitätsanspruch liefern die drei Gründer mit ihren Teams – den „bricks“ – herausragende Ergebnisse, um Digitalisierungsprozesse anzukurbeln und so einen unschätzbaren Mehrwert zu erzeugen.

Aktuell steht das Unternehmen vor einem spannenden Wachstumsschub: Bis Ende des Jahres plant cerebricks das derzeit 46-köpfige Team auf bis zu 60 Mitarbeiter:innen zu erweitern.

Im Gespräch mit Managing Director, Tony Polakel wollten wir wissen, inwiefern Pleo diese Wachstumspläne unterstützt. 

Zunächst einmal, was macht cerebricks erfolgreich?

Unsere Erfolgsstrategie basiert auf zwei fundamentalen Prinzipien. Wir legen großen Wert darauf, dass alle Mitarbeiter:innen von Anfang an hervorragende Leistungen erbringen und unterstützen sie dabei. In einem Markt der einen enormen Bedarf an IT-Projekten verzeichnet, ist es entscheidend, dass Berater:innen schnell Ergebnisse liefern. Das stellt zweifellos eine Herausforderung dar. Unser Anspruch erfordert jedoch, dass wir lieber alles zweimal überprüfen, bevor wir etwas ausliefern. Wir stellen stets sicher, dass unsere Arbeit unseren Qualitätsstandards entspricht.

Der zweite Pfeiler unseres Erfolgs ist dementsprechend ganz klar unsere Mitarbeiterentwicklung. Und das kommt sehr gut an. Wir sind bestrebt, ein Umfeld zu schaffen, das einerseits Spaß macht und es den Mitarbeiter:innen andererseits ermöglicht, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben und die Kunden zu konzentrieren – ohne sich mit administrativen Prozessen herumschlagen zu müssen.

Wir lassen unsere Mitarbeiter:innen so eigenständig wie möglich agieren – als erfahrene Fachkräfte wissen sie, wie sie ihre Ziele am besten bewältigen. Letztlich wollen wir alle unsere Mitarbeitenden zu Unternehmer:innen machen, die in der Lage sind, Unternehmensziele zu setzen, zu verfolgen und aktiv zu fördern. Das setzt natürlich einen Vertrauensvorschuss voraus. Diese Herangehensweise zahlt sich aber aus: Unsere Mitarbeiter:innen sind zufrieden und motiviert und das hohe Interesse neuer potenzieller Talente bestätigt uns, dass wir einen richtigen Weg einschlagen.

Wie ist eure Finanzabteilung aktuell aufgestellt?

Unsere Finanzabteilung ist schlank strukturiert. Udo ist im Bereich IT für die User und das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen verantwortlich und ich selbst übernehme die Überprüfung und Freigabe der Ausgaben sowie die Integration in unser Datenmanagement.

Aktuell verfolgen wir einen Ansatz, bei dem ich intern die administrativen Aufgaben koordiniere, während die Finanzbuchhaltung von unserer Steuerberatung mithilfe von DATEV verwaltet wird.

Unsere Priorität ist es, unsere Buchhaltungsprozesse so effizient wie möglich zu gestalten und Buchungen zügig und reibungslos abzuwickeln. Wir wollen den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich halten, da wir fest davon überzeugt sind, dass wir mithilfe heutiger Technologien, Prozessautomatisierung und geeigneter Tools effektiv arbeiten können.

Für welche Art von Ausgaben nutzt ihr Pleo?

Pleo ist für uns das zentrale Tool für fast alle Ausgaben. Darüber laufen bei uns etwa 95 Prozent aller Buchungsbelege. Unsere Berater:innen, die unterwegs sind, haben ihre eigene Pleo-Karte. Wir nutzen Pleo für sämtliche Ausgaben, einschließlich IT-Lizenzen und Einkäufe. Unsere Mitarbeiter:innen dürfen dabei ziemlich eigenständig handeln, auch wenn es um den Kauf von Büromaterial oder ähnlichen Bedarfsgegenständen geht. Inzwischen hat unser Ausgabevolumen, welches wir mit der App abwickeln, schon eine sechsstellige Höhe erreicht. Und dabei gab es nie administrativen Stress für die Mitarbeitenden.

Welche Genehmigungsprozesse gibt es bei euch?

Ein großer Vorteil von Pleo besteht darin, dass Prüfungsprozesse und Ausgabenlimits flexibel anpassbar und gut strukturiert sind. Dadurch ist klar festgelegt, wer für welche Genehmigung verantwortlich ist.

Künftig planen wir, die Verantwortung für Genehmigungen schrittweise auf die einzelnen Teams zu übertragen. Wir werden dabei mit festgelegten Grenzwerten arbeiten. Die Teamleiter werden dann Ausgaben bis zu einem bestimmten Betrag selbst prüfen und genehmigen können, während höhere Beträge zur finalen Prüfung an die Geschäftsführung weitergeleitet werden.

Habt ihr vor Pleo ein anderes Tool genutzt?

Wir nutzen Pleo seit dem ersten Tag. Wir haben uns schon während des Gründungsprozesses intensiv mit verschiedenen Tools auseinandergesetzt. Da wir bereits zehn Jahre in Führungspositionen tätig waren, kannten wir die Herausforderungen in diesem Bereich. Zudem haben wir uns bewusst vom Konzernleben verabschiedet, um in unserem eigenen Unternehmen all die Prozesse zu optimieren und zu verschlanken, die in Konzernen von den eigenen Kerntätigkeiten ablenken. Das wissen unsere Mitarbeiter:innen sehr zu schätzen. 

Wir haben uns also verschiedene Tools angeschaut und auf Faktoren wie User Interface, Kosten und das allgemeine Nutzer-Erlebnis geachtet. Pleo stach dabei sofort heraus und die Wahl war schnell getroffen.

Wir sind Fans davon, dass alle ihre eigene Pleo-Karte nutzen können, die wiederum direkt mit dem Ausgabenmanagement und der Belegverbuchung verknüpft ist. Das spart uns und unseren Mitarbeiter:innen so viel Zeit und Aufwand, dass wir uns auf unsere Kompetenzen und Kunden konzentrieren können.

Wie unterscheidet sich Pleo von Konkurrenzprodukten?

Ich war bei Pleos Beyond-Event in Berlin dabei. Hier konnte ich einen echten Einblick in die Arbeitsweise des Teams erhalten. Auffällig fand ich den aktiven Austausch, der es ermöglicht, dass das von uns gegebene Feedback tatsächlich gehört und umgesetzt wird. 

Gerade dieser intensive Austausch mit Pleo vermittelt den Eindruck einer vielversprechenden Partnerschaft, von der alle Seiten profitieren. Wir freuen uns jedes Mal über die Rückmeldungen, wenn unser Feedback und unsere Anregungen aufgenommen und in die Entwicklungspläne von Pleo integriert werden.

Zudem decken sich Pleos Zukunftspläne mit unseren eigenen Erwartungen und Wünschen. Diese Partnerschaft auf Augenhöhe ist für uns ein echter Gewinn.

Wie viel Zeit spart ihr dank Pleo?

Pleo spart uns wertvolle Ressourcen. Bei unserer aktuellen Größe mit 46 Mitarbeiter:innen sparen wir dank Pleo bestimmt zwei Assistenzkräfte ein. Wir sind in der Lage, das Ausgabenmanagement eigenständig zu bewältigen. Andernfalls müsste definitiv jemand diesen Aufgabenbereich übernehmen.

Wir sparen damit natürlich auch massiv auf der Kostenseite für die Finanzbuchhaltung ein, was uns Philipp Ziegelmeyer von der Steuerkanzlei Zündel & Ziegelmeyer bestätigt: „Dank der vollintegrierten DATEV Schnittstelle zu Pleo und den dort stattfindenden Validierungen sind wir in der Lage 95% aller Belege vollautomatisiert und ohne Eingriff der Buchhaltung direkt in DATEV zu verbuchen, was sich natürlich in den schlanken Kosten für die Reisekostenabrechnung für cerebricks widerspiegelt.“

Darüber hinaus gewinnen unsere Berater:innen jede Woche mindestens zwei bis drei Stunden, die sie sonst für das Sammeln von Belegen, das manuelle Eintippen in das System und das Versenden per Post aufwenden müssten.

Inwiefern hilft euch Pleo, den Überblick über eure Ausgaben zu behalten?

Pleo bietet uns volle Transparenz. Das liegt zum einen an der Echtzeiterfassung der Ausgaben – wir sehen sofort, wenn Ausgaben anfallen – zum anderen können wir auswerten, welche Ausgaben von wem in welcher Kategorie anfallen. Wir haben aktuell 42 aktive Nutzer auf Pleo, die das ressourcensparende Tool nutzen. Die damit einhergehenden Aktivitäten ermöglichen es uns, unsere Kostenentwicklung genau zu verfolgen und schnell auf Veränderungen zu reagieren. Es ist faszinierend zu sehen, wie sich die Ausgaben im Laufe des Monats entwickeln – das gibt uns Sicherheit und Planbarkeit.

Was ist das Beste an Pleo?

Das Schöne an Pleo ist, dass es diesen langwierigen Prozess, den vor allem die Reisekostenabrechnung früher mit sich brachte, beseitigt.

Man kennt das aus der Vergangenheit: Mitarbeiter:innen zahlen mit der privaten Kreditkarte und müssen dann im Nachgang dafür sorgen, dass sie ihr Geld zurückbekommen. Jeder möchte sein Geld natürlich schnell erstattet bekommen. Bevor das passiert, muss aber der Beleg zunächst per Post verschickt, eingescannt, im System erfasst und geprüft werden, bevor die Freigabe erfolgen kann. Dazu kommen noch Rückfragen, bis tatsächlich alles ordnungsgemäß eingepflegt werden kann. Ich erinnere mich gut daran, dass ich jeden Monat ein bis zwei Tage damit verbracht habe, alle Belege ins System einzutragen. 

Wir haben aktuell etwa 2.000 Transaktionen in Pleo. Ich möchte mir gar nicht vorstellen, was das an Arbeitsaufwand bedeutet, wenn wir dieses Tool nicht hätten.

Es gab bei uns niemanden, der gerne Reisekostenabrechnung gemacht hat. Heute erledigen unsere Mitarbeiter ihre Abrechnungen mit wenigen Klicks. Das spart Zeit und Nerven, und das Feedback unserer Mitarbeiter spricht Bände: „Ich hätte nie gedacht, dass Reisekostenabrechnung auch Spaß machen kann.“

Warum würdest du Pleo weiterempfehlen?

Es vereinfacht nicht nur die Reisekostenabrechnung, sondern optimiert unser gesamtes Ausgabenmanagement. Mit Pleo erhält man Belege komplett digital, kann sie direkt in der App prüfen und entsprechend zuweisen. All das sorgt für einen effizienten Prozess.

Das demonstriere ich auch immer gerne live bei Geschäftsessen: Ich zeige meinen Nächsten einfach, wie das Fotografieren und die automatische Erfassung des Belegs direkt in der App funktionieren. Viele sind davon direkt so begeistert, dass sie auch zu Pleo-Fans werden.