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Dennis Kämker von wdp – Pleo-Hero des Monats

Unzählige Auszeichnungen und ein exzellenter Ruf … das sind unsere ersten Assoziationen zur Unternehmensberatung wdp. Ziemlich verständlich also, dass wir ganz aufgeregt waren, als wir im letzten Jahr diese hoch engagierten Frauen und Männer von Pleo überzeugen konnten.

Schnell war klar: Ein Interview muss her!

Gesagt, getan … diesen Monat durften wir Dennis Kämker, den Mann, der dafür sorgt, dass die Digitalisierung auch innerhalb von wdp voranschreitet, mit unseren Fragen löchern.

Dennis, was macht euch so wahnsinnig erfolgreich? 

Ich denke, diese Frage lässt sich gut mit unserem Leitmotto beantworten: Be the best you can be!

Das nehmen wir sehr Ernst. Wir wollen stets aus uns selbst und unseren Kund:innen das Beste herausholen. Wobei das Entscheidende dabei ist, dass das Beste nicht für jeden das Gleiche ist.

Wir versuchen also nie, dem Kunden das teuerste Projekt zu verkaufen, sondern sehr individuell auf die tatsächlichen Bedürfnisse einzugehen. Da passiert es auch schon Mal, dass wir Projekte nicht annehmen. Nämlich immer dann, wenn wir nicht klar erkennen können, wie wir dem Unternehmen einen echten Mehrwert liefern können.

Den gleichen Ansatz verfolgen wir übrigens auch bei unseren Mitarbeiter:innen – die ja der eigentliche Grund für unseren Erfolg sind. Nicht jeder muss die gleiche Karriere machen. Wir gehen sehr individuell darauf ein, wo Stärken, Interessen und Potenziale liegen.

Mit dieser Herangehensweise unterscheiden wir uns von anderen. Das ist das, was uns speziell und erfolgreich macht.

Qualität statt Quantität als Erfolgsfaktor?

Ja. Wir machen da keine Kompromisse.

Zum Beispiel stellen wir auch keine Mitarbeiter:innen ein, nur weil es zeitlich drängt, sondern suchen so lange, bis wir jemanden finden, der zu 100 Prozent auf das Profil passt.

Genauso wenig arbeiten wir mit anderen Unternehmen zusammen, nur um unseren Umsatz zu steigern. Es geht bei uns immer um qualitatives Wachstum – auch wenn das bedeutet, dass wir in einem Jahr vielleicht langsamer wachsen.

Dieses nachhaltige Agieren wissen Mitarbeiter:innen wie auch Kund:innen sehr zu schätzen.

Pleo ist dabei sehr hilfreich, denn es zahlt auf die Gesamtzufriedenheit unseres Teams ein. Die richtigen Tools sind also anteilig an unserem Erfolg.

Wie bist du ein Teil von wdp geworden?

Einen der wdp-Gründer kenne ich jetzt schon seit über 20 Jahren.

In der ersten Internetwelle haben wir gemeinsam bei einem Finanzportal gearbeitet. Das war wirklich noch so die ganz, ganz frühe Zeit des Internets in Deutschland, die Nullerjahre.

Schon damals haben wir mehrere Jahre erfolgreich zusammengearbeitet und der Kontakt ist einfach nie abgebrochen.

Zwischendurch habe ich dann selbst ein Unternehmen im Bereich der Onlinetouristik gegründet und zehn Jahre lang geleitet.

Vor etwas über einem Jahr, Anfang 2020, ergab sich dann die Gelegenheit als Kaufmännischer Leiter bei wdp einzusteigen. Jetzt kümmere ich mich um sämtliche kaufmännische Prozesse, sprich Finanzen, Controlling und Administration.

Warum hat sich der Einstieg bei wdp gelohnt?

Tja, wdp ist ja nun nicht mehr das erste Unternehmen, für das ich arbeite. Immerhin bin ich hier auch der Älteste und da achtet man schon auf andere Dinge als vielleicht Berufseinsteiger.

Ich brauche eine Unternehmenskultur, in der ich mich wohlfühle, wo alle auf einer Wellenlänge engagiert und ehrgeizig arbeiten. Was nicht heißt, dass wir uns alle immer einig sein müssen. Aber zusammen Spaß haben, das ist wichtig. Aus diesen Gedanken im Kopf habe ich mich dann auch für wdp und nicht irgendwen anders entschieden.

Und ich brauchte eine spannende und herausfordernde Aufgabe. Einfach nur irgendetwas bequem verwalten ist nicht meins. Ich möchte auch operativ anpacken können. Mich nah am Management und der Führung bewegen, aber auch nicht zu weit entfernt vom Rest der Mitarbeiter:innen agieren.

Wie bist du auf Pleo aufmerksam geworden?

Eines meiner ersten To-dos war die Prozessoptimierung im gesamten Unternehmen, aber eben auch in der vorbereitenden Buchhaltung. Ich habe mir angeschaut, wo wir Prozesse optimieren oder neu aufsetzen können.

Noch dazu handelte es sich um einen sehr, sehr händischen Prozess mit Excel- und Word-Dateien und Belegen, die überall herumflatterten. Alles wurde komplett unübersichtlich über eine Firmenkreditkarte gebucht. Kein optimaler Prozess also für ein modernes Unternehmen.

Also haben wir uns über Google auf die Suche nach einer Lösung für all diese Probleme begeben, Anbieter verglichen und uns jeweils Vor- und Nachteile angeschaut.

Pleo hat uns auf den ersten Blick sehr gut gefallen. Wir hatten eine sehr gute, persönliche Produkteinführung. Nach ein bisschen Testen war schnell klar, dass Pleo für unsere Zwecke ideal, und anderen Tools einfach überlegen ist.

Womit konnte dich Pleo letztendlich überzeugen?

Die Kombination aus der Firmenkarte mit der Anbindung zur App haben wir damals als ziemlich einzigartig empfunden – zumindest haben wir nichts anderes gefunden, was so intuitiv funktioniert. In unserem Team sind alle extrem mobil und digital unterwegs. Da passt Pleo einfach super dazu.

Andere Anbieter lösen eventuell den Bereich der Reisekosten oder auch Reisebuchungen umfangreicher. Das waren aber Themen, die für uns im ersten Schritt nicht so wichtig waren.

Ausschlaggebend waren vielmehr die Schnittstellen zu verschiedenen Buchhaltungsprogrammen, zumal wir bei uns zeitgleich DATEV Unternehmen online eingeführt haben.

Vor Pleo und DATEV Unternehmen online, also vor der Digitalisierung des Belegflusses, haben wir einmal monatlich alle Belege gesammelt und per Post an den Steuerberater geschickt.

Außer Belege jetzt nicht mehr per Post verschicken zu müssen … was hat Pleo für euch noch verändert?

Mitarbeiter:innen müssen nicht mehr in Vorleistung gehen. Sie können Ihre privaten Kreditkarten also stecken lassen. Es müssen keine Spesenabrechnungen mehr ausgefüllt, ausgedruckt und Belege gesucht und dazugeklebt  werden. Wir müssen diese Abrechnungen nicht umständlich prüfen und unterschreiben. Wir müssen keine Rücküberweisung vornehmen. Die Mitarbeiter:innen müssen nicht täglich gebannt auf ihr Konto blicken, um zu prüfen, ob sie die Rückzahlung auch tatsächlich erhalten haben. Und die Dokumentation dieses ganzen Prozesses müssen wir dann eben nicht länger per Post an die Steuerberatung schicken.

Das hört sich nach viel Zeitersparnis an …

Ja, die Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung hat uns geschätzt gut die Hälfte der zuvor aufgewendeten Zeit und Prozesskosten eingespart.

Zum Beispiel nutzen wir jetzt auch ein digitales Zeiterfassungstool, das an die Buchhaltung angebunden ist. All diese Tools zusammen betrachtet sparen uns wirklich unheimlich viel Zeit, Mühe und Kosten in der Administration. Wenn man sich dann noch anschaut, wie viel die Mitarbeiter:innen dank dieser neuen Prozesse einsparen, kommt da schon ein nettes Sümmchen zusammen.

Gibt es eine Horrorgeschichte aus Zeiten vor Pleo?

Die Buchung von Bahntickets war vor Pleo tatsächlich jedes Mal eine echte Katastrophe.

Deutsche Bahn-Tickets müssen ja immer über eine persönliche Kreditkarte gebucht werden. Das war jedes Mal ein ewiges Hin und Her, denn nicht jeder hat eine private Kreditkarte.

Wer nutzt bei euch Pleo?

Alle Berater:innen und im Marketing aktive Mitarbeiter:innen, bzw. alle, die regelmäßig Ausgaben haben. 

Dazu ist vielleicht noch zu sagen, dass vor allem die virtuellen Firmenkarten genutzt werden. Speziell im Homeoffice ist das praktischer. Aber natürlich gibt es momentan auch generell weniger Anlässe die physischen Karten zu nutzen.

Und für welche Art von Ausgaben nutzt ihr Pleo?

Administratives, Einkäufe aller Art, zum Beispiel im Supermarkt, Software-Abos, Lizenzen … und wenn es abends spät wird, um Pizza zu bestellen. :)

Wir nutzen Pleo auch für Projektspezifisches. Das funktioniert super mit dem Hinterlegen von Tags, so dass die Ausgaben dann gleich dem richtigen Kundenprojekt bzw. der richtigen Kostenstelle zugeordnet werden können.

Reisekosten hattet ihr ja 2020 wahrscheinlich auch eher weniger …

Genau, wir sind jetzt gerade erst dabei, uns mit Pleo-Pocket auseinanderzusetzen.

Unabhängig von Reisekosten ist Pocket aber auch praktisch für das Managen von privaten Auslagen. Das ist schon toll, dass wir jetzt mit Pleo kein Papierformular mit angeheftetem Beleg mehr ausfüllen müssen.

Noch besser wäre nur, wenn wir auch direkt über Pleo Rückzahlungen vornehmen könnten, aber ich hörte, auch daran arbeitet ihr gerade … 

Pleo in einem Wort?

Cool.

Warum?

Man hat eine schicke Kreditkarte im Portemonnaie, man hat eine coole App, mit der man arbeitet. Das Design ist cool.

Pleo ist auch jedes Mal etwas, das neue Mitarbeiter*innen beeindruckt. Auch das wir als Unternehmen mit Pleo in Vorleistung gehen.

Wo wir gerade schon von Coolness sprechen … was war bis jetzt eure coolste Pleo-Ausgabe?

Tja, zwar ist das vielleicht nicht sonderlich cool, aber wir haben die gesamte Einrichtung unserer neuen Büro-Etage mit Pleo gezahlt.

Und dazu gehörte natürlich eine ganze Menge: Schreibtische, Stühle, der Fernseher an der Wand etc.

Was gefällt dir persönlich an Pleo am besten?

Da kommt jetzt wahrscheinlich sehr der Buchhalter in mir durch, aber es ist einfach wirklich die nahtlose Verbindung zu DATEV. Das ist im Alltag so unglaublich praktisch.

Wie leicht (oder auch schwer) war es für euch Pleo zu implementieren?

Wir hatten eine wirklich hervorragende Produkteinführung und über den gesamten Prozess hinweg eine engagierte Ansprechpartnerin.

Stammdaten einpflegen, die Schnittstelle zu DATEV einrichten, Karten bestellen … all das hat vielleicht zwei, drei Wochen gedauert.

Im Anschluss daran war die Mitarbeiterschulung natürlich ebenso simpel und schnell erledigt. Wir haben Pleo einmal in unserem monatlichen Teammeeting vorgestellt, die Karten verteilt, alle haben die App heruntergeladen und dann hatte sich die Sache erledigt.

Und klar, die Mitarbeiter:innen lieben es. Wir haben Kosten zwar schon immer umgehend rückerstattet, aber jetzt muss eben erst gar nicht mehr in die private Tasche gegriffen werden. 

Dementsprechend gut passt Pleo also in unsere Unternehmenskultur

Mit welcher Begründung empfiehlst du Pleo Kolleg:innen weiter?

Ganz klar, wegen der hohen Mitarbeiterakzeptanz und den enormen Einsparpotential an Prozesskosten.

Ein kurzer Rückblick … wie war 2020?

Ich kann mich noch gut erinnern, dass ich im Februar 2020 den Mitarbeiter*innen ganz locker und eigentlich relativ unbesorgt einen Vortrag übers Händewaschen gehalten habe. Und dann zwei Wochen später war alles zu. Und dann war es natürlich unsere erste Aufgabe, das gesamte remote Arbeiten zu organisieren.

Wie viele andere Unternehmen waren wir zwischendurch auch in Kurzarbeit. Denn natürlich gab es auch auf der Seite unserer Kunden:innen eine große Verunsicherung.

Diese Phase war aber ehrlich gesagt schnell wieder vergessen: Im Juni waren wir zurück im Büro und die Auftragslage erholte sich schnell. Das zweite Halbjahr lief sogar besser als im Jahr davor. Und auch jetzt noch geht es steil bergauf.

Wir hatten wohl auch ein bisschen Glück mit unseren Kund*innen. Die meisten sind klassische Mittelständler, die nichts mit Tourismus oder Veranstaltungsmanagement machen. Die E-Commerce-Branche und auch große Investorengruppen haben von der Pandemie ja wirtschaftlich betrachtet eher profitiert. Bei uns waren also alle schnell wieder dazu bereit, neue Projekte anzustoßen.

Trotzdem passiert ja wahrscheinlich weiterhin vieles virtuell … wie herausfordernd sind virtuelle Beratungsgespräche?

Wenn man die passende Technik hat, 360 Grad Kameras etc., dann geht das schon. Und klar, auch dieses Frühjahr organisieren wir zu 90 Prozent alles virtuell.

Die Beratungsgespräche sind trotzdem anders und manchmal funktionieren sie auch tatsächlich nicht so gut. Mehrstündige Kundentermine oder Workshops sind schwieriger. Oft sind bei solchen Terminen ja auch die Pausen wichtig. Oft kommt man im Flur oder beim gemeinsamen Mittagessen erst richtig ins Gespräch. Der Smalltalk neben der eigentlichen Agenda ist unglaublich wichtig, hier baut man Beziehungen auf. Und genau das ist jetzt natürlich deutlich schwieriger.

Und ein Blick in die Zukunft … worum wird es in den kommenden Monaten bei euch gehen?

Neben der beratenden Arbeit legen wir 2021 einen wesentlichen Schwerpunkt auf Personalentwicklung und sehr individuelle persönliche Trainings. Damit wir unserem Motto auch weiterhin gerecht werden ;)

Smarte Kreditkarten für alle!
Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io