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Pleo Hero: Stefan Truthän

Seit über 20 Jahren ist Stefan Truthän, geschäftsführender Gesellschafter, bei der hhpberlin aktiv. Was ihm wichtig ist? Partner:innen, die eine starke Vision von der Zukunft haben und die hhpberlin auf neue und kreative Art und Weise unterstützen können. Wie gut, dass er und seine Kolleg:innen Pleo bereits kurz nach der Deutschlandexpansion 2019 über Google ausfindig machen konnten. 

Was macht hhpberlin? 

hhpberlin ist ein weltweiter aktiver Ingenieurdienstleister im Brandschutz. Vorrangig sind wir in Deutschland und Europa tätig. Wir haben 200 Mitarbeiter:innen an sieben Standorten in Deutschland. 

Unser Fokus ist die Betreuung von komplexen Sonderbauvorhaben, das können also Hochhäuser, Tunnel, Verkehrsanlagen, Flughäfen, Bahnhöfe oder Stadien sein. 

Dabei fußt unser Erfolg auf drei Elementen: Erreichbarkeit, Qualität und kreative Ideen. Diese drei Elemente zahlen auf unseren Erfolg ein und ermöglichen es uns, in die Zukunft zu investieren. 

Wenn es ans Thema Finanzen geht, welche speziellen Herausforderungen hat hhpberlin dann zu bewältigen? 

Wir betreuen 1.000 Sonderbauprojekte zum Teil über mehrere Jahre hinweg. Da ist klar, dass nicht jede Leistung automatisch direkt zu einer Rechnung führt. Manchmal können wir über Monate keine einzige Zwischenrechnung stellen. Die Liquiditätsplanung innerhalb dieser Vorfinanzierungen, das Controlling dieser Projekte in seiner Vielzahl ist eine große Herausforderung für uns. Wir brauchen also einen guten finanziellen Überblick über unsere Projekte und wie wir sie zum Erfolg führen.

Wie helfen digitale Lösungen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen? 

Unser Ansatz heute lautet: „World of Apps“. Wir setzen auf einen Cloud-Only-Ansatz. Das heißt, wir erwarten, dass unsere Partner:innen ihre Werkzeuge kontinuierlich weiterentwickeln und wir unsere Kennzahlen in diesen Cloud-Lösungen sichtbar machen können. 

Aktuell nutzen wir über 100 Werkzeuge aus der Cloud für die Cloud. Diese helfen hhpberlin als Produktionsfaktoren (und nicht als Kostentreiber!) die zukünftige Vision, das Wachstum, die nachhaltige Sicherheit in Deutschland, Europa und weltweit zu ermöglichen.

Wir leben heute in anspruchsvollen Zeiten. Nicht erst seit Corona müssen wir sehr genau schauen, in welche Richtung sich hhpberlin entwickelt. Neue Märkte entstehen, alte brechen weg. Die Kennzahlen im Blick zu haben, und das in Echtzeit, ist eine wichtige Schlüsseltechnologie für die Organisation. Mit Tools wie Pleo haben wir Werkzeuge an der Hand, die es uns erlauben, tagtäglich einen Blick hinter die Kulissen zu bekommen. 

Inwiefern verändern digitale Lösungen die tägliche Arbeit von Buchhalter:innen oder auch Controller:innen? 

Im Zuge der Neuorganisation der hppberlin Finanzbuchhaltung, inklusive des Transaktions- und Belegsmanagements, haben sich natürlich auch bei uns die Verantwortlichkeiten geändert. Wir sprechen heute nicht mehr von Controller:innen oder Finanzbuchhalter:innen, sondern nur noch von Menschen, die direkt an den Echtzeitsystemen arbeiten. Die Übergänge gestalten sich fließend. 

Im Grunde stellt sich da die Frage „Quo vadis“: Erhalten Controller:innen immer mehr unternehmerische Expertise oder werden Unternehmer:innen immer mehr zu Controller:innen? Ich tendiere zum Zweiten. Unternehmer:innen müssen in der Lage sein, alle Instrumente der Organisation vor sich zu haben, sie zu betreiben und auf Basis dieser ganzen Informationen auch die richtigen, zukunftsorientierten Entscheidungen zu treffen. 

Mit welchem Ziel setzt hppberlin Pleo ein? 

Unser Ziel ist es, mit Pleo weiter unser Umsatzvolumen zu steigern. Wir wollen Pleo nicht nur für die Transaktionen und Auslagen einzelner Mitarbeiter:innen einsetzen, sondern Pleo als wichtiges Werkzeug für die Steuerung unserer unternehmerischen Ausgaben nutzen. 

Bisher war die Pleo-Lösung für uns eine Stand-Alone-Lösung. Wir haben die monatlichen Transaktionen automatisch Richtung DATEV exportiert und die Reports aus Pleo heraus analysiert.

Das Spannende an Pleo ist aber, dass es uns auch immer wieder dabei hilft, neue Partner:innen zu identifizieren, die uns noch stärker machen. Durch Pleo haben wir Agicap kennengelernt und darauf sind wir natürlich sehr stolz. Das heißt, Pleo ist nicht nur ein Werkzeug, um unsere ganzen Transaktionen in Echtzeit digital zu verarbeiten. Pleo ist für uns auch eine Art von Inkubator, der uns dabei unterstützt, die eine oder andere Partnerorganisation zu identifizieren, die uns erfolgreich unterstützt.

Dank der Schnittstelle zwischen Agicap und Pleo ist es uns schlussendlich sehr einfach gelungen, das Umsatzvolumen mit Pleo signifikant zu steigern und unterschiedliche Finanzströme in den Blick zu nehmen.

Was hat sich mit Pleo konkret verändert? 

Wir setzen Pleo seit zwei Jahren ein. Davor hatten wir an jedem unserer sieben Standorte eine kleine Bargeldkasse. Das kann man sich heute kaum noch vorstellen, wie man von dort Bargeld entnommen hat, Belege dorthin zurückgelegt hat und daraus dann immer ein Abstimmungschaos entstand. Die Synchronisation dieser Kassen war sehr aufwendig, sehr zeitintensiv, sehr viele Personen waren involviert.

Zusätzlich zu den Barkassen haben wir auch Kreditkarten unserer Hausbank verwendet. Auch diese waren mit einem Vielfachem an Komplexität und Bürokratie verbunden. Die Welt vor Pleo war also langsam, war ungenau, unvorhersehbar, versehen mit sehr vielen Flaschenhälsen und brachte sehr viele unterschiedliche bürokratische Hürden mit sich. Mit Pleo hat sich das alles in Luft aufgelöst.

Viele Organisationen verfolgt dieses Schicksal, dass sie Zetteln hinterherlaufen müssen, ausgefüllten Bescheinigungen oder Rechnungen, die nicht richtig dokumentiert sind. Pleo setzt diesem Drama ein Ende und ermöglicht es, eine rein digitale, prozessgetriebene Finanzbuchhaltung aufzubauen.

Wer nutzt Pleo bei hhpberlin? 

Wir haben uns dann dafür entschieden, nicht nur unseren Führungskräften Pleo-Karten an die Hand zu geben, mit denen sie ihre Ausgaben direkt begleichen können, sondern allen unseren Mitarbeiter:innen. Wo notwendig erhalten Mitarbeiter:innen physische Pleo-Karten, in den meisten Fällen reichen aber auch die virtuellen. Das hat es uns erlaubt, die Bargeldkassen abzuschaffen. Darauf sind wir sehr stolz.

Unsere Sekretär:innen konzentrieren sich jetzt wieder darauf, ihre Kolleg:innen zu unterstützen, anstatt Bargeldkassen zu verwalten. Unsere Arbeit hat so insgesamt an Qualität und Quantität gewonnen. Ausgabeninformationen werden jetzt sehr viel präziser direkt erfasst.

Heute läuft alles digitaler, es läuft genauer, es läuft ohne Medienbrüche. Und darüber freuen wir uns sehr. Es kommt zu keinen fehlenden Belegen mehr, es kommt zu keinen offenen Beträgen mehr. Das ist der große Erfolg von Pleo.

Aus welchen Gründen würden Sie Pleo weiterempfehlen? 

Mit Pleo kann jeder seine eigene Bank sein. Wir steuern, wer Zugriff auf Karten hat, wie viel Volumen pro Karte erlaubt ist und überwachen Transaktionen. Mithilfe von Pleo unterstützen wir unsere Mitarbeiter:innen dabei, selbstständiger zu entscheiden und ausgestattet mit mehr Vertrauen ihre Projekte zu rocken. 

Welche Art von Ausgaben werden mit Pleo getätigt? 

Mittlerweile ist es Standard, dass unsere Mitarbeiter:innen offline und online Transaktionen mit Pleo durchführen. Dabei kaufen sie auch alle möglichen Sachen in Übersee, wie etwa digitale Assets. Es kommt nicht selten vor, dass wir 3D Elemente einkaufen.

Spannend ist auch zu sehen, dass wir auch zum Teil 2,00 Euro- oder 2,00 Dollarbeträge haben, Pleo also selbst für kleine, unterschiedliche Währungstransaktionen funktioniert. Manchmal zahlen wir auch in risikoreichen Online-Shops und trotzdem bleibt die ganze Organisation gesichert und geschützt.

Was gefällt Ihnen an Pleo am besten? 

Mit wirklicher Leidenschaft nutzen wir natürlich Pleos Hauptfunktion, die mobile App. Die Tatsache, dass Ausgaben dort automatisch kategorisiert, private Auslagen abgerechnet und Belege richtig zugeordnet werden, auch über die Verknüpfung zum E-Mail-Postfach, das ist ein echter Meilenstein für uns. 

Der entscheidende Punkt für die Einführung von Pleo war aber die nahtlose Integration in unsere digitale Finanzbuchhaltung. Denn dank der Anbindung von Pleo an DATEV ist es uns gelungen, wirklich sehr einfach und bruchlos Transaktionen und Belege automatisch an den Steuerberater am Ende eines Monats zu übergeben. Die Schnittstelle zu DATEV erlaubt es uns, die Finanzbuchhaltung mit sehr viel weniger Personal zu betreiben.

Desiree

Désirée Cornet

Content Producer & Linguist, Germany

SEO-Beraterin und Tone of Voice-Jongleurin mit Vorliebe für Nischen-Content. Privat: Seemensch. Kontakt: desiree@pleo.io

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