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Mit Pleos Ausgabenkontrollen behalten Sie Ihr Ausgabensteuerrad fest im Griff

Von Software bis zu Mitarbeiterbenefits – im Unternehmensalltag gibt es fortlaufend Kosten. Das ist unvermeidlich. Büromanager:innen statten den Personalraum aus, Vertriebsteams benötigen Zugtickets, um Kunden und Kundinnen zu treffen ... Sie wissen schon, worauf wir hinaus wollen.

Für manche Unternehmen ist es eine echte Herausforderung, diese Kosten im Auge zu behalten. Je mehr Personen Geld ausgeben, desto schneller geraten die Finanzen aus dem Gleichgewicht.

Nehmen wir an, Sie sind ein Softwareunternehmen. Dann benötigen Sie vielleicht externe Webentwickler:innen für ein neues Projekt oder Softwarelizenzen. Und Sie haben Reisekosten für Teammitglieder, die Produkte bei Ihrer Kundschaft implementieren. Bei so unterschiedlichen Ausgaben kann es schwierig werden, den Überblick darüber zu behalten, wer was ausgibt. Ihre Finanzen laufen Gefahr, aus dem Ruder zu geraten, wenn jeder nach seiner eigenen Pfeife tanzt.

Statt des Gefühls des Kontrollverlusts, brauchen Sie ein System, das Sie an Ihr Unternehmen anpassen können und das Ihnen effiziente Arbeitsabläufe und einen detaillierten Überblick über jede einzelne Ausgabe bietet.

Größte Flexibilität, vollständige Kontrolle. 💪

Das ist es, was Pleo Finanzteams mit seinen praktischen Ausgabenkontrollen zu bieten hat. Diese Kontrollen ermöglichen es Mitarbeiter:innen, Ziele zu erreichen und gleichzeitig Richtlinien und Vorschriften einzuhalten. So behalten Sie Ihre Unternehmensfinanzen im Griff.

Ganz gleich, ob Sie sich nur für ein Kontroll-Feature oder für unser gesamtes Ausgabenkontrollen-Toolset entscheiden, mit Pleo verfolgen Sie in Echtzeit, wer wann wie viel ausgibt, und können sich darauf verlassen, dass Ihr Budget nicht aus dem Ruder läuft.

Möchten Sie Ihre Teamausgaben effizienter verwalten?

Die globale Wirtschaftslage stellt Unternehmen in jüngster Zeit vor mehr Herausforderungen als in anderen Jahren. Es ist also verständlich, wenn auch Ihr Unternehmen gerade etwas vorsichtiger agiert, wenn es um Ausgaben geht.

Das muss allerdings nicht bedeuten, dass Sie Ihre Ausgabenrichtlinie 2023 gleich komplett neu aufsetzen müssen. Pleo bietet Ihnen flexible Freigabe-Flows, um unerwünschte Ausgaben zu verhindern und lässt Sie individuelle Ausgabenlimits unkompliziert anpassen.

Sie können ein monatliches oder ein Gesamtkartenlimit festlegen. Vielleicht möchten Sie die Ausgaben Ihres Teams auf 500,00 EUR pro Monat begrenzen oder Sie möchten nicht, dass insgesamt mehr als 2.000,00 EUR ausgeben werden. Natürlich können Sie auch ein Limit pro Kauf festlegen, d.h. wenn Sie die Ausgaben von Pleo-Nutzer:innen auf 200,00 EUR pro Transaktion begrenzen, wird jeder Kauf, der diesen Betrag überschreitet, automatisch abgelehnt.

„Ausgabenlimits sind eine echte Möglichkeit, sicherzustellen, dass wir nicht zu viel Geld ausgeben. Mit diesem Feature steuern wir Ausgaben besser und hinterfragen sie.“

Frederik Kirkeby Beth, Head of Operationsbei True Gum

Sie wünschen sich weniger Bargeldausgaben?

Mit Pleo können Sie Bargeldabhebungen sperren. Etwa wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter:innen mit ihren Firmenkarten Bargeld abheben, weil das den Überblick über die Ausgaben erschwert. Kein Problem. Deaktivieren Sie diese Funktion einfach und gewinnen Sie mehr Kontrolle darüber, wie Ihr Team Pleo-Karten verwendet.

Sie brauchen mehr Kontrolle und Transparenz über ganz bestimmte Ausgaben?

Mit Pleo bleibt keine Ausgabe unbemerkt. Etwa durch das Festlegen von Grenzwerten

Mithilfe dieser können Sie einen vom Betrag abhängigen Freigabeprozess festlegen. So stellen Sie beispielsweise sicher, dass geschäftige CFOs nur dann Ausgaben genehmigen müssen, sobald die Kosten mehr als 500,00 EUR betragen. Alles, was darunter liegt, kann an andere finanzverantwortliche Personen im Unternehmen weitergeleitet werden.

Wir sind uns ziemlich sicher, dass Sie von unserem mehrstufigen Genehmigungsprozess begeistert sein werden.

Mit der Funktion „Team Review“ können Sie ganz bestimmte „Reviewer:innen“ mit der Überprüfung und Freigabe von Ausgaben eines bestimmten Teammitglieds beauftragen. So lässt sich etwa als Regel festlegen, dass die Personalleitung stets die Ausgaben des Personalteams genehmigt.

„Company Review“ hingegen ist ein Freigabeschritt für das Finanzteam (aka Admins oder externe Buchhalter:innen), um unternehmensweite Ausgaben zu genehmigen.

Gleiches gilt übrigens für die Freigabe von Eingangsrechnungen.

Mit einer Reihe von Planungsoptionen können Sie den Rechnungen ein zusätzliches Paar Augen zuweisen. Pleo ermöglicht es, die Bezahlung Ihrer Rechnungen so zu planen, dass sie entweder in 15, 30 bzw. 60 Tagen oder am Fälligkeitstag beglichen werden. So halten Sie Ihren Cashflow im Flow und erkennen überdies automatisch alle doppelten Rechnungen – damit Sie keine Rechnung mehr zweimal bezahlen.

Keine Lust auf Pleo-Karten in den falschen Händen?

Verständlich. Deswegen können Sie mit Pleo verschiedene Maßnahmen ergreifen, um Fehler oder Unregelmäßigkeiten zu korrigieren und finanzielle Risiken in Ihrem Unternehmen zu minimieren.

Zunächst einmal können Sie Karten einfrieren, um weitere Ausgaben zu verhindern – unabhängig davon, ob Ihre Teammitglieder eine physische oder virtuelle Karte (oder beides) besitzen. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie einen Betrug auf dem Konto vermuten oder verdächtige Aktivitäten festgestellt haben.

Außerdem können Sie mit nur wenigen Klicks Nutzer:innen aus dem Pleo-Konto Ihres Unternehmens entfernen. Eine Person hat das Unternehmen verlassen? Sperren Sie mit wenigen Klicks in der App den Zugriff auf die Pleo-Karte.

Sie stehen auf Ordnung und das Einhalten von Budgets?

Wir wissen, wie wichtig es für Sie ist, jederzeit einen genauen Gesamtüberblick über die Unternehmensausgaben zu haben. Deshalb haben wir ein paar Tools entwickelt, die Sie bei der Überprüfung von Ausgaben unterstützen.  

Kategorien sind praktisch, wenn es ans Abgleichen von Belegen und Transaktionen geht. Wird eine Ausgabe mit der Pleo-Karte bezahlt, ordnet unser System diese automatisch einer Kategorie zu, je nachdem, um was für einen Händler es sich handelt. Das können z.B. Unterhaltung, Reisen oder Verpflegung und Getränke sein. Die Kategorien geben dem Finanzteam den erforderlichen Kontext, der erklärt, warum ein Kauf getätigt wurde. Sie entsprechen dem Kontenplan und den Steuercodes.

Sie benötigen noch mehr Details? Admins und externe Buchhalter:innen können Tags einrichten, mit denen sie alle möglichen finanziellen Dimensionen in Verbindung mit den Geschäftsausgaben verfolgen können. Ein Tag erklärt so etwa, zu welchem Projekt die Ausgaben gehören, welches Team etwas gekauft hat oder sogar, welche Kunden und Kundinnen damit in Verbindung stehen.

Oder wie wäre es, mit Tags für Budgets? Mit diesem brandneuen Feature können Admins mithilfe eines personalisierten Tags ein Budget festlegen und Budget-Ausgaben in Echtzeit besser visualisieren und im Auge behalten:

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Bauunternehmen, das mit vielen verschiedenen Kunden und Kundinnen zu tun hat. Richten Sie einfach für jeden Kundennamen einen Tag ein, um die mit diesem Tag verbundenen Ausgaben automatisch Ihrem Budget zuzuordnen. Sobald Sie mehr als 75 Prozent und 100 Prozent des Budgets verbraucht haben, werden Sie von uns benachrichtigt.

„Wir sind begeistert davon, verschiedene Einstellungen für verschiedene Personen im Unternehmen festlegen zu können. So können wir unserem operativen Team mehr Zugriff und höhere Ausgabenlimits einräumen, während für den Rest des Unternehmens strengere Genehmigungsverfahren gelten.“

Harry Woods, Finanzcontroller bei BeZero Carbon

Sie sehen also … Pleos Ausgabenkontrollen sind für alle gemacht, die Ihr Ausgabensteuerrad nicht einfach unkontrolliert den Gezeiten überlassen wollen. Passen Sie unsere Kontrollfunktionen individuell an Ihr Unternehmen an und lassen Sie Ihr Finanzteam und alle anderen Abteilungen im Einklang arbeiten (und Geld ausgeben). 

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