Schnell, effizient, individuell: SPOBIS erlebt mit Pleo ein Onboarding nach Maß
SPOBIS ist ein führender Service-Anbieter im Sportbusiness, der das bedeutendste und größte B2B-Event seiner Branche organisiert. Bei der Suche nach einer neuen Lösung für Ausgabenmanagement legte das Hamburger Unternehmen neben einem überzeugenden Feature Set besonderen Wert auf eine effiziente, individuelle Onboarding-Erfahrung.
Tom Böttger, Digital Manager bei SPOBIS, hat uns erzählt, was den Ausschlag für Pleo gab und wie unser Onboarding-Prozess dem Unternehmen half, die Plattform in Rekordzeit im Tagesgeschäft zu nutzen.
Service-Konsistenz und -Klarheit als Prioritäten
Für das Onboarding bei der Vorgängerlösung war die Unterstützung durch das Customer-Success-Team des Anbieters leider keine konsistente Erfahrung gewesen. „Frustrierend war für uns, dass wir manchmal mitten im Onboarding keine Antwort mehr erhielten und uns dann auch kein anderer Kontakt zugewiesen wurde.“
Umso wichtiger war für Tom und SPOBIS daher die Onboarding-Qualität der zukünftigen Plattform, ebenso wie eine nahtlose Implementierung, um die Lösung schnellstmöglich im operativen Geschäft einsetzen zu können. „Eine lange Übergangsphase, in der wir z. B. noch einen ganzen Monat auf Kreditkarten würden warten müssen, kam für uns nicht in Frage“, blickt Tom zurück.
Die Ausgabenmanagement-Lösung, die alle Anforderungen erfüllte: Pleo.
Onboarding à la Pleo – schnell, effizient, individuell
Die Buchhaltungs- und Controlling-Abteilungen von SPOBIS hatten Bedenken, wie gut eine neue Lösung Ausgaben-Splitting und unterschiedliche Steuersätze würde umsetzen können.
Doch die Pre-Onboarding-Sitzungen von Pleo bestärkten sie darin, dass Pleo die richtige Wahl war.
Pre-Onboarding als wertvolle Absicherung
In Pre-Onboarding-Sitzungen adressierte Pleo proaktiv Fragen und Bedenken. Tom erläutert: „Ein wirklich hervorragender Service, denn so war unser eigentliches Onboarding umso entspannter – wir hatten ja bereits alle zentralen Aspekte geklärt.“
Und als SPOBIS bereit war, den Schalter für die Implementierung der neuen Lösung umzulegen, konnte Pleo dies ohne Umschweife realisieren: „Im Gespräch mit Pleo zeigte sich schnell: Alles war startklar. Ein sehr, sehr gutes Zeichen.“
Nahtloses Onboarding
Zwei für Tom und SPOBIS besonders positive Aspekte im Onboarding waren die persönliche, individuelle Unterstützung sowie die Detailgenauigkeit des Pleo-Teams. „Dass uns jemand die Features gezeigt hat, der die Plattform richtig gut kennt, war enorm hilfreich“, erklärt Tom.
Selbst er, der in seiner Rolle viele verschiedene digitale Tools nutzt, fand das Assisted Onboarding von Pleo sehr nützlich: „Bei neuen Lösungen gibt es oft viele Detailfragen zu verschiedensten Szenarien zu klären.“
Pleos Onboarding-Manager konnte alle relevanten Fragen umfassend beantworten und das Buchhaltungs-Team von SPOBIS bei der Einarbeitung in alle Plattform-Features individuell unterstützen. „Unser Ansprechpartner behielt stets den Überblick, konnte Bedenken effektiv adressieren und alle Fragen präzise beantworten – allesamt sehr wichtige Faktoren für uns“, kommentiert Tom.
Einfach schnell startklar
Dank der nahtlosen Onboarding-Erfahrung konnte das SPOBIS-Team die Pleo-Plattform in Rekordzeit implementieren.
„Direkt am Tag nach der Einführung kam ein Kollege zu mir und bat mich um Hilfe mit der Eingabe von Privatauslagen. Ich zeigte ihm den Startpunkt in der App und er klickte sich kurz durch den Ablauf. Sein direktes Resümee: ‚Wow, das ist ja echt idiotensicher‘. Ich denke, das bringt es auf den Punkt.“
Mehr Effizienz dank smarten Features
Nach Onboarding-Abschluss konnte SPOBIS schon bald alle Vorteile von Pleo nutzen.
Zweckgebundene Karten waren eine ganz entscheidende Säule für mehr Effizienz, wie Tom berichtet: „Jetzt müssen wir keine Vorkontierung für alle unsere Abonnements mehr durchführen.“
Ein weiterer Feature-Favorit von SPOBIS ist Fetch, mit dem Pleo Belege automatisch findet. Tom hierzu: „Ich bekomme eine Benachrichtigung und innerhalb von fünf Minuten ist die Rechnung auch schon verfügbar.“ Außerdem werden mit der Funktion alle Belege im richtigen Kontext erfasst – auch dann, wenn sie zunächst nicht hinzugefügt wurden. „Gute Automatisierung ist immer besser als manueller Aufwand“, fasst Tom zusammen.
Pleo macht Ausgabenmanagement stressfrei
Dank Pleos schnellem, individuellem und effizientem Onboarding nutzt SPOBIS jetzt alle Vorteile einer modernen Ausgabenmanagement-Lösung.
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