Was ist Business Spend Management (BSM)?

Business Spend Management (BSM) bringt Transparenz und Nachvollziehbarkeit in unternehmensweite Finanzen und Transaktionen. Dabei berücksichtigt BSM zwar die Aufgaben von Ausgabenmanagement (Spend Management), aber geht noch darüber hinaus. Es bezieht weitere Bereiche mit ein und schafft eine Basis für zentralisierte und unternehmensweite Datenerfassung und -analytik für Finanzen und Ausgaben.

Strikte deutsche Gesetzgebung und Unsicherheiten bezüglich Datenmanagement stellen für viele deutsche Unternehmen noch Hindernisse dar. Dadurch werden Daten für strategische Ausrichtungen noch mangelhaft genutzt und die Potenziale nur teilweise bis gar nicht ausgeschöpft. Datenökonomie kann ein wichtiger Baustein für Verbesserungen sein und Tools für Business Spend Management können Unternehmen bei der Erfassung von Daten in diesem Bereich ideal unterstützen.

In diesem Artikel lernen Sie mehr über Business Spend Management, vor welchen Hindernissen Unternehmen aktuell stehen und welche Vorteile Sie erwarten können.

Was ist Business Spend Mangament?

Business Spend Mannagement (BSM) ist ein Konzept, das sich mit den Ausgabenprozessen in Unternehmen beschäftigt. Im Fokus stehen die Erfassung, Nachvollziehbarkeit und Analyse von Ausgaben und Transaktionen, die von einem Unternehmen und allen Mitarbeiter:innen getätigt werden.

Um dies zu ermöglichen, bezieht sich Business Spend Management auf Prozesse, Tools und Strategien. Alle erhaltenen Daten und Erkenntnisse können dann von Unternehmen zur Verwaltung, Nachverfolgung und Optimierung ihrer Ausgaben eingesetzt werden.

Von der Ausgabenverwaltung und Rechnungsstellung bis hin zur Beschaffung und Lieferantenverwaltung – BSM hilft Ihnen Transparenz und Kontrolle über alle Arten von Ausgaben zu bekommen.

Ausgabenmuster und -prozesse eines Unternehmens werden verfolgt, analysiert und automatisiert. Das hilft, Risiken zu reduzieren, die Rentabilität zu verbessern und die betriebliche Effizienz zu steigern. Es soll sichergestellt werden, dass Sie in Ihrem Unternehmen alle Ressourcen effizient einsetzen und gleichzeitig Einsparungspotenziale identifizieren und nutzen – ohne die Compliance zu gefährden.

Auch wenn der Begriff „Business Spend Management“ oft synonym mit „Expense Management“ (Ausgabenmanagement) verwendet wird, besteht hier ein Unterschied: Sie können sich Expense Management wie eine Unterkategorie des Business Spend Management vorstellen, in dem zum Beispiel Spesen und Reisekosten abgewickelt werden.

Business Spend Management deckt noch viele weitere Bereiche ab, unter anderem:

• Produktentwicklung
• Beschaffung
• Einkauf
• Lieferantenmanagement
• Bestandsverwaltung
• Rechnungsstellung
• Büromaterial
• Software
• Marketing
• Bargeldverwaltung

Zusammengefasst könnte man sagen, dass BSM alle Unternehmensausgaben einbezieht – sowohl direkte als auch indirekte Kosten (dazu kommen wir später noch im Detail).

Wenn Business Spend Management gelingt, gewinnen Sie und Ihre Mitarbeiter:innen einen unternehmensweiten, transparenten und nachvollziehbaren Finanzüberblick. Nicht nur im Jetzt, sondern langfristig. Denn wenn Ausgaben transparent erfasst werden und analysiert werden könne, entstehen die besten Entscheidungen: fundiert, strategisch und auf Fakten basierend.

Herausforderungen im Business Spend Management

Neben dynamischen Märkten und strengen (oder sich verändernden) Gesetzen, sehen sich viele Unternehmen auch mit internen Herausforderungen im (Business) Spend Management konfrontiert.

Herausforderungen sind unter anderem:

• Fehlerfreie Kostenoptimierung: Finanzteams sind jedes Jahr mit der betriebsinternen Optimierung von Finanzen beschäftigt. Dabei entstehen oft menschliche, manuelle Fehler, aber auch unvollständige oder fehlerhafte Daten können zu langwierigen Korrekturen führen – oder im schlimmsten Fall Geldbußen verursachen.
  
  
• Datenschutz und -sicherheit: Dass 8 von 10 deutschen Unternehmen von Datendiebstahl, Spionage oder Sabotage betroffen sind, zeigt die hohe Relevanz von durchdachten, wirksamen Technologie- und Sicherheitskonzepten.
  
  
• Compliance: Um Compliance herzustellen, müssen länderspezifische Gesetze (z. B. GDPR-Gesetzgebung) berücksichtigt und eingehalten werden. Technologie und Software kann in diesem Bereich helfen, allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Anbieter:innen Ihre branchen- und länderspezifischen Anforderungen erfüllen können.

• Veraltete IT-Landschaften: Legacy-Systeme und -Software sind noch immer ein weiterverbreitetes Problem in deutschen Unternehmen. Wie auch die Legacy-Modernisierung 2024-Studie zeigt, stehen 72 % der Unternehmen und Organisationen in Deutschland vor der Herausforderung, geschäftskritische Bestandssysteme in ihrer IT-Landschaft auf den neuesten Stand zu bringen.
  
  
• Datenqualität und -struktur: Die Menge an Daten nimmt jedes Jahr zu. Mit einer weltweiten Prognose, dass die Datenmenge von 154 Zettabyte (für 2024) auf 284 Zettabyte bis 2027 ansteigen soll, sollte klar werden, dass Datenstruktur und -qualität jedes Jahr relevanter werden wird. Aktuell sind in vielen deutschen Unternehmen die Daten allerdings noch:
  
  
  • inkonsistent,
  • doppelt,
  • versteckt,
  • ungenau,
  • fehlerhaft,
  • mehrdeutig,
  • in Datensilos oder
  • in einer zu großen Datenmenge verborgen.
    
    
• Aufbau von Akzeptanz und Kompetenz bei Mitarbeiter:innen: Die Digitalisierung von Prozessen und Workflows als auch die Einführung neuer Ansätze und Tools kann bei Mitarbeiter:innen Bedenken und Sorgen auslösen. Laut einer Umfrage der Arbeiterkammer (AK Österreich), waren es zu Beginn des Digitalisierungs-Fortschritts Jobverlustängste, die sich jetzt verlagern zu: Angst vor konstanter Überwachung und Verlust der Work-Life-Balance. Für Mitarbeiter:innen die mit BSM arbeiten, sollten vor Implementierung einer Software entsprechende Ressourcen bereitgestellt werden, um Vertrauen aufzubauen (Produktvorstellung, Demos, Tutorials) und das benötigte Wissen zu erlangen (Schulungen, Workshops). Dies bedeutet, sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen, Zeit und Aufwand für die Einschulung in neue Abläufe und Technologien.

Vorteile von Business Spend Management

Business Spend Management hilft Ihnen beim Sammeln, bei der Überwachung und der Optimierung aller Ausgaben innerhalb Ihres Unternehmens.

Durch präzise und vollständige Daten können Sie Ihre finanziellen Prognosen verbessern und strategisch auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren.

Konkrete Vorteile durch Business Spend Management sind:

1. Kosten im Überblick behalten und Einsparungspotenzial identifizieren

Business Spend Management unterstützt Sie in zwei Bereichen am stärksten: Es hilft Ihnen, Ihre Kosten im Überblick zu behalten und gleichzeitig Potenziale für Einsparungen zu ermitteln.

Konkret heißt das, Sie können auf Grundlage Ihrer Erkenntnisse:

• bessere Verträge aushandeln
• Verschwendung minimieren
• Skaleneffekte zu erzielen
  
  

2. Finanzielle Transparenz

Mit Business Spend Management haben Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens immer im Blick.

Klarheit über unternehmensweite Finanzen und Transaktionen ermöglicht Ihnen verbesserte Prognosen, klare Budgetierung und strategische Planung. Durch die nötigen Daten, die Sie mit einer professionellen Business Spend Management Software erhalten können, schaffen Sie eine Basis, um nachhaltiges Wachstum anzustreben und zu verwirklichen.

Ein langfristiger Ansatz zur Datenökonomie kann die Balance zwischen der Erfassung und strukturierten Sammlung von Daten ermöglichen – dadurch können Sie den besten Nutzen aus Ihren Datensätzen ziehen.

„Die deutsche Wirtschaft muss ihre Daten nutzen und verwerten, damit nicht Dritte die Lücke füllen und sich in die Wertschöpfungskette schieben. Die Entwicklung einer deutschen Datenökonomie ist ein wichtiger Beitrag zur digitalen Souveränität.“

– Dr. Ralf Wintergerst (bitkom-Präsident)

Alle Kostenarten erfassen: direkte vs. indirekte Kosten

Business Spend Management stellt sich der Aufgabe, Struktur und Transparenz in unterschiedliche Kostenarten zu bringen – das gilt auch für direkte und indirekte Kosten.

Der Unterschied zwischen direkten und indirekten Kosten liegt darin, dass direkte Kosten einem Projekt 1:1 zugeordnet werden können.

Bei indirekten Kosten gestaltet sich das etwas schwieriger. Sie sind Leistungen die zwar entstehen, aber allgemeiner sind und deshalb einzelnen Projekten nicht eindeutig zugeordnet werden können.

Indirekte Kosten werden auch als Overhead-Kosten oder Allgemeinkosten bezeichnet und beziehen sich zum Beispiel auf:

• Raummiete
• Beschaffungskosten für Büroausstattung
• Allgemeine Betriebskosten (Strom, Heizung, Unterhaltskosten für das Gebäude, Reinigung)
• Kosten für (standardmäßig genutzte) Programmlizenzen
• Strukturelle Kosten und Betreuungskosten (zum Beispiel Verwaltungspersonal, technisches Personal, etc.)

Wichtig ist, dass durch Business Spend Management sowohl direkte als auch indirekte Kosten transparent und nachvollziehbar erfasst werden können. Dies ist relevant, da beide Kostenarten vollständig erfasst und auf Projekte und Kund:innen weiterverrechnet werden können.

Welche konkreten Vorteile Sie sich für Ihr Unternehmen durch Business Spend Management erwarten können, werden wir uns im nächsten Abschnitt ansehen.

3. Gesteigerte Effizienz

Mit einem klaren Business Spend Management-Ansatz und der richtigen Software-Unterstützung, reduzieren Sie fehleranfällige manuelle Aufgaben und setzen wertvolle Zeit und Ressourcen frei. BSM übernimmt Aufgaben, die zeitaufwendig oder fehleranfällig sind – und Ihre Mitarbeiter:innen können sich dadurch auf wichtigere Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren.

4. Compliance-Einhaltung und -Verbesserung

Business Spend Management stellt sicher, dass Sie externe Vorschriften (Gesetze, Branchenvorgaben, etc.) und auch interne Richtlinien einhalten.

Sie reduzieren dadurch gleichzeitig das Risiko von Mahngebühren, Strafen oder Bußgeldern und stellen sicher, dass der Ruf Ihres Unternehmens tadellos bleibt.

In Deutschland nennen 45 % der Entscheider:innen in Unternehmen Datensicherheit und Datenschutz als größte Herausforderung bei der Umsetzung von Digitalisierung – dabei könnte genau an diesem Punkt mit den richtigen Tools Entlastung und Unterstützung ins Team geholt werden.

5. Datengestützte Entscheidungsfindung

BSM verfolgt ein klares Ziel: Weg vom Bauchgefühl, hin zu Entscheidungen, die auf Daten und Fakten basieren.

Damit dies überhaupt möglich ist, sollten Unternehmen im ersten Schritt ihre Daten nutzen und verstehen. Denn wie eine Studie von bitkom zeigt, nutzen nur 6 % der deutschen Unternehmen das Potenzial ihrer Daten vollständig aus.

Business Spend Management Software kann konkret unterstützen für:

• einfache Datenerfassung
• Überprüfung auf Korrektheit und Vollständigkeit
• Datenanalyse
• Trendermittlung
• Erkennung von Ineffizienzen

Das Ergebnis: Sie erhalten klare Erkenntnisse durch Ihre gesammelten Daten, können dadurch fundierte Entscheidungen treffen und in messbare Aktionen umwandeln. Für Unternehmen jeglicher Größe ist es relevant, Wachstum und Innovation voranzutreiben – das gelingt nur mit fundierten Entscheidungen.

6. Lieferantenbeziehungen verbessern

Lieferant:innen spielen eine sehr wichtige Rolle, wenn es um die Qualität und Kosten Ihrer Waren und Dienstleistungen geht. Unternehmen mit komplexen und intensiven Beschaffungsprozessen können durch die richtigen Tools im Bereich Business Spend Management ideal unterstützt werden.

BSM stärkt die Beziehung zu Ihren Lieferant:innen durch:

• pünktliche Zahlungen
• Überwachung von Leistungen
• zeitnahe Korrekturen und Anpassungen
• effektive Verhandlungen
• hochwertiges Sourcing von Lieferant:innen
• gesenkte Lieferantenrisiken
  
  

7. Skalierbarkeit und Agilität

Wenn Ihr Unternehmen wächst, steigt auch die Komplexität und die Verwaltung von Ausgaben kann zu einer Herausforderung werden.

BSM schafft einen Rahmen zur sicheren Skalierung. Mit zeitnaher Anpassung an sich verändernde Geschäftsforderungen, behalten Sie die Kontrolle und auch den finanziellen Überblick.

Wie Sie sehen, gibt es zahlreiche Vorteile. Durch den Einsatz von Business Spend Management können Sie den Wert Ihrer Ausgaben maximieren und gleichzeitig Ihre Ausgaben an Ihren Geschäftszielen ausrichten.