Agilizando procesos: por qué la gestión de gastos es imprescindible para escalar

Hoy en día te puedes gastar 10.000 € comprando por Internet en cuestión de segundos 💸

O reservar un taxi sin llamar por teléfono 🚕

O hacer que te traigan a casa tu sushi favorito 🍣

Sí, el mundo ha cambiado, al menos a ojos de aquellos que lo vieron durante los años 50, 60, 70, 80 y 90.

Y 2000 si apuramos 😅

La vida a cámara lenta es historia. Todo pasa deprisa, todo lo queremos ya y la tecnología tiene toda o casi toda la «culpa» de ello.

«Culpa», entrecomillado, porque la realidad es que ha aportado una serie de facilidades sin las que sería inconcebible trabajar hoy en día.

No es solo tu empresa: es todo el mundo 

Al hablar de eso quizá estés pensando en tu negocio.

Las cuentas de correo electrónico, las reuniones online a través de Zoom o Google Meet, las muchas herramientas online del día a día… todo.

Todo suma a la hora de que las cosas funcionen más rápido, de forma más ágil.

Y no, no es solo tu empresa, sino que le pasa también a la del vecino. Y a la competencia. Y a las empresas de sectores totalmente diferentes al tuyo.

Le pasa a todo el mundo: nos encontramos en una corriente intensa de agilidad en los procesos a escala global. 

Tardamos poquísimo en hacer algo que hasta hace poco se hacía en mucho más tiempo. 

«Culpa» de la tecnología 🙃

De hecho, hicimos una encuesta a más de cien empresarios y usuarios de Pleo y atención, porque el 87 % de ellos hacía uso de, como mínimo, una suscripción online, forma que adoptan por excelencia las herramientas SaaS. Tecnología pura y dura, vamos.

¡Y la gran mayoría de ellos empleaban más de cinco!

Sí, la tecnología está ahí, no cabe duda.

Un antes… y un después

Mira a tu alrededor.

Las nuevas generaciones vienen pisando fuerte y solo utilizan empresas que están a su altura, tecnológicamente hablando.

¿Es estrictamente necesario llamar por teléfono para comunicarse contigo? Olvídate de que los miembros de la generación Z en adelante lo hagan.

¿Tu empresa no tiene redes sociales? Hasta luego 👋

¿Los mensajes pasan por cuatro responsables antes de llegar a quien debe llegar? Mal asunto.

Los usuarios exigen agilidad y rapidez. 

Una empresa que no se adapte lo tiene muy complicado.

Pero si te adaptas, lo tienes hecho.

• Con una página web bien funcional
• Con una app
• Ofreciendo una alta experiencia de usuario
• Abriendo varios canales de comunicación, instantánea y fluida
• Y todo a una velocidad suficiente para satisfacer al «lo quiero ya»

Y claro, las empresas así van como un tiro.

Si todo funciona de puertas para adentro, lo hace también hacia afuera.

Hay rentabilidad. Se cumplen los timings. Todo el mundo se siente productivo, hace muy bien su trabajo y la caja siempre tiene liquidez.

¿Y sabes qué tipo de empresas son, en teoría, las más adaptadas tecnológicamente hablando y funcionan de esa forma tan rentable?

¡Adivina!

Las startups, sumidas en una gran contradicción

Sí, son las startups.

Empresas tecnológicas y modernas donde las haya, adeptas de la automatización de procesos, con sus sistemas y metodologías de trabajo impecables y una cultura que rinde homenaje a la agilidad en todas sus formas. 

Pongamos que tu startup es así y tiene una web potente que vende por sí sola, unas redes muy bien trabajadas, los canales de captación funcionan a pleno rendimiento y todo fluye gracias a la tecnología y a la apuesta por el talento humano.

Hasta aquí todo normal, ¿no?

Pues hagamos un alto y centrémonos en el talón de Aquiles de (casi) toda startup habida y por haber: la gestión del gasto.

¿Por qué tu startup es ágil en todos los procesos habidos y por haber pero no en la gestión del gasto?

Para procesar pagos bien que utilizas PayPal, Stripe o cualquier solución fácil de implementar que te permita cobrar online.

Para comunicaros internamente no vais de un departamento a otro, sino que habláis por Slack y solo hay reuniones en persona si es estrictamente necesario.

Y eso si el trabajo es presencial, claro, porque ya sabemos que el teletrabajo llegó para quedarse.

Para hacer seguimiento de proyectos bien que utilizáis herramientas potentes como Notion. Escucháis música con Spotify, enviáis emails automatizados a miles de destinatarios y encargáis lo que sea de forma online en cuestión de segundos.

Y eh, todos sabéis qué está haciendo cada uno, porque Google Calendar permite compartir calendarios.

Sí, todo muy ágil, pero la gestión de gastos sigue haciéndose a la antigua, en tu startup y en la grandísima mayoría.

Recolectando notas de gastos por parte de los trabajadores, adelantando dinero de su propio bolsillo y a final de mes, rindiendo cuentas.

Y tu empresa, cada tres meses, a sufrir 😩

A sufrir porque María no encuentra el ticket de una cena que tuvo con un cliente de la empresa.

Porque Pedro ha presentado una nota de gastos excesivamente completa y hay que sentarse con él para que justifique esto y aquello.

Y la plantilla pierde autonomía, la productividad cae por los suelos, desaparece la transparencia y ese mundo ideal que contábamos antes cada vez queda más lejos.

Fíjate, y todo por no gestionar los gastos como sí gestionas otras áreas de la empresa: con agilidad, flexibilidad y transparencia. 

Y eso es una contradicción como un piano, algo que no puede ser.

Pim, pam, Pleo

En Pleo tenemos mucho que decir.

En cómo tratas a tus clientes no; en cómo organizáis el espacio en la oficina tampoco, y ni hablar de los salarios de tu equipo.

En eso no tenemos ni voz ni voto, pero en la gestión de gastos… ahí sí, que jugamos en nuestro terreno ✌

Mira, es muy sencillo: te unes a la familia y repartes tarjetas de empresa inteligentes a tu equipo.

Le das una tarjeta a quien quieras, para que se sienta libre e independiente a la hora de pagar. Solo con eso ya estás evitando una llamada, un mensaje o un WhatsApp pidiendo permiso.

Y lo mejor es que puedes poner límites individuales, para que la cosa no se descontrole y genere un caos en tu flujo de caja.

Pero el avance que ofrece Pleo no termina en la autonomía de los empleados a la hora de pagar por un gasto; qué va.

Las notas de gastos directamente desaparecen. Adiós a los papeles. Se acabaron las facturas borrosas y el descifrar cifras pequeñitas que apenas se ven.

Cuando alguien de tu equipo paga por algo con la tarjeta Pleo, le hace una foto a la factura simplificada que le den y el gasto pasa a reflejarse en nuestra app.

¿Y entonces?

Que un responsable puede revisar y, si procede, darle un toque de atención a quien haya subido el gasto.

O puede aprobarlo y dejarlo preparado de forma automática para que se integre en los libros de contabilidad.

¡Ah, sí! Que esa es otra: la app de Pleo está homologada por la Agencia Tributaria para procesar facturas y tickets, por lo que una vez el trabajador la escanee con su móvil y la suba… ya podrá deshacerse del papel.

Alegría: transparencia, flexibilidad y agilidad no solo para el trabajador que gasta, sino también para los cabezas de equipo y responsables. Incluyendo a los de contabilidad, que con Pleo van a ahorrarse horas y horas de trabajo mes a mes.

Que no, que no hemos acabado 

Gestionar los gastos con Pleo no solo aporta transparencia, autonomía, flexibilidad y agilidad a tu empresa, sino también dinerito.

Gastando obtienes euros, sí. Como suena.

Resulta que aunque no somos un banco, tenemos una funcionalidad la mar de cañera que, si la activas de forma gratuita, te devolveremos un pequeño porcentaje de cada compra que hagas y pagues con Pleo.

Se llama Cashback.

De esta forma, al pagar por cosas por las que tendrías que pagar igualmente, irás recuperando dinero. 

Poco a poco, día a día.

Días que pasan a ser semanas, que a su vez se convierten en meses sin que te des cuenta y de pronto, el dinero acumulado te da para pagarte, por ejemplo, tu suscripción a Pleo.

Y ojo, que eso quiere decir que vas a solucionar gratis la contradicción del mundo startup de llevar su gestión de gastos de forma lenta y nada transparente.

En casa del herrero… cuchillo de acero con todos sus dientes bien afilados 

Pleo es una scale-up y tratamos de funcionar como tal.

¿Qué hacemos para ser ágiles, productivos y transparentes?

Decirte que la agilidad la trabajamos con la sota, caballo y rey: hablamos a través de Slack y nos reunimos por Zoom.

Notion es nuestro monstruo de organización y gestionamos tareas y proyectos con Asana.

Y casi todo lo integramos con la suite de Google.

¡Tecnología al poder! ✊

Apoyamos la transparencia a través de las reuniones, en las que nuestro equipo de management siempre se encuentra abierto a hablar de cualquier tema.

Además, nos encontramos recogiendo feedback constantemente de nuestros equipos, tanto de los procesos internos como de los que tienen que ver con clientes. 

De hecho, nuestros comerciales recogen sugerencias de su trato con los clientes y las anotamos en un ranking. Cuando la sugerencia se va repitiendo y gana peso, la desarrollamos en un periquete.

¿Y sabes qué? Que no tenemos departamentos. O no departamentos tradicionales, al menos.

Trabajamos con una estructura de dominios, que son grupos de personas con diferentes habilidades involucradas en el mismo objetivo. Mezclamos talento y damos con la solución 😊

Pero vayamos al talón de Aquiles que te decíamos antes, el de la gestión de gastos.

Nuestro punto fuerte, ¿no? ¿Te imaginas que falláramos aquí, vendiendo la solución que vendemos? 😂

Pues no. En Pleo… usamos Pleo.

Lo pagamos todo con nuestras tarjetas: comida, herramientas, publicidad, merchandising, etc. Pero tenemos las cuentas con límites de gastos, y todos estos pasan por un jefe de equipo, que controla en tiempo real.

Si no ve algo claro, como que un ticket es erróneo o falta una factura, solo tiene que pedir más explicaciones a través de la propia app de Pleo. ¡Es cosa de un par de botones!

Eso, claro, nos ahorra muchísimo tiempo de revisión posterior y nos da una seguridad que, créenos, agradecemos todos los días.

¿Te has quedado con lo del ranking? Pues adivina la sugerencia que acaba de ganar el peso suficiente.

Damas y caballeros: con todos ustedes, la gestión multi-entidad

Claro, como llevamos la gestión de gastos como la llevamos, nuestra startup va como una moto de rápido.

Fruto de esa velocidad nace nuestra nueva funcionalidad de gestión multi-entidad, que sube la apuesta en lo de la agilidad y transparencia y ahora las startups que operen en distintos países pueden gestionarse de forma independiente desde el mismo espacio.

Es decir, si tu empresa opera en España, en Alemania y en Suecia, no hace falta que tengáis tres cuentas distintas; desde la misma podréis acceder a los tres perfiles con tan solo tocar la pantalla un par de veces.

La crème de la crème del control de gastos; no digas que no.

Y esto ha llegado después de Cashback, que también estuvo en lo más alto del ranking en su momento.

¿Qué será lo próximo?

Sea lo que sea, harías mal en perdértelo… especialmente porque si cojeas en la gestión de gastos lo estás haciendo también en productividad, ahorro de dinero y de tiempo 😐

Ponle solución con nuestras tarjetas de empresa, libérate de la contradicción y empieza a funcionar en cero coma de forma realmente ágil, transparente y productiva 🖖