Nota de gastos: qué es y por qué tiene los días contados
Se dice, se comenta, que a la nota de gastos le quedan dos telediarios.
¿Por qué?
Porque el control de gastos ha pasado a otra dimensión con los avances de las tecnologías financieras, y las notas de gastos son las grandes damnificadas —para alegría de muchos—.
Pero antes de decirles adiós vamos a contarte qué son, para qué sirven, cómo hacer una nota de gastos, cómo contabilizarlas… y por qué deberías dejarlas marchar tú también.
Venga, que nos ponemos en marcha ✊
¿Qué es una nota de gastos?
Como definición de nota de gastos diremos que es un documento, físico o digital, que recoge los gastos que genera cada empleado o empleada fruto de su trabajo y que tiene que adelantar de su bolsillo.
Pon que alguien de tu equipo hace un viaje de trabajo y paga los gastos asociados con su propio dinero, para que luego la empresa se los reembolse.
¿Cómo demuestra esa persona que ha tenido este gasto o este otro?
Con el combo nota de gastos más tickets y facturas que justifiquen esos importes, que pueden ser del tipo:
- Gasolina
- Alojamiento
- Comidas y cenas
- …
¿Será por gastos de viaje? 😂
Es decir, es el instrumento que emplean los trabajadores para notificar un gasto de empresa adelantado con su propio dinero y solicitar su reembolso.
Y no es oficial, sino que lo define cada empresa según sus políticas internas.
Se antoja imprescindible, y así era.
Era, como veremos después.
Tipos de notas de gastos más comunes
Sabiendo lo que es una nota de gastos y que cada empresa hace las suyas como quiere, es lógico pensar que pueda haber de varios tipos, ¿no?
Como se suelen utilizar para solicitar y reembolsar gastos de viaje, tendremos notas de gastos relacionados con el alojamiento, con las dietas de viaje, con los transportes y con el teletrabajo.
Los gastos de alojamiento son los del hotel o Airbnb que emplea el trabajador cuando pernocta fuera por motivos laborales.
Las notas de gastos de dietas son las que se utilizan para apuntar desayunos, almuerzos, cenas… todo, ya sea gasto de viaje o gasto de representación, que tu equipo pagará igualmente, pero se contabilizan de forma distinta.
¿Y las notas de gastos de transportes? Se utilizan para desplazamientos profesionales.
Si se hace en avión, tren o coche de alquiler, será el precio del billete o del propio servicio del alquiler.
Pero… ¿y si el trabajador hace el desplazamiento de trabajo en su propio vehículo?
Ahí tendrás que pagarle el kilometraje, así como los peajes o la gasolina, elementos que se incluyen en la nota de gastos, que en este caso es algo especial.
Es especial porque el kilometraje se suele calcular en función de la distancia recorrida, por lo que el trabajador tendrá que indicar las fechas, los trayectos o el propósito de cada uno.
¿Y los gastos de teletrabajo? Son menos frecuentes que el resto, pero igualmente importantes. En las notas de gasto se suelen incluir los planes de teléfono e Internet, el acondicionamiento del espacio de trabajo, la parte del alquiler correspondiente al espacio en el que se trabaja…
Al final, fíjate: se incluirán todos los gastos que haya que reembolsar a tu equipo, sean de la naturaleza que sea.
Hemos visto los gastos de locomoción, los de alojamiento, los de teletrabajar en casa o en otro lado… pero ten en cuenta que serían todos los que encajen con las políticas de gastos que defináis en la empresa 😌
Imprevistos como un parking de pago, por ejemplo, o un peaje no contemplado por estar la carretera cortada y tener que buscar una alternativa.
O gastos adicionales durante un alojamiento, como el uso del spa, en caso de que lo contemplen las políticas.
O la compra de una entrada adicional a un cliente al que se visita y que acude al evento con su mano derecha.
Está claro, ¿no?
Lo más importante es recordar que sea la nota de gastos que sea, es el trabajador el que paga por el gasto, y tiene que aportar justificantes que la complementen.
Si tu equipo se va de viaje de trabajo a Barcelona pero la reserva del hotel o del billete de avión la hace administración, no estará adelantando ese importe de su bolsillo, por lo que no tendrá que incluirlo en la nota de gastos.
Lo que gaste estando ya en Barcelona y venga de su bolsillo, mientras pueda justificarlo —para que tú luego como empresa puedas deducirte ese gasto, obviamente—, sí que tendrá que incluirlo.
Qué incluir en una nota de gasto
¿Qué suelen incluir estos documentos informativos? 🙄
Ojo, informativos; como hemos dicho antes, no es oficial. Luego tocamos también el asunto de la contabilidad de la nota de gastos.
Sigamos: ¿qué se incluye en una nota de gastos, sea del tipo que sea?
- Fecha del gasto, indicando cuánto tuvo lugar
- Descripción del gasto, explicando su propósito
- Importe del gasto, añadiendo el IVA
- Categoría del gasto, en caso de que la empresa trabaje con distintos tipos de gastos
- Justificación del gasto, para que la persona expliqué el porqué
- Adjuntos, donde se especifica qué justificantes de pago se aportan: facturas simplificadas, completas, recibos…
Las notas de gastos y el IVA
La norma general es que si el gasto está directamente relacionado con la actividad laboral, se contabiliza y se aporta la factura completa para justificarlo: sí, su IVA será deducible por la empresa 👌
Pero esa norma general tiene alguna excepción, siendo la primera de ellas la relacionada con los billetes de transporte.
¿Por qué?
Porque la ley de IVA, en su artículo 96, indica que:
No podrán ser objeto de deducción las cuotas soportadas como consecuencia de la adquisición de bienes o servicios destinados a servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, espectáculos y servicios de carácter recreativo, salvo que tengan la consideración de retribuciones en especie gravadas.
Resumiendo: cuando tu equipo viaje por trabajo, ese IVA adelantado de su bolsillo en la compra del billete —en caso de no estar exento; en vuelos internacionales, por ejemplo, el billete no lleva IVA— no podrás contarlo como IVA deducible por muy justificado que esté.
Sí como impuesto de sociedades, pero no como IVA deducible 😐
La gasolina que pone tu equipo cuando viaja con su propio coche en un viaje de trabajo también tiene la peculiaridad de que el IVA solo es deducible al 50 %.
¿Y eso?
Hacienda lo hace para cubrirse las espaldas, sabiendo que es complicadísimo justificar en qué porcentaje se utilizan los coches personales en viajes laborales 🫠
Así, 50 % por defecto y arreando. Aquí te contamos más sobre el IVA de la gasolina.
Ya sabemos qué son las notas de gastos, para qué sirven, qué incluir en cada una y las peculiaridades con el IVA.
¿Qué viene ahora?
Cómo hacer una nota de gastos: proceso paso a paso
El proceso es sencillo y lógico, pero conviene tenerlo claro para que tu empresa no se salte pasos y acabe perdiendo la posibilidad de deducirse el gasto.
Son cuatro pasos de nada:
- Tu equipo recopila todos los justificantes de gastos que haya ido pagando
- Con ellos en mano, rellena los distintos campos de la nota de gastos —ahora vemos un ejemplo de nota de gastos con detalle—, incluyendo sus datos personales y los detalles de cada gasto, asociándolos con los justificantes que haya ido reuniendo
- Envía la nota de gastos a la empresa, que tendrá que comprobar el papeleo aportado y aprobarla antes de emitir el reembolso
- Y finalmente, la empresa tendrá que contabilizar la nota de gastos
Y con eso, listo ✌️
El tercer paso es el más crítico, porque implica comprobaciones de papeles, cuentas y confirmar que, en efecto, el gasto es reembolsable por estar incluido en las políticas.
Así que sin miedo, pero ojo ahí 🤗
La contabilidad de la nota de gastos
Una vez aprobada la nota de gastos, lo siguiente es registrarla en el diario contable, que refleja todas las operaciones de la empresa.
Hecho eso, al lío: toca identificar todos los tipos contables de los gastos, para saber en qué cuenta añadirás cada uno.
Aquí algunas consideraciones:
- Contabiliza cada gasto de la nota de gastos de forma individual, incluido el IVA deducible si es el caso
- Probablemente tengas que registrar muchos de esos gastos en la cuenta contable 629
- Los gastos sin IVA deducible, como los billetes de avión que hemos visto antes, irán a la cuenta 629 también
- Tras el reembolso, tendrás que liquidar la cuenta 465 Personal
Y para acabar, solo queda consolidar los gastos en los libros y preparar los modelos para la presentación de impuestos.
¿Y ya?
No, porque tendrás que conservar tanto las notas de gastos como las facturas y justificantes de pago que hayas empleado para deducirte cada gasto.
Hacienda podrá pedirte los documentos durante 4 años, pero el Código de Comercio dice que tendrás que conservarlos durante 6, así que ya sabes.
Pero no te preocupes, que si generas un volumen alto de papeles, no es preciso que los conserves físicamente.
Tecnologías financieras al rescate, pero de eso te hablamos ahora enseguida, tras repasar los problemillas típicos asociados al proceso completo.
Los problemas directamente relacionados con la nota de gastos
Piensa en el proceso.
Ahora escálalo a tu empresa. ¿Qué porcentaje de trabajadores viaja por trabajo y adelanta dinero de su propio bolsillo?
¿Cuántos viajes laborales se hacen al año?
¿Y cuántas notas de gastos? ¿Y qué media de papeles lleva asociada cada nota de gastos?
Imagina; a mayor número de notas, más trabajo y probabilidades de que algo salga mal.
Empecemos con el tiempo que hay que invertir.
Por un lado, el del propio empleado que se va de viaje. Además de tener que adelantar su propio dinero, ha de dedicar tiempo a rellenar la plantilla para que luego la revisen y le hagan el reembolso.
Un reembolso que a veces tarda semanas en llegar.
Pero la peor parte se la lleva el equipo de finanzas y contabilidad, que tendrá que revisar las notas de toda la empresa y comparar.
¿Comparar?
Claro, la información que sale en la nota de gastos con la que indican las facturas y justificantes de pago.
¿El gasto es reembolsable según las políticas de gastos de viaje? Y si es así, ¿los importes coinciden?
Y peor aún: ¿y si en un ticket no se leen bien los números porque la tinta se ha borrado?
¿Y si hay un gasto considerable en la nota que no tiene justificante porque la persona ha perdido el papelito?
¿Habrá reembolso aunque luego no puedas deducirte el gasto en el impuesto de sociedades?
Lo dicho: las notas de gasto generan una improductividad tremenda.
Además, todos los implicados las ven como una tarea más bien pesada y para colmo, es una de las fuentes principales de fraude financiero.
¡Horror!
Gestiona las notas de gastos de forma eficiente
Que no cunda el pánico, que esos inconvenientes o problemas se pueden evitar.
Crear una política de gastos de empresa clara ayudará a reducir los malentendidos y disputas, porque todo el mundo sabrá qué gasto se reembolsa y cuál no.
También tendrás que determinar los límites de cada gasto.
Porque vale, el hotel se reembolsa, pero si un trabajador aprovecha para alojarse en un 5 estrellas de 700 € la noche, vaya faena, ¿no?
Las políticas también deben dejar claro el procedimiento para presentar las notas de gastos. ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Qué documentación se requerirá para procesar el reembolso? ¿Y cómo se llevará a cabo?
Con la Biblia de los gastos clara, también te vendría bien centrarte en tu equipo.
Debe saber que tiene una política de gastos con toda la operativa definida. Y ha de entender lo que implican para la empresa los gastos que paga con su propio dinero.
Y a partir de aquí… tecnología de la buena, la solución tooooootal 🤖
Cómo hacer una nota de gastos con tecnología: ¿Excel o software?
La nota de gastos es un documento físico o digital.
Que sea físico es algo muy del pasado; desde que aparecieron los ordenadores, llevar registros con tablas informatizadas no solo es muy cómodo, sino también sencillo.
Ahora bien: ¿qué solución informática elegir?
Teniendo en cuenta que se trata de generar una tabla, crear las columnas que quiera tu empresa para llevar el control e ir añadiendo gastos para luego pasarla al sistema contable, te puedes «complicar» lo que quieras.
Estas son las dos soluciones más extendidas.
Control de gastos en Excel: el modo tradicional
Informática + Tablas = Excel, y eso es así en la gran mayoría de los casos.
Excel ha sido durante muchos años el lugar en el que hacer las notas de gastos por una sencilla razón: casi todo el mundo conoce la interfaz, se pueden crear plantillas y distribuirlas digitalmente entre todo el equipo.
Para ahorrar trabajo a contabilidad, todo el equipo debería usar la misma plantilla, de forma que absolutamente todos los registros queden estandarizados.
Y Excel… pues bueno, ya lo sabes: puedes crear plantillas de notas de gastos de forma sencilla, con tus propias necesidades.
Lo de la personalización y versatilidad es importante. No olvides que el modelo de nota de gastos que utilice tu empresa lo defines tú.
Los campos habituales que te hemos contado —concepto, importe, fecha— son eso, habituales, pero podrían no ser suficientes para ti.
¿Y si en tu empresa llevas un control exhaustivo de los distintos tipos de gastos y utilizas categorías? Puedes añadir una columna extra que haga referencia a esta categoría y listo, solucionado.
Excel, de todos modos, pronto se vio superado por los softwares de contabilidad y nota de gastos, ideales para empresas con muchísimo personal que necesitaban un nivel extra de automatización.
Control de gastos en software de contabilidad: modo online
Lo que nos lleva a la segunda forma de controlar los gastos adelantados por cada empleado: los programas informáticos especializados.
Se trata de soluciones de software diseñadas solo para este fin. Es tan sencillo como indicar los campos que se desean tener, crear una hoja por trabajador e instarle a que la vaya rellenando.
El valor añadido de esta nota contable informatizada en comparación con la nota de gastos en Excel es que se puede exportar más fácilmente al sistema de contabilidad de tu empresa.
Sí: el proceso habitual es añadir los gastos a la nota contable, que tu empresa la valide con los justificantes presentados por el trabajador y que luego la integre en la contabilidad general.
Esa integración se puede llevar a cabo de forma rápida con los softwares de notas de gastos y contabilidad, un claro ejemplo de automatización de procesos.
Sobre el papel, ideal. Todos los registros quedan seguros y accesibles en el sistema; el empleado puede verlos y la empresa también. Felicidad a partes iguales.
Pero no resuelve otro de los grandes problemas de las notas de gastos: el papeleo 😖
La acumulación de cientos —por no decir miles— de tickets y facturas que el empleado debe conservar y entregar a contabilidad llegado el momento.
Y entonces llegaron las apps para gestionar gastos…
La tecnología no se detuvo en Excel y los softwares de contabilidad, afortunadamente.
A estas alturas, la tecnología ofrece soluciones en forma de apps control de gastos.
Una app, al final, no deja de ser un software para el teléfono móvil, por lo que a priori las ventajas con respecto a los softwares que acabamos de ver no deberían ser demasiadas.
Pero resulta que sí, que lo son.
Una app para gestionar gastos como Pleo, por ejemplo, permite a tu equipo de viaje hacer una foto al ticket o recibo, subirlo en cosa de dos segundos y olvidarse del papel.
¿Te imaginas la cantidad de tiempo que se ahorran los implicados de los que hemos hablado antes?
Y es que la cosa no acaba ahí: el sistema, una vez registrados los gastos, actualiza las categorías establecidas y los libros de contabilidad de la empresa, sin necesidad de transcribir datos a mano ni de hacer nada extra.
La tarea —subir el gasto a la app— se ejecuta una vez y el resto sucede de forma automatizada, que además de euros también nos gusta ahorrar tiempo y errores manuales que pueden salir caros.
Y en este punto es cuando toca decirle a la nota de gastos «adiós, vieja amiga, adiós» 👋
5 ventajas añadidas de gestionar tus notas de gastos con una aplicación
La desaparición del papeleo ya es una buena razón para que te decantes por una app de gestión de gastos en vez de por un software estándar o una hoja de Excel, pero vamos a ir más allá.
#1 Seguimiento de gastos en tiempo real
Con la app funcionando en tiempo real ya no hace falta esperar a que la buena de María vuelva de su viaje a Bilbao y Pedro del suyo a Mallorca, hagan recuento de todo lo que se han gastado y lo trasladen a sus notas de gastos.
Qué va.
En cuanto María y Pedro hagan la foto del ticket que han pagado de su propio bolsillo, el gasto aparece en el sistema y tu departamento de contabilidad solo tiene que aprobarlo para que se sume a las cuentas generales, por lo que podrás hacer seguimiento en tiempo real.
#2 Informes avanzados de gastos
Lo bueno de llevar el control de gastos con una aplicación como Pleo es que se pueden definir tantas categorías y equipos de personas como quieras.
Eso quiere decir que el grado de personalización es altísimo, para que el sistema se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa.
Una vez definido, podrás generar informes financieros personalizados que indiquen qué categorías, equipos o empleados generan más o menos gasto, las cantidades exactas, los conceptos o las fechas, que a su vez te ayuden a tomar decisiones que mejoren el rumbo de tu empresa.
#3 Registro de tickets automatizado
¡Hasta lueguito, papeles!
Con la app de control de gastos, María le hace una foto al ticket, y como Pleo está homologado por la Agencia Tributaria, esa captura ya cuenta con la validez legal necesaria para que no haga falta conservar el papel original.
¿Recuerdas los problemas derivados del papel de los que hablábamos? Que si la tinta se borra, que si se pierden… Pues ya les puedes decir ciao 👋
#4 Menos errores
Errar es de humanos y todos tenemos derecho a equivocarnos.
Eso no evita que un error en contabilidad se pueda convertir en un quebradero de cabeza para cerrar las cuentas de un trimestre, por ejemplo.
Y cuando llevamos las notas de gastos de forma manual o a través de un software —que no una app—, estos errores suceden una y otra vez.
Es el factor humano; no hay nada que hacer, salvo tratar de reducir esa dependencia de la persona, algo que logras con las apps para gestionar gastos.
#5 Se reduce el tiempo invertido por todos
A muchos empleados les puede parecer que rellenar su nota de gastos está de más: «Encima que adelanto dinero de mi bolsillo, ¿he de invertir tiempo para rellenar esta hoja además de conservar los tickets?».
En finanzas hay que revisar esa nota y cotejar con los papeles presentados por el trabajador, y luego integrarla en la contabilidad general.
Con una app de notas de gastos, el empleado solo tiene que hacer la foto y subirla, y en contabilidad solo tienen que aprobarla. El sistema se encarga de todo lo demás.
Fin.
Cuando esa app de notas de gastos es Pleo
A estas alturas ya tienes que saber qué es una nota de gastos y por qué es absurdo tratarlas de la forma tradicional por la cantidad de ventajas competitivas que implica utilizar una app.
Pero espera, que no hemos acabado: ¿Y si… y si esa app es Pleo?
Con Pleo vas un paso más allá, porque aparecen dos conceptos nuevos a tener en cuenta: la tarjeta de empresa y Pocket.
Las tarjetas de empresas son para que tus empleados y empleadas las usen para sus gastos derivados del trabajo, de modo que no sea necesario que adelanten dinero propio.
Si María acaba de soltar 30.000 € como entrada para un piso es perfectamente posible que no le venga muy bien adelantar 600 € de su bolsillo en su próximo viaje de trabajo a Barcelona, ¿no?
En ese caso, utiliza la tarjeta Pleo para pagar el tren, el alojamiento y las cenas con los proveedores, y de un plumazo desaparece su preocupación de liquidez.
Pero… ¿y si la tarjeta se le olvida en casa y se da cuenta cuando ya está en el tren rumbo a la ciudad condal?
¡Que no cunda el pánico!
Ahí no queda otra: María va a tener que adelantar los gastos de su propio bolsillo. Pero con Pleo Pocket es tan sencillo como notificar cada gasto en la app y esperar a que el equipo de contabilidad lo apruebe.
En cuanto esté aprobado —incluso aunque se pague en efectivo—, el balance personal que refleja las cuentas entre empleado y empresa se verá actualizado, y María podrá solicitar el pago cuando quiera, mediante el sistema que prefiera.
¡Qué fácil todo!
Es más, este sería el proceso si estuviera completamente digitalizado con Pleo:
- Al pagar por un gasto de trabajo, María lo hace con su tarjeta Pleo, sin tener que adelantar de su propio dinero
- Le hace una foto con el móvil al ticket o factura
- Tu equipo revisa y aprueba el gasto, quedando registrado en el sistema de forma automatizada
- No hace falta que María rellene la nota de gastos, porque ya estará en el sistema
- Tampoco hace falta que conserve el papel, porque la foto hecha con la app de Pleo es suficiente para Hacienda
- Y tu equipo y tú podréis gestionar ese gasto junto con los demás, para tomar decisiones informadas y aumentar la rentabilidad de la empresa
¿Ves como ya puedes dejar atrás sin ningún temor las notas de gastos, las hagas en Excel o con un software de contabilidad?
Una app para gastos de empresa como Pleo te lo soluciona muy, pero que muy bien.
