Factura simplificada: todo lo que debes saber como CFO

¿Cómo llevas el tema de las facturas simplificadas?

Ya sabes, esas facturas simples que te dan cuando compras en el supermercado, o cuando tu equipo se va de viaje de trabajo y cena en un restaurante.

Eres consciente de todo lo que facilitan la gestión financiera de tu empresa , ¿no?

Aunque hay que reconocer que tienen su aquel.

Quédate por aquí, que vamos a contarte todo lo que te interesa saber como líder financiero de las facturas simplificadas: qué son, diferencias con las facturas ordinarias, requisitos y límites… y su deducibilidad, claro 💸

¿Nos ponemos a ello?

El ABC de las facturas simplificadas: qué es y diferencias con otras facturas

Solo por si acaso: ¿qué es una factura simplificada?

Piensa en una factura ordinaria: te sirve para justificar gastos cuando compras y ventas cuando es tu empresa la que la emite.

La factura simplificada es exactamente lo mismo, pero cambia un detalle: no contiene la información del receptor de la factura .

Con ello, el tratamiento fiscal es algo distinto, como veremos enseguida.

¿Qué te viene a la mente con lo de que no haya información del receptor?

¿Los famosos tickets, quizá?

Pues sí: la factura simplificada ha venido a reemplazar los tickets . Tal cual.

Así que la cuestión de cuál es la diferencia entre ticket y factura simplificada se responde así: no es que haya diferencias, sino que la segunda ha venido a sustituir al primero.

Lo que te dan en un supermercado ya no es un ticket, sino una factura simplificada.

Lo mismo cuando pides el justificante de pago en el taxi, o la cuenta del restaurante.

Y como decíamos, la diferencia entre factura y factura simplificada es que la segunda no contiene los datos del receptor.

¿Quiere decir eso que no podrás deducírtela como gasto?

Sí y no: podrás desgravar la factura simplificada como gasto, pero no podrás deducirte el IVA.

Como gasto sí, ojo, pero no como IVA deducible , y debes poder demostrar que el pago lo hizo tu empresa 👌

Por ejemplo, si tienes una factura simplificada de 100 € + IVA, en el impuesto de sociedades te deducirás 121 € siempre que pagues con tarjeta de empresa, y el IVA soportado se quedará exactamente igual.

Si quieres deducir el IVA, tendrás que acabar pidiendo una factura de canje posterior.

Beneficio del uso de facturas simplificadas

No puedes deducirte el IVA como IVA… pues vaya gracia, pensarás 🥲

A ver, es un poco fastidio, sí, pero la gestión de la factura te va a resultar muchísimo más sencilla .

Está pensada, de hecho, para facilitar la contabilidad de algunas operaciones menores.

Si tu equipo mueve un volumen grande de facturas de gastos de viaje , por ejemplo, el ahorro de tiempo y esfuerzo que conllevan las facturas simplificadas, compensa de largo la mini desventaja fiscal de no poder deducirte el IVA como IVA.

Piensa en el cálculo del impuesto, en los asientos contables que dejas de hacer… nada, nada, mejor con facturas simples 🤟

«Pero a ver, si es el gasto de un hotel de 600 € + IVA, ¿no será perjudicial?»

En ese caso, claro que sí: la cantidad de IVA es muy alta y la agilidad contable deja de tener sentido.

Y por eso existen los límites de cantidad en las facturas simplificadas 🙃

Facturas simplificadas: requisitos y límites

¿En qué situaciones se puede emplear la factura simplificada?

En casi todas, siempre que no se supere el límite de la factura simplificada.

El importe máximo de la factura simplificada se establece en 400 €, IVA incluido .

Si Juan, de tu equipo, se va de viaje de trabajo y en el hotel le cobran 500 € + IVA, tendrán que hacerle una factura ordinaria sí o sí si deseas deducirte ese IVA.

Oye, ¿y ese «casi» de antes?

Pues resulta que en estas situaciones el límite asciende a 3.000 €, IVA incluido :

• Comercio de venta al pormenor
• Venta de productos o servicios a domicilio
• Ventas o servicios de ambulancia
• Transporte de personas y equipajes
• Hostelería, restauración
• Salas de baile y discotecas
• Servicios telefónicos como cabinas
• Peluquerías y centros de belleza
• Tintorerías y lavanderías
• Uso de instalaciones deportivas
• Aparcamiento de vehículos
• Uso de autopistas de peaje
• Servicios de revelado de fotografías o de estudios fotográficos
• Alquiler de películas

Por aquí tampoco vemos a nadie gastándose 3.000 € alquilando películas, pero bueno, la ley es la ley .

Además de lo comentado, la factura simplificada también se utilizará cuando tengas que emitir una factura rectificativa ✌️

¿Y cuándo no se puede emplear una factura simplificada?

Independientemente de cuál sea el importe de las operaciones, no podrás emplear facturas simplificadas en los siguientes casos:

• En las entregas intracomunitarias de bienes
• En las ventas a distancia
• En aquellas que se den fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados
• En operaciones con inversión del sujeto pasivo

¿Qué datos obligatorios debe contener una factura simplificada?

Volvemos al principio: piensa en una factura ordinaria.

¿Qué datos tenía que incluir para que fuera válida y pudieras deducírtela?

Los datos fiscales del emisor y del receptor, la fecha, el número de factura, el tipo de IVA , la base imponible, la cantidad de IVA y el total, ¿no?

Pues ahora es lo mismo, pero sin la información fiscal del receptor .

Es decir, los datos de tu empresa no van a aparecer en la factura simple cuando te den una; solo aparecerán cuando sea tu empresa la encargada de emitir la factura simplificada.

Así pues, una factura simplificada será válida si contiene estos datos:

• Número de factura y en su caso, serie, siendo la numeración correlativa
• Fecha de expedición de la factura y fecha de prestación del servicio o venta del producto, en caso de que sean distintas
• Datos fiscales del emisor: nombre o razón social, dirección fiscal, CIF o NIF
• Identificación de los bienes entregados o servicios prestados
• Tipo de IVA o tipos de IVA en caso de haber varios, aunque también pueden incluir la expresión «IVA incluido»
• Importe total

La cuota de IVA no es necesario que salga 😌

Si se trata de una factura rectificativa, deberá contener la referencia a la factura rectificada y qué se está modificando, así como las menciones especiales recogidas en ella —si está exenta, etc—.

Está claro, ¿no?

¿Se puede deducir el IVA de la factura simplificada?

La ley indica que para que tu empresa pueda deducirse el IVA de una factura, esta debe contener necesariamente los datos tanto del emisor como del receptor.

Las facturas simples no contienen la información de tu empresa, por lo que la respuesta corta es no: en una factura simplificada, deducir el IVA no está contemplado 😩

En cambio, ese IVA sí podrás deducírtelo junto con la base imponible como gasto, reduciendo la cuota del impuesto de sociedades.

¿Y si tu empresa quiere deducirse ese IVA cueste lo que cueste?

No te queda otra: tendrás que pedir la versión completa u ordinaria de esa factura simplificada, incluyendo los datos fiscales de tu empresa y el importe del IVA repercutido 😐

Preguntas frecuentes sobre la factura simplificada

Por si leyendo el artículo te has quedado con dudas concretas, vamos con una batería final de preguntas relacionadas:

+ ¿La factura simplificada es deducible? 🙄

Sí, en el impuesto de sociedades. Su IVA, en cambio, no te lo puedes deducir porque a la factura simple le faltan datos que hacen que un IVA sea deducible. Para deducir el IVA, tendrás que pedir a posteriori una factura de canje.

+ ¿El IVA de las facturas simplificadas es deducible? 🙄

No: aunque contengan IVA, en ningún caso será IVA deducible para tu empresa, salvo que se trate de una factura completa. Eso sí, ese IVA podrás deducírtelo en el impuesto de sociedades, aumentando el gasto de la base imponible, siempre y cuando puedas demostrar que el gasto lo ha pagado la empresa. Para eso, nada como emplear tarjetas de empresa o contar con extractos bancarios.

+ ¿Cuál es la diferencia entre ticket y factura simplificada? 🙄

A efectos prácticos no hay diferencia, pero debes saber que los tickets ya no existen. Lo que te entregan que se parece a un ticket se llama factura simplificada; es la sustituta.

+ ¿Cuál es la diferencia entre factura y factura simplificada? 🙄

Que en la factura simplificada no aparecen los datos del receptor, y la cuota de IVA es opcional. Pueden contener un mensaje tipo «IVA incluido» junto al importe total.

+ ¿Qué datos debe incluir el modelo de factura simplificada? 🙄

El número de factura y de serie si procede, la fecha, los datos fiscales del emisor, la identificación de los bienes entregados o servicios prestados, el tipo —o tipos— de IVA y el importe total de la factura.

+ ¿Cuál es el límite de la factura simplificada? 🙄

Se establece en 400 € IVA incluido, cantidad que asciende a 3.000 € IVA incluido si hablamos de los casos establecidos en este apartado de la web de la Agencia Tributaria .

+ ¿Qué norma regula la factura simplificada? 🙄

El Reglamento de Facturación, en su versión actualizada en diciembre de 2013 .

+ ¿En qué casos no se puede emplear una factura simplificada? 🙄

En todos aquellos en los que se superen los límites comentados, así como en estas situaciones, independientemente de la cantidad total:

• En las entregas intracomunitarias de bienes
• En las ventas a distancia
• En las operaciones fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos
• En operaciones con inversión del sujeto pasivo

¿Queda claro, entonces?

Pues vamos a poner la guinda en el pastel.

Pleo, ideal para controlar las facturas simplificadas

Estamos hablando de que las facturas simplificadas son los antiguos tickets.

Ya sabes, ese ticket que te dan cuando compras un café, pagas una cuenta en un restaurante o abonas la carrera en un taxi y pides el justificante.

¿Qué sucede tradicionalmente con esos tickets, actualmente facturas simplificadas?

Pues que se extravían o se les borra la tinta .

Pleo viene a solventar estos inconvenientes, que terminaban provocando que tu empresa no se dedujera esos gastos o que hubiera que invertir una cantidad ingente de tiempo resolviendo aspectos como el reembolso de los gastos de viaje .

No, con Pleo se acabaron todos esos problemas. Al ser una aplicación homologada por la Agencia Tributaria y funcionar con tarjetas de empresa, basta con hacer una foto a la factura simplificada para registrar el gasto.

¿Y si se pierde la factura simplificada o se le borra la tinta?

Pues no pasa nada, porque la foto realizada es suficiente para justificar el gasto de cara a Hacienda.

¿Cómo lo ves?

Viene a resolver el único inconveniente de las facturas simples: la gestión de los documentos.

Y encima te ayuda a registrar gastos casi automáticamente, para que controles todos y cada uno de ellos: tanto los pequeños de las facturas simplificadas como los de las ordinarias.

¡Los de todo el equipo! Al que, además, podrás poner límites de gasto individuales, en beneficio de tu control financiero.

Y la rentabilidad, así, por las nubes 📈

¿Te subes entonces al tren de gestionar las facturas simplificadas de forma impoluta?

El billete lo tienes en la gestión de gastos a lo Pleo 🤗