¿Cuántas veces se dice en España al día la famosa expresión de «todo suma»?
Muchísimas, sin duda, porque lo cierto… es que es verdad. Mira los gastos de tu empresa, por ejemplo.
Te pones a sumar unos y otros y, por pequeños que sean, al final la suma siempre termina siendo significativa.
No por todo lo que paga la empresa, que también, sino también por todo lo que puede deducirse.
Gastito a gastito, quizá cuando toque pagar el IVA o el impuesto de sociedades te llevas una sorpresa agradable.
Pues en ese «gastito a gastito» juegan un papel fundamental los gastos de viaje. Ya sabes: las dietas, los transportes y el kilometraje.
¿Tu equipo viaja mucho por trabajo?
Si es así, ¿estás aprovechando todas las ventajas fiscales derivadas o más bien cada hoja de gastos termina convirtiéndose en un problema?
Tanto si sí como si no, tenemos algo para ti, líder financiero que quiere optimizar la gestión de los gastos de viaje de la empresa.
Te vamos a hablar de todo —todo, todo— lo relacionado con ellos: los tipos que hay, cómo controlarlos, contabilizarlos, deducirlos y reembolsarlos… y el papel de la tecnología en todo esto.
¿Empezamos?
Razones para tener un sistema eficaz para gestionar los gastos de viaje de empresa
Antes de hablarte de los tipos y su gestión, ¿vemos el porqué?
Es decir, ¿por qué deberías seguir leyendo y terminar estableciendo un sistema total para gestionar los gastos de viaje?
Seremos breves:
- Porque los gastos de viaje, si los gestionas de forma óptima, te ayudan a reducir costes
- Te dan información en tiempo real sobre los gastos y finanzas de la empresa
- Son muy fáciles de gestionar si sabes cómo… y empleas tecnología financiera especializada
- Gracias a esa tecnología, los gastos de viaje se integran fácilmente en otros programas, por lo que es sencillo llevártelos a tu contabilidad
- Tu equipo cumplirá mejor y más fácilmente con todas las directrices de la política de gastos de la empresa
- Ahorrarás mucho tiempo para todos: el de rellenar las molestas notas de gastos, comprobarlas, validar los tickets, emitir los reembolsos, etc.
- Y tu equipo estará más contento que nunca si le facilitas la gestión de gastos cuando viaja por trabajo, porque eso de adelantar dinero de su propio bolsillo no es particularmente agradable
Y porque son una fuente tradicional de conflictos, malentendidos, fraudes y pérdidas de tiempo.
En fin, que sobran los motivos. Todo el que ha gestionado gastos de desplazamiento en empresas lo sabe.
Y ahora sí, vamos a la chicha 👇
Lo básico de los gastos de viaje de una empresa
Mandas a Cristina —trabajadora ficticia de tu empresa— a Barcelona desde Madrid, porque tiene que prestar un servicio de consultoría presencial a un cliente.
¿Cómo llega hasta allí?
¿Y dónde duerme, en caso de que tenga que hacer noche?
¿Qué come?
¿Cómo se mueve una vez en Barcelona?
Todos esos gastos asociados —transporte en tren, hotel, cena, taxis…— son gastos de viaje que tiene que pagar Cristina.
Bueno, no pagar, sino más bien adelantar.
¿O no?
Lo cierto es que hay tres modelos extendidos en lo que respecta a la financiación de los gastos de viaje:
- El modelo fijo consiste en que Cristina recibe un dinero de la empresa para sus reservas y gastos de viaje; a la vuelta devuelve lo que le ha sobrado o hace cuentas para que le reembolsen el faltante que ha tenido que poner de su bolsillo
- El modelo por gasto consiste en que Cristina adelanta su dinero personal de todos los gastos de viaje, y a su vuelta a Madrid tu empresa se lo reembolsa tras algunas comprobaciones interminables
- Y el modelo mixto es una mezcla: cuenta con dinero fijo para cierto tipo de gastos, pero otros los adelanta ella misma para que se los acaben reembolsando
Elija la opción que elija tu empresa, el objetivo está claro: tienes que poder deducírtelos. Y si puedes hacerle la vida un poco más fácil a Cristina durante su viaje de trabajo, pues mejor.
Para eso, tienes que dominar el control de los gastos de viaje, las reglas de deducción, su contabilidad y cómo reembolsarlos rápidamente.
¿Seguimos?
Tipos de gastos de viaje
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Y claro, no hay forma humana de lograr gestionarlos de forma óptima sin conocerlos.
¿A qué gastos de viaje te enfrentas?
Dietas de viaje
Las dietas son los gastos de manutención y alojamiento durante un viaje.
¿Cristina se va a un hotel o a un Airbnb? Ese gasto es una dieta.
¿Cristina cena en un restaurante tras prestar el servicio de consultoría, la noche anterior a volverse a Madrid? La cuenta es un gasto de dieta.
Y sí, las dietas son deducibles en su totalidad, e incluso cuentan con cantidades exentas que te contamos enseguida.
Aunque si quieres profundizar ya:
👉 Más sobre las dietas de viaje
Gastos de locomoción
Ya tenemos cubierto el alojamiento y las comidas.
¿Qué falta?
Pues el transporte, claro. El gasto de viaje asociado al mismo es conocido como gasto de locomoción.
Puede ser un billete de avión, de tren, de autobús o incluso de barco 🛳️
O el coste del alquiler de un coche, en caso de que a Cristina le guste conducir y prefiera viajar por carretera a su aire.
Se deducen en su totalidad y están exentos.
👉 Más sobre los gastos de locomoción
Kilometraje
¿Kilometraje?
¿No sería un tipo de gasto de locomoción? 🤔
Lo cierto es que sí, pero mejor te lo contamos aparte, puesto que el concepto es algo distinto.
El kilometraje es el dinero que le da tu empresa a Cristina en caso de que viaje a Barcelona con su propio coche.
Como hay desgaste —ruedas, aceite…—, las empresas suelen estipular una cantidad para cubrirlo.
¿Y qué pasa?
Que esa compensación también es deducible, pero está exenta solo hasta cierto punto. Hay un límite de euros por kilómetro que varía cada cierto tiempo, que es el que marca cuándo es una compensación exenta y cuándo no.
👉 Más sobre el kilometraje
Gastos de representación
¿Cómo? ¿Los gastos de representación son gastos de viaje? 😮
¡No!
Pero como pueden confundirse muy fácilmente, teníamos que explicártelo.
Si Cristina se fuera a Barcelona para agasajar a un cliente invitándole a cenar o llevándoselo al Camp Nou a ver un partido del Barça, ese gasto asociado no sería gasto de viaje.
Como el viaje no es de producción, sino para fomentar la relación con el cliente, los gastos directamente relacionados pasarían a ser de representación: la entrada al partido, el taxi para ir a recogerle, la cuenta de la cena…
El resto de gastos que no tienen relación directa con el cliente, como el transporte de Cristina o su alojamiento, sí serían de viaje.
Los de representación, ojo, no se contabilizan igual, como veremos después.
👉 Más sobre los gastos de representación
Cómo llevar el control de los gastos de viaje
Vale, ya hemos hecho un repasito de los distintos tipos de gastos de viaje que queremos aprender a gestionar.
¿Nos centramos en su control?
Consejos para el control de los gastos de viaje
El primer paso para poder deducírtelos adecuadamente es que los controles.
Es decir, que sepas cómo gasta o va a gastar Cristina cuando se vaya de viaje.
Para ello, puedes seguir estos consejos:
- Elabora un presupuesto previo del viaje para tener un punto de partida, saber por dónde irán los tiros y evitar sorpresas
- Establece un sistema de control con ayuda de la tecnología y hazles seguimiento en tiempo real para tomar decisiones informadas
- Crea una política de gastos de viaje que funcione como guía y dé respuesta a cómo gastar estando de viaje
Fíjate si es importante el tercer punto que vamos a hablar enseguida de él de forma específica.
👉 Más sobre el control de los gastos de viaje
Política de gastos de viaje
Por mucho que hables con Cristina antes de su viaje o tu empresa le dé un fijo para gastar, lo ideal es que exista una política que determine qué hacer.
Qué hacer cuando se reserva el alojamiento: ¿hay límite de gasto? ¿Qué plataforma se utiliza para la reserva?
O qué hacer cuando se viaja en taxi: ¿se paga en efectivo o con tarjeta de empresa? ¿Se pide el ticket?
O qué hacer si Cristina quiere alargar un poco su estancia en Barcelona, porque tu empresa apoya las workations.
La política de gastos de viaje es esencial para evitar malentendidos y que tu equipo —Cristina incluida— sepa cómo actuar sin necesidad de dudar.
👉 Más sobre la política de gastos de viaje
Cómo gestionar los gastos de viaje y los reembolsos
Ya sabemos qué tipos de gastos de viaje hay y cómo controlarlos.
Llegamos, así pues, a su gestión, quizá la parte más importante, con permiso de las deducciones.
¿Empezamos?
¿Cómo se compensan los viajes de trabajo?
Siguiendo con el ejemplo de Cristina, decíamos que se iba a Barcelona a prestar un servicio de consultoría a un cliente y que hacía noche allí.
Cristina, como todo el mundo, tiene una vida personal que disfrutar, además de la laboral.
Si se tiene que ir a Barcelona por trabajo y pasar la noche fuera, es una noche menos que pasa con su familia, por ejemplo.
O que pasa con su pareja, o con sus amigos, o que deja de ir al gimnasio.
Por eso, en lo que respecta a los viajes de trabajo, existe la posibilidad de que tu empresa acuerde una compensación con ella en ese aspecto, más relacionada con el tiempo.
¿Compensación económica?
¿Con días libres?
¿Con beneficios sociales para empleados?
Es algo que tenéis que negociar con Cristina, aunque lo cierto es que tu empresa no está obligada a nada.
El kilometraje, por cierto, es otra compensación diferente, relacionada con el desgaste de irse a Barcelona con su propio vehículo.
👉 Más sobre cómo compensar los viajes de trabajo
Cómo informar de los gastos de viaje
¡Ojo!
Es hora de que Cristina justifique los gastos de su viaje.
¿Cómo lo hace?
Ya hemos dicho que la tecnología es genial para el control, seguimiento y gestión de los gastos de viaje, pero a pesar de ella hay una figura que se resiste a extinguirse: la de la hoja de gastos de viaje que hace de informe.
Es un documento en el que Cristina va registrando todos sus gastos, vayan a ser reembolsados luego o no. Dependerá de lo que diga la política de gastos de viaje, claro.
A la vuelta a Madrid, gasto que no esté en el informe, gasto que no se reembolsa.
Como instrumento de control quizá esté algo anticuado, pero hay negocios que lo siguen empleando por no saber, obviamente, de lo que es capaz la tecnología.
En fin, que también profundizamos sobre esto:
👉 Más sobre el informe de gastos de viaje
Reembolso de los gastos de viaje
¡Vaya tema el de los reembolsos!
Si Cristina hace bien su parte y justifica los gastos de viaje en los que incurre adelantando su propio dinero, lo más normal es que tu empresa se los reembolse.
Ahora bien… ¿cómo lo haces?
¿En qué plazos?
¿Por qué medios? ¿Transferencia bancaria? ¿Aumento de la nómina? ¿Complemento en la nómina?
Y sobre todo: ¿por qué no tiras de tecnología para agilizar los reembolsos?
Cristina y el resto de tu equipo lo agradecerán, desde luego.
👉 Más sobre el reembolso de los gastos de viaje
Contabilizando y deduciendo los gastos de viaje
Terreno pantanoso este, el de la contabilidad y deducción de los gastos de viaje.
¡Normal!
La confusión entre los gastos de viaje y de representación es una de las causas.
Los límites de las deducciones, más de lo mismo.
¿Vemos ambos temas?
Los gastos de viaje deducibles
¿Los gastos de viaje son deducibles?
Como decíamos al inicio, sí: en su totalidad, aunque siempre que se respeten los requisitos de deducibilidad marcados por el impuesto.
Porque claro, por un lado tenemos el IVA en España, y por otro el impuesto de sociedades.
La buena noticia es que los gastos de viaje son deducibles en ambos impuestos… pero solo cuando se cumplan los requisitos de cada uno.
El impuesto de sociedades, por ejemplo, establece que un gasto es deducible si está contabilizado, se puede justificar y está correlacionado con los ingresos.
En el IVA, además, el gasto debe estar directamente relacionado con la actividad de la empresa… y tiene que deducirse también en el impuesto de sociedades.
¿Lío?
Ninguno, ni cuando hablamos de las exenciones.
¿Exenciones?
Claro, son los límites exentos de impuestos para tu equipo a la hora de compensar los gastos de viaje.
Los alojamientos y los transportes están exentos en su totalidad. Los gastos de manutención y el kilometraje, en cambio, tienen límites particulares. En 2024 están así:
Los límites de manutención son 53,54 €/noche si se pernocta en España y 91,35 €/noche si se pernocta en el extranjero; si no se pernocta, el límite exento está en 26,67 €/día para España y 48,08 €/día en el extranjero.
Y el kilometraje exento, por su parte, está en 0,26 €/km.
👉 Más sobre los gastos de viaje deducibles
Cómo contabilizar los gastos de viaje
Para poder deducirte el gasto de viaje, así pues, no queda otra que contabilizarlo 😐
La contabilidad de los gastos de viaje también es sencilla, siempre y cuando domines las cuentas contables; por un lado, estaría la contabilidad de dietas y desplazamientos, y por otro, la de gastos de representación.
¿Recuerdas lo que decíamos sobre la diferencia entre ambos tipos de gastos? Si Cristina se iba a agasajar a un cliente, los gastos directamente relacionados eran de representación: el taxi que le recoge, la cuenta de la cena o la entrada al espectáculo.
El resto de gastos de ese viaje, como el alojamiento de Cristina o su desayuno al día siguiente, sí se contabilizarían como gastos de viaje.
¿Qué cuentas contables se emplean en ambos casos?
- La cuenta 629 Otros servicios es, digamos, la principal; los gastos de viaje no tienen cuenta propia específica, por lo que se emplea esta
- Y la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas es la destinada a los gastos de representación
- El IVA, tanto de los gastos de viaje como de los de representación, se contabilizará en la cuenta 472 Hacienda Pública, IVA soportado
No tiene mucha historia una vez distingues entre unos gastos y otros, la verdad.
👉 Más sobre cómo contabilizar los gastos de viaje
App de gastos de viaje
Y entra en escena, por fin, la tecnología 🤖
En esto de los gastos de viaje tiene mucho, muuuucho que decir.
Lo hace en forma de aplicaciones asociadas a tarjetas de empresa, que repartes a Cristina y resto de tu equipo para que gasten cómodamente sin tener que adelantar dinero de su bolsillo.
Estas aplicaciones, además, permiten que Cristina no tenga que conservar los tickets y facturas que recibe.
¿Por qué?
Porque si están homologadas por la Agencia Tributaria, una foto desde la propia app es más que suficiente para justificar ese gasto de viaje.
Suena bien, ¿no?
Las aplicaciones son tela marinera, desde luego. Y pueden hacer más cosas, como ayudarte a categorizar los gastos, crear informes de gastos en segundos o poner límites individuales a las tarjetas.
👉 Más sobre las apps de gastos de viaje
Pleo, el mejor ejemplo para gestionar los gastos de viaje
Mira, una de esas apps que acabamos de describir es Pleo
Es una aplicación para gestionar gastos —de viaje y de cualquier otro tipo— que funciona con tarjetas de empresa y, claro que sí, tiene la homologación de Hacienda.
Por resumir mucho, los gastos de viaje con Pleo irían así:
- Cristina usa su tarjeta para pagar el alojamiento
- Le dan una factura, le hace una foto y la tira a la basura; si Pleo no estuviera homologada por Hacienda, tendrías que conservar el original durante 4 años
- El gasto de viaje se registra y se sube al sistema, para que puedas controlarlo
- Si Hacienda te hace una inspección, la foto hecha por Cristina es suficiente
- Con un par de clics, exportas ese gasto de viaje a tu programa de contabilidad y lo contabilizas adecuadamente
- Te lo deduces, por lo que terminas pagando menos IVA e impuesto de sociedades
Decíamos que la tecnología lo hacía todo más ágil y rápido, ¿no?
¿Y si… a Cristina no le dejan pagar el café del desayuno con tarjeta?
Pues tendrá que pagar con efectivo, pero podrá hacerle la foto al ticket, subir el gasto y añadirlo a su balance personal.
Dicho balance es entre Cristina y la empresa. Cuando quiera, podrá solicitar su liquidación, de modo que el reembolso se efectúe en cuestión de minutos y no en las típicas semanas.
¿Y si… Cristina se descuida y paga algo por encima de lo que marca la política de gastos de viaje?
¿Drama financiero?
Para nada: puedes ponerle un límite de acuerdo a su estatus dentro de la empresa. Si la norma dice que no puede hacer pagos de más de 600 €, con Pleo puedes poner un límite a la tarjeta de 600 € y te aseguras.
¿Y si hace el pago igualmente? Dará error ✋
¿Ves? Todo ventajas.
Para los gastos de viaje, ni te lo pienses: márcate un Pleo con su gestión de gastos… y a mandar a tu equipo de viaje sin miedo.
