Gastos de viaje: cómo gestionarlos de principio a fin

Cuando alguien de tu equipo se va de viaje por trabajo, se generan unos gastos que si no atas en corto... cuidadito.

Las noches de hotel.

Los restaurantes.

La gasolina.

¿Y si va con su coche, qué?

Sí: estamos hablando de los gastos de viaje, sobre los que necesitas saberlo todo.

Si no, el caos se apoderará del departamento de contabilidad y oye, ojito con los golpes a la tesorería de la empresa 😖

Si te conviertes en un as en esto de la gestión de los gastos de viaje, en cambio, harás que jueguen a tu favor.

Te ayudará a optimizar tu calendario tributario y pagar menos Impuesto de Sociedades.

A no gastar de más. 

A deducirte todo lo deducible de forma legal... y a no preocuparte de más por ellos, algo que no pueden decir todos los líderes financieros del mundo 😉

Venga, ¿nos damos una vuelta por el mundo de los gastos de viaje?

El ABC de los gastos de viaje en una empresa

Vamos a empezar con obviedades; cosas que suponemos conocerás pero que, por si acaso, conviene recordar.

¿A qué nos referimos con gastos de viaje? ¿Qué son?

Es el coste del viaje para asistir a un congreso, por ejemplo.

O para hacer una compra.

¿Cómo va? ¿En tren, en avión, en su coche o en un coche de alquiler?

¿Dónde hace noche? ¿En un hotel?

¿Pernocta en España o fuera?

¿Dónde come?

Todos esos gastos de viaje los podemos resumir en tres grupos:

• Las dietas en los gastos de viaje se corresponden a los gastos por estancia y manutención
• Los gastos de locomoción son los gastos de transporte: avión, tren, autobús, coche de alquiler...
• Y el kilometraje es la compensación que le da tu empresa al trabajador por viajar con su propio coche, en concepto de carburante, deterioro del coche, averías, etc.

¿Y cómo funciona? ¿Quién paga? ¿Cómo se compensa?

Los modelos de gastos de viaje, al menos en lo que se refiere a la gestión trabajador-empresa, son tres:

• La empresa paga un fijo al trabajador antes del viaje y si gasta más, el exceso lo pone de su bolsillo; si no, se lo queda
• La empresa compensa al trabajador por los gastos reales en los que incurre
• Y el modelo mixto combina ambas situaciones

Cada empresa es libre de decidir cómo gestionar los gastos de viaje de su plantilla.

Para la tuya, elijas lo que elijas, nuestra recomendación número uno es que sin duda alguna cuentes con una política de gastos de viaje.

La política de gastos de viaje en una empresa es fundamental

Es tremendamente importante porque va a servir de referencia total ante posibles dudas... que siempre las hay.

Por ejemplo, pon que un trabajador va a pernoctar por un viaje de trabajo y reserva noche en un hotel de lujo.

¿Era necesario? 😫

Lo evitas con una política de gastos de viaje en la empresa que dicte datos como estos:

• Máximo 120 € por noche cuando viajas
• Máximo de 50 € de dietas por día cuando viajas
• En todo caso, hay que solicitar la factura
• El kilometraje se pagará a 0,30 €/km
• El reembolso se efectuará en un plazo de 15 días

Con una política que indique el procedimiento para los gastos de viaje, a nadie se le ocurrirá la temeridad de reservar una noche de 350 € en un hotel. O irse de mariscada con Möet & Chandon para cenar cuando se encuentre en un viaje de trabajo.

Aquí te ayudamos a crear la tuya, por cierto.

Bueno, pues solo cuando tienes las políticas definidas empieza lo bueno del control de gastos de viaje.

¿Vemos cómo calcularlos?

Cómo calcular los gastos de viaje

Calcular los gastos de viaje de negocios es tarea sencilla... a priori.

Los gastos de viaje no son tantos, ya lo hemos visto. 

Cada trabajador tiene que ser consciente de las políticas, que indican cómo actuar en cada caso. 

¿Pido factura completa o con la simplificada sirve?

¿Dónde me puedo quedar? 

¿Cómo informo del gasto? 

¿Utilizo nota de gastos o cómo?

Así, va apuntándoselo todo, se lo pasa a contabilidad y hala, solucionado 😇

Pero claro, eso es solo una persona. 

Como cuando a una factura simplificada se le borra la tinta, un clásico.

O como cuando a un trabajador se le pierde el justificante de pago, aunque dice que puede demostrar que pagó gracias a la aplicación de móvil.

Cuidadiiiito 😰

Para gestionarlos correctamente, asegúrate de que la política cubra todos estos aspectos que puedan ser fuente de duda... y a funcionar.

¿Con nota de gastos? ¿Con una app de control de gastos de viaje?

Como sea; eso ya lo dices tú.

¿Y qué hace luego contabilidad? ¿Cómo se deducen los gastos de viaje?

Tiene miga el asunto 🙄

Los gastos de viaje deducibles y cómo contabilizarlos

La deducción de los gastos de viaje tiene su aquel, sí, como veremos ahora con las exenciones.

Con «debidamente», Hacienda se refiere a:

• Que aportes el justificante
• Que puedas demostrar que el gasto de viaje está relacionado con la actividad de la empresa
• Que contabilices el gasto en los libros contables de la empresa

Hasta aquí todo claro como el agua, pero debes saber que sí, hay exenciones en los gastos de viaje.

Las exenciones en los gastos de viaje

Al contabilizar dietas y gastos de viaje hay que tener en cuenta que existen cantidades exentas, cuyos límites están establecidos en la Orden HFP/792/2023.

¿Qué quiere decir esto?

Que el trabajador, cuando reciba la compensación de tu empresa, no tendrá que declararla en su renta.

Vamos, que Hacienda se desentiende, siempre que la cantidad esté dentro de los límites marcados en la Orden.

Dicho esto, las estancias están exentas en su totalidad; es decir, que no hay límites para las noches de hotel o Airbnb. Todo el importe estará exento.

¿Y las dietas?

Las dietas dependen de si se pernocta o no.

Si se pernocta en España, el tope es de 53,54 € por noche. Y si no es en España, el importe exento asciende a 91,35 €.

Los gastos de viaje en el extranjero también son deducibles, claro 😊

Si no se pernocta, lógicamente, los límites bajan. En España, las dietas sin pernoctación exentas son las que no superan los 26,67 €, cantidad que asciende a 48,08 € si hablamos del extranjero.

En cuanto a los gastos de locomoción, el coste del transporte —trenes, aviones, coche de alquiler...— está exento en su totalidad, mientras que el kilometraje exento se establece en 0,26 €/km en 2023, según la Orden.

¿Y qué implica todo esto?

A ver, a ver, por partes.

Cuando una cantidad está exenta significa que no pagas impuestos por ella. Es decir, la compensación para tu trabajador por dormir en un hotel en un viaje de trabajo no gravará impuestos.

Y tampoco gravarán los primeros 53,54 € de dietas diarios si se hace noche en España.

Si se supera ese límite, para la compensación excedente sí que tendrás que pagar impuestos e incluirlo en la nómina del trabajador.

Y al contabilizar gastos de viaje...

Decíamos que para poder deducirte un gasto de viaje, este tenía que estar debidamente justificado.

Y ojo aquí, porque si quieres que el IVA sea IVA deducible, vas a necesitar la factura completa; con la simplificada no será suficiente.

Es uno de los pocos requisitos para deducir gastos de viaje que debes conocer.

Así que nada, cada trabajador aporta las facturas de cada coste del viaje que se vaya encontrando. 

Y tu equipo de contabilidad, ¿dónde mete cada importe? ¿Cuál es la cuenta contable de los gastos de viaje?

Si hablamos de la contabilidad de los gastos de alojamiento y manutención, deberás incluirlos en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

El resto de gastos de viaje, como puedan ser los peajes y aparcamientos, van en la famosa cuenta 629 Otros servicios.

Pero cuidado con confundir los gastos de viaje con los gastos de representación.

No son lo mismo: los de representación también incluyen gastos de transporte, hoteles, restaurantes y demás... pero solo cuando están destinados a promocionar tu empresa ante tus clientes y proveedores.

Si estás en ese caso, todos los gastos también se contabilizan en la cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

De todos modos, ambos tipos de gastos te ayudarán a reducir la cuota del Impuesto de Sociedades 😌

Los gastos de viaje, si los gestionas con herramientas, mucho mejor

¿Cómo lo ves?

Si se te escapa algún gasto de viaje, no estarás optimizando los impuestos.

Por mucha política de gastos de viaje que tengas, si a alguien se le pierde una factura o se le borra la tinta... problemas y tiempo para resolverlos.

Si no se entiende la nota de gastos, el equipo de contabilidad necesitará tiempo para salir de dudas.

Y a todo esto, el trabajador sin cobrar, habiendo adelantado un dinero de su propio bolsillo que puede venirle fatal.

Existen soluciones para automatizar procesos y que, por ejemplo, no haga falta conservar las facturas en papel o en digital.

Y adiós al problema de la tinta o de que se pierda en el olvido.

Hay soluciones que agilizan los reembolsos enormemente, para que el trabajador no pase tiempo de más sin su propio dinero.

O mejor aún: soluciones que aportan tarjetas de empresa para empleados, para que paguen sus gastos de viaje directamente con ellas y no pongan un solo euro de su bolsillo.

También hay soluciones que automatizan la introducción de los gastos de viaje en los libros contables de la empresa, condición indispensable para que Hacienda los considere como válidos.

Y las hay que integran los gastos de viaje con el resto, categorizándolos, ayudándote a optimizar el flujo de caja.

Y hay una solución que hace todo eso: Pleo

Pues sí, hay una que lo hace todo a la vez.

Se llama Pleo 😎

Se basa en las tarjetas de empresa, que repartes entre tu equipo para que las use para acometer gastos en viajes y en el trabajo en general.

De ese modo, cuando un comercial haga un viaje de trabajo, podrá usar la tarjeta para comprarse el billete de avión, reservar el hotel o pagarse la cena y el desayuno.

Sin adelantar dinero propio, lo que le hará sentirse valorado por tu empresa, primer paso en esto de la retención de talento.

De las facturas no tendrá que preocuparse, porque una foto a los justificantes que reciba será suficiente para la Agencia Tributaria.

Cosas de ser una solución homologada por Hacienda 🙃

No tendrá que rellenar nota de gastos ni molestas hojas de Excel, porque cada gasto quedará debidamente registrado en cuanto paga con la tarjeta, sube la foto y su manager lo aprueba.

Y tu empresa... ay, solo lo mejor para ella:

• Sin conflictos o disputas entre los trabajadores que viajan y el departamento de contabilidad
• Con todos los gastos bien registrados, optimizando el ejercicio fiscal
• Y ahorrando tiempo contabilizando, porque Pleo exporta los gastos de viaje y de todo tipo a tu programa de contabilidad en dos clics

Y tú dirás: oye, ¿y para ese café mañanero en el bar de la esquina cuando estás de viaje... qué se hace?

¿Cómo se actúa, si no acepta el pago con tarjeta?

Para eso existen los balances personales en la app: cada trabajador tiene el suyo y si paga algo con efectivo, lo sube y en cuanto el manager lo apruebe, se actualiza.

Un balance que podrás liquidar en segundos, y no en las típicas dos o tres semanas propias de los procesos de reembolso.

Si es que esta app para gastos de empresa y los gastos de viaje... match absoluto 🥰