Cuando alguien de tu equipo se va de viaje por trabajo, se generan unos gastos que si no atas en corto... cuidadito.
Las noches de hotel.
Los restaurantes.
La gasolina.
¿Y si va con su coche, qué?
Sí: estamos hablando de los gastos de viaje , sobre los que necesitas saberlo todo.
Si no, el caos se apoderará del departamento de contabilidad y oye, ojito con los golpes a la tesorería de la empresa 😖
Si te conviertes en un as en esto de la gestión de los gastos de viaje, en cambio, harás que jueguen a tu favor.
Te ayudará a optimizar tu calendario tributario y pagar menos Impuesto de Sociedades.
A no gastar de más.
A deducirte todo lo deducible de forma legal... y a no preocuparte de más por ellos, algo que no pueden decir todos los líderes financieros del mundo 😉
Venga, ¿nos damos una vuelta por el mundo de los gastos de viaje?
El ABC de los gastos de viaje en una empresa
Vamos a empezar con obviedades; cosas que suponemos conocerás pero que, por si acaso, conviene recordar.
¿A qué nos referimos con gastos de viaje? ¿Qué son?
Son aquellos gastos generados cuando tu equipo viaja por motivos de trabajo fuera de la localidad donde se encuentra tu empresa.
Es el coste del viaje para asistir a un congreso, por ejemplo.
O para hacer una compra.
¿Cómo va? ¿En tren, en avión, en su coche o en un coche de alquiler?
¿Dónde hace noche? ¿En un hotel?
¿Pernocta en España o fuera?
¿Dónde come?
Todos esos gastos de viaje los podemos resumir en tres grupos:
- Las dietas en los gastos de viaje se corresponden a los gastos por estancia y manutención
- Los gastos de locomoción son los gastos de transporte: avión, tren, autobús, coche de alquiler...
- Y el kilometraje es la compensación que le da tu empresa al trabajador por viajar con su propio coche, en concepto de carburante, deterioro del coche, averías, etc.
¿Y cómo funciona? ¿Quién paga? ¿Cómo se compensa?
Los modelos de gastos de viaje, al menos en lo que se refiere a la gestión trabajador-empresa, son tres:
- La empresa paga un fijo al trabajador antes del viaje y si gasta más, el exceso lo pone de su bolsillo; si no, se lo queda
- La empresa compensa al trabajador por los gastos reales en los que incurre
- Y el modelo mixto combina ambas situaciones
Cada empresa es libre de decidir cómo gestionar los gastos de viaje de su plantilla.
Para la tuya, elijas lo que elijas, nuestra recomendación número uno es que sin duda alguna cuentes con una política de gastos de viaje.
La política de gastos de viaje en una empresa es fundamental
Es tremendamente importante porque va a servir de referencia total ante posibles dudas... que siempre las hay.
Por ejemplo, pon que un trabajador va a pernoctar por un viaje de trabajo y reserva noche en un hotel de lujo.
¿Era necesario? 😫
Si nadie le dice que eso no se puede hacer y cree que eso no va a salir de su bolsillo, pues pasa lo que pasa.
Lo evitas con una política de gastos de viaje en la empresa que dicte datos como estos:
- Máximo 120 € por noche cuando viajas
- Máximo de 50 € de dietas por día cuando viajas
- En todo caso, hay que solicitar la factura
- El kilometraje se pagará a 0,30 €/km
- El reembolso se efectuará en un plazo de 15 días
Con una política que indique el procedimiento para los gastos de viaje, a nadie se le ocurrirá la temeridad de reservar una noche de 350 € en un hotel. O irse de mariscada con Möet & Chandon para cenar cuando se encuentre en un viaje de trabajo.
Aquí te ayudamos a crear la tuya, por cierto .
Bueno, pues solo cuando tienes las políticas definidas empieza lo bueno del control de gastos de viaje.
¿Vemos cómo calcularlos?
Cómo calcular los gastos de viaje
Calcular los gastos de viaje de negocios es tarea sencilla... a priori.
Los gastos de viaje no son tantos, ya lo hemos visto.
Cada trabajador tiene que ser consciente de las políticas, que indican cómo actuar en cada caso.
¿Pido factura completa o con la simplificada sirve?
¿Dónde me puedo quedar?
¿Cómo informo del gasto?
¿Utilizo nota de gastos o cómo?
Así, va apuntándoselo todo, se lo pasa a contabilidad y hala, solucionado 😇
Pero claro, eso es solo una persona.
Si en tu empresa hay 40 comerciales que viajan regularmente, las posibilidades de que afloren dificultades aumentan.
Como cuando a una factura simplificada se le borra la tinta, un clásico.
O como cuando a un trabajador se le pierde el justificante de pago, aunque dice que puede demostrar que pagó gracias a la aplicación de móvil.
Cuidadiiiito 😰
Para gestionarlos correctamente, asegúrate de que la política cubra todos estos aspectos que puedan ser fuente de duda... y a funcionar.
¿Con nota de gastos? ¿Con una app de control de gastos de viaje?
Como sea; eso ya lo dices tú.
¿Y qué hace luego contabilidad? ¿Cómo se deducen los gastos de viaje?
Tiene miga el asunto 🙄
Los gastos de viaje deducibles y cómo contabilizarlos
La deducción de los gastos de viaje tiene su aquel, sí, como veremos ahora con las exenciones.
Si lo justificas debidamente, el gasto de viaje te lo podrás deducir como cualquier otro.
Con «debidamente», Hacienda se refiere a:
- Que aportes el justificante
- Que puedas demostrar que el gasto de viaje está relacionado con la actividad de la empresa
- Que contabilices el gasto en los libros contables de la empresa
Hasta aquí todo claro como el agua, pero debes saber que sí, hay exenciones en los gastos de viaje.
Las exenciones en los gastos de viaje
Al contabilizar dietas y gastos de viaje hay que tener en cuenta que existen cantidades exentas, cuyos límites están establecidos en la Orden HFP/792/2023 .
¿Qué quiere decir esto?
Que el trabajador, cuando reciba la compensación de tu empresa, no tendrá que declararla en su renta.
Y tu empresa no la reflejará en la nómina del trabajador, porque será considerada como una compensación y no como un complemento.
Vamos, que Hacienda se desentiende, siempre que la cantidad esté dentro de los límites marcados en la Orden.
Dicho esto, las estancias están exentas en su totalidad; es decir, que no hay límites para las noches de hotel o Airbnb. Todo el importe estará exento.
¿Y las dietas ?
Las dietas dependen de si se pernocta o no.
Si se pernocta en España, el tope es de 53,54 € por noche. Y si no es en España, el importe exento asciende a 91,35 €.
Los gastos de viaje en el extranjero también son deducibles, claro 😊
Si no se pernocta, lógicamente, los límites bajan. En España, las dietas sin pernoctación exentas son las que no superan los 26,67 €, cantidad que asciende a 48,08 € si hablamos del extranjero.
En cuanto a los gastos de locomoción , el coste del transporte —trenes, aviones, coche de alquiler...— está exento en su totalidad, mientras que el kilometraje exento se establece en 0,26 €/km en 2023, según la Orden.
¿Y qué implica todo esto?
A ver, a ver, por partes.
Cuando una cantidad está exenta significa que no pagas impuestos por ella. Es decir, la compensación para tu trabajador por dormir en un hotel en un viaje de trabajo no gravará impuestos.
Y tampoco gravarán los primeros 53,54 € de dietas diarios si se hace noche en España.
Si se supera ese límite, para la compensación excedente sí que tendrás que pagar impuestos e incluirlo en la nómina del trabajador.
Pero exentos o no, los gastos de viaje sí que son deducibles para tu empresa.
Y al contabilizar gastos de viaje...
Decíamos que para poder deducirte un gasto de viaje, este tenía que estar debidamente justificado.
Y ojo aquí, porque si quieres que el IVA sea IVA deducible , vas a necesitar la factura completa; con la simplificada no será suficiente.
Es uno de los pocos requisitos para deducir gastos de viaje que debes conocer.
Así que nada, cada trabajador aporta las facturas de cada coste del viaje que se vaya encontrando.
Y tu equipo de contabilidad, ¿dónde mete cada importe? ¿Cuál es la cuenta contable de los gastos de viaje?
Si hablamos de la contabilidad de los gastos de alojamiento y manutención, deber
