Optimiza tu gasto en IT: Cómo Pleo te puede ahorrar tiempo y dinero

¿Sientes que no tienes tu gasto en IT bajo control?

¿No tienes claro quién está pagando una suscripción? Pues eso se vuelve todavía más complicado si ese alguien se va de la empresa.

¿Compartir las tarjetas de crédito hace que pagar por algo básico sea una pesadilla?

Te entendemos.

Y por suerte, existe una forma mejor de gestionar tu gasto en IT. Con Pleo, puedes pagar, controlar y gestionar tus gastos en suscripciones SaaS, servicios en la nube, hardware y mucho más. Hazte con el control y una visibilidad total sobre cuánto se está gastando en qué, por quién y cuándo.

Con estas herramientas útiles de Pleo en tus manos, ya puedes olvidarte del estrés de gestionar tu gasto y enfocarte en que tu empresa funcione como debería.

Tarjetas para proveedores

Una tarjeta para proveedores es una tarjeta virtual de Pleo que permite a las personas indicadas en tu empresa gestionar y pagar a uno o varios proveedores.

Puede que solo quieras usar Asana como herramienta de gestión de proyectos o tu decisión sea que tu equipo solo pueda comprar auriculares de Sony. Puedes limitar los pagos a los comercios que hayas escogido, ajustar los límites de gasto, controlar la actividad de esa tarjeta y tener visibilidad total de tus pagos recurrentes en el panel de Análisis de Pleo.

Las tarjetas para proveedores pueden incluso ahorrarte dinero ayudándote a identificar y cancelar suscripciones duplicadas. Y además, también ahorrarás tiempo en tu contabilidad a final de mes.

Si cuentas con nuestro plan Advanced, puedes configurar tarjetas para proveedores ahora mismo. (¡Ah! Y que no se nos olvide: ¿sabes que también hay cashback?).

Facturas

Las facturas son una parte vital del gasto de cualquier empresa. Pero controlar y pagar las facturas de diferentes proveedores de IT puede llevar mucho tiempo y acarrear errores humanos y procesos poco eficientes.

Con Pleo Facturas puedes registrar, procesar, aprobar, pagar y contabilizar tus facturas en un único lugar. En comparación con procesar tus facturas manualmente, Pleo Facturas te ahorrará una gran cantidad de dinero y te ayudará a evitar errores muy caros y pagos duplicados, así como a tener una mejor relación con tus proveedores.

Solo tienes que subir una factura a Pleo y nosotros extraeremos la información clave automáticamente. Una vez procesada, puedes aprobar la factura para pagarla. Tendrás visibilidad de tus próximas facturas en tu panel de control de facturas, así como de las que ya has programado o pagado.

Se acabaron las facturas impagadas y la entrada de datos manual. Todos contentos.

Controles de gasto

Los controles de gasto de Pleo son la mejor forma de lograr el equilibrio entre tus proyectos de IT y tu gasto. Solo tienes que recurrir a tus herramientas personalizadas (desde límites de gasto personalizables, hasta las sencillas aprobaciones) para lograr tus objetivos mientras tienes tu gasto en IT bajo control.

Puedes empezar por definir límites de gasto por mes o por compra en, por ejemplo, lo que quieres que tus usuarios gasten en hardware. También puedes seleccionar cómo reembolsar a tus empleados para controlar el flujo de dinero de tu empresa.

Después, solo tienes que crear procesos de aprobación transparentes para asegurarte de que todos los gastos se revisan correctamente. Puedes revisar y aprobar los gastos con tarjeta y los reembolsos en un solo vistazo o asignar más revisores a aquellos gastos que necesiten de un par de ojos más (como las suscripciones más caras a los servicios caros en la nube).

Nuestras medidas de seguridad te permiten congelar (y descongelar) tarjetas y prevenir cualquier gasto sospechoso. Si un empleado se va de la empresa, solo tienes que eliminarlo de Pleo en un par de clics.

Ya sea porque quieres tener bajo control el presupuesto o quieres hacer un seguimiento de cada tipo de gasto, Pleo se ocupa de todo para que tengas los datos que necesitas, en el momento que los necesitas.

Subcarteras

Con las subcarteras, puedes crear carteras separadas que solo se podrán utilizar para objetivos específicos. Las subcarteras son parte de tu Cartera de Pleo, pero tienen tarjetas para proveedores o empleados específicos asignados que pueden utilizar sus fondos.

Por ejemplo: es muy fácil tener una subcartera para herramientas de colaboración (como Slack), para que estés tranquilo de que el dinero de esa subcartera solo se pueda utilizar en esas aplicaciones y no otros gastos.

Configurar una subcartera es completamente gratis. Descubre cómo hacerlo.

Fetch 

Fetch es la integración de Pleo para Gmail, Outlook y Microsoft 365. Esta herramienta tan útil empareja automáticamente todos los recibos de tu bandeja de entrada de correo electrónico con tus gastos, para que no tengas que añadir un ticket a un gasto manualmente.

Nos imaginábamos que tu empresa paga por un par (o más) de suscripciones de IT cada mes. Y con tantas, es normal que los recibos digitales se acumulen y acaben perdiéndose. Por suerte, Fetch se ocupa de rastrear cualquier recibo que se haya perdido en el último año y te notifica cuando lo haya encontrado. No importa si es tu cuenta de Dropbox o Slack. 

Para empezar a utilizarlo, ve a tu “Cuenta” en la app de Pleo y haz clic en “Funcionalidad extra” de tu teléfono. Da acceso a Pleo a tu bandeja de entrada de correo electrónico y del resto, ya nos ocupamos nosotros.

Budgets

Going over budget can wreak havoc on company finances.

So keep your IT spend neat and tidy with Pleo’s budgets. 

Planning to upgrade your existing software or monitoring a project and want to stay within budget? Just create a tag budget and assign all associated expenses to it. We’ll notify you when you’ve hit 75% and 100% of the budget, as well as if you go over it, so you can get a grip on your team’s spending.

Learn how to set up a budget to give you more control over what’s being spent.

Analytics

Keeping a close eye on your IT spend is the best way to cut costs and save money in the long run. 

Why? Because the more information you can analyse, the better you’ll be able to spot abnormal spending and identify opportunities to cut back.

The Analytics page in your Pleo web app gives you a detailed overview of all your spending. You can keep track and analyse your expenses in different ways, whether you want to see spend by category (e.g. SaaS subscriptions), spend by tags, or spend by team. You can even see the top merchants you’re spending with and the biggest spenders within your team. 

Having this real-time spend report is great for providing you with insights for future budget planning and adjustments. So whether you need a hand tracking your team’s expenses for the quarter or want to see who’s responsible for any missing receipts, the Analytics dashboard should be your first port of call.

Ready to take back control of how much you’re spending on making sure your business runs smoothly? Pleo is your one single solution to centralise spending for card payments and invoices, giving you full flexibility and real-time visibility. Book a demo with Pleo to discover all the features that will make managing your IT spend a breeze.