Optimera IT-kostnaderna: Så kan Pleo hjälpa dig att spara tid och pengar

Känns det som att IT-kostnaderna drar iväg bortom din kontroll?

Osäker på vem som står på vilket abonnemang, och om den personen ens jobbar kvar på företaget? 

Delade kreditkort som gör det svårt att hålla reda på vem som äger vilken utgift?

Vi hör dig.

Som tur är finns det smarta sätt att hantera IT-kostnaderna på. Med Pleo kan du betala, spåra och hantera utgifter för SaaS-prenumerationer, molntjänster, hårdvara och mycket mer. Ta tillbaka kontrollen och få full insyn i hur mycket pengar som läggs på vad, av vem och när.

Leverantörskort

Ett leverantörskort är ett virtuellt Pleo-kort som dedikeras specifika leverantörer och som ägs av utvalda personer i verksamheten.

Kanske vill du bara att ditt team köper hörlurar från Sony, eller att Asana förblir den enda projekthanteringslösningen i företaget? Då kan du begränsa betalningar till vissa leverantörer som du vill, justera köpbelopp, hålla koll på kortaktiviteten och få total kontroll över dina återkommande betalningar i Pleos analysdashboard. 

Leverantörskort kan till och med spara pengar åt dig, eftersom du får en överblick över eventuella abonnemang som betalas dubbelt. Dessutom sparar du tid eftersom månadsavstämningen blir smidigare.

Om du använder Advanced-planen kan du komma i gång med leverantörskort på en gång. (Förresten får du cashback också!)

Kontrollverktyg

Pleos kontrollverktyg är din väg till harmoni. Du väljer själv vilken kontrollnivå du vill lägga dig på.

Kom i gång genom att ställa in köpgränser per månad eller per köp. Du kan också välja hur du vill betala ut utlägg för att alltid ha full kontroll över kassaflödet. 

Därefter kan du skapa transparenta attestflöden som ser till att alla utgifter är av värde för företaget. Granska och godkänn kortutgifter och utlägg på några sekunder eller lägg till ytterligare personer i attestflödet för att säkerställa att allt är korrekt (till exempel när det handlar om dyra molntjänster). 

Som en säkerhetsåtgärd kan du enkelt frysa (eller aktivera) kort och förebygga misstänkta köp. Om en medarbetare lämnar företaget kan du enkelt radera dem i Pleo med några klick.

Oavsett om du vill hålla ett öga på budgeten eller spåra olika typer av kostnader ger Pleo dig siffrorna du behöver, när du behöver dem.

Sub-wallets 

Med sub-wallets kan du skapa separata wallets som bara kan användas för specifika ändamål. De blir som en del av din huvudsakliga Pleo-wallet, men har dedikerats vissa leverantörskort eller medarbetare. 

Till exempel är det enkelt att skapa en sub-wallet för samarbetsverktyg (som Slack), så att du alltid kan vara trygg i att pengarna räcker till betalningen. 

Det är helt gratis att skapa din egen sub-wallet. Så här kommer du i gång.

Fetch

Fetch är Pleos alldeles egna integration till Gmail, Outlook och Microsoft 365. Funktionen matchar automatiskt alla dina kvitton i inkorgen med utgifter i Pleo, så att du slipper lägga till kvitton manuellt. 

Vi gissar att ditt företag betalar för rätt många IT-prenumerationer varje månad, och det är lätt hänt att dina onlinekvitton försvinner. Men Fetch kan nosa upp alla saknade kvitton från senaste året och du får en notis varje gång den lyckas. 

För att komma i gång med Fetch behöver du bara gå till “Konto” i Pleo-appen och välja “Funktioner”. Ge Pleo åtkomst till din inkorg, så är vi i gång.

Budgetar

Att gå över budget är aldrig bra för företagets ekonomi.

Så håll IT-kostnaderna i schack med Pleos budgetar. 

Planerar du att uppgradera din nuvarande programvara eller ska du starta upp ett projekt och vill se till att det håller sig inom budget? Skapa en taggbudget och tilldela relaterade utgifter till den. Du får en notis av oss när du uppnår 75 respektive 100 % av budgeten, samt om den överskrids. 

Ta reda på hur du ställer in en budget för att få mer kontroll över vad som spenderas.

Analys

Att ha en bra översikt över dina IT-kostnader är förstås det bästa sättet att spara in på lång sikt.

Varför? Ju mer information du kan analysera, desto enklare blir det att identifiera saker som sticker ut och se möjligheter att spara.

Analyssidan i Pleos webbapp ger dig en detaljerad översikt över alla dina utgifter. Du kan hålla koll på och analysera utgifterna på olika sätt. Till exempel kan du analysera utgifterna per kategori (t.ex. SaaS-prenumerationer), taggar eller team. Du kan också se vilka köpställen som är vanligast och vilka i teamet som spenderar mest pengar. 

Att hela tiden kunna följa utgiftsrapporteringen i realtid är toppen när du ägnar dig åt budgetarbete och blickar framåt, men också för allmän insyn. Oavsett om du behöver få en sammanfattning över senaste kvartalets utgifter eller vill se vem som är ansvarig för ett saknat kvitto är analysverktyget rätt ställe att kika på. 

Redo att ta tillbaka kontrollen över hur mycket du spenderar på IT? Pleo är helhetslösningen som centraliserar utgifterna och ger dig full kontroll och flexibilitet i realtid. Boka en demo med Pleo för att utforska alla funktioner som kan underlätta din hantering av IT-kostnader.